醫(yī)院代建制工程項(xiàng)目檔案管理的核心策略

朱代紅

大型醫(yī)院門診量與日俱增，就診空間擁擠，住院床位嚴(yán)重不足，為改善患者的就醫(yī)環(huán)境，滿足患者的就醫(yī)需求，政府紛紛投資興建或擴(kuò)建醫(yī)院。為確保建設(shè)工程質(zhì)量，嚴(yán)格控制投資金額，把握好工程建設(shè)期限，醫(yī)院采取代建制的新型建設(shè)管理模式。所謂代建制是指政府作為投資主體，通過招標(biāo)的方式，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的社會專業(yè)化的項(xiàng)目管理單位作為代建人，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目進(jìn)行投資管理和建設(shè)工程實(shí)施的組織管理工作，嚴(yán)格控制項(xiàng)目投資、質(zhì)量和工期，項(xiàng)目建成后交付使用單位的一種新型建設(shè)工程管理模式［1］。經(jīng)過一段時(shí)間的探索實(shí)踐，代建制模式在醫(yī)院工程項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)揮了積極作用，但醫(yī)院代建制工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)當(dāng)采取怎樣的管理模式仍然值得醫(yī)院管理者、檔案工作者和代建單位去思考。

1 醫(yī)院開展代建制工程項(xiàng)目檔案管理的必要性

從理論上來說，代建單位應(yīng)當(dāng)把工程項(xiàng)目檔案收集齊全，經(jīng)驗(yàn)收合格后移交給使用方醫(yī)院。但由于代建方大多存在重建設(shè)、輕資料管理;工作人員數(shù)量不足，沒有專職的檔案人員;沒有嚴(yán)格的檔案工作制度等問題，致使檔案收集不全，圖紙與實(shí)際不符等現(xiàn)象普遍。此外，由于基建工程建設(shè)持續(xù)時(shí)間長、涉及部門多、人員廣、檔案內(nèi)容復(fù)雜、載體形式多樣等復(fù)雜因素，完全依賴代建方交出高質(zhì)量檔案的可能性不大。筆者認(rèn)為:做好基建工程項(xiàng)目檔案工作的前端控制，發(fā)揮醫(yī)院檔案人員的主觀能動性，對檔案工作全面規(guī)劃、全程督查、溝通協(xié)調(diào)，對工程項(xiàng)目檔案管理工作的開展，確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量起著決定性的作用。所謂代建制項(xiàng)目工程檔案的前端控制是指在工程項(xiàng)目建設(shè)開始前，醫(yī)院方檔案人員盡早介入，對工程項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行科學(xué)而全面的籌劃，制定以標(biāo)準(zhǔn)為主線的歸檔管理目標(biāo)［2］，采取一系列措施，規(guī)范代建方的檔案工作。

2 開展代建制工程項(xiàng)目檔案管理的做法

2．1 合同約束 明確職責(zé) 在投資方、使用方與代建方簽訂的工程項(xiàng)目建設(shè)合同中應(yīng)明確規(guī)定各自在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)履行的職責(zé)和義務(wù)。代建方應(yīng)配備專職的檔案管理人員，明確應(yīng)歸檔案的份數(shù)、內(nèi)容、歸檔時(shí)間、載體形式及歸檔檔案應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求等，若違反合同規(guī)定應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，為工程項(xiàng)目檔案工作尋求法律的保障。

2．2 建立嚴(yán)格的檔案管理體系 作為使用方醫(yī)院及投資方的政府部門，應(yīng)當(dāng)敦促代建方成立項(xiàng)目檔案工作組，配備專門人員管理檔案，并明確工程項(xiàng)目檔案前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件等的管理責(zé)任人，做好各階段檔案的收集工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整、安全，待竣工驗(yàn)收合格后向使用方醫(yī)院移交。醫(yī)院作為使用方，對代建方工程項(xiàng)目檔案工作應(yīng)當(dāng)早期介入、全程跟蹤，履行督促、檢查、溝通協(xié)調(diào)，嚴(yán)格驗(yàn)收，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。建立工程項(xiàng)目檔案管理組織(見圖1)，為工程項(xiàng)目檔案工作的順利進(jìn)行提供組織保證。

圖1 項(xiàng)目檔案管理組織架構(gòu)體系

2．3 加強(qiáng)對代建方檔案人員的培訓(xùn)

2．3．1 提升檔案意識，明確工程項(xiàng)目檔案工作的重要性。工程項(xiàng)目檔案是指在基建工程管理和基建工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等載體材料，包括從建設(shè)項(xiàng)目醞釀、決策到建成的全過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件［3］。它是醫(yī)院基建工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映和記錄，是醫(yī)院建設(shè)工程活動中形成的第一手材料，也是重要的維權(quán)憑證和依據(jù)。為醫(yī)院今后規(guī)劃、建設(shè)、維修、管理、發(fā)展工作奠定基礎(chǔ)。因此，確保醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、安全是醫(yī)院檔案管理工作的目標(biāo)和責(zé)任所在。提升檔案工作者的檔案意識，明確工作目標(biāo)和責(zé)任，使檔案人員更好地發(fā)揮主觀能動性，增強(qiáng)工作責(zé)任心和使命感。

2．3．2 加強(qiáng)檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。代建方從事工程項(xiàng)目檔案工作的專職人員，大多為工程技術(shù)人員，他們擁有工程建設(shè)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，但缺乏檔案專業(yè)知識，作為使用方醫(yī)院的檔案部門應(yīng)敦促代建方通過專家理論講座、現(xiàn)場指導(dǎo)、外出參觀學(xué)習(xí)等方式對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡早熟悉檔案工作流程及檔案收集、整理、保管等的具體方法。

2．3．3 掌握工程建設(shè)各階段檔案收集范圍。根據(jù)中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328－2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，收集各階段文件材料。(1)工程準(zhǔn)備階段文件:立項(xiàng)文件，建設(shè)用地審批、征地拆遷、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件，設(shè)計(jì)變更，協(xié)議合同，各上級主管部門的審批文件和許可證書，施工審批，財(cái)務(wù)文件，建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)人員名單等。(2)監(jiān)理文件:監(jiān)理規(guī)劃、質(zhì)量報(bào)告，進(jìn)度控制、質(zhì)量控制，竣工結(jié)算審核，監(jiān)理總結(jié)，會議記錄，報(bào)驗(yàn)審批材料等。(3)施工文件:施工組織設(shè)計(jì)，開工報(bào)告，圖紙會審記錄，設(shè)計(jì)變更，地基處理記錄，原材料與預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)記錄，施工試驗(yàn)記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，功能性試驗(yàn)，竣工測量，施工記錄，工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，事故處理報(bào)告，各種管線安裝調(diào)試記錄，設(shè)備出廠證明和安裝調(diào)試記錄等。(4)竣工圖:包括總平面，綜合管網(wǎng)，建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、設(shè)備安裝，市政設(shè)施等。(5)竣工驗(yàn)收文件:竣工總結(jié)，竣工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收證明、報(bào)告，備案表，各職能部門專項(xiàng)驗(yàn)收合格文件，財(cái)務(wù)文件，聲像材料等。

2．3．4 提升檔案人員信息化技術(shù)水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化程度的不斷提高，工程項(xiàng)目檔案的來源越來越多的以數(shù)字化形式出現(xiàn)，這就要求檔案人員必須提高信息技術(shù)水平，以適應(yīng)工程項(xiàng)目檔案工作的需要。

2．4 建立健全檔案工作制度 建立健全檔案工作規(guī)章制度［4］，加強(qiáng)對基建項(xiàng)目檔案管理，保證基建項(xiàng)目檔案工作順利進(jìn)行。

2．4．1 檔案工作例會制度。使用方醫(yī)院檔案人員及代建方的檔案人員應(yīng)定期召開會議，代建方應(yīng)報(bào)告每一階段工程檔案的收集進(jìn)展情況及工作中遇到的問題，使用方醫(yī)院應(yīng)掌握工程建設(shè)過程中代建方檔案資料收集狀況，檔案質(zhì)量及管理狀況等。

2．4．2 檔案收集制度。(1)及時(shí)收集:及時(shí)收集基建項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生并辦理完畢的文件材料。(2)定期補(bǔ)充收集:每月或每兩月補(bǔ)充收集平時(shí)未能及時(shí)收集的文件材料。(3)按階段補(bǔ)充收集:某一階段工作結(jié)束后補(bǔ)充收集未能及時(shí)收集的文件材料。

2．4．3 檔案整理制度。代建方檔案人員將收集齊全的文件材料進(jìn)行初步的整理、分類、編目工作。

2．4．4 工程檔案管理制度。在檔案收集過程中執(zhí)行嚴(yán)格的登記手續(xù)，已收集整理的檔案應(yīng)當(dāng)配置專門的檔案擺放裝置，有獨(dú)立的檔案保管空間。做好檔案的借閱管理工作，履行嚴(yán)格的借閱登記手續(xù)，借閱檔案原則上在檔案室閱檔，已歸檔的工程檔案不得外借。

2．4．5 分段預(yù)驗(yàn)收制度。每一工程項(xiàng)目建設(shè)階段結(jié)束后，對該階段收集的檔案及檔案質(zhì)量進(jìn)行初步驗(yàn)收，對未及時(shí)歸檔的檔案敦促代建方檔案人員及時(shí)補(bǔ)充收集，實(shí)時(shí)把好檔案質(zhì)量關(guān)。

2．4．6 檔案移交制度。待工程項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收合格后向使用方醫(yī)院檔案部門移交，履行移交手續(xù)。

2．5 加強(qiáng)溝通 相互協(xié)作 做好基建工程項(xiàng)目的檔案工作，必須得到代建方負(fù)責(zé)人的高度重視及全體代建方專職檔案人員及各位檔案工作責(zé)任人的共同努力。在工程周期長、檔案工作涉及范圍廣、經(jīng)辦人員多、內(nèi)容復(fù)雜、載體多樣的客觀情況下，醫(yī)院檔案人員須加強(qiáng)與代建方負(fù)責(zé)人、檔案人員及工程技術(shù)人員的溝通，協(xié)調(diào)各方面的工作，及時(shí)應(yīng)對各種復(fù)雜狀況，確保工程項(xiàng)目檔案工作的順利進(jìn)行。

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3 葉婷．論如何做好事業(yè)單位基建檔案的收集整理［J］．黑龍江檔案，2013，(3):50．

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