新時(shí)期提升現(xiàn)代干部人事檔案管理的思考

張晶

摘要：隨著信息技術(shù)在各行業(yè)、領(lǐng)域的不斷滲透，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也面臨著改革。其中，干部檔案工作是我國(guó)組織部門(mén)重要的組成部分，是記錄干部工作、見(jiàn)證人事變化的重要資料。本文針對(duì)新時(shí)期背景下干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)研究，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人事管理;干部資料;檔案信息

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著我國(guó)干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。尤其是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，干部人事檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)。干部人事檔案是組織部門(mén)檔案管理工作的一個(gè)分支，也是國(guó)家人才資源的重要組成部分。它是干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的客觀(guān)載體;狹義地說(shuō)，干部人事檔案是針對(duì)政府部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部的記錄資料，想要了解一個(gè)干部的過(guò)去和判斷其未來(lái)的發(fā)展，干部人事檔案是重要的參考。

一、我國(guó)當(dāng)前干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容陳舊、案卷質(zhì)量較低

結(jié)合當(dāng)前情況來(lái)看，我國(guó)干部檔案中反應(yīng)主要問(wèn)題的內(nèi)容較少，基本上充當(dāng)了個(gè)人履歷的功能。其內(nèi)容主要包括干部個(gè)人教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、工資水平、職稱(chēng)變遷、黨團(tuán)等材料;而反映干部個(gè)人業(yè)績(jī)特點(diǎn)、管理才能、駕馭經(jīng)濟(jì)工作能力方面材料較少，并不足以作為人才任用的參考。同時(shí)，反映干部個(gè)人改革開(kāi)放理理論、政治材料和業(yè)務(wù)知識(shí)方面材料也比較少，這表現(xiàn)出一個(gè)突出部分，即檔案中記載干部歷史的材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全;在案卷管理方面，主要依賴(lài)的是傳統(tǒng)人工模式，不符合時(shí)代的特點(diǎn)和精神，在調(diào)取方面需要過(guò)多的手續(xù)和限制，影響相關(guān)部門(mén)的使用，干部本人更是很少能接觸到，保密機(jī)制不合理。此外，檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一，檔案用紙規(guī)格不一，目錄書(shū)寫(xiě)不正確等問(wèn)題都直接影響到案卷質(zhì)量。

（二）管理觀(guān)念滯后，管檔意識(shí)不強(qiáng)

組織部門(mén)的管理工作具有一定的保密性質(zhì)，尤其是對(duì)于干部檔案，由于關(guān)系到政治因素，基本屬于內(nèi)部使用，因此從事該項(xiàng)工作要求嚴(yán)格、關(guān)注度小，因此容易造成從業(yè)人員的心理矛盾。一些人甚至認(rèn)為人事檔案毫無(wú)用途，也有人雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但實(shí)際工作中卻不夠重視，干部檔案意識(shí)不強(qiáng)，還有個(gè)別干部私自涂改、偽造、抽取檔案材料情況。由此可見(jiàn)，對(duì)干部檔案工作的宣傳力度不夠，有的單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部檔案重視不夠，認(rèn)為可有可無(wú)，“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)忘掉，用起來(lái)需要”的觀(guān)念還沒(méi)有完全摒棄，個(gè)別人員為了個(gè)人利益，置紀(jì)律和制度要求于不顧。管檔意識(shí)上的滯后，在對(duì)干部工作的服務(wù)上不與時(shí)俱進(jìn)。

（三）管理手段落后，運(yùn)行效率較低

大部分檔案管理工作中，由于保密限制等原因，依然采取了人工檔案管理模式，同時(shí)大部分檔案管理部門(mén)工作人員年紀(jì)較大，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)十分欠缺，管理干部檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，一些先進(jìn)手段尚未完全采用，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。

此外，絕大多數(shù)單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，主要依賴(lài)紙媒記錄方式，而當(dāng)前在文書(shū)檔案中已經(jīng)普遍采用的無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施，資料檢索查詢(xún)?nèi)粤?xí)慣于手工操作，與行業(yè)整體上現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

（四）檔案缺乏調(diào)用，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)

目前干部檔案為干部人事工作注重收集，不注重信息的開(kāi)發(fā)和分析。查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)、工資等，而利用檔案發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為人事決策工作提供依據(jù)的作用沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。提供利用檔案主要方式是坐等上門(mén)服務(wù)，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)。相對(duì)應(yīng)地，在檔案管理部門(mén)缺乏情報(bào)專(zhuān)業(yè)、檔案專(zhuān)業(yè)的人才，兼職人員較多，工作形式和方式都不專(zhuān)業(yè)。

二、新時(shí)期提升現(xiàn)代干部人事檔案管理的策略

面對(duì)我國(guó)干部人事檔案管理中存在的種種弊病，亟待利用新關(guān)鍵加以改正，而造成干部人事檔案管理問(wèn)題的成因是多方面的，既包括思想認(rèn)識(shí)誤區(qū)，也有體制問(wèn)題。因此，要從多方面綜合考慮，更新思想觀(guān)念，強(qiáng)化檔案規(guī)范化和信息化管理。

（一）加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容建設(shè)、提高檔案的使用價(jià)值

根據(jù)中國(guó)的國(guó)情出發(fā)，檔案關(guān)系到一個(gè)干部的政治生命，大部分經(jīng)歷都濃縮在內(nèi)，是進(jìn)行人事決策的重要依據(jù);加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容建設(shè)，不斷補(bǔ)充新材料，提高干部綜合服務(wù)能力，是干部檔案工作中迫切需要解決的問(wèn)題;有大量考核、考察材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，從貫徹執(zhí)行黨的路線(xiàn)、方針、政策的角度出發(fā)，完善干部履歷、自傳等記載干部經(jīng)歷方面的材料，使干部檔案能全面、真實(shí)、細(xì)致地反應(yīng)出干部的全貌。

（二）健全工作制度、加快依法制檔進(jìn)程

制度建設(shè)是做好工作的前提和保證，因此要結(jié)合干部人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)干部檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下工夫，促使干部檔案工作有法可依，有章可循。對(duì)不遵章守法或私自偽造、涂改檔案材料者應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，使干部檔案工作走上制度化軌道。

（三）實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的規(guī)范化和信息化

要做好干部檔案管理規(guī)范工作，信息化手段是必不可少的，同時(shí)要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)干部人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。面對(duì)浩如煙海的檔案材料，要做到及時(shí)收集、歸檔和鑒別，傳統(tǒng)的人工方式顯然力不從心。而電子化是手段優(yōu)勢(shì)卻十分明顯，通過(guò)檢索、歸檔等方式，可以快速實(shí)現(xiàn)查閱和更新。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的管檔隊(duì)伍

作為干部人事檔案管理人員，要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)，嚴(yán)格的組織紀(jì)律，良好的職業(yè)道德，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，提高職業(yè)素質(zhì)。通過(guò)舉辦各種不同層次、類(lèi)型的檔案人員培訓(xùn)班，來(lái)更新觀(guān)念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，滿(mǎn)足干部人事工作的需要。同時(shí)結(jié)合外出參觀(guān)學(xué)習(xí)、選送比較優(yōu)秀的干部檔案管理人員到專(zhuān)業(yè)院校進(jìn)修學(xué)習(xí)等，逐步提高干部檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要做好干部人事檔案更好地為干部工作，需要從多方面入手，最主要的是改變傳統(tǒng)思想觀(guān)念，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，努力為干部工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高干部檔案的使用效率。

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