淺議施工企業(yè)總部管理費用的管理及控制

張金榮

（中國二冶集團(tuán)有限公司，內(nèi)蒙古 包頭 014030）

0 前言

施工企業(yè)管理費用是施工企業(yè)行政管理人員為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的各項費用，包括行政管理人員的工資、獎金、險金、辦公費、招待費、差旅費交通費、會議費、折舊費、訴訟費、工程承攬費等。隨著施工企業(yè)市場拓展的增加，施工規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)總部發(fā)生的管理費用不斷增加難以控制，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了很大影響。因此，企業(yè)管理者必須加強對總部管理費用的管控，才能實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

1 施工企業(yè)總部管理費用管控中存在的問題

1.1 企業(yè)管理層對管理費用的管控意識不強

總部機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，人員超員配備，促使工資、險金、辦公費、差旅費等費用項目逐項增加；企業(yè)總部職能部門較多，費用發(fā)生頻繁但金額較小，常被領(lǐng)導(dǎo)層忽視，造成某些部門和人員花錢隨意性大，增加了管理費的支出；費用報銷審批制度不嚴(yán)，部門負(fù)責(zé)人“好人”現(xiàn)象嚴(yán)重，只要本部人員找簽字，不問事由、不看金額，提筆就簽，對管理費用的控制意識淡薄。

1.2 可控費用的控制不合理

施工企業(yè)的可控費用主要包括電話費、辦公費、差旅費交通費、招待費、會議費等?？煽刭M用沒有制定控制標(biāo)準(zhǔn)或制定的標(biāo)準(zhǔn)較高，致使管理費用居高不下。辦公人員無論公事、私事隨意接打電話，電話費發(fā)生過高；辦公用品購買無控制，價格大多超過市場定價標(biāo)準(zhǔn)，沒有監(jiān)管，辦公用品使用無節(jié)約意識，耗材浪費嚴(yán)重；差旅費控制不嚴(yán)，出差沒有計劃，乘機(jī)費用較高，公務(wù)用車沒有控制，小車油耗、修理費逐年增加；招待費無專項審批，招待客戶隨意性大。

1.3 費用預(yù)算不健全

由于管理費用內(nèi)容復(fù)雜，管理層對管理費用預(yù)算不重視，預(yù)算編制不科學(xué)，脫離企業(yè)實際；預(yù)算執(zhí)行過程不嚴(yán)格、實際費用超預(yù)算現(xiàn)象嚴(yán)重；預(yù)算分析沒起到督導(dǎo)作用，缺乏相應(yīng)的獎懲措施。

2 對施工企業(yè)總部管理費用的管控措施

2.1 提高管理層對管理費用的高度重視

2.1.1 建立精簡、高效的職能機(jī)構(gòu)

企業(yè)管理層應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識，了解管理費的降低也是提高企業(yè)效益的途徑。依據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)置科學(xué)合理的職能機(jī)構(gòu)，明確各職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)內(nèi)容及流程。對各部門機(jī)構(gòu)人員實行定編、定崗、定責(zé)，因事設(shè)崗，因崗設(shè)人。有效降低機(jī)構(gòu)重疊、業(yè)務(wù)重復(fù)給企業(yè)帶來的管理費用較高的問題。

2.1.2 完善財務(wù)報銷審批制度

制定嚴(yán)格的報銷審批流程?？偛抠M用報銷采用分級負(fù)責(zé)，層層把關(guān)的審批程序，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員費用報銷的真實性、規(guī)范性、合理性；由財務(wù)人員對報銷票據(jù)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查；由總經(jīng)理、總會計師進(jìn)行最后的審查批準(zhǔn)。公司機(jī)關(guān)的所有費用必須按先申請、后辦理的原則進(jìn)行。所有管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)報銷制度的內(nèi)容，堅決按制度流程辦事，使各項管理費用的發(fā)生都必須符合財務(wù)報銷制度。

2.1.3 推進(jìn)精細(xì)化管理工作

施工企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式，提倡企業(yè)精細(xì)化管理，讓精細(xì)化管理理念滲透到企業(yè)管理的每個方面，每位員工。讓所有管理人員都了解費用管控的重要性，從點滴做起，從一分錢做起，樹立全體管理人員的主人翁意識，大力提倡勤儉節(jié)約、艱苦奮斗的良好風(fēng)尚，領(lǐng)導(dǎo)層要起帶頭作用。

2.2 加強對可控費用的控制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，制定本企業(yè)可控費用的控制措施，嚴(yán)格可控費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)，禁止超標(biāo)準(zhǔn)報銷，加大對可控費用支出的控制力度。

2.2.1 電話費的控制

移動電話費應(yīng)按部門人員的業(yè)務(wù)特點及職別制定相應(yīng)的報銷標(biāo)準(zhǔn)，按月?lián)崍箐N，超過標(biāo)準(zhǔn)的不予報銷；固定電話的報銷應(yīng)按部門業(yè)務(wù)特點制定限額控制標(biāo)準(zhǔn)，并與部門負(fù)責(zé)人的薪金掛鉤，超標(biāo)準(zhǔn)的部分直接從部門負(fù)責(zé)人的當(dāng)月工資中扣回。充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，通過QQ、SMN 等網(wǎng)絡(luò)工具加強與客戶及業(yè)務(wù)部門之間的溝通，節(jié)約電話費的發(fā)生。

2.2.2 辦公用品的控制

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的購買、使用。購買辦公用品應(yīng)采用招標(biāo)采購方式，貨比三家，價錢合理、保證質(zhì)量。各部門按月上報購買辦公用品計劃，由辦公室進(jìn)行審核，統(tǒng)一購買，統(tǒng)一發(fā)放，建立嚴(yán)格的入庫、領(lǐng)用手續(xù)。充分發(fā)揮辦公自動化作用，利用OA 辦公系統(tǒng)，在電腦上傳閱文件，在保證資料安全的前提下，提倡紙張雙面使用。提高電腦、打印機(jī)的使用效率，定期對電腦進(jìn)行維護(hù)，減少電腦、打印機(jī)的維修費用。

2.2.3 差旅交通費的控制

各職能部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排本部人員出差次數(shù)，能一人辦理的事情，不安排多人出差，對出差使用的交通工具按職別劃分檔次，經(jīng)理助理及以下人員不允許乘坐飛機(jī)、軟臥。分地區(qū)制定住宿費、市內(nèi)交通費、伙食費的限額標(biāo)準(zhǔn)，出差人員必須按限額標(biāo)準(zhǔn)憑票報銷，超標(biāo)準(zhǔn)部分自己負(fù)擔(dān)。市內(nèi)辦事人員盡量辦理公交卡，坐公交車辦事。加強公務(wù)用車管理，嚴(yán)格公務(wù)用車的審批手續(xù)，到異地辦事超過300 公里不允許申請公務(wù)用車。公務(wù)用車費用實行單車核算，建立臺帳，按行車公里數(shù)控制油耗，加強小車修理審批制度，減少修理費支出。

2.2.4 招待費的控制

總部業(yè)務(wù)招待必須堅持熱情周到、適度從儉、厲行節(jié)約的原則，企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作需要確定招待范圍，制定招待費及工作餐的限額標(biāo)準(zhǔn)。確需招待的應(yīng)事先上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由辦公室統(tǒng)一安排，定點招待，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)、招待檔次。上級部門檢查工作，采用工作餐接待，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)接待。

2.2.5 會議費的控制

總部要加強和規(guī)范會議費管理，嚴(yán)控會議數(shù)量，可開可不開的就不開，能合并開的就合并開，嚴(yán)控會議規(guī)模和費用支出，盡量減少外出開會，參加外部的會議要有會議文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意、人力資源部備案后方可參會，會議費的報銷嚴(yán)格按會議文件的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超支部分不予報銷。

3 完善管理費用預(yù)算控制工作

3.1 預(yù)算編制控制

施工企業(yè)管理費用年度預(yù)算應(yīng)按部門編制，依據(jù)以前年度實際發(fā)生費用的情況，結(jié)合市場調(diào)研結(jié)果，逐項確定編制標(biāo)準(zhǔn)，各職能部門和財務(wù)部門必須協(xié)調(diào)配合，采取先上后下、上下結(jié)合的方式進(jìn)行編制，最后由預(yù)算委員會討論、審批后下達(dá)。

3.2 預(yù)算過程控制

各職能部門按照公司下達(dá)的全年預(yù)算，按月編報月度計劃，促使各部門每月發(fā)生的費用支出都有計劃性。財務(wù)部門對月度計劃嚴(yán)格審核，費用項目不可竄項，嚴(yán)禁超計劃付款，對臨時發(fā)生而沒有計劃的費用由經(jīng)辦人編制專項報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后支付，在下月計劃表中列支上月計劃外支出，嚴(yán)格控制部門累計計劃超全年預(yù)算，實際費用超累計計劃。按月編制預(yù)算執(zhí)行分析表，通報各部室實際費用的發(fā)生情況，使各職能部門明白本部已經(jīng)發(fā)生的各項費用情況，從而有計劃地安排費用支出，避免費用發(fā)生的盲目性和超計劃。

3.3 預(yù)算考核

企業(yè)應(yīng)將部門的費用考核與部門所有人員的績效工資掛鉤，提高各部門所有人員對費用控制的意識，考核中應(yīng)明確部門費用低于預(yù)算的部分應(yīng)按比例進(jìn)行獎勵，由部門提留，超過預(yù)算的按比例扣除部門所有人員的績效工資，實現(xiàn)獎優(yōu)、罰劣機(jī)制，提高企業(yè)管理水平。

4 結(jié)語

合理的管理費用支出是企業(yè)正常運行以及業(yè)務(wù)增長的保證，但過高的管理費用也會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，建立嚴(yán)格的預(yù)算制度、審批制度、考核制度，確保企業(yè)每筆管理費用的發(fā)生都和企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，樹立全員降本增效觀念，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

［1］劉媛.關(guān)于對管理費用預(yù)算的幾點認(rèn)識[J].財經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2009(09).

［2］張建東.淺談企業(yè)管理費用的使用與控制[J].西部財會，2011（05）：41-42.