加強高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的幾點思考

魏紅

目前，重點高校的檔案網(wǎng)站質(zhì)量較高，其他本科院校特別是?？圃盒n案網(wǎng)站質(zhì)量較差，相當(dāng)部分高校甚至還沒有自己的檔案網(wǎng)站。筆者就加強高校檔案網(wǎng)站建設(shè)作如下幾點思考。

1 借鑒重點高校檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗，抓好網(wǎng)站總體規(guī)劃和設(shè)計

國內(nèi)一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗，進行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計，力求使網(wǎng)頁設(shè)計更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進、網(wǎng)站功能更加實用。

2 扎實推進信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源

成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構(gòu)的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網(wǎng)站的影響力。

3 充分運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺

目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實時歸檔。

4 積極運用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能

檔案網(wǎng)站的建設(shè)是為用戶服務(wù)的，網(wǎng)站有豐富的信息資源，并能提供強有力技術(shù)工具，才能有效查閱和利用信息。如，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)、四川大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過視頻、圖片等多種形式，展示學(xué)校的校風(fēng)、校史、校貌以及新聞動態(tài)，使專業(yè)和文化相結(jié)合，極具人文特色；蘇州大學(xué)、山東大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過建立“館長信箱”、“信息反饋”、“在線交流”欄目，用戶可以通過郵件或在線咨詢的形式，提出有關(guān)問題，并在網(wǎng)上予以解答；南京大學(xué)、東南大學(xué)檔案網(wǎng)站的檢索功能較高，建立了公文、各類學(xué)籍、科研成果、研究生論文、職稱評審、基建、光盤庫等查詢系統(tǒng)，用戶通過輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查詢到用戶所需的相關(guān)信息。高校檔案網(wǎng)站設(shè)計者，運用多媒體技術(shù)建立網(wǎng)上互動平臺，滿足利用者多樣化信息需求，方便自由查詢和檢索，實現(xiàn)檔案資源有效利用。

（作者單位：河南財政稅務(wù)高等?？茖W(xué)校辦公室 來稿日期：2015-02-19）