高職高專院校聲像檔案管理現(xiàn)狀及對策

邱曉青

(福建商業(yè)高等專科學(xué)校校辦，福建 福州 350012)

高職高專院校聲像檔案管理現(xiàn)狀及對策

邱曉青

(福建商業(yè)高等專科學(xué)校校辦，福建 福州 350012)

聲像檔案在高職高專院校各項工作中發(fā)揮著歷史憑證、宣傳教育、廣泛交流等重要作用。歸檔意識淡薄，未能及時歸檔；制度不夠健全，未能實行集中統(tǒng)一管理；保管條件較差，未能得到妥善保存等，是目前高職高專院校聲像檔案管理存在的主要問題。加強(qiáng)宣傳、提高歸檔意識；制定制度，轉(zhuǎn)變管理方式；廣開門路，拓寬收集渠道；采取措施，改善保管環(huán)境，可以使高職高專院校的聲像檔案管理逐漸規(guī)范，充分發(fā)揮信息服務(wù)作用。

聲像檔案；管理；對策

聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映法人和自然人在其活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。聲像檔案又稱音像檔案、視聽檔案。聲像檔案作為檔案的一種載體形式，是紙質(zhì)檔案的重要補充，也是高校檔案的重要組成部分。隨著高職高專院校的發(fā)展，聲像檔案的利用也越來越頻繁，其在工作中越來越發(fā)揮重要作用。目前高職高專院校聲像檔案管理還存在許多問題，需要在今后的發(fā)展中加以解決，使其逐漸規(guī)范，充分發(fā)揮信息服務(wù)作用。

一、聲像檔案的作用

聲像檔案除具有憑證作用和參考作用外，還具有其特殊的作用。

第一、歷史憑證作用。聲像檔案是記錄歷史的特殊手段。高職高專院校聲像檔案真實地記錄了學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、文化藝術(shù)以及其它各種活動的具體過程，而且把當(dāng)時的環(huán)境、氣氛、動作、語言等毫無遺漏地反映出來，能給人們以逼真的感受，可以“再現(xiàn)”歷史，比文字檔案更形象、直觀、生動，引人入勝，歷史憑證作用更為明顯。

第二、宣傳教育作用。聲像檔案內(nèi)容極其豐富，形式多種多樣，傳播快，一般不受地域限制，不受文化程度限制，甚至不識字的人也能接受某些聲像檔案內(nèi)容。將記錄有重大變革和重大活動、事件、國家法規(guī)法令內(nèi)容以及政治內(nèi)容的聲像檔案編輯成電影、電視、紀(jì)錄片、專題片等，對全體師生進(jìn)行宣傳教育。例如：學(xué)校在教育評估、各類評比、校慶、新生開學(xué)之際制作展示學(xué)校教學(xué)成果、科研、管理、學(xué)生活動等各方面的視頻文件，可以讓全校師生加深認(rèn)識，接受教育。

第三、廣泛交流作用。聲像檔案的信息容納量極大地超越傳統(tǒng)文字檔案，再加上它的客觀真實性和形象多維性，能使人們以不同的方式和角度進(jìn)行利用，并被大量復(fù)制以滿足多方面的需要，從而提高了聲像檔案的商品化程度，加強(qiáng)了其廣泛交流的特點。高職高專院校可以根據(jù)自身特點，結(jié)合實際情況，針對不同主題制作介紹本校辦學(xué)特色、師資情況、教學(xué)科研、學(xué)生活動、校園文化等方面的光盤、照片等聲像材料，進(jìn)行分發(fā)、贈送，擴(kuò)大交流范圍及影響力。

二、高職高專院校聲像檔案管理存在的問題

高職高專院校聲像檔案管理普遍存在歸檔不及時、不完整，管理混亂、管理方式落后，保管條件差等問題，直接影響了聲像檔案的完整和利用。

(一)歸檔意識淡薄，未能及時歸檔

1.攝錄人員沒有歸檔保存的意識。負(fù)責(zé)攝錄、歸檔的人員多是兼職人員，他們中許多人沒有聲像檔案的概念，誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而學(xué)校各類重大活動、重要會議形成的照片、視頻、錄音等聲像資料攝錄完就可以了，沒有及時歸檔保存的意識。這些拍攝完成的照片、視頻、音頻等原始數(shù)據(jù)，歸檔時還需要進(jìn)行篩選，配以文字說明。有些活動在拍攝完成后，拍攝人員只選一兩張作為新聞報道，也不會花時間和精力去整理這些照片和視頻，若檔案館(室)人員沒有及時催收，就會造成聲像檔案的缺失。

2.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。部署工作時，有關(guān)部門沒有把聲像檔案歸檔納入整體規(guī)劃，從前期準(zhǔn)備到結(jié)束沒有相應(yīng)的歸檔要求和控制措施以及貫穿始終的檔案收集、整理工作。特別是大型活動，往往是多個部門同時參與，從各個部門臨時抽調(diào)的工作人員相互之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免，大大影響了聲像檔案的收集、整理工作，造成聲像檔案館(室)藏匱乏。

3.聲像檔案移交傳輸?shù)膯栴}。聲像檔案的原始數(shù)據(jù)容量較大，一般要經(jīng)過篩選、剪輯，而攝錄剪輯人員只將剪輯好的文件進(jìn)行歸檔，而原始圖像數(shù)據(jù)由于容量很大，動輒上千萬兆，在移交過程中由于存儲容量和傳輸容量不足，造成歸檔不及時，甚至流失。

(二)制度不夠健全，未能實行集中統(tǒng)一管理

1.聲像檔案管理制度不健全、執(zhí)行不到位。目前大部分高職高專院校聲像檔案未能實行集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的規(guī)章制度，缺乏行之有效的保障措施，管理工作也未落到實處。聲像檔案歸檔難以形成一個統(tǒng)一的流程[2]，許多照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，使得高職高專院校檔案館(室)藏聲像檔案極為匱乏。

2.聲像檔案不完整。聲像檔案有特殊的歸檔要求，例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明[3]。但在實際工作中，常常出現(xiàn)只有照片沒有底片，或者照片底片無法對應(yīng)、文字說明不規(guī)范等問題。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，目前大部分都是數(shù)碼照片，這就存在像素、格式是否符合歸檔要求等問題。一些單位的聲像檔案歸檔不及時，在時間推移的過程中，常常無法說清事件的順序、相關(guān)人物、地點、主題等，其保存和利用價值也會大打折扣。

(三)保管條件較差，未能得到妥善保存

聲像檔案作為特殊載體，其儲存條件有特別的要求，必須有專門的超聲檔案室來進(jìn)行保存。高職高專聲像檔案保管條件差，具體表現(xiàn)在：一方面，聲像檔案保管分散。由于聲像檔案資料一般都散落在各個部門，沒有及時歸檔，無法進(jìn)行集中管理，這些散落在各個系(部)、處(室)的聲像檔案通常被隨意堆放在文件柜內(nèi)，與其它資料混存，不具備恒溫、恒濕、防磁等保存條件，時間久了，就會造成照片發(fā)黃褪色、底片粘連、磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用[4]。另一方面，目前高職高專院校中只有極少數(shù)高校配置了聲像檔案室或聲像檔案專柜，并且只是按照文書檔案的保管條件來進(jìn)行保管，不利于聲像檔案的永久保存。另外，光盤、磁帶、錄像帶等聲像檔案本身有一定的壽命，要定期進(jìn)行翻錄、拷貝，但是由于檔案管理經(jīng)費等限制往往未能及時定期檢查并拷貝、翻錄，許多高職高專院校都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音(像)沒有保存下來。隨著時間的推移，這些聲像檔案可能會出現(xiàn)磁化、斷裂、無法讀取等問題。

三、加強(qiáng)高職高專院校聲像檔案管理工作的對策

(一)加強(qiáng)宣傳，提高聲像檔案歸檔意識

高職高專院校檔案館(室)要抓住機(jī)遇、結(jié)合本校中心工作，對館、室藏檔案進(jìn)行編輯、整理、利用，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，營造良好輿論氛圍，從而提高全校教職工，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識[5]。如對大學(xué)新生進(jìn)行思想教育，可利用學(xué)生開學(xué)之際，通過視聽資料來介紹學(xué)校的發(fā)展歷史、校風(fēng)、學(xué)風(fēng)、辦學(xué)特色、校園文化等，使學(xué)生短時間內(nèi)了解學(xué)校，盡快適應(yīng)新環(huán)境，激發(fā)他們作為學(xué)校一員的自豪感，從而起到宣傳教育的作用?？梢岳眯c、學(xué)校評估、領(lǐng)導(dǎo)視察、嘉賓來訪、校際交流等時機(jī)，從聲像檔案中提取素材，進(jìn)行剪輯加工制作學(xué)校宣傳短片，達(dá)到展現(xiàn)、宣傳學(xué)校的目的。通過宣傳教育，使得廣大師生認(rèn)識到聲像檔案的特殊作用，從而樹立聲像檔案保存、利用的意識。因此加強(qiáng)聲像檔案利用效果的宣傳，對于提高聲像檔案的歸檔意識，促進(jìn)聲像檔案收集，推進(jìn)聲像檔案的建設(shè)和發(fā)展有著十分特殊的意義。

(二)制定制度，轉(zhuǎn)變聲像檔案管理方式

1.制定切實可行的聲像檔案管理制度。根據(jù)《高等學(xué)校聲像載體檔案工作規(guī)范》有關(guān)規(guī)定：“聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開放利用。”[6]實行三納入，將聲像檔案工作納入學(xué)校工作計劃；納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入學(xué)校教職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。改變當(dāng)前聲像檔案管理混亂現(xiàn)狀，保證聲像檔案收集齊全完整，結(jié)合各院校實際情況，制定切實可行的聲像檔案管理制度，并訂立相對應(yīng)的保障措施，狠抓落實，逐步理順歸檔流程，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保聲像材料從收集、整理、歸檔、移交都有嚴(yán)格的制度和措施參照執(zhí)行。規(guī)定永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期或?qū)崟r向檔案室移交；利用聲像檔案時使用拷貝件或復(fù)制件，利用時要做好防護(hù)措施，防止損壞。在此基礎(chǔ)上還可制定一些相關(guān)的配套措施，確保有關(guān)制度落到實處。如規(guī)定凡用公款在各項活動中拍攝錄制的聲像材料，應(yīng)將聲像材料連同文字說明整理好一并交給檔案部門，攝錄人員購置攝錄用品的發(fā)票，應(yīng)在聲像材料移交后，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員簽證后才可到財務(wù)室報銷[7]。維護(hù)學(xué)校檔案的完整是每位教職工的義務(wù)，對于無故拖延歸檔時間，拒不移交聲像檔案或造成聲像檔案丟失、損毀、泄密的，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任直至法律責(zé)任?？傊?，聲像檔案管理要做到有法可依、有法必依，明確責(zé)任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動，實現(xiàn)對聲像檔案的集中統(tǒng)一管理。

2.逐步轉(zhuǎn)變聲像檔案管理方式。聲像檔案管理工作要逐步從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理的方式轉(zhuǎn)變。采用計算機(jī)管理，大力開發(fā)聲像檔案信息資源，為提高本校的教學(xué)、科研和管理工作水平服務(wù)。隨著計算機(jī)、數(shù)碼設(shè)備、各類檔案管理系統(tǒng)軟件的普及，對聲像檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的要求也越來越高，系統(tǒng)化程度也越來越高。為了擴(kuò)大聲像檔案信息化服務(wù)范圍、提高聲像檔案的利用效果和利用效率以及保護(hù)聲像檔案原始數(shù)據(jù)，高職高專院校檔案館(室)應(yīng)配備計算機(jī)，實現(xiàn)聲像檔案使用電子計算機(jī)檢索，并且在保密的基礎(chǔ)上，在網(wǎng)絡(luò)上提供聲像檔案的檢索、利用服務(wù)。用戶利用檔案聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以快速查找所需聲像檔案，也可查找相應(yīng)的文字說明。聯(lián)機(jī)管理還可使用戶在遙遠(yuǎn)的地方根據(jù)自己的需要來觀看、收聽館藏的聲像檔案信息，以擴(kuò)大聲像檔案信息量的傳播和利用。在保密的基礎(chǔ)上使聲像檔案的復(fù)制品成為商品，進(jìn)入商品交換行列，擴(kuò)大信息交流范圍。

檔案管理部門也要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，定期檢查、隨訪。針對不同高校的具體情況，采取不同方法進(jìn)行指導(dǎo)。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，可以指導(dǎo)其完善聲像檔案信息開發(fā)利用服務(wù)功能；對有設(shè)備和人員，但而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)促其建立聲像檔案各項規(guī)章制度和措施，進(jìn)而逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，并進(jìn)行定期跟蹤、隨訪[3]。另外，由于聲像檔案的音頻和視頻文件有比較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)要求，檔案管理部門必須加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為聲像檔案的形成、保管奠定良好的基礎(chǔ)。

(三)廣開門路，拓寬聲像檔案收集渠道

1.常規(guī)收集與重點收集相結(jié)合。(1)制定聲像檔案管理制度與歸檔范圍，強(qiáng)化常規(guī)收集。建立健全業(yè)務(wù)部門的聲像檔案管理制度是聲像檔案收集工作的重要環(huán)節(jié)，只有切實可行的制度才能保證聲像檔案的集中統(tǒng)一管理，盡量減少聲像材料散落于各個部門及個人手中；(2)重要部門、重大活動重點收集。對本校聲像檔案產(chǎn)生的主要部門及全校范圍的重大活動、會議等要強(qiáng)化收集，對各大活動要從前期介入，進(jìn)行跟蹤，及時掌握情況。對這些部門及活動產(chǎn)生的聲像檔案進(jìn)行重點收集；(3)重點人物(攝錄人員)直接征集。學(xué)校的重大活動、重要會議、外事活動等一般都會指定專人進(jìn)行跟蹤攝錄，要和這些攝錄人員及時溝通，拍攝結(jié)束后，及時把屬于歸檔范圍的聲像檔案收集歸檔。

2.校內(nèi)收集與社會征集相結(jié)合。高職高專院校聲像檔案除了要收集校內(nèi)開展的各項活動、會議等形成的聲像檔案外，還可以根據(jù)需要向全社會進(jìn)行廣泛征集。高職高專院校檔案部門通過發(fā)布信息、郵寄函件、上門拜訪、召開征集大會等形式，對聲像檔案的征集進(jìn)行廣泛宣傳，進(jìn)而采取有償征集、補貼、代保代存、捐贈、復(fù)制、拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃问绞占袃r值的聲像檔案。總之，可以靈活運用有償征集與無償捐贈相結(jié)合、上門征集與函件征求相結(jié)合、名人征集與社會普集等方法，多渠道多形式的接收、征集各種類型的聲像材料。

3.實物歸檔與網(wǎng)絡(luò)傳輸相結(jié)合。聲像檔案實物歸檔包括兩個方面，一個是以實物照片或者錄音帶、錄像帶、光盤等載體形式進(jìn)行移交歸檔，另一個是把照片、錄音、錄像資料存儲于硬盤、U盤等存儲設(shè)備進(jìn)行移交歸檔。網(wǎng)絡(luò)傳輸是指利用互聯(lián)網(wǎng)對照片、錄音、視頻等聲像檔案進(jìn)行傳輸歸檔。網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)暮锰幨欠奖憧旖?，但也涉及到安全性的問題。

4.主動出擊和被動接收相結(jié)合。主動出擊是指為保證聲像檔案的攝錄質(zhì)量及抓住攝錄的時機(jī)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員親自到活動現(xiàn)場進(jìn)行拍攝。檔案部門的自拍、自錄，應(yīng)有計劃有步驟地進(jìn)行。比如在我校新校區(qū)建設(shè)過程中，檔案人員可在不同的工程階段到現(xiàn)場進(jìn)行拍攝，作為學(xué)校聲像檔案進(jìn)行保存。為防止學(xué)校重大事件、會議、科研等活動檔案的流失，高職高專院校檔案館(室)可直接參與學(xué)校的各類重大事件、會議、科研等活動。主辦部門可事先通知檔案館(室)，指定專人負(fù)責(zé)拍攝并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，確保全校重大活動產(chǎn)生的聲像檔案及其他門類的檔案收集齊全、完整[8]。

(四)采取措施，改善聲像檔案保管環(huán)境

聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的發(fā)展計劃和部門年度預(yù)算，從人力、物力、財力上給予支持，加大對檔案庫房建設(shè)的投入，逐步改善聲像檔案保管條件。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離變壓器、高壓電箱等能夠形成磁場的電器設(shè)備、設(shè)施，做到防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜等“八防”要求。定期檢查庫房溫濕度，配備空調(diào)、除濕機(jī)等，配備專門的聲像檔案防磁柜。聲像檔案按照不同載體類別分開保管，按類別放于照片冊、底片冊、光盤盒、磁帶盒等，并進(jìn)行異地或多載體備份。照片、底片要定期進(jìn)行檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行清洗和技術(shù)處理；珍貴的老照片要進(jìn)行掃描，重新沖洗保存。對錄像帶、錄音帶等磁性載體要定期進(jìn)行倒帶、翻錄，硬盤、光盤、U盤等數(shù)字存儲載體保存的聲像檔案也要定期進(jìn)行拷貝、轉(zhuǎn)存。檔案部門嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，母片(帶)不得外借。

[1]任紅彬.基層檔案工作隨筆[M].北京：中國檔案出版社，2007：161.

[2]張平.加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩 [J] .華章，2014，(21)：347.

[3]蘇紹芝.檔案工作實踐與理論研究[M].濟(jì)南：山東省地圖出版社，2009：37，104.

[4]潘若雷.視聽傳媒實務(wù)[M].北京：中國廣播電視出版社，2009：124.

[5]周小敏.淺談高校聲像檔案的收集[J].魅力中國，2011，(7)：349.

[6]國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范[M].成都：四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994：119.

[7]劉家真.聲像檔案管理與保護(hù)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1993：25.

[8]李穎.加強(qiáng)聲像檔案管理之我見[J].黑龍江史志，2007，(2):19.

(責(zé)任編輯：練秀明)

On Management of Audio-visual Archives in Higher Vocational College

QIU Xiao-qing

(General Administration Office, Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

Audio-visual archives play an important role such as historical documents, education, extensive exchanges in higher vocational college. There are some problems in the management of audio-visual archives, including limited file awareness, unsound system, and poor conditions of preserving records. Therefore, it’s urgent to raise awareness of archive management, set rules, broaden collection channels, and improve the storage environment to act as information service.

audio-visual archives; management; countermeasure

2015-03-10

邱曉青(1982- )，女，福建羅源人，館員。研究方向：檔案管理。

G276

A

1008-4940(2015)02-0063-05