黨校檔案管理信息化建設(shè)初探

孔曉

摘要：傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案服務(wù)方式，已不能滿足日益發(fā)展的用戶需要，在人員、體制機制、資源設(shè)備技術(shù)、資金等方面存在諸多問題，影響了黨校檔案工作的發(fā)展。在新形勢下，黨校檔案工作者要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開展黨校檔案管理信息化建設(shè)，通過對人的發(fā)展，對管理體制的改革，對傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的再造，使黨校檔案管理工作適應(yīng)時代進步的需要，適應(yīng)新時期用戶多樣化需求，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在需要。

關(guān)鍵詞：黨校;檔案管;信息化

檔案是社會發(fā)展和進步的歷史見證，具有服務(wù)工作實踐、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)學(xué)習(xí)研究、服務(wù)宣傳教育的作用。我黨歷來十分重視檔案管理工作，多位中央領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作提出過指導(dǎo)意見。隨著當今社會步入互聯(lián)網(wǎng)時代，社會各界對黨校檔案需求越來越多樣化、復(fù)雜化、頻繁化，為適應(yīng)時代發(fā)展的需要，滿足廣大干部群眾的檔案需求，黨校檔案管理信息化工作提上了日程，但由于目前在人員、體制機制、資源設(shè)備技術(shù)、資金管理等多方面存在問題，阻礙了黨校檔案工作的發(fā)展。

一、黨校檔案管理工作存在的問題

（一）人的問題是影響黨校檔案管理工作發(fā)展的根本問題

1.人員素質(zhì)低下

黨校檔案管理人才缺乏，高素質(zhì)人才尤為稀缺。黨校檔案管理人才隊伍形成了“外部有水平的不愿來，內(nèi)部有能力的想調(diào)走，留下來的不得已”的局面。包括黨校在內(nèi)的很多基層檔案單位，一方面專業(yè)人才極為缺乏，工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案教育;另一方面工作人員老齡化問題嚴重，再學(xué)習(xí)、再教育的動力不足，知識老化已不適應(yīng)信息時代對檔案管理工作的要求。

2.思想認識陳舊

人的問題體現(xiàn)在思想認識陳舊上，存在對檔案工作，尤其是信息化背景下的檔案管理工作的很多錯誤思想。一是認為檔案管理工作不重要，只不多是對過去文件的保管工作;二是認為檔案本身沒價值，不認為檔案能夠提供什么有用的信息，不會創(chuàng)造除“存檔”外的其他價值;三是認為管理檔案沒前途。這些錯誤的意識使得檔案工作形成了“邊緣化”到“自我邊緣化”的惡性循環(huán)。

3.創(chuàng)新意識不足

長期以來，黨校內(nèi)部存在重文書檔案、輕教學(xué)檔案的傾向。檔案人員普遍存在“坐等待收，守攤待用”的傳統(tǒng)作風(fēng)，缺乏主動服務(wù)、主動作為的意識，認識不到檔案中存在的信息價值，不能發(fā)揮自身主觀能動性，不習(xí)慣于對檔案資料進行二次開發(fā)，而往往是“守株待兔”、“聽吆喝”的時候居多。

（二）體制機制是阻礙黨校檔案管理工作創(chuàng)新的主要問題

檔案室的管理體制問題主要出在空缺問題上，目前大多數(shù)黨校檔案館沒有專門的針對信息化時代管理需要的規(guī)章制度，多數(shù)仍沿用過去紙質(zhì)檔案時代的管理規(guī)則，對電子文檔管理的相關(guān)制度重視程度不夠。針對電子文檔與過去傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在存貯形式、處理手段、服務(wù)對象等方面截然不同的現(xiàn)實，相應(yīng)的規(guī)章制度不能迅速應(yīng)對，造成在黨校當官管理信息化工作中，常常處于沒有規(guī)章制度約束、指導(dǎo)的窘境，往往依賴領(lǐng)導(dǎo)或某一具體負責人的指示，缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性。也正是由于規(guī)章制度的缺失，造成在檔案管理工作中，對工作業(yè)績的評價缺乏可信服的標準，導(dǎo)致管理思想的混亂，具體負責工作的同志往往本著“多一事不如少一事”的思想，缺乏主管能動性，難以發(fā)揮檔案資料的全部價值。

（三）資源設(shè)備技術(shù)是黨校檔案管理工作再造的瓶頸問題

1.資源問題

黨校檔案管理信息化的首要任務(wù)是原始檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，這是后續(xù)信息化建設(shè)和信息化檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，但是目前在基層黨校工作實踐中，這一步仍然是步履維艱，主要存在兩種情況：一種是對原始檔案資料的數(shù)據(jù)化處理仍未完成。由于原始檔案資料數(shù)量較多，多年疏于管理造成的遺失、錯漏問題嚴重，以及資金、技術(shù)、人力方面的支持力度不夠等原因，僅僅是信息化建設(shè)的第一步，很多時候已經(jīng)成為阻礙黨校信息化建設(shè)的第一障礙;第二種情況是對原始檔案資料的數(shù)據(jù)化處理僅僅停留在掃描和目錄存儲的層面，對檔案內(nèi)容信息、特征的處理深度不夠。這種情況非常普遍，從本質(zhì)上來講，這不算是信息化，而僅僅是對檔案資料的“數(shù)字副本”建設(shè)，其對提升檔案服務(wù)水平、充分發(fā)揮檔案信息價值沒有推動作用。

2.設(shè)備問題

大部分基層黨校檔案管理設(shè)備遠遠不能跟上科技時代的步伐，沒有意識到檔案管理效率提高的必要性，對于實行信息化管理模式認識不足，重視不夠。從現(xiàn)階段的整體水平來分析，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度仍然需要不斷加大，因為檔案管理信息化是否能夠正常運作關(guān)鍵在于信息基礎(chǔ)配置水平，黨校檔案管理在信息資源的開放方面必須要配置具有高穩(wěn)定性與高安全性的大容量網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。

3.技術(shù)問題

黨校檔案管理信息化建設(shè)是完全不同于過去檔案管理工作的新的實踐，面臨的一個重要問題在于技術(shù)。首先面臨的是原始檔案資料數(shù)字化技術(shù)難題，如何快速、準確的將檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化是一大技術(shù)難題。目前在圖書館管理領(lǐng)域較為成熟的館藏數(shù)字化技術(shù)可以為檔案管理提供有益的借鑒。其次面臨的是數(shù)字化檔案資料的保管問題，其對存儲條件和存儲穩(wěn)定性提出了新的挑戰(zhàn)，應(yīng)當考慮到隨著技術(shù)發(fā)展的日新月異，數(shù)字化檔案存儲升級換代的需要。最后面臨的是數(shù)字化檔案資料的安全問題，如何應(yīng)對可能的軟硬件故障、可能的病毒及黑客攻擊威脅、管理人員的錯誤操作等等問題，為檔案管理信息化提出了新的挑戰(zhàn)。

（四）資金管理是制約黨校檔案管理工作再造的關(guān)鍵問題

1.資金支持力度不夠

推進黨校檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。信息化建設(shè)，需要購置設(shè)備，開通局域網(wǎng)，連接因特網(wǎng)，進行安全防護等，都需要較大的經(jīng)費投入。同時，電子產(chǎn)品更新快，后續(xù)維修、升級投入大，黨校的辦公經(jīng)費遠遠不夠。

2.資金管理使用不善

如何將有限的資金使用在最需要的地方？當前存在著“重硬件，輕軟件”和“重當前，輕后期”的問題。很多檔案管理部門在檔案管理信息化建設(shè)過程中，仍然沿用過去老的工作習(xí)慣，建設(shè)了碩大的機房、購置了大量的服務(wù)器和服務(wù)終端，但是對于檔案管理信息化系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件的重視不夠，造成檔案管理信息化的建設(shè)流于表面，限制了其在信息化時代的作用發(fā)揮。更有甚者對于檔案信息化過程中的投入追求一次到位，沒有預(yù)留后期軟硬件升級和維護的費用，導(dǎo)致系統(tǒng)在出現(xiàn)問題后難以恢復(fù)，很快淪為擺設(shè)，造成了極大浪費。

二、黨校實施檔案管理信息化意義

時代的進步呼喚黨校檔案管理工作信息化，隨著辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和普及，檔案的建設(shè)和管理也必然逐步納入到信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的大環(huán)境中，使檔案管理和服務(wù)的重心向信息資源管理和信息服務(wù)的建設(shè)上轉(zhuǎn)移。

用戶的需求呼喚黨校檔案管理工作信息化，檔案服務(wù)于社會實踐發(fā)展，而這種社會化服務(wù)必須以信息化為基礎(chǔ)。

事業(yè)的發(fā)展呼喚黨校檔案管理工作信息化，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，將會提高提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、黨校檔案管理信息化實施策略

（一）以人的發(fā)展引領(lǐng)信息化順利實施

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化的知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。一方面要加強對現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，另一方面要注意對多專業(yè)不同人才的招聘吸納。

人的作用無論何時何地都是第一位的，在黨校檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)當重視充分發(fā)揮員工的主觀能動性，針對員工在實踐中發(fā)現(xiàn)的問題、得出的新點子，應(yīng)當充分重視，積極探索，對于確實可以提高工作效率、提升服務(wù)水平的經(jīng)驗做法，應(yīng)當積極推廣，對于這樣的員工給與物質(zhì)和精神獎勵，以激勵員工發(fā)揮主觀能動性，利用微創(chuàng)新推動大發(fā)展。

（二）以管理體制創(chuàng)新破解信息化障礙

1.改革管理體制

建立健全檔案管理制度，細化檔案管理規(guī)范操作。對于黨校來說，不同教研室、不同部門的檔案整理歸檔要建立首問負責制，從頭到尾進行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進入檔案庫陳列環(huán)節(jié)。為了保證工作質(zhì)量，可以將檔案管理工作與績效管理考核掛鉤，從黨校的管理上納入年度績效考核指標計劃，將檔案管理設(shè)為一個專項的考核指標，從績效管理方面推進檔案管理的工作。黨校應(yīng)當立足于自身的實際情況，努力創(chuàng)造適宜的環(huán)境，積極配合人事機構(gòu)，強化黨校檔案管理工作人員的聘用、使用以及培養(yǎng)。

2.規(guī)范工作機制

制度化是做好黨校檔案管理工作的基礎(chǔ)。要從黨校檔案管理的全過程和各環(huán)節(jié)，建立一整套制度規(guī)范，并強化制度執(zhí)行，推動黨校檔案工作走上制度化軌道。要依據(jù)《檔案法》，從管理部門、職責權(quán)限、管理規(guī)范、機構(gòu)設(shè)置與人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、保管利用、考評獎懲、經(jīng)費保障等方面，制定完善黨校檔案管理規(guī)定。要編制完善黨校檔案管理大綱，按照文書檔案、會計檔案、教學(xué)科研檔案、函授學(xué)籍檔案等進行分類，及時修訂完善黨校文件材料的歸檔范圍、領(lǐng)域和保管期限表，建立隨時收集與定期收集、集中收集與分散收集相結(jié)合的工作機制。當前，尤其要針對電子檔案存儲利用的新特點和新要求，建立完善包括收集、保密、應(yīng)用等于一體的電子文件檔案管理制度規(guī)范。

（三）業(yè)務(wù)流程再造重塑檔案管理工作

1.完善檔案管理信息化軟硬件設(shè)備建設(shè)

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命。一是配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率;二是設(shè)計開發(fā)通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通，即實現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況;三是采取身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，保證軟、硬件安全運行。這些都是實現(xiàn)檔案管理信息化和辦公自動化的必要和前提條件。要盡快建立健全學(xué)校層面的檔案管理部門，劃撥專屬的辦公場所，設(shè)置專職的檔案管理崗位，專門從事檔案資料的管理。

2.完成檔案資料信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)換建設(shè)

當前黨校檔案基本是紙質(zhì)載體，電子歸檔的極少，造成數(shù)字化館藏資源不豐富。要利用各種技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進入信息管理系統(tǒng)，將各種檔案進行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務(wù)對象需求，又具有較強競爭力優(yōu)勢的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是由黨校各個部門將本年度產(chǎn)生的歸檔文件按照要求直接錄入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。二是由檔案部門將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)。實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。

3.構(gòu)建基于同一軟件平臺的信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要從全面應(yīng)用優(yōu)質(zhì)檔案資源的角度出發(fā)，對檔案資料進行清晰、科學(xué)的分類整理，最終形成兼具實用性、精準性、真實性以及權(quán)威性的信息檔案系統(tǒng)，發(fā)揮檔案資源良好的應(yīng)用效益。要構(gòu)建黨校信息共享服務(wù)渠道，以規(guī)范和共享的各類檔案資源作為核心基礎(chǔ)，緊緊圍繞黨校管理、教學(xué)等各個時期、不同崗位的具體的工作任務(wù)，全方位提供檔案信息服務(wù)，不斷提升黨校檔案資料服務(wù)水平。要加強對黨校檔案資源的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，完善檔案資料的目錄整理匯編以及制作編輯工作，開展人性化的增值服務(wù)，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”。要推進黨校檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享和遠程利用，發(fā)揮黨校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，引入智能管理模式，建立黨校系統(tǒng)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理和應(yīng)用平臺，定期發(fā)布檔案館藏的動向、狀況，積極開展檔案鑒定工作并開放應(yīng)開放的檔案，促進電子檔案應(yīng)用效率水平的全面提升，激發(fā)黨校檔案管理工作的綜合效益以及社會價值。

四、結(jié)語

黨校檔案管理信息化建設(shè)的過程是不斷滿足時代發(fā)展要求、滿足用戶檔案使用要求、滿足檔案工作發(fā)展需求的過程，需求在變，檔案管理工作也需要變化。做好與時俱進，最重要的是開放的思維和變革的決心，信息化的過程就是在這種思維和決心驅(qū)使下，對各種需求滿足的過程。信息化建設(shè)不是一朝一夕的工作，需要黨校檔案工作者在長期的工作實踐中，不斷調(diào)整，不斷改正，不斷進步。這個過程是黨校檔案部門糾正錯誤思想，變革傳統(tǒng)工作模式，不斷付出努力的過程，也是黨校檔案工作充分發(fā)揮自身潛力，不斷推進檔案管理信息化的過程。

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