人事與工資管理系統(tǒng)在工作中的運用

李澤瑛

紅河州交通運輸局公路工程質(zhì)量監(jiān)督站 云南 蒙自 661100

人事與工資管理系統(tǒng)在工作中的運用

李澤瑛

紅河州交通運輸局公路工程質(zhì)量監(jiān)督站 云南 蒙自 661100

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及,信息化、數(shù)據(jù)化已然躍升為當今社會發(fā)展的主流。由于企事業(yè)的財務管理和人才資源具有工作范圍廣、工作難度大等特點,因此,提高企事業(yè)中人力工資管理體系設計水平勢在必行。它不僅可以節(jié)省員工的工作時間、提高工作效率、準確快速的計算應付員工工資、縮短管理耗時,而且給員工提供隨時隨地的咨詢服務,方便員工完成工作任務。本文以交通運輸行業(yè)的人事勞資管理為出發(fā)點,著重探討人事薪資管理模式在國內(nèi)企事業(yè)機構實踐工作行動中的運用,以期為同行提供一定的參考性作用。

人事 工資管理 運用

人力資源管理的一個重要組成部分就是工資管理,從整體來看關系到國家的宏觀發(fā)展政策,切實來說,又與每個員工的切身利益密切相關?，F(xiàn)階段的人力事務政策傾向性強、內(nèi)容多元化、信息靈活變通,依靠人工來管理人事薪資工作已逐漸力不從心,就單一的統(tǒng)計工作量都相當之大,耗費的周期也較為漫長,得到的數(shù)據(jù)準確度并不高僅能供初步預測所用,且管理程序冗雜,拉低了整體工作效率。將計算機網(wǎng)絡技術運用到企事業(yè)管理中是現(xiàn)代管理模式的顯著特征,因此,網(wǎng)絡企業(yè)管理是大勢所趨。

一、交通運輸行業(yè)人事勞資系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢

隨著社會的不斷進步,經(jīng)濟、文化、交通等各方面得到了全面的發(fā)展,其中承載了重要使命的交通運輸行業(yè),對推動社會的進步起到了相當重要的作用。為了適應不斷發(fā)展的社會需求,交通運輸行業(yè)內(nèi)部也進行了一系列積極的結構變革,與此同時,傳統(tǒng)的交通人事勞資管理模式在經(jīng)歷一系列變革后,逐漸暴露其管理中的弊端,為交通事業(yè)的健康運行與可持續(xù)性發(fā)展造成了很大阻礙。

（一）交通運輸行業(yè)人事勞資管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

1、人事勞資系統(tǒng)缺乏自動化管理。在國外許多經(jīng)濟發(fā)達國家早已實現(xiàn)了人事自動化,由于我國信息技術發(fā)展較為落后,因此有關信息化工資管理的工作近幾年才逐步發(fā)展起來。傳統(tǒng)的人事薪資管理系統(tǒng)是極其簡單的,其原始的數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理、安全維護、性能升級等方面已經(jīng)漸漸滿足不了現(xiàn)代交通運輸行業(yè)人事勞資管理需求。以交通系統(tǒng)為例,近年隨著交通事業(yè)的發(fā)展,交通運輸行業(yè)規(guī)模不斷擴大、員工人數(shù)不斷增加,單位員工信息管理難度越來越大,人事薪資方面的工作也趨于復雜化。傳統(tǒng)管理模式導致人事勞資管理人員晉升工資難,發(fā)放工資難,員工查詢自己的薪資金額也難,給管理者和員工本人帶來了諸多不便。如到晉升工資或發(fā)放職工工資的時候,只能單純依靠人工填寫或計算,隨著職工人數(shù)增多,人工晉升工資或財務人員結算工資的難度越來越大,不能避免會出現(xiàn)晉升工資錯誤、漏進、財務錯結、漏結的現(xiàn)象,結果不僅打擊了員工的工作積極性,而且也容易隱瞞單位真實的財務狀況。因此,企業(yè)要準確高效的解決越來越復雜的人事管理工作,就必須依靠網(wǎng)絡信息技術的幫助,建立新型管理的人事薪資管理體系。同時,將員工的基本資料和工資記錄有序管理,可以讓管理者高效組織員工工資發(fā)放,省時省力,利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

2、人事勞資系統(tǒng)工作效率偏低。自從我國經(jīng)濟完成由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)換過程之后,交通運輸行業(yè)也隨之進入市場管理時代。但是,由于內(nèi)部管理系統(tǒng)的發(fā)展滯后,我國部分經(jīng)濟較為落后地區(qū),交通人事勞資管理仍然停留在傳統(tǒng)經(jīng)濟管理模式,管理需要依靠機構的權威性來實現(xiàn)。尤其是在單位內(nèi)部實行人事勞資管理中,部分管理層一味追求個人權威的展現(xiàn),沒有深入了解職工的內(nèi)心訴求,對于職工的建議也不予理會,因而造成了單位內(nèi)部的潛在管理矛盾。隨著市場經(jīng)濟體制的發(fā)展,交通運輸行業(yè)要想緊跟社會發(fā)展步伐實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展,就必須遵循“擇優(yōu)、公正、公平、透明”的人事勞資管理原則,將管理工作落到實處,雖然交通運輸行業(yè)在內(nèi)部結構方面有所改善,但在人事勞資管理素質(zhì)方面還有待提高,這種現(xiàn)象不僅降低了交通運輸行業(yè)的人事勞資管理工作效率,還在一定程度上阻礙了該單位的長遠發(fā)展規(guī)劃。

（二）交通運輸行業(yè)人事勞資管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

人事勞資管理體系總體來說,是將數(shù)據(jù)庫技術與信息技術合為一體的綜合系統(tǒng)。我國目前擁有豐富的市場資源和人才資源,有較為豐富的經(jīng)驗與技術積累,因此具備較大的后發(fā)優(yōu)勢。當今社會已進入信息化時代,交通運輸行業(yè)如若依然單純依靠人工管理薪資的方法,不僅耗時耗力而且工作效率較低,難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。為了提高員工工作效率保證管理質(zhì)量,為交通行業(yè)人事管理層提供更快更準確的決策依據(jù),完善人事薪資管理迫在眉睫。目前,對于人力管理系統(tǒng)的開發(fā)此起彼伏,例如南京管家婆開發(fā)公司出品以及旗幟公司出品的人事薪資管理系統(tǒng)等,而目前適用最廣的是北京技廣達軟件開發(fā)公司出品的《JGD人事管理系統(tǒng)4.0》,這套軟件是在國家人事部門相關文件政策的基礎上編寫的人事管理軟件,系統(tǒng)功能強大、通用性能良好,非常適合各行業(yè)的企業(yè)事業(yè)機關、單位使用,被普遍應用于人事日常管理中,實現(xiàn)了人事薪資管理的準確性、便利性、高效性。

雖然每個單位機關都有人事薪資管理工作,但由于各個單位性質(zhì)不同,人事管理的機構、內(nèi)容就會有所差別,就算是同一家單位也會受到例如時間、政策等不定因素的影響,管理內(nèi)容和方式必然要做出相應改變。在此之前,電腦人事薪資管理系統(tǒng)多數(shù)情況是針對一個單位特定時間的狀況,如若因此所有的檔案信息、工資記錄都需要重新錄入或?qū)υ浖M行升級、更新、維護,工作量無疑又將加大。所以說,建立一個能夠適應所有狀況的通用型人事薪資管理體系是將來企事業(yè)發(fā)展的必然。

二、傳統(tǒng)人事薪資管理體系所存在的問題

將以往企事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)人事薪資管理模式與技廣達工作新出品的《JGD人事管理系統(tǒng)4.0》相比,會明顯發(fā)現(xiàn)諸多缺點:比如在企業(yè)的日常薪資管理中,傳統(tǒng)型的薪資管理系統(tǒng)僅僅保證了員工薪資檔案資料的電子化管理,將紙質(zhì)檔案電子數(shù)據(jù)化,雖然在一定程度上減少了人工操作的工作量,但是仍然存在著各種原因?qū)е略撓到y(tǒng)尚需改進。

（一）系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)信息不準確

人事薪資檔案所填信息缺乏統(tǒng)一規(guī)范,以致薪資信息無法交流、共享。系統(tǒng)只能反映當前的最新信息,對于歷史數(shù)據(jù)無法保存,因此人事薪資檔案里的信息不準確。

（二）系統(tǒng)尚有模塊未開發(fā)使用

1、就傳統(tǒng)系統(tǒng)來講,它只具有對信息的儲存、處理等功能,無法對數(shù)據(jù)進行具體的分析、開發(fā)。它在企事業(yè)單位的內(nèi)部管理下,對管理層的決策支持、改良決策效果、提高決策效率方面顯得力不從心。

2、由于技術水平方面的限制,傳統(tǒng)的系統(tǒng)多數(shù)是為一些簡易的流程性工作服務,如查詢員工基本信息、工資結構、簡易人事報表等?，F(xiàn)階段的一些日常業(yè)務,還沒有達到必須依靠系統(tǒng)的程度,因此系統(tǒng)內(nèi)還有部分模塊難以廣泛使用。

（三）系統(tǒng)信息難以共享、交流

企事業(yè)單位相較而言,事業(yè)單位的信息化程度更高。內(nèi)部的各級部門幾乎都有各自的業(yè)務管理系統(tǒng)。。雖然這些信息系統(tǒng)相互獨立,但他們都需要填寫員工基本檔案,其實只需要借鑒人事薪資管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)就可以很方便得到。但傳統(tǒng)的系統(tǒng)無法提供實時訪問,無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（四）系統(tǒng)與最新政策難以掛鉤

傳統(tǒng)的人事模式雖然內(nèi)設當時的工資政策,但目前最新的政策它不會自動更新。因此管理工作就難以符合當前最新政策,最終就會引起一些不必要的問題。因此,要將最新政策要求及時添加到系統(tǒng)中,定期更新系統(tǒng),貫徹落實國家實行的工資政策。就本單位工程質(zhì)量監(jiān)督站而言,國家在2006年實行了第四次工資制度改革,詳細劃分了職級工資和技術職務工資標準,因此本單位需要通過更新系統(tǒng),對單位內(nèi)部許多職級干部與技術工程人員的工資做出相應調(diào)整。

三、新型人事薪資管理體系的改進措施

就交通運輸行業(yè)來說,升職晉升、調(diào)動、工資變動等都需要按照國家最新的工資政策及時上報審批。完善人事薪資系統(tǒng)的規(guī)范化、合理化管理已經(jīng)越來越迫切。

（一）統(tǒng)一數(shù)據(jù)基本信息

及時匯報最新數(shù)據(jù)才能確保信息資料的準確性。人事薪資管理體系要滿足不同單位對工資管理的要求,系統(tǒng)提供簡單干凈的用戶界面與易上手的輸入格式,使工作人員方便地輸入、輸出、修改、查詢單位員工的工資狀況,運用規(guī)范的數(shù)據(jù)庫,可以精簡不必要的程序,使整個界面更加整潔有序。

（二）加強模塊靈活性

人事薪資管理系統(tǒng)擁有強大的信息庫、處理過程功能、數(shù)據(jù)檢索程序與報表統(tǒng)計功能,能處理企事業(yè)單位各種人事情況,最終生成統(tǒng)計報表,轉(zhuǎn)化為Excel格式,方便管理人員定期查看、審核,了解本單位具體人事情況。目前有企業(yè)將工資信息上傳網(wǎng)絡,方便員工自行查看,比如開設財務微信,員工只要關注了該單位的公眾賬號,通過輸入員工賬號,系統(tǒng)就會將工資數(shù)額與工資結構反饋給本人。

（三）做好系統(tǒng)更新和維護

紙質(zhì)人事檔案是人事資源管理的根基。在使用管理系統(tǒng)過程中,每一道環(huán)節(jié)都有嚴格的質(zhì)量要求,以確保結果的規(guī)范性、合理性、有效性。只有這樣,才能在各種人事變動調(diào)配中,不但能夠自動化處理事務,還能隨著時間的變化動態(tài)地處理數(shù)據(jù)、歸檔記錄,確保數(shù)據(jù)更新及時,偏差程度小。

結語

就目前來看,依靠計算機技術來管理企事業(yè)單位人事薪資的目標已經(jīng)大致實現(xiàn)。但我們不能夠忽視,人才是生產(chǎn)活動中最活躍的因素,人是管理工作的主體,管理工作是由人主導的,是無可替代的第一選擇。因此,在交通運輸行業(yè)人事勞資管理中,必須牢記人力是第一生產(chǎn)資源,相關的薪資福利發(fā)放密切關系到員工的切身利益,也是員工最為關注的地方。可以說工資管理是一項政策限定,業(yè)務繁多,工作任務重,注意事項繁復的管理工作。這就嚴格要求我們每一位從事人事薪資管理工作的工作人員認真貫徹落實上級指示政策,提升自身業(yè)務素質(zhì),嚴格遵守職業(yè)規(guī)范,從日常工作中總結經(jīng)驗,提高企事業(yè)人事薪資管理水平,促進企事業(yè)單位長遠發(fā)展。

[1]陳曉紅.人事信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].天津大學,2012.

[2]陳艷.企業(yè)人事工資管理信息系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[D].廈門大學, 2013.

[3]嚴日利.企業(yè)人事工資管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].華南理工大學,2012.

[4]李華平.企業(yè)人事工資管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].電子科技大學,2011.

李澤瑛（1972-）,女,人力資源經(jīng)濟師,本科,1996年參加工作至今一直從事人事勞資工作,2002年至今在紅河州交通運輸局負責機關及所屬事業(yè)單位人事勞資工資工作。