會計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題及對策

劉春萍

灤南縣社會保險(xiǎn)局 河北 灤南 063500

會計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題及對策

劉春萍

灤南縣社會保險(xiǎn)局 河北 灤南 063500

當(dāng)前,會計(jì)電算化已經(jīng)得到非常廣泛的普及和應(yīng)用,實(shí)施了會計(jì)電算化后,會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。在實(shí)際應(yīng)用中,會計(jì)電算化系統(tǒng)仍然存在著一些問題和隱患,為此,為實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)營管理目標(biāo), 必須建立起一整套適合會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,以確保財(cái)務(wù)工作有序、健康發(fā)展。

會計(jì)電算化 內(nèi)部控制 問題和對策

會計(jì)電算化內(nèi)部控制,是指企業(yè)為了保證財(cái)務(wù)活動的有效進(jìn)行,保護(hù)財(cái)務(wù)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊,保證會計(jì)資料的真實(shí)、合法,完整而制定和實(shí)施的一系列財(cái)務(wù)措施與程序。當(dāng)前,會計(jì)電算化得到越來越多的普及和應(yīng)用,會計(jì)電算化也憑借其便捷、高效、差錯(cuò)率低等優(yōu)勢,極大地提高了單位財(cái)務(wù)處理的速度和效率。但也因其內(nèi)部控制的系統(tǒng)的復(fù)雜化而帶來諸多問題,因此,加強(qiáng)會計(jì)電算化的內(nèi)部控制管理,優(yōu)化財(cái)務(wù)運(yùn)行環(huán)境,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),發(fā)揮優(yōu)勢,非常具有必要性和迫切性。

1 、會計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性

1.1 控制內(nèi)部財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,會計(jì)人員之間很自然地形成一種相互制約、相互監(jiān)督關(guān)系;會計(jì)核算信息記錄在紙上,直觀性較強(qiáng),不同的筆跡也可作為控制的手段;記錄在憑證、賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確;在電算化信息系統(tǒng)中,會計(jì)信息被存儲在u盤、光盤等磁介質(zhì)上,保管不善會導(dǎo)致磁介質(zhì)損壞,會計(jì)信息存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。許多業(yè)務(wù)處理程序由計(jì)算機(jī)完成,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,導(dǎo)致內(nèi)部控制效率降低,內(nèi)部稽核的作用被削弱。

1.2 互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然要求

互聯(lián)網(wǎng)在財(cái)務(wù)會計(jì)中的運(yùn)用,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時(shí)進(jìn)行,不僅迅捷、而且可以雙向交流財(cái)務(wù)信息。在以高科技為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟(jì)社會,財(cái)務(wù)報(bào)告中包含的人力資源、環(huán)境保護(hù)等信息的重要性迅速提高,以附表、附注形式披露的信息不再只是會計(jì)報(bào)表的補(bǔ)充,以前并不重要的信息或受成本效益原則約束無法披露的信息,都必須進(jìn)行充分、及時(shí)的披露。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境,會計(jì)信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。所以,加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)就顯得十分重要。

1.3 強(qiáng)化審計(jì)工作的需要

在電算化會計(jì)系統(tǒng)中,會計(jì)事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)按程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被非法篡改,則計(jì)算機(jī)只會按給定的程序以同樣錯(cuò)誤的方法處理所有的有關(guān)會計(jì)事項(xiàng),系統(tǒng)就可能被地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財(cái)物。在會計(jì)電算化條件下,審計(jì)人員要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力來了解和審查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能,以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完整性,保證系統(tǒng)的安全可靠。

2 、會計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題

2.1 會計(jì)核算軟件個(gè)性化致使內(nèi)部控制難度大

目前,多數(shù)在用的市場化的財(cái)務(wù)軟件都是由不同的財(cái)務(wù)軟件公司自行開發(fā),其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),操作平臺、支撐軟件不盡相同,編程風(fēng)格也各有特色,而各財(cái)務(wù)軟件公司為保密其技術(shù),相互間沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,不同品牌的財(cái)務(wù)軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。不同的財(cái)務(wù)軟件對軟硬件環(huán)境要求不同,在內(nèi)部控制上設(shè)計(jì)不一致。

2.2 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不安全性使得數(shù)據(jù)維護(hù)存在困難

在一定條件下,會計(jì)數(shù)據(jù)是絕對保密的。作為財(cái)務(wù)軟件的加密,很多財(cái)務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益,防止盜版,但對用戶會計(jì)數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。會計(jì)基本數(shù)據(jù)大多是以一種開放式的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫格式保存。只要懂得數(shù)據(jù)庫操作知識,就能進(jìn)入賬套數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行非法篡改。這樣即使進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加上諸如操作密碼、指紋辨識等檢測手段和操作權(quán)限設(shè)置等限制手段,實(shí)際上也不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,非法篡改能夠輕易實(shí)現(xiàn)。

2.3 會計(jì)人員電算化水平的差異性致使系統(tǒng)維護(hù)存在不隱患

會計(jì)工作質(zhì)量依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的可靠性和會計(jì)人員的操作水平。在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)下,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)內(nèi)部控制方法難以發(fā)揮作用,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計(jì)工作陷入癱瘓。同時(shí),由于會計(jì)人員專業(yè)水平和電腦水平參差不齊,對會計(jì)電算化系統(tǒng)理解、使用、掌握等存在問題,也有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、信息失真。

3 、加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的對策

3.1 強(qiáng)化會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度

一要加強(qiáng)會計(jì)電算化業(yè)務(wù)人員組織控制。在會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下,對各類會計(jì)崗位進(jìn)行重新的劃分,在授權(quán)過程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì),按照責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合原則明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)、權(quán)限,建立健全崗位責(zé)任制。二要加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制。會計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護(hù)規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程,各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé),注意事項(xiàng),維護(hù)的時(shí)間和方面,維護(hù)的程序等內(nèi)容。三要加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理。會計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份,并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作,并定期盤點(diǎn)整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。

3.2 加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入,進(jìn)恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行,并及時(shí)的輸出,會計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。

此外,憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、對應(yīng)科目合法性控制、保留審計(jì)線索控制,修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入控制、處理控制、輸出控制的有效方法。

3.3 加強(qiáng)操作人員的職業(yè)道德建設(shè)

會計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意的修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此,道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對財(cái)務(wù)人員的選用與培養(yǎng),努力增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到會計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠信。

[1]邱保印.從電算化會計(jì)信息處理特點(diǎn)看電算化會計(jì)發(fā)展趨勢[J].上海會計(jì),2009（4）.

[2]張鳳,仵斌.淺議會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度[J].武漢科技學(xué)院學(xué)報(bào),2005,(01).

[3]申玉白.會計(jì)信息化管理中數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)與防范.中國管理信息化,2007,（08）.