淺談國(guó)家海洋資料中心質(zhì)量管理體系的設(shè)計(jì)與發(fā)展*

于婷，萬(wàn)芳芳，東成

(國(guó)家海洋信息中心 天津 300171)

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淺談國(guó)家海洋資料中心質(zhì)量管理體系的設(shè)計(jì)與發(fā)展*

于婷，萬(wàn)芳芳，東成

(國(guó)家海洋信息中心 天津 300171)

國(guó)家海洋資料中心是搜集、匯總、處理、質(zhì)控、分發(fā)、保存國(guó)際和國(guó)家海洋資料的國(guó)家機(jī)構(gòu)。海洋數(shù)據(jù)服務(wù)日常業(yè)務(wù)過(guò)程的背后，實(shí)際就是數(shù)據(jù)的觀測(cè)、傳輸和使用的過(guò)程。海洋數(shù)據(jù)已經(jīng)成為國(guó)家海洋信息化建設(shè)和重要基礎(chǔ)資源和國(guó)家海洋事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，其質(zhì)量管理正越來(lái)越受到關(guān)注。文章討論了我國(guó)作為政府間海委會(huì)的成員國(guó)，如何在國(guó)際海洋資料與信息交換計(jì)劃發(fā)起質(zhì)量管理框架的大背景下，及時(shí)做好海洋資料中心質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)這一重要而迫切的工作。針對(duì)海洋信息服務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)管理和存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)等活動(dòng)，討論如何通過(guò)施行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，提高工作效率和服務(wù)能力。參考通用的國(guó)家海洋資料中心質(zhì)量管理問(wèn)題的定義和分類，介紹了我國(guó)國(guó)家海洋資料中心新建立的質(zhì)量管理體系，探討了在未來(lái)管理和不斷發(fā)展中所應(yīng)著重注意的問(wèn)題。

海洋數(shù)據(jù)中心；數(shù)據(jù)質(zhì)量；質(zhì)量管理

近幾年來(lái)，為了滿足國(guó)家海洋發(fā)展戰(zhàn)略制定、海洋權(quán)益維護(hù)、海洋資源開(kāi)發(fā)利用、海洋環(huán)境保護(hù)、海洋防災(zāi)減災(zāi)等需求，社會(huì)各界對(duì)于高質(zhì)量海洋數(shù)據(jù)和信息廣泛而迫切的需求持續(xù)上升。國(guó)家海洋資料中心這一國(guó)家海洋數(shù)據(jù)和信息的主管部門，在國(guó)家海洋信息化建設(shè)中扮演著不可或缺的角色。隨著空間技術(shù)、可視化技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，海洋數(shù)據(jù)和信息的獲取、處理、管理正在發(fā)生著根本性變化；已經(jīng)形成了一個(gè)天空—大氣—海面—海底無(wú)縫鏈接的綜合性海洋觀測(cè)系統(tǒng)[1]；海洋數(shù)據(jù)和信息產(chǎn)品經(jīng)歷了由數(shù)字到圖像、由平面到立體、由黑白到彩色、由靜態(tài)到動(dòng)態(tài)、由單一時(shí)刻到時(shí)空連續(xù)的變革；及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的海洋數(shù)據(jù)和信息及先進(jìn)的信息技術(shù)，正在國(guó)家海洋管理決策中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。以海洋數(shù)據(jù)應(yīng)用需求為驅(qū)動(dòng)，利用日趨成熟的海洋數(shù)據(jù)和信息采集技術(shù)、管理技術(shù)、處理分析技術(shù)、產(chǎn)品制作和服務(wù)技術(shù)等，建立正規(guī)、高效的海洋數(shù)據(jù)和信息采集、處理、管理和服務(wù)業(yè)務(wù)體系，逐步實(shí)現(xiàn)國(guó)家海洋信息資源的科學(xué)化管理與應(yīng)用，提供滿足海洋綜合管理和社會(huì)各界用戶需求的高質(zhì)量服務(wù)，是國(guó)家海洋資料中心在全國(guó)海洋信息化戰(zhàn)略中的一個(gè)重要職責(zé)。

建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系是組織/機(jī)構(gòu)為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)所必需的、系統(tǒng)的質(zhì)量管理模式，是組織/機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)戰(zhàn)略決策。國(guó)家海洋資料中心建立自己的質(zhì)量管理體系，將資源與過(guò)程結(jié)合，以過(guò)程管理方法對(duì)管理活動(dòng)、資源提供、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)以及觀測(cè)、分析與改進(jìn)活動(dòng)等業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行的系統(tǒng)管理，是有效履行其職責(zé)、確保其服務(wù)質(zhì)量所必需的一項(xiàng)工作。

世界氣象組織(WMO)早在2003年就在提出了質(zhì)量管理體系的概念，并發(fā)布了《國(guó)家氣象和水文服務(wù)質(zhì)量管理體系實(shí)施指南》[2]規(guī)范化管理WMO框架下的氣象服務(wù)機(jī)構(gòu)。聯(lián)合國(guó)教科文組織(UNESCO)政府間海洋學(xué)委員會(huì)(IOC，以下簡(jiǎn)稱海委會(huì))的國(guó)際海洋資料與信息交換計(jì)劃(IODE)建立并維持了國(guó)家海洋資料中心(NODC)全球網(wǎng)絡(luò)和海洋生物地理信息系統(tǒng)(OBIS)節(jié)點(diǎn)，負(fù)責(zé)海洋觀測(cè)資料的收集、質(zhì)量控制(以下簡(jiǎn)稱質(zhì)控)、存檔和在線發(fā)布，并向成員國(guó)提供這些資料。

2012年IODE通過(guò)了建立IODE質(zhì)量管理框架(IODE/QMF)項(xiàng)目和建立IODE對(duì)于成員國(guó)的國(guó)家海洋資料中心進(jìn)行統(tǒng)一的質(zhì)量管理資質(zhì)認(rèn)證的兩項(xiàng)議案。這項(xiàng)舉措旨在保證IODE成員國(guó)已經(jīng)建立和將要建立的國(guó)家海洋資料中心及其業(yè)務(wù)運(yùn)行，能夠遵循IOC的資料交換政策和IODE的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以保證所提供交換服務(wù)的海洋資料和信息的質(zhì)量，滿足廣泛用戶需求。目前，IODE已開(kāi)始對(duì)成員國(guó)已經(jīng)建立的國(guó)家海洋資料中心重新進(jìn)行質(zhì)量管理資質(zhì)認(rèn)證，之后將NODC分列為通過(guò)質(zhì)量管理資質(zhì)認(rèn)證和候選認(rèn)證兩類管理，并將IODE/QMF的資質(zhì)認(rèn)證作為常態(tài)化的質(zhì)量管理工作長(zhǎng)期開(kāi)展。

中國(guó)作為IOC及IODE的成員國(guó)，一直奉行IOC資料政策，遵守IODE標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。通過(guò)積極響應(yīng)IODE的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，申請(qǐng)質(zhì)量認(rèn)證，我國(guó)的國(guó)家海洋資料中心——國(guó)家海洋信息中心于2015年召開(kāi)的IODE第23次大會(huì)上，正式獲得了IODE的質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)，成為首批獲得質(zhì)量管理認(rèn)證的國(guó)家資料中心。這有助于我國(guó)國(guó)家海洋資料中心管理和業(yè)務(wù)水平的提高，有利于增強(qiáng)我國(guó)在國(guó)際海洋事務(wù)中的顯示度，符合我國(guó)建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)的目標(biāo)。

1 IODE國(guó)家海洋資料中心網(wǎng)絡(luò)

聯(lián)合國(guó)教科文組織下屬的政府海委會(huì)(IOC)建于1960年，為聯(lián)合國(guó)成員國(guó)提供了全球海洋合作研究的基本機(jī)制。當(dāng)時(shí)人們雖然對(duì)占地球表面70%的海洋對(duì)人類、甚至對(duì)地球上所有生命形式的深刻影響已達(dá)成共識(shí)，為了正確解釋海洋對(duì)人類的全部?jī)r(jià)值，必須研究海洋的方方面面，但對(duì)海洋的研究和認(rèn)識(shí)僅來(lái)自科學(xué)家個(gè)人和小團(tuán)體。而海洋調(diào)查是一項(xiàng)巨大的任務(wù)，任何一個(gè)國(guó)家或幾個(gè)國(guó)家都不可能徹底完成。因此，海委會(huì)應(yīng)運(yùn)而生，它通過(guò)共享知識(shí)、信息和技術(shù)，以及國(guó)家項(xiàng)目的協(xié)調(diào)，協(xié)助各國(guó)政府處理他們各自遇到的問(wèn)題和共同的問(wèn)題[3]。

隨著海洋學(xué)由研究局部過(guò)程發(fā)展到研究洋盆和全球過(guò)程，海洋學(xué)研究更加依賴于一個(gè)國(guó)際交換系統(tǒng)提供所有來(lái)源的資料和信息。為適應(yīng)形勢(shì)需要，海委會(huì)在1961年成立了IODE。目的是通過(guò)海委會(huì)成員國(guó)之間海洋資料和信息交換，滿足用戶對(duì)資料和信息產(chǎn)品的需求，促進(jìn)海洋研究和海洋開(kāi)發(fā)。經(jīng)過(guò)50多年的建設(shè)，IODE已經(jīng)擁有80多個(gè)海洋數(shù)據(jù)中心、57個(gè)國(guó)家海洋數(shù)據(jù)中心、3個(gè)世界數(shù)據(jù)中心——海洋學(xué)中心和20余個(gè)資料合作伙伴(ADU)，以及全球海洋生物地理信息系統(tǒng)(OBIS)，形成了一個(gè)以服務(wù)為方向的全球網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?，F(xiàn)在這個(gè)數(shù)字仍在增長(zhǎng)。該全球網(wǎng)絡(luò)正在收集、質(zhì)控、存儲(chǔ)千百萬(wàn)的海洋觀測(cè)資料，并向海委會(huì)各成員國(guó)和有關(guān)海洋機(jī)構(gòu)與專家提供資料和信息服務(wù)。

作為IODE全球服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的核心部分，國(guó)家海洋資料中心的任務(wù)是：“提供國(guó)家海洋資料資源的訪問(wèn)與管理，要求搜集、質(zhì)控、處理、匯總、分發(fā)、保存國(guó)際和國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的資料”[4]。在過(guò)去IODE資料中心主要集中關(guān)注物理海洋學(xué)數(shù)據(jù)，而現(xiàn)在IODE計(jì)劃兼顧到所有的海洋相關(guān)數(shù)據(jù)，學(xué)科涉及物理海洋學(xué)、海洋化學(xué)、海洋生物，以及其他與海委會(huì)服務(wù)的需求密切聯(lián)系的學(xué)科。

國(guó)家海洋資料中心對(duì)國(guó)際和國(guó)內(nèi)社會(huì)都有責(zé)任，在國(guó)家層面，國(guó)家海洋資料中心的責(zé)任包括：① 從研究和觀測(cè)單位接收資料，并進(jìn)行質(zhì)控和存檔；② 每天接收浮標(biāo)、船舶和衛(wèi)星資料，并及時(shí)進(jìn)行資料處理，向研究人員、預(yù)報(bào)人員、實(shí)驗(yàn)管理人員或參與資料管理的其他中心提供輸出的產(chǎn)品；③ 作為質(zhì)量保證過(guò)程的組成部分直接向資料收集者報(bào)告質(zhì)控結(jié)果；④ 參與制訂資料管理計(jì)劃，建立實(shí)驗(yàn)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、漁業(yè)咨詢系統(tǒng)等的支持系統(tǒng)；⑤ 通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或其他方式，如CDROM、DVD等分發(fā)資料；⑥ 發(fā)布統(tǒng)計(jì)研究結(jié)果以及海洋變量圖集；⑦ 為交換的不同資料類型提供標(biāo)志符,跟蹤進(jìn)程。

國(guó)際層面的活動(dòng)包括：① 通過(guò)IODE 和JCOMM(WMO-IOC海洋學(xué)和海洋氣象學(xué)聯(lián)合技術(shù)委員會(huì))參與制定國(guó)際資料管理標(biāo)準(zhǔn)和方法; ② 通過(guò)IODE和JCOMM參加國(guó)際海洋資料與信息交換；③ 通過(guò)IODE和JCOMM，或在海委會(huì)海洋資料與信息管理戰(zhàn)略規(guī)劃框架下協(xié)助全球或區(qū)域項(xiàng)目的資料管理；④ 運(yùn)行國(guó)際科學(xué)實(shí)驗(yàn)的資料匯集和質(zhì)量控制中心；⑤ 運(yùn)行區(qū)域或?qū)ｉT的資料中心。

IODE 國(guó)家海洋資料中心必須保證有效履行提供海洋資料管理和產(chǎn)品服務(wù)的職責(zé)，實(shí)施質(zhì)量管理體系會(huì)幫助其提供良好的管理實(shí)踐，最終提升對(duì)其資料、產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的信心，提高國(guó)家海洋資料中心在顧客、用戶和利益相關(guān)者中的聲譽(yù)。質(zhì)量管理不僅控制最終產(chǎn)品，而是整個(gè)過(guò)程。

2 IODE質(zhì)量管理框架

長(zhǎng)期以來(lái)，IODE委員會(huì)一直認(rèn)為有必要建立質(zhì)量管理框架，以確保NODC的建立與運(yùn)行都依據(jù)明確的原則，包括遵守協(xié)商一致的海委會(huì)海洋資料交換政策規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這樣可以保證國(guó)家海洋資料中心能提供質(zhì)量已知的資料以滿足廣大用戶的需求。

2012年IODE委員會(huì)第22屆大會(huì)(IODE-XXII)通過(guò)了制定IODE質(zhì)量管理框架的第18項(xiàng)建議。IODE質(zhì)量管理框架(IODE-QMF)向國(guó)家海洋資料中心提供了設(shè)計(jì)和實(shí)施質(zhì)量管理體系(QMS)成功提供海洋及相關(guān)資料、產(chǎn)品和服務(wù)的全面戰(zhàn)略、建議與指南。IODE鼓勵(lì)國(guó)家海洋資料中心實(shí)施質(zhì)量管理體系并證明符合ISO 9001質(zhì)量管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，雖然不強(qiáng)制要求國(guó)家海洋資料中心必須通過(guò)ISO 9001正式認(rèn)證，但要求國(guó)家海洋資料中心必須能證明已實(shí)施了有效的質(zhì)量管理體系。

IODE-QMF的主要目標(biāo)是:① 推動(dòng)NODC依據(jù)經(jīng)過(guò)協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)認(rèn)證；② 向NODC提供幫助，協(xié)助建立質(zhì)量管理體系；③ 制定并檢查與質(zhì)量管理程序和實(shí)踐有關(guān)的現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和指南；④ 向IODE委員會(huì)定期提供反饋信息。

IODE的質(zhì)量管理框架(QMF)致力于實(shí)施質(zhì)量管理體系，確保NODC能證明有能力提供符合已知標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任的資料與服務(wù)，并通過(guò)審核。

質(zhì)量管理體系一方面涉及國(guó)家海洋資料中心的綜合管理，如財(cái)政資源、人員、目標(biāo)等；另一方面還管理技術(shù)文件的編制，如，資料和產(chǎn)品的管理與生產(chǎn)等。每個(gè)NODC應(yīng)設(shè)計(jì)各自的質(zhì)量管理體系，過(guò)程和程序文件需由國(guó)家海洋資料中心的工作人員編制，以符合組織的工作習(xí)慣。然而，許多過(guò)程要建立在共用標(biāo)準(zhǔn)和程序的基礎(chǔ)上，全面的行政管理對(duì)實(shí)施質(zhì)量管理體系至關(guān)重要。此外，IODE還明確規(guī)定了NODC質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容(表1)，以確保IODE整體工作的規(guī)范性和一致性。

IODE委員會(huì)鼓勵(lì)NODC建立質(zhì)量管理體系，但不會(huì)提出專門的標(biāo)準(zhǔn)建議。ISO9001是一項(xiàng)國(guó)際公認(rèn)的規(guī)定了質(zhì)量管理體系基本要求的標(biāo)準(zhǔn)，要求認(rèn)證，另外一個(gè)選擇是執(zhí)行ISO9004標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)為組織持續(xù)改進(jìn)其業(yè)績(jī)、效率和有效性提供指南，不要求正式的認(rèn)證。

表1 IODE國(guó)家海洋資料中心(NODC)質(zhì)量手冊(cè)規(guī)定內(nèi)容

3 我國(guó)的國(guó)家海洋資料中心及質(zhì)量管理體系

中國(guó)是IOC成員國(guó)之一，積極參加了IODE的有關(guān)活動(dòng)。中國(guó)國(guó)家海洋資料中心(CNODC)的承辦單位國(guó)家海洋信息中心是國(guó)家海洋局直屬的公益性事業(yè)單位，創(chuàng)辦于1958年，其主要職能是負(fù)責(zé)管理國(guó)家海洋資料和海洋信息資源，為海洋經(jīng)濟(jì)、海洋綜合管理、海洋環(huán)境保護(hù)等提供信息業(yè)務(wù)、技術(shù)支撐與服務(wù)，并對(duì)中國(guó)海洋資料和海洋信息工作實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。CNODC為IODE的建設(shè)和發(fā)展做出了自己的貢獻(xiàn)。按照IODE的要求，CNODC承擔(dān)著接收國(guó)家、區(qū)域和國(guó)際項(xiàng)目收集的海洋資料；(使用一致同意的標(biāo)準(zhǔn))檢驗(yàn)資料質(zhì)量；保證資料和正確解釋資料所需的相關(guān)信息的長(zhǎng)期保存；向國(guó)內(nèi)外用戶提供資料等資料的管理職責(zé)。

為了更好地履行職責(zé)，國(guó)家海洋信息中心建立了質(zhì)量管理體系，通過(guò)制定明確的質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，執(zhí)行嚴(yán)格的程序文件，策劃、控制、保證和改進(jìn)來(lái)使其實(shí)現(xiàn)的全部數(shù)據(jù)管理活動(dòng)。2002年獲得ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證以來(lái)，中心每年接受具有質(zhì)量認(rèn)證資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)的檢查，每5年重新進(jìn)行認(rèn)證資質(zhì)驗(yàn)證和確認(rèn)。

CNODC在國(guó)家海洋信息中心質(zhì)量管理體系法規(guī)性文件的基礎(chǔ)上制定了本中心資料處理、質(zhì)量控制和產(chǎn)品研發(fā)服務(wù)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件，用于CNODC質(zhì)量管理體系的管理。質(zhì)量手冊(cè)規(guī)定了CNODC質(zhì)量管理體系的適用范圍，描述了質(zhì)量管理體系過(guò)程之間的相互作用；程序文件嚴(yán)格規(guī)定了管理評(píng)審、人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)等控制程序；作業(yè)文件規(guī)定了CNODC每個(gè)部門的質(zhì)量目標(biāo)、部門崗位質(zhì)量職責(zé)、崗位任職條件以及海洋地理信息資料處理與圖集制作、海洋水體環(huán)境資料處理、海洋水體環(huán)境常規(guī)資料產(chǎn)品制作、海洋檔案管理與服務(wù)等業(yè)務(wù)的詳細(xì)作業(yè)內(nèi)容與記錄。

3.1 質(zhì)量手冊(cè)

創(chuàng)建質(zhì)量手冊(cè)是建立質(zhì)量管理體系的第一步也是最重要的一步，它是建立、鞏固和闡明質(zhì)量管理框架過(guò)程的重要部分。質(zhì)量手冊(cè)主要傳達(dá)組織愿景、價(jià)值、任務(wù)、方針和目標(biāo)；展現(xiàn)體系設(shè)計(jì)；體現(xiàn)過(guò)程之間相互聯(lián)系的方式；明確職責(zé)；說(shuō)明組織如何運(yùn)行以及取得成果的相關(guān)過(guò)程；分析潛在改進(jìn)措施；證明符合外部標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

信息中心按照GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008《質(zhì)量管理體系要求》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定了質(zhì)量手冊(cè)，規(guī)定中心各部門須嚴(yán)格遵照質(zhì)量手冊(cè)執(zhí)行，并對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，采取改進(jìn)措施，以確保提供的產(chǎn)品和服務(wù)滿足顧客及法規(guī)要求。

“以質(zhì)量求生存，以信譽(yù)求發(fā)展；恪守合同承諾，滿足顧客要求, 超越顧客期望；開(kāi)拓創(chuàng)新，持續(xù)改進(jìn)，追求卓越，提高管理與服務(wù)水平，爭(zhēng)做行業(yè)標(biāo)桿”是國(guó)家海洋資料中心的質(zhì)量方針，它體現(xiàn)了機(jī)構(gòu)的核心價(jià)值。CNODC的質(zhì)量手冊(cè)是整個(gè)質(zhì)量管理體系的A層次文件，詳細(xì)描述了國(guó)家海洋資料質(zhì)量管理體系的范圍(包括方針和程序文件的參考證明文件)，提供了海洋資料業(yè)務(wù)化運(yùn)行的“路線圖”；對(duì)外則是向顧客提供質(zhì)量保證的證明性文件和作為第三方認(rèn)證的依據(jù)。

顧客滿意是CNODC質(zhì)量管理體系關(guān)注的焦點(diǎn)，為顧客提供海洋數(shù)據(jù)與產(chǎn)品服務(wù)是CNODC的主要職責(zé)之一，CNODC制定了顧客滿意調(diào)查分析控制程序，規(guī)定了與顧客滿意相關(guān)的外部信息、內(nèi)部信息的收集、處理和利用，詳細(xì)調(diào)查用戶滿意度，并于年末對(duì)滿意度調(diào)查信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，做出評(píng)價(jià)，找出差距，并提出改進(jìn)建議，形成顧客滿意分析報(bào)告提交管理者代表審核。為顧客提供服務(wù)的主要形式包括：① 基于IE的Online查詢界面的數(shù)據(jù)查詢；② 基于E-mail、電話、在線網(wǎng)頁(yè)的顧客意見(jiàn)反饋；③ 基于E-mail、電話的離線數(shù)據(jù)與產(chǎn)品申請(qǐng)。

CNODC開(kāi)展了IODE的質(zhì)量管理操作程序、具體的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的研究分析工作，結(jié)合工作實(shí)際，遵循IODE數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐要求，具體制定了CNODC質(zhì)量管理體系業(yè)務(wù)流程(圖1)。

3.2 程序文件

程序文件是質(zhì)量管理體系的B層次文件，規(guī)定了文件控制范圍、審批、更改和作廢處理管理辦法，對(duì)中心質(zhì)量管理體系所要求的文件予以控制，確保各相關(guān)部門使用現(xiàn)行有效版本文件，使質(zhì)量管理體系活動(dòng)有效運(yùn)行。程序文件內(nèi)容包括目的、適用范圍、職責(zé)、控制程序、相關(guān)文件及質(zhì)量記錄。

中心各部門須嚴(yán)格遵照其中相應(yīng)程序文件的規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理工作，并對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，采取措施進(jìn)行改進(jìn)，以確保提供的產(chǎn)品和服務(wù)滿足顧客及法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。

3.3 作業(yè)文件

為使質(zhì)量管理體系文件編寫格式規(guī)范，國(guó)家海洋資料中心編制了作業(yè)文件作為體系的C層次文件。作業(yè)文件由各作業(yè)部門視需要而定。它們是保證質(zhì)量手冊(cè)和程序文件正確有效執(zhí)行的詳細(xì)規(guī)定，與工作的復(fù)雜性及所用方法相適應(yīng)。作業(yè)文件規(guī)定了質(zhì)量管理體系文件編寫章節(jié)、條款、編碼、審批和修改等內(nèi)容；適用于本中心質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的編寫以及記錄的設(shè)計(jì)和填寫。

圖1 中國(guó)國(guó)家海洋資料中心質(zhì)量管理體系過(guò)程順序及作用

4 質(zhì)量管理體系建設(shè)若干問(wèn)題的探討

質(zhì)量管理體系的建設(shè)理念和國(guó)家海洋事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)是統(tǒng)一的。IODE提出質(zhì)量管理框架的概念，為各國(guó)國(guó)家海洋信息中心完善管理、提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量提供了科學(xué)指南，同時(shí)為海洋資料的科學(xué)管理找到了“共同語(yǔ)言”，我國(guó)的國(guó)家海洋資料中心也站在了新的歷史起點(diǎn)上。目前，我國(guó)海洋信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和認(rèn)證體系尚不完善，資料擁有單位開(kāi)展資料服務(wù)還存在隨意性，海洋信息資源現(xiàn)狀不清、信息共享程度低，海洋信息流通與服務(wù)缺乏完整性和系統(tǒng)性，以至于使海洋信息服務(wù)的質(zhì)量和時(shí)效受到了一定的影響[5]。科學(xué)判斷和準(zhǔn)確把握發(fā)展趨勢(shì)，充分利用先進(jìn)的管理理念，緊跟國(guó)際海洋發(fā)展潮流，才能促進(jìn)我國(guó)海洋資料的管理和服務(wù)不斷發(fā)展。

質(zhì)量是組織/機(jī)構(gòu)的生命，是一個(gè)組織/機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)的展示，也是其綜合實(shí)力的體現(xiàn)。伴隨國(guó)家用海需求的日益增長(zhǎng)及海洋經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，涉海單位和用戶對(duì)國(guó)家海洋主管部門的管理和服務(wù)能力、對(duì)海洋數(shù)據(jù)和信息產(chǎn)品需求越來(lái)越高，質(zhì)量要求也越來(lái)越高。因此，國(guó)家海洋資料中心要想長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，必須圍繞質(zhì)量這個(gè)核心開(kāi)展工作，加強(qiáng)自身質(zhì)量管理，借以生產(chǎn)出高品質(zhì)的海洋信息產(chǎn)品。從國(guó)家層面出發(fā)，根據(jù)我國(guó)海洋資料管理工作的實(shí)際需求，以用戶(顧客)為中心，統(tǒng)籌規(guī)劃、建設(shè)完善的適應(yīng)海洋管理工作發(fā)展需要的質(zhì)量管理體系，規(guī)范化綜合管理國(guó)家海洋數(shù)據(jù)和信息資源，不斷開(kāi)發(fā)完善海洋相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)功能，不斷改進(jìn)服務(wù)、強(qiáng)調(diào)質(zhì)量經(jīng)營(yíng)，提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)力度和顯示度是我們面臨的一項(xiàng)重要工作。

4.1 獨(dú)立運(yùn)行

實(shí)施有效的質(zhì)量管理，單單形成具有海洋行業(yè)特色、基礎(chǔ)社會(huì)公益事業(yè)特色的海洋資料服務(wù)功能的管理體系文件是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要在運(yùn)行中保證其獨(dú)立性。質(zhì)量管理體系的運(yùn)行必須是獨(dú)立的：①確保信息流通渠道的暢通。質(zhì)量管理信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的傳遞必須暢通，傳遞速度要快，必須準(zhǔn)確。所收集的信息數(shù)據(jù)必須詳細(xì)具體，盡量定量化，少用定性評(píng)定，這樣得出來(lái)的結(jié)論才真實(shí)可靠。②不斷加強(qiáng)全體工作人員的質(zhì)量意識(shí)與管理意識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任感，使其自覺(jué)嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理的職責(zé)和工作的程序，保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行，做到“凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有章可循、凡事有據(jù)可查、凡事有人監(jiān)督”。③質(zhì)量體系的運(yùn)行不受外界行政干預(yù)，確保員工在工作過(guò)程中無(wú)顧慮，無(wú)負(fù)擔(dān)，能夠順利的開(kāi)展工作。

4.2 以服務(wù)對(duì)象為中心

海洋信息資源的建設(shè)與社會(huì)化服務(wù)具有鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，國(guó)家海洋資料中心有責(zé)任有義務(wù)向社會(huì)各界提供方便快捷、形式多樣、內(nèi)容豐富的海洋信息服務(wù)，例如為海上活動(dòng)提供可靠的數(shù)據(jù)保障，為海洋科研工作提供及時(shí)、高精度的觀測(cè)資料，為海洋戰(zhàn)略發(fā)展和決策提供有針對(duì)性的信息服務(wù)產(chǎn)品等。質(zhì)量系統(tǒng)的執(zhí)行應(yīng)該緊密結(jié)合海洋服務(wù)需求，堅(jiān)持以涉海單位和個(gè)人的需求為驅(qū)動(dòng)，要面向社會(huì)、面向經(jīng)濟(jì)、面向海洋產(chǎn)業(yè)開(kāi)展服務(wù)，有重點(diǎn)、有針對(duì)性地提供數(shù)據(jù)和信息產(chǎn)品，圍繞“讓顧客滿意”及時(shí)認(rèn)真地收集處理用戶反饋，不斷滿足用戶需求與期望，贏得信任，提高滿意度，從而提升國(guó)家海洋資料中心的綜合服務(wù)實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

4.3 有效性評(píng)價(jià)

通過(guò)定期組織質(zhì)量檢查、質(zhì)量審核活動(dòng)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和找出管理活動(dòng)、服務(wù)質(zhì)量方面存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，并進(jìn)行有效糾正和補(bǔ)充，從而提高國(guó)家海洋資料中心整體經(jīng)營(yíng)管理水平和質(zhì)量監(jiān)控能力。

質(zhì)量體系審核在體系建立的初始階段尤為重要。目前，我國(guó)國(guó)家海洋資料中心的質(zhì)量管理體系正在處于這一初始階段，“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”，質(zhì)量體系審核的重點(diǎn)，應(yīng)主要關(guān)注驗(yàn)證和確認(rèn)體系文件的適用性和有效性。審核與評(píng)審的主要內(nèi)容包括：① 規(guī)定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的可行性；② 體系文件的全面性——是否覆蓋了所有主要質(zhì)量活動(dòng)，各文件之間的接口是否清楚；③ 組織結(jié)構(gòu)的功能性，各部門、各崗位質(zhì)量職責(zé)的明確性；④ 質(zhì)量體系要素選擇的合理性；⑤ 質(zhì)量記錄的見(jiàn)證作用；⑥ 所有職工對(duì)體系的適應(yīng)性和執(zhí)行情況。

審核與評(píng)審中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如體系設(shè)計(jì)不周、項(xiàng)目不全等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、改進(jìn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，質(zhì)量體系是在不斷改進(jìn)中加以完善的，質(zhì)量體系進(jìn)入正常運(yùn)行后，仍然要采取內(nèi)部審核、管理評(píng)審等各種手段，以使質(zhì)量體系能夠保持并不斷完善。

4.4 以人為本

以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心。以人為本，是組織發(fā)展的根本目的，也是發(fā)展的根本動(dòng)力，一切為了人，一切依靠人，二者的統(tǒng)一構(gòu)成以人為本的完整內(nèi)容。因此，在國(guó)家海洋資料中心質(zhì)量管理的過(guò)程中應(yīng)貫徹 “以人為本”的原則，尊重員工的發(fā)展，不以控制和約束員工為主要管理手段，以鼓勵(lì)和培訓(xùn)員工的方法來(lái)全面提高員工的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)員工與中心的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，為資料中心的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，定期舉辦數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量控制、產(chǎn)品研發(fā)等方面的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)積極推行相關(guān)國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的學(xué)習(xí)，創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍和環(huán)境，使員工成為中心發(fā)展的核心動(dòng)力。

4.5 總結(jié)海洋服務(wù)的規(guī)律，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

海洋信息服務(wù)部門從業(yè)人員服務(wù)意識(shí)的樹(shù)立，不是一朝一夕的事情。海洋科學(xué)的歷史遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于大氣科學(xué)，因此，海洋資料服務(wù)也在諸多方面落后于氣象服務(wù)。目前，海洋資料中心對(duì)于海洋數(shù)據(jù)和信息服務(wù)的外部需求和內(nèi)在規(guī)律仍處于初級(jí)認(rèn)知階段，我國(guó)不斷發(fā)展的海洋事業(yè)對(duì)海洋信息服務(wù)又提出了更高的要求，空間化、可視化、產(chǎn)品化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為海洋信息服務(wù)的特色。對(duì)于國(guó)家海洋資料中心來(lái)說(shuō)，一定要及時(shí)了解海洋科學(xué)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展，不斷總結(jié)海洋信息服務(wù)的規(guī)律，了解各級(jí)海洋管理工作和不同的用戶需求，樹(shù)立“海味”服務(wù)意識(shí)，才能適應(yīng)事業(yè)的發(fā)展。

[1] 楊錦坤，楊揚(yáng)，于婷.國(guó)際海洋資料管理現(xiàn)狀與趨勢(shì)[J].海洋開(kāi)發(fā)與管理，2014, 31(4): 1-3.

[2] 世界氣象組織.國(guó)家氣象和水文服務(wù)質(zhì)量管理體系實(shí)施指南[Z].2013.

[3] 祁冬梅，于婷，鄧增安.IODE海洋數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)對(duì)我國(guó)海洋信息化進(jìn)程的啟示[J].海洋開(kāi)發(fā)與管理，2014, 31(3): 57-61.

[4] 聯(lián)合國(guó)教科文組織(UNESCO)政府間海洋學(xué)委員會(huì)(IOC).建立國(guó)家海洋資料中心指南(IOC手冊(cè)與指南NO.5，第二次修訂) [Z].2008.

[5] 陳奎英.發(fā)展海洋信息共享事業(yè)之我見(jiàn)[J].海洋信息，2002(2): 4-5.

國(guó)家海洋信息中心“國(guó)際海洋合作及履約”(31201528C).

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