基于信息檢索技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的高校檔案管理特點(diǎn)研究

金丹，孫靖靖

（遼寧醫(yī)學(xué)院，遼寧 錦州 121002）

2008年9月，中華人民共和國(guó)教育部聯(lián)合國(guó)家檔案局共同制定頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》 （簡(jiǎn)稱教育部27號(hào)令），其中規(guī)定了“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。[1]該辦法的出臺(tái)標(biāo)志著高校檔案信息化事業(yè)序幕的開(kāi)啟，更為高校檔案工作的信息化發(fā)展指出了具體的目標(biāo)。

檔案信息檢索工作是檔案信息化建設(shè)的重中之重，新型的信息檢索技術(shù)既可以應(yīng)用于日常的檔案服務(wù)利用工作之中，又可以適用于新型社交媒體的檔案服務(wù)互動(dòng)環(huán)節(jié)，無(wú)論是檢索質(zhì)量、應(yīng)用效果還是服務(wù)理念、服務(wù)范圍和服務(wù)水平都將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍?，F(xiàn)代信息檢索技術(shù)的使用效果直接展示檔案信息化的發(fā)展程度。

高校檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)體系中的一個(gè)重要組成部分，相較于當(dāng)前地方檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，高校檔案工作既有其固有的優(yōu)勢(shì)，也有先天的缺陷和不足，這些特點(diǎn)，對(duì)高校信息化建設(shè)的開(kāi)展和信息檢索技術(shù)的應(yīng)用有著巨大的影響。

一、高校檔案工作的綜合性

高校是一個(gè)集黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等多種社會(huì)功能于一體的特殊環(huán)境，一所能夠進(jìn)行正常運(yùn)轉(zhuǎn)的高校就像一個(gè)發(fā)展中的社會(huì)，其包含的內(nèi)容不僅僅是人員、財(cái)務(wù)、物資和一切運(yùn)行秩序上的管理，還有非常重要的兩項(xiàng)內(nèi)容更是高等學(xué)校的立足之本，即教育和科技發(fā)展與交流。

高校工作涉及其全方位的建設(shè)，如：教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理、科研建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、人才的培養(yǎng)與交流、資金的分配與運(yùn)轉(zhuǎn)、資產(chǎn)的采購(gòu)與使用、黨政工作的正常運(yùn)行、校辦企業(yè)或附屬單位的管理、校際及國(guó)際的交流與合作等等。高校檔案部門(mén)應(yīng)運(yùn)于這種復(fù)雜的環(huán)境之中，依托于這樣一個(gè)多功能的載體，與其他基層檔案部門(mén)相比，必會(huì)有其特殊性。

1995年國(guó)家檔案局根據(jù)高等學(xué)校的多功能和其日益發(fā)展的需要，特別發(fā)布實(shí)施《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》 （中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 10-1994），統(tǒng)一了全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理得到加強(qiáng)。

目前國(guó)內(nèi)高校統(tǒng)一采用此種分類(lèi)方法，它把高校檔案確定為十個(gè)一級(jí)類(lèi)目：即黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事和財(cái)會(huì)，每個(gè)一級(jí)類(lèi)目下可以視本校具體情況細(xì)分二級(jí)類(lèi)目。[2]實(shí)體分類(lèi)方法無(wú)論是體系結(jié)構(gòu)還是類(lèi)目設(shè)置都體現(xiàn)了教學(xué)、科研檔案在高校檔案的中心地位和黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用。它既以國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，又從高校工作實(shí)際出發(fā)，照顧到高校檔案的綜合性和特殊性，體現(xiàn)了檔案管理的發(fā)展和創(chuàng)新。

高校檔案的包羅萬(wàn)象還有一個(gè)主要表現(xiàn)就是特殊載體檔案的收集。隨著社會(huì)的進(jìn)步，高校的活動(dòng)內(nèi)容也愈加豐富多彩，舉辦大型學(xué)生活動(dòng)、主辦外事事務(wù)交流、斬獲各項(xiàng)榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等等，不勝枚舉，每一項(xiàng)有歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)物檔案和聲像檔案，他們也為高校的發(fā)展留下了濃墨重彩的一筆。

除此之外，有些高校檔案部門(mén)還接收了組織人事檔案和學(xué)生檔案，這兩類(lèi)檔案在地方單位通常有專(zhuān)門(mén)的保存機(jī)構(gòu)，而一般的基層檔案部門(mén)是沒(méi)有相關(guān)管理權(quán)限的。

高校檔案工作的綜合性是較其他基層檔案部門(mén)最大的不同，其繁多的檔案類(lèi)別和類(lèi)型是一般檔案部門(mén)所無(wú)法比擬的，當(dāng)然這也就需要更高效更科學(xué)的信息化手段來(lái)對(duì)如此大量和多樣的檔案進(jìn)行管理，更為先進(jìn)的現(xiàn)代檢索技術(shù)應(yīng)用迫在眉睫。

二、高校檔案職能的多樣性

高等學(xué)校的多重職能自然決定了高校檔案職能的多樣性。

基層檔案部門(mén)的首要職能就是為本單位黨政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供檔案保障。高校檔案中的黨群和行政兩大類(lèi)檔案就是本校黨政工作的資料庫(kù)，它涵蓋紀(jì)律檢查、組織發(fā)展、對(duì)外宣傳、統(tǒng)一戰(zhàn)線、職工大會(huì)、共青團(tuán)、人事交流、工程審計(jì)、安全保衛(wèi)、后勤保障、圖書(shū)檔案及其他一切黨政事務(wù)的文件、總結(jié)及相關(guān)文字材料，為學(xué)校的發(fā)展沿革和規(guī)劃制度的擬定提供了文字參考。

高校檔案職能的另一個(gè)重點(diǎn)就是高校的教學(xué)與科研，檔案類(lèi)別中的教學(xué)和科學(xué)研究是專(zhuān)門(mén)為此服務(wù)的。教學(xué)檔案中包含的教學(xué)事務(wù)、學(xué)科建設(shè)、教案教材、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、學(xué)位授予與畢業(yè)等的內(nèi)容為教學(xué)工作的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展提供線索和依據(jù)；科學(xué)研究檔案則為教師學(xué)術(shù)水平的提高和學(xué)?？蒲袑?shí)力的加強(qiáng)提供參考。高校檔案在高校教學(xué)與科研這兩個(gè)重頭戲中都扮演著不可或缺的角色。

學(xué)校的主體是學(xué)生，高校檔案自然少不了對(duì)學(xué)生的服務(wù)功能。學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、成績(jī)信息、學(xué)位取得等情況都在教學(xué)類(lèi)檔案中有所體現(xiàn)，這些檔案在學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)等活動(dòng)中發(fā)揮了重大的作用。

高校的社會(huì)屬性也決定了高校檔案的社會(huì)職能。隨著社會(huì)和高校的發(fā)展，高校的社會(huì)化程度加深，高校檔案部門(mén)早已開(kāi)啟了面向社會(huì)的服務(wù)窗口，向外來(lái)閱檔者提供所需憑證或證明、向地方編史修志部門(mén)提供大事記或其他相關(guān)編研成果、向所在地居民提供校史館的參觀和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。高校檔案正在逐漸遠(yuǎn)離“神秘”，積極融入社會(huì)。

一般基層檔案機(jī)構(gòu)由于內(nèi)容的單一，導(dǎo)致其服務(wù)對(duì)象的固定，可見(jiàn)高校檔案的作用面之廣、作用力之強(qiáng)是一般檔案機(jī)構(gòu)可望而不可及的。而現(xiàn)代檢索技術(shù)將以高效準(zhǔn)確的預(yù)期檢索效果使其職能得到更好的實(shí)現(xiàn)，使高校檔案信息的憑證、科研等信息價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

三、高校信息化技術(shù)水平的先進(jìn)性

教育是立國(guó)之本，高等教育一直是國(guó)家和各級(jí)政府重點(diǎn)扶持的事業(yè)之一，高校一般都具有較強(qiáng)的獨(dú)立性和較為雄厚的資金支持。高校也是國(guó)家的科技力量云集之地，無(wú)論是科學(xué)研究還是一般的行政運(yùn)轉(zhuǎn)，都會(huì)流露出高端的氣息，是高科技的代表。因此，從主觀意念到客觀條件，高校都具有比一般單位更為先進(jìn)的信息化水平。比如辦公自動(dòng)化(OA)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)、計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)都是由高校較早開(kāi)始廣泛使用和普及的，很多高校21世紀(jì)初就已開(kāi)始電腦辦公和無(wú)紙化辦公，一些重點(diǎn)高校甚至更早就開(kāi)啟了他們的計(jì)算機(jī)時(shí)代。

在學(xué)校信息化的大環(huán)境里，高校檔案工作自然也受益匪淺。目前，對(duì)于很多基層檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，人手一臺(tái)電腦還是下一個(gè)信息化目標(biāo)，而同時(shí)期的高校檔案部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息化設(shè)備早已沒(méi)有了新鮮感，一些學(xué)校甚至可以自行研發(fā)檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，這些都為現(xiàn)代化檢索技術(shù)提供了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

高校是培養(yǎng)高等人才的搖籃，因此高校非常注重對(duì)“進(jìn)人”、“用人”工作的把關(guān)。隨著高等教育的擴(kuò)招普及，高校對(duì)工作人員的素質(zhì)要求也一年高過(guò)一年，在高校教育環(huán)境的熏陶下，高校工作人員的文化素質(zhì)和對(duì)信息化設(shè)備的操作能力通常優(yōu)于一般的基層檔案部門(mén)的工作人員，高校的檔案利用者多為教師和學(xué)生，對(duì)新的檢索模式也有著較強(qiáng)的接受和應(yīng)用能力。

人、財(cái)、物的優(yōu)勢(shì)為高校檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)，為計(jì)算機(jī)檢索和新媒體檢索平臺(tái)的順利推進(jìn)提供了有利的保障。

四、高校檔案管理體制的缺失性

一般高校均歸于所屬地方教育部門(mén)或國(guó)家教育部領(lǐng)導(dǎo)，并接受他們的行政監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，個(gè)別專(zhuān)業(yè)性比較突出的高等院校則隸屬于其對(duì)口的國(guó)家省部級(jí)單位。我們不難看出，國(guó)家對(duì)高校發(fā)展的監(jiān)管力度主要集中在黨政管理和專(zhuān)業(yè)教育方面，而具體到學(xué)校的檔案管理工作，其關(guān)注度則幾乎可以忽略不計(jì)。

高等學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)完整，獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)空間較大，因此其檔案機(jī)構(gòu)的建制往往不受外界的管制，而是與學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、發(fā)展程度、現(xiàn)有機(jī)構(gòu)編制等內(nèi)部因素緊密相連。

雖然目前已有一些地區(qū)以教育部門(mén)的名義成立了高校檔案學(xué)會(huì)，但其實(shí)質(zhì)上只是一個(gè)民間組織，學(xué)會(huì)內(nèi)部的任職多為兼職。這與地方檔案管理部門(mén)相比，專(zhuān)業(yè)性上的差距不言而喻，業(yè)務(wù)監(jiān)管效果更是微乎其微。其積極方面也是很局限地停留在宣傳檔案管理的新精神，以及兄弟院校之間的檔案業(yè)務(wù)交流與合作。這些問(wèn)題就導(dǎo)致高校檔案管理往往會(huì)缺少科學(xué)的管理理念和方法以及上級(jí)主動(dòng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，也使高校檔案事業(yè)和信息化建設(shè)陷入了發(fā)展的“瓶頸”，從而也容易制約新型檢索技術(shù)的應(yīng)用規(guī)模。

五、高校檔案專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備的短缺性

俗話說(shuō)“成事在天而謀事在人”，專(zhuān)業(yè)人才是一項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展的關(guān)鍵所在，尤其在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，專(zhuān)業(yè)人才已經(jīng)成為業(yè)務(wù)管理炙手可熱的決定性因素。高校之內(nèi)雖然是人才匯集，但檔案工作就像高校這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)器上的小齒輪，雖然重要卻往往不會(huì)被作為重點(diǎn)環(huán)節(jié)而受到特別的重視。

高校內(nèi)的檔案工作隊(duì)伍通常由各個(gè)專(zhuān)業(yè)人員混雜而成，業(yè)務(wù)知識(shí)的匱乏、專(zhuān)業(yè)意識(shí)的淡薄，致使這些非專(zhuān)業(yè)的檔案人員很難全身心投入到檔案工作當(dāng)中去，這也導(dǎo)致了檔案工作人員流動(dòng)頻繁，檔案的管理和發(fā)展不能保持連續(xù)性和平穩(wěn)性。[3]

雖然人員問(wèn)題是在大多數(shù)基層檔案部門(mén)中普遍存在的，但就影響性來(lái)說(shuō)，對(duì)高校檔案管理的消極作用尤為重大。因?yàn)楦咝n案無(wú)論是數(shù)量還是類(lèi)型都要比一般的基層檔案部門(mén)有著更為可觀的數(shù)字，專(zhuān)業(yè)管理的重要性也就顯得愈發(fā)突出。

專(zhuān)業(yè)人才的短缺不能使高校檔案的作用充分發(fā)揮，同時(shí)更拖延了其信息化建設(shè)前進(jìn)的步伐。

高校檔案資源豐富、工作特點(diǎn)突出，因此我們?cè)谌珖?guó)范圍內(nèi)推動(dòng)檔案信息化全面建設(shè)的時(shí)候不能盲人摸象、以偏概全，而是要實(shí)事求是、量體裁衣。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，先進(jìn)、高效的檢索技術(shù)是信息化建設(shè)的重要步驟。我們只有掌握高校檔案管理的特點(diǎn)，了解高校信息化水平的發(fā)展程度，把握高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問(wèn)題，才能一步一個(gè)腳印，把高校檔案信息化建設(shè)和新型檢索技術(shù)的檔案工作應(yīng)用推向更高的臺(tái)階，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最大化。◆

【參考文獻(xiàn)】

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[2]石建梅.淺談高校檔案在校園文化建設(shè)中的價(jià)值[J].檔案建設(shè)，2013，（4）：17-19.

[3]曾麗芳.高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].中國(guó)管理信息化，2013，（14）：63-64.