公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息系統(tǒng)建設(shè)的財(cái)務(wù)視角

王建超 周 蕓

醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的主體所承擔(dān)的科研任務(wù)逐年增多，爭(zhēng)取的科研經(jīng)費(fèi)更在大幅度增加，以筆者所在的集“科、教、研”于一體的大型“三甲”醫(yī)院為例，近年來每年科研收入以兩位數(shù)遞增，“科研經(jīng)費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)余科目”余額長(zhǎng)期在億元以上。科研經(jīng)費(fèi)收入成為醫(yī)院重要收入來源的同時(shí)，也以其項(xiàng)目多、金額大、科研經(jīng)費(fèi)收支頻繁、驗(yàn)收逐年嚴(yán)格等特點(diǎn)成為了醫(yī)院財(cái)務(wù)工作中的重中之重。

1 科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

1．1 管理難度大 據(jù)調(diào)查，各類各級(jí)公立醫(yī)院立項(xiàng)課題不僅數(shù)量眾多，其經(jīng)費(fèi)來源也相當(dāng)廣泛。各級(jí)各類經(jīng)費(fèi)主管部門對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)管理日趨嚴(yán)格。目前，我國(guó)對(duì)財(cái)政投入較大的縱向科研項(xiàng)目，如國(guó)家科技支撐計(jì)劃、863計(jì)劃、973計(jì)劃、國(guó)家重大科技專項(xiàng)、國(guó)家自然科學(xué)基金、國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目等均制定了具體的經(jīng)費(fèi)管理辦法。各類經(jīng)費(fèi)在研究周期、開支范圍、核算方法、財(cái)務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等方面存在較大差異。面對(duì)著數(shù)以千計(jì)的差異化凸顯的各級(jí)各類課題，公立醫(yī)院對(duì)其管理難度可想而知。

1．2 管理手段落后 長(zhǎng)期以來，醫(yī)院尤其公立醫(yī)院沒有給財(cái)務(wù)部門應(yīng)有的地位，在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面投入不足，甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)發(fā)展速度低于醫(yī)院發(fā)展速度的現(xiàn)象。科研經(jīng)費(fèi)管理作為財(cái)務(wù)管理的一部分，其信息化建設(shè)也被長(zhǎng)期邊緣化。目前，會(huì)計(jì)電算化雖在各大醫(yī)院得以普及，但現(xiàn)行的財(cái)務(wù)軟件僅僅滿足了基本的收支核算要求，少有單位開展項(xiàng)目核算。對(duì)科研項(xiàng)目信息的管理，許多醫(yī)院仍然停留在半手工或者手工狀態(tài)，比較常見的是采用“收支登記本”等人工操作方式，于會(huì)計(jì)電算化軟件外另行登記科研經(jīng)費(fèi)收支，這種方式工作繁瑣、費(fèi)時(shí)耗力，受人為因素影響大、效率低下、準(zhǔn)確率不高。加之財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)封閉性和數(shù)據(jù)處理滯后的特點(diǎn)，使得財(cái)務(wù)和其他信息使用人員，難以獲得及時(shí)的、準(zhǔn)確的、動(dòng)態(tài)的信息，從而科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的全程控制也只能長(zhǎng)期處于理論階段。顯然，長(zhǎng)期發(fā)展滯后的管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化科研管理工作的要求。

1．3 管理效果不理想 對(duì)于科研項(xiàng)目的管理，目前絕大多數(shù)公立醫(yī)院均采用了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科技處、財(cái)務(wù)處三方共管的管理模式，各自在其職責(zé)范圍內(nèi)承擔(dān)著對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只關(guān)注項(xiàng)目申報(bào)，側(cè)重于做項(xiàng)目，不能按預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行，往往實(shí)際支出與項(xiàng)目申報(bào)時(shí)預(yù)算大相徑庭;科技處主要負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目立項(xiàng)與爭(zhēng)取項(xiàng)目經(jīng)費(fèi);財(cái)務(wù)處依據(jù)財(cái)務(wù)制度負(fù)責(zé)對(duì)各個(gè)立項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行日常的收支核算。“齊抓共管”的管理模式卻在“原生態(tài)”的“收支登記本”手段掣肘下出現(xiàn)了項(xiàng)目管理、預(yù)算管理與財(cái)務(wù)管理相互脫節(jié)，各職能部門對(duì)經(jīng)費(fèi)管理分割運(yùn)行，缺乏系統(tǒng)的配合、協(xié)調(diào)和溝通，形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。如遇結(jié)題和中期審計(jì)時(shí)，則由課題組再花費(fèi)大量的精力對(duì)財(cái)務(wù)部門提供的歷史收支記錄進(jìn)行加工整理。由于缺乏有力的數(shù)據(jù)支持，相關(guān)部門的日常監(jiān)管形同虛設(shè)，預(yù)算安排與執(zhí)行進(jìn)度相脫節(jié)、實(shí)際支出偏離預(yù)算批復(fù)等情況時(shí)有發(fā)生，甚至還會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)本身的記賬錯(cuò)誤。各類審計(jì)、檢查結(jié)果往往不甚理想，直接影響了課題組乃至整個(gè)醫(yī)院的科研誠(chéng)信，財(cái)務(wù)部門也因此成為詬病的對(duì)象［1］。

2 科研經(jīng)費(fèi)信息系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐

2012年實(shí)施的新《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》對(duì)科研經(jīng)費(fèi)核算做了新的規(guī)定，因應(yīng)新《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》要求，并結(jié)合多年來科研經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)驗(yàn)，以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)驗(yàn)收部門為使用主體，以工作流為主線，以操作簡(jiǎn)單、錄入快捷、查詢方便、記錄完整、科學(xué)實(shí)用為要求，我院探索開發(fā)了科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，并將其納入財(cái)務(wù)信息集成化管理當(dāng)中。具體流程如下:第一，在科研項(xiàng)目立項(xiàng)并且經(jīng)費(fèi)到賬后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)科技部門提供科研項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目的資金來源、立項(xiàng)年度、結(jié)題時(shí)間等要素在科研系統(tǒng)中建題，并結(jié)合項(xiàng)目資金來源和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人工號(hào)對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目設(shè)置專門的項(xiàng)目編號(hào)。第二，科研項(xiàng)目建題后科研系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息自動(dòng)傳遞到會(huì)計(jì)系統(tǒng)并成為科研項(xiàng)目收入、科研項(xiàng)目支出、科研項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)余科目的輔助核算項(xiàng)。會(huì)計(jì)人員根據(jù)經(jīng)費(fèi)的實(shí)際到賬情況，將每筆經(jīng)費(fèi)錄入相應(yīng)的輔助核算項(xiàng)，經(jīng)主管會(huì)計(jì)在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中進(jìn)行憑證審核確認(rèn)后，經(jīng)費(fèi)到賬信息會(huì)自動(dòng)傳遞到科研系統(tǒng)中，出現(xiàn)在相應(yīng)得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理賬戶中。第三，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用工號(hào)和密碼登陸科研系統(tǒng)后，新到賬經(jīng)費(fèi)會(huì)出現(xiàn)在登陸界面首頁，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照項(xiàng)目申請(qǐng)書根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的支出類型進(jìn)行預(yù)算分配，經(jīng)費(fèi)在預(yù)算分配后方可使用?？蒲薪?jīng)費(fèi)使用必須從系統(tǒng)中按課題填寫經(jīng)費(fèi)使用申請(qǐng)單并錄入報(bào)銷金額、事由、支出類型等信息，系統(tǒng)則自動(dòng)審核是否超出相應(yīng)的支出限額，如超出限額將不能打印出申請(qǐng)單，系統(tǒng)會(huì)為審核通過的申請(qǐng)單生成唯一的申請(qǐng)單號(hào)并顯示為“申請(qǐng)狀態(tài)”，處于此狀態(tài)的申請(qǐng)單可以更改或刪除。第四，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將打印出的申請(qǐng)單附上發(fā)票后交至科技處，由科技處進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出合理性審核，并在系統(tǒng)中將處于申請(qǐng)狀態(tài)的申請(qǐng)單改為“已審核狀態(tài)”。科技處審核通過的申請(qǐng)單經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。第五，財(cái)務(wù)部門在出納報(bào)銷后，會(huì)計(jì)人員能通過憑證錄入界面“科研報(bào)銷”按鈕，按申請(qǐng)單號(hào)交互查詢到申請(qǐng)單信息，核對(duì)無誤并進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性審查后，選擇相應(yīng)申請(qǐng)單自動(dòng)生成憑證，自動(dòng)生成的憑證可根據(jù)需要進(jìn)行相應(yīng)更改，以適應(yīng)多樣化需求。已生成會(huì)計(jì)憑證的申請(qǐng)單自動(dòng)顯示為“支付狀態(tài)”。第六，科研系統(tǒng)提供了大量的查詢功能，并為不同的使用人配備了不同的查詢權(quán)限，相應(yīng)人員可根據(jù)不同的查詢條件瞬間查詢到符合需要的各種信息，此外還設(shè)置了預(yù)算調(diào)整模塊，出現(xiàn)預(yù)算嚴(yán)重脫離實(shí)際支出需求時(shí)可調(diào)整預(yù)算。

3 科研經(jīng)費(fèi)信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的實(shí)踐成果

自科研經(jīng)費(fèi)信息化管理平臺(tái)建成實(shí)施兩年以來，信息化管理的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)。

首先，調(diào)動(dòng)了相關(guān)人員經(jīng)費(fèi)管理的積極性?？蒲薪?jīng)費(fèi)信息化建設(shè)，使得原本紛繁復(fù)雜的科研項(xiàng)目變得井井有條。通過電子申請(qǐng)、審批流程，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科技處、財(cái)務(wù)處之間在線協(xié)同辦公，通過數(shù)據(jù)交換和資源共享成功地打破了“信息孤島”狀態(tài)，使得科研經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理信息得以動(dòng)態(tài)化地清晰呈現(xiàn)，激發(fā)了各使用主體的管理熱情。

其次，提升了預(yù)算控制水平。設(shè)置預(yù)算控制數(shù)，對(duì)每筆經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行剛性預(yù)算管理，將預(yù)算控制作為經(jīng)費(fèi)使用的必經(jīng)環(huán)節(jié)，計(jì)劃與控制相結(jié)合，杜絕了支出超出預(yù)算的現(xiàn)象。系統(tǒng)可以輕易查詢到各項(xiàng)明細(xì)預(yù)算的使用余額和進(jìn)度，便于各個(gè)部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，把握課題進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)預(yù)算的整體控制。

再次，提高了經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)質(zhì)量。以項(xiàng)目編碼和申請(qǐng)單據(jù)號(hào)為跟蹤連接紐帶，輕松實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目賬和會(huì)計(jì)賬面的嚴(yán)格一致，使得科研會(huì)計(jì)“兩張皮”現(xiàn)象徹底成為了歷史，并為今后的結(jié)題審計(jì)工作提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。

最后，優(yōu)化了管理模式?？蒲泄芾硐到y(tǒng)拓寬了財(cái)務(wù)管理的廣度和深度，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)管理和科研業(yè)務(wù)的全面結(jié)合，通過支出分類和項(xiàng)目核算的細(xì)化拍擺脫了科研經(jīng)費(fèi)過去“只做簡(jiǎn)單收支核算”的粗放性管理模式，為今后的精細(xì)化管理模式順利實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。

科研經(jīng)費(fèi)信息化管理系統(tǒng)建是解決科研經(jīng)費(fèi)管理中技術(shù)層面問題的利器，對(duì)制度層面的問題也能起到撥云見日的作用。對(duì)此我們有信心做出樂觀的展望:隨著對(duì)科研經(jīng)費(fèi)信息系統(tǒng)使用日趨規(guī)范，通過歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)的積累，財(cái)務(wù)人員會(huì)有機(jī)會(huì)和能力參與到課題預(yù)算的編制中去，真正實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前、事中、事后的全程控制，使科研預(yù)算管理扎扎實(shí)實(shí)地成為醫(yī)院全面預(yù)算管理的一部分。通過不斷拓展科研經(jīng)費(fèi)信息系統(tǒng)管理的廣度和深度，結(jié)合其他方面努力，使得經(jīng)費(fèi)配套資金的使用與核算、結(jié)題不結(jié)賬問題、固定資產(chǎn)共享使用等一些涉及國(guó)家、醫(yī)院、課題來源方、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等的深層次利益格局的問題得以科學(xué)解決。

1 王?。畼?gòu)建科研經(jīng)費(fèi)信息化管理平臺(tái)的探索［J］．醫(yī)院管理，2012，(12):44 －46．