新中職學(xué)生系統(tǒng)新生錄入行政區(qū)劃碼查錯(cuò)小助手

全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱為新中職學(xué)生系統(tǒng)）是2014年更新后的學(xué)生信息管理系統(tǒng)，新生錄入模板（V1.2版本號(hào)）也是2014年9月24日更新的。其中“批量自動(dòng)生成”功能非常實(shí)用，可以根據(jù)學(xué)生的身份證號(hào)自動(dòng)生成：性別、出生日期、行政區(qū)劃碼等，給錄入教師帶來(lái)了很多方便。但是，凡是參加過(guò)這次新生學(xué)籍錄入工作的老師，對(duì)學(xué)籍信息上傳后出現(xiàn)的行政區(qū)劃碼錯(cuò)誤都會(huì)印象深刻。這是由于行政區(qū)劃碼是不斷調(diào)整變化的（地市縣合并或撤消導(dǎo)致行政區(qū)劃碼也改變或撤消），而身份證號(hào)是唯一不變的，所以根據(jù)身份證前六位數(shù)自動(dòng)生成的行政區(qū)劃碼就有一些是錯(cuò)誤的。當(dāng)我們把采集完信息的新生錄入模板上傳后，數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)根據(jù)字典里的行政區(qū)劃碼去檢驗(yàn)上傳信息里的區(qū)劃碼，如果有字典里不存在的區(qū)劃碼出現(xiàn)，就會(huì)被標(biāo)識(shí)為錯(cuò)誤，從而被駁回，要求更改后再重新上傳。這個(gè)錯(cuò)誤問(wèn)題非常普遍、集中，錄入教師自己很難查找出錯(cuò)誤的行政區(qū)劃碼，所以只能是上傳數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后下載再改正，因此大大延長(zhǎng)了數(shù)據(jù)上傳的時(shí)間。為了把這個(gè)問(wèn)題解決在數(shù)據(jù)上傳之前，筆者制作了區(qū)劃碼查錯(cuò)小助手，有了這個(gè)小助手，不僅自己可以輕松發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤代碼，還可以根據(jù)區(qū)劃碼自動(dòng)生成戶口所在地，輕松減少錄入工作量。

下面介紹這個(gè)小助手的兩種制作方法（兩種制作方法適合不同性質(zhì)的學(xué)校使用，同時(shí)也適合不同階段查錯(cuò)時(shí)使用）。

方法一：新建一個(gè)工作?。ㄊ褂?010版以下的電子表格），建立兩個(gè)工作表：“檢查”、“字典”。在“字典”工作表里，完成如下操作：

1.在第一、二行的“CD”列下方設(shè)置一個(gè)命令按鈕（方法：點(diǎn)擊“視圖”菜單下“工具欄”中的“控件工具箱”，打開“控件工具箱”后，點(diǎn)擊工具箱左邊第一個(gè) “設(shè)計(jì)模式”圖標(biāo)，再點(diǎn)擊左數(shù)第六個(gè)“命令按鈕”圖標(biāo)，在C列和D列下方拖曳鼠標(biāo)畫出“命令按鈕”）。右擊“命令按鈕”選擇“屬性”，在“屬性”窗口修改“Caption”右側(cè)內(nèi)容為“獲取行政區(qū)劃碼”。

2.雙擊“獲取行政區(qū)劃碼”命令按鈕，在打開的代碼窗口中，輸入以下代碼（加粗代碼不用輸入）：

Private Sub CommandButton1_Click（）

Dim m， n， i， j， rows_zdsj， rows_xssj， rows_a As Integer

Dim Msg_hk， name_str As String

Dim find_qh As Boolean

Msg_hk = "沒(méi)有找到戶籍所在地的人員有：" & Chr（13）

Msg_hk = Msg_hk & "行 ? ? ?姓名 ? ? ? ? ?身份證號(hào)碼 ? " & Chr（13）

Range（"A3：J10000"）.Delete

MsgBox "選擇含有字典的學(xué)生數(shù)據(jù)模板文件"， vbInformation， "提醒"

Dim tmpFileName As String， FileNumber As Integer

Dim myWorkbook， heWorkBook As Workbook， tmpFileList， tmpFileIndex As Long

tmpFileList = Application.GetOpenFilename（"Data File（*.xls），*.xls"， ， "選擇文件"， ， MultiSelect：=False）

If VarType（tmpFileList） = vbBoolean Then

Exit Sub

Else

Application.ScreenUpdating = False

Application.StatusBar = "數(shù)據(jù)處理中，請(qǐng)稍等..."

Application.DisplayAlerts = False

Set myWorkbook = Workbooks（1）

Set heWorkBook = Workbooks.Open（tmpFileList， 0， vbReadOnly）

rows_zdsj = heWorkBook.Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

rows_xssj = heWorkBook.Worksheets（"學(xué)生基礎(chǔ)信息"）.[A65536].End（xlUp）.Row

heWorkBook.Worksheets（"字典"）.Range（"A1：A" & rows_zdsj）.Copy myWorkbook.Worksheets（"字典"）.Range（"A3"）

heWorkBook.Worksheets（"學(xué)生基礎(chǔ)信息"）.Range（"A3：E" & rows_xssj）.Copy myWorkbook.Worksheets（"檢查"）.Range（"A3"）

heWorkBook.Close

Columns（"A：C"）.Select

Selection.NumberFormatLocal = "@"

Range（"A3"）.Select

Columns（"A：A"）.ColumnWidth = 48

Columns（"B：B"）.ColumnWidth = 40

Columns（"C：C"）.ColumnWidth = 13

Range（"B3"） = "行政區(qū)域名稱"

Range（"C3"） = "行政區(qū)劃碼"

Range（"A3：C3"）.Interior.ColorIndex = 37

j = 4

name_str1 = ""

Do While j <= [A65536].End（xlUp）.Row

name_d = InStr（Range（"A" & j）， "（"）

name_str2 = Range（"A" & j）

Range（"B" & j） = Left（name_str2， name_d - 1）

name_str1 = Right（Range（"A" & j）， 13）

Range（"C" & j） = Left（name_str1， 12）

j = j + 1

Loop

i = 37

name_str = ""

Do While i <= Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

If Right（Range（"C" & i）， 10） = "0000000000" Then

name_str = Range（"B" & i）

Else

If Right（Range（"C" & i）， 8） <> "00000000" Then

Range（"B" & i） = name_str & Range（"B" & i）

End If

End If

i = i + 1

Loop

Range（"A3"）.Select

Worksheets（"檢查"）.Activate

With Worksheets（"檢查"）

.Range（"F3"） = "戶口所在地"

.Range（"A3：F3"）.Interior.ColorIndex = 35

.Columns（"D：D"）.ColumnWidth = 12

.Columns（"E：E"）.ColumnWidth = 30

.Columns（"F：F"）.ColumnWidth = 40

rows_a = .[A65536].End（xlUp）.Row

For m = 4 To rows_a

find_qh = False

n = 2

Do While Not （find_qh） And n <= Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

If Left（.Range（"E" & m）， 6） & "000000" = Worksheets（"字典"）.Range（"C" & n） Then

find_qh = True

.Range（"F" & m） = Worksheets（"字典"）.Range（"B" & n）

Else

n = n + 1

End If

If find_qh = True Then GoTo line1

Loop

If Not （find_qh） Then

Msg_hk = Msg_hk & m & " ? ?" & .Range（"A" & m） & " ? " & .Range（"E" & m） & Chr（13）

.Range（"A" & m & "：E" & m）.Interior.ColorIndex = 33

End If

line1：

Next m

End With

MsgBox Msg_hk

End If

Application.StatusBar = False

Application.DisplayAlerts = True

End Sub

點(diǎn)擊工具箱第一個(gè)“退出設(shè)計(jì)模式”圖標(biāo)。完成“字典”的代碼錄制。

3. 點(diǎn)擊“獲取行政區(qū)劃碼”命令按鈕，即可一鍵完成行政區(qū)劃碼的檢查與戶口所在地信息的錄入（前提是學(xué)生的姓名、身份證號(hào)信息已全部錄入，并已點(diǎn)擊“批量自動(dòng)生成”按鈕生成行政區(qū)劃碼）。

執(zhí)行結(jié)果說(shuō)明：如果姓名等字段以藍(lán)色背景顯示，同時(shí)“戶口所在地”為空，說(shuō)明該生自動(dòng)生成的行政區(qū)劃碼是錯(cuò)誤的?？筛鶕?jù)該生學(xué)籍檔案信息錄入“戶口所在地”，最后把全部的戶口所在地信息重新復(fù)制到數(shù)據(jù)模板中，同時(shí)到“字典”中查詢錯(cuò)誤信息對(duì)應(yīng)的正確行政區(qū)劃碼進(jìn)行數(shù)據(jù)模板中區(qū)劃碼的修改。

此方法適合錄入身份證信息后使用（尤其適合縣級(jí)?；虺醮武浫牖拘畔r(shí)使用）。因?yàn)樗粌H可以檢查出錯(cuò)誤的行政區(qū)劃碼，還可以減少我們錄入戶口所在地時(shí)的文本信息錄入量。

方法二：新建一個(gè)工作?。ㄊ褂?010版以下的電子表格），建立兩個(gè)工作表：“檢查”、“字典”

一、“字典”工作表的建立

1. 在第一、二行C列和D列下方設(shè)置一個(gè)命令按鈕（方法同上）。設(shè)置“屬性”窗口中“Caption”右側(cè)內(nèi)容為“獲取行政區(qū)劃碼”。

2. 雙擊“獲取行政區(qū)劃碼”命令按鈕，在打開的代碼窗口中，輸入以下代碼（加粗代碼不用輸入）：

Private Sub CommandButton1_Click（）

Dim i， j， rows_zdsj， rows_xssj， rows_a As Integer

Dim str， str1， str2， name_str As String

Dim find_qh As Boolean

MsgBox "選擇含有字典的學(xué)生數(shù)據(jù)模板文件"， vbInformation， "提醒"

Dim tmpFileName As String， FileNumber As Integer， c As Range

Dim myWorkbook， heWorkBook As Workbook， tmpFileList， tmpFileIndex As Long

tmpFileList = Application.GetOpenFilename（"Data File（*.xls），*.xls"， ， "選擇文件"， ， MultiSelect：=False）

If VarType（tmpFileList） = vbBoolean Then

Exit Sub

Else

Application.ScreenUpdating = False

Application.StatusBar = "數(shù)據(jù)處理中，請(qǐng)稍等..."

Application.DisplayAlerts = False

Set myWorkbook = Workbooks（1）

Set heWorkBook = Workbooks.Open（tmpFileList， 0， vbReadOnly）

rows_zdsj = heWorkBook.Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

heWorkBook.Worksheets（"字典"）.Range（"A1：A" & rows_zdsj）.Copy myWorkbook.Worksheets（"字典"）.Range（"A3"）

heWorkBook.Close

Columns（"A：C"）.Select

Selection.NumberFormatLocal = "@"

Range（"A3"）.Select

Columns（"A：A"）.ColumnWidth = 48

Columns（"B：B"）.ColumnWidth = 40

Columns（"C：C"）.ColumnWidth = 13

Range（"B3"） = "行政區(qū)域名稱"

Range（"C3"） = "行政區(qū)劃碼"

Range（"A3：C3"）.Interior.ColorIndex = 37

j = 4

name_str1 = ""

Do While j <= [A65536].End（xlUp）.Row

name_d = InStr（Range（"A" & j）， "（"）

name_str2 = Range（"A" & j）

Range（"B" & j） = Left（name_str2， name_d - 1）

name_str1 = Right（Range（"A" & j）， 13）

Range（"C" & j） = Left（name_str1， 12）

j = j + 1

Loop

i = 37

name_str = ""

Do While i <= Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

If Right（Range（"C" & i）， 10） = "0000000000" Then

name_str = Range（"B" & i）

Else

If Right（Range（"C" & i）， 8） <> "00000000" Then

Range（"B" & i） = name_str & Range（"B" & i）

End If

End If

i = i + 1

Loop

Range（"A3"）.Select

End If

Application.StatusBar = False

Application.DisplayAlerts = True

End Sub

點(diǎn)擊工具箱第一個(gè)“退出設(shè)計(jì)模式”圖標(biāo)。完成“字典”的代碼錄制。

3. 點(diǎn)擊“獲取行政區(qū)劃碼”命令按鈕，在“字典”工作表中創(chuàng)建行政區(qū)劃碼查詢信息（此命令執(zhí)行一次即可）。

二、“檢查”工作表的建立

1. 在第一、二行的C列和D列下方創(chuàng)建一個(gè)命令按鈕（方法同上），并設(shè)置屬性中Caption內(nèi)容為“開始檢查”。

2. 雙擊“開始檢查”命令按鈕，輸入以下代碼：

Dim m， n， rows_adsj， rows_xssj， rows_a As Integer

Dim str， str1， str2， name_str As String

Dim find_qh As Boolean

Range（"A3：J10000"）.Delete

MsgBox "選擇已錄完信息的學(xué)生數(shù)據(jù)模板文件"， vbInformation， "提醒"

Dim tmpFileName As String， FileNumber As Integer， c As Range

Dim myWorkbook， heWorkBook As Workbook， tmpFileList， tmpFileIndex As Long

tmpFileList = Application.GetOpenFilename（"Data File（*.xls），*.xls"， ， "選擇文件"， ， MultiSelect：=False）

If VarType（tmpFileList） = vbBoolean Then

Exit Sub

Else

Application.ScreenUpdating = False

Application.StatusBar = "數(shù)據(jù)處理中，請(qǐng)稍等..."

Application.DisplayAlerts = False

Set myWorkbook = Workbooks（1）

Set heWorkBook = Workbooks.Open（tmpFileList， 0， vbReadOnly）

rows_xssj = heWorkBook.Worksheets（"學(xué)生基礎(chǔ)信息"）.[A65536].End（xlUp）.Row

heWorkBook.Worksheets（"學(xué)生基礎(chǔ)信息"）.Range（"A3：E" & rows_xssj）.Copy myWorkbook.Worksheets（"檢查"）.Range（"A3"）

heWorkBook.Worksheets（"學(xué)生基礎(chǔ)信息"）.Range（"R3：R" & rows_xssj）.Copy myWorkbook.Worksheets（"檢查"）.Range（"F3"）

heWorkBook.Close

Range（"A3"）.Select

Worksheets（"檢查"）.Activate

With Worksheets（"檢查"）

.Range（"F3"） = "行政區(qū)劃碼 "

.Range（"A3：F3"）.Interior.ColorIndex = 35

.Columns（"D：D"）.ColumnWidth = 12

.Columns（"E：E"）.ColumnWidth = 30

.Columns（"F：F"）.ColumnWidth = 30

rows_a = .[A65536].End（xlUp）.Row

For m = 4 To rows_a

find_qh = False

n = 2

Do While Not （find_qh） And n <= Worksheets（"字典"）.[A65536].End（xlUp）.Row

If Range（"F" & m） = Worksheets（"字典"）.Range（"C" & n） Then

find_qh = True

Else

n = n + 1

End If

If find_qh=True Then Goto line1

Loop

If Not （find_qh） Then

Range（"G" & m） = "錯(cuò)誤"

End If

Line1：

Next m

End With

End If

Application.StatusBar = False

Application.DisplayAlerts = True

End Sub

點(diǎn)擊工具箱第一個(gè)“退出設(shè)計(jì)模式”圖標(biāo)。完成“檢查”的代碼錄制。

3. 點(diǎn)擊“開始檢查”命令按鈕，選擇數(shù)據(jù)模板文件（該模板中已錄完新生身份證信息），即可檢查出錯(cuò)誤的行政區(qū)劃碼，對(duì)出現(xiàn)“錯(cuò)誤”的行政區(qū)劃碼進(jìn)行修改后即可上傳。

4. 多次點(diǎn)擊“開始檢查”命令按鈕，即可完成對(duì)多個(gè)新生模板信息的區(qū)劃碼檢查。

執(zhí)行結(jié)果說(shuō)明：錯(cuò)誤的行政區(qū)劃碼以藍(lán)色背景顯示其姓名等信息，同時(shí)“行政區(qū)劃碼”字段后方顯示“錯(cuò)誤”兩字。

此方法尤其適合省（地市州）校對(duì)所屬各縣市校上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次檢查使用，當(dāng)然它也適合錄完信息后對(duì)行政區(qū)劃碼的第二次查錯(cuò)使用。

兩種查錯(cuò)方法的區(qū)別：方法一是根據(jù)身份證號(hào)來(lái)檢查區(qū)劃碼的錯(cuò)誤，方法二是對(duì)已錄入的區(qū)劃碼來(lái)檢查錯(cuò)誤。各位老師可根據(jù)自己的需要來(lái)選擇使用哪種方法查錯(cuò)。建議實(shí)際使用時(shí)，在錄入新生的姓名和身份證號(hào)后，可用方法一來(lái)檢查區(qū)劃碼的錯(cuò)誤與戶口所在地的輸入。在錄完全部信息后，用方法二再次重查一下是否有錯(cuò)誤的區(qū)劃碼。兩次查過(guò)后，相信不會(huì)再有錯(cuò)誤的區(qū)劃碼。