論企事業(yè)單位的檔案管理

苗 新

（吉林省高速公路事業(yè)管理局，長春 130000）

企事業(yè)單位的檔案工作，是其歷史發(fā)展的記錄和依靠，體現(xiàn)著所有工作的全部過程，是唯一性、不可取代的歷史資料，因而可以認同，這是企事業(yè)單位的一種無形資產，企業(yè)文化的魂靈，是企事業(yè)單位工作及其發(fā)展的重要保障，因此要不斷努力，做好檔案管理工作。如何進行科學管理，使檔案管理工作再上一個臺階，筆者認為應強化這樣幾個方面：

1 領導干部是檔案工作發(fā)展的核心

檔案工作是我們企事業(yè)單位在社會活動中形成的文件資料，是所有活動及往來的記錄，反映了企事業(yè)單位的所有情況。這是企事業(yè)單位發(fā)展與做強做大不可缺失的依賴，因此要熟悉企事業(yè)單位的情況、規(guī)劃決策、發(fā)展業(yè)務，必須利用檔案工作，在這些檔案中發(fā)展和壯大自己，回答現(xiàn)實的問題。這是我們各項管理工作的基礎，所以領導干部一定要支持檔案工作，站在歷史發(fā)展的高度，對自己的單位負責，對所有職工負責，加強檔案工作的科學領導，把檔案工作全方面地做到位，各項工作落實到位，對檔案工作者關心到位。領導干部應該有一個時間表，及時聽取檔案工作者的有關匯報，以利于解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，為檔案工作的開展，提供良好的環(huán)境。同時，領導干部關心到位，能夠對檔案工作的經(jīng)費給以支持，為檔案工作者提供應有的物質保障。對檔案工作者生活上關心，工作上照顧，思想上幫助，努力開展檔案工作隊伍的素質建設，增強檔案工作者的工作活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使大家感到有溫暖、有陽光、有希望，增強做好檔案工作的積極性，發(fā)揮能動性和創(chuàng)造性。

因此我們說，領導干部是檔案工作發(fā)展的核心。只有領導的關心和愛護，把檔案工作看成是一種重要的工作，大家在做好造冊文件資料的清點過程中，才能確保檔案工作的完整、準確、系統(tǒng)化。要做好檔案工作，務必使檔案工作人員心情舒暢地熟悉和掌握自己的工作，掌握科學方法，處理好檔案工作中的各個環(huán)節(jié)，使領導干部對檔案工作進行全面的監(jiān)督與檢查，不間斷地促動檔案工作者的自我意識，實現(xiàn)有效管理，采取有力措施，把檔案工作的造冊率、完整率、準確率達到理想的標準。

2 檔案工作的集中管理

企事業(yè)單位的全部檔案，一定要統(tǒng)一管理，這是檔案工作的原則問題，也是我們對檔案工作的基本要求，是做好檔案工作的前提和基礎。集中統(tǒng)一管理檔案，要把各部門形成的各種門類、各種載體的文件檔案，集中到本單位工作室，進行專門的、統(tǒng)一性管理和服務，而各工作室的檔案工作人員，都要納入本單位檔案工作的管理范圍。所有檔案工作的人員，要在檔案工作室的統(tǒng)一管理下，開展借檔、查檔的服務工作，保障檔案的充分利用。

建立健全企事業(yè)的檔案工作管理體制，首要是建立檔案工作的管理機構，成立以領導干部為核心的檔案工作領導小組，明確檔案工作的各自負責的范疇，健全管理網(wǎng)絡，制訂嚴謹?shù)臋n案工作管理守則、分目方案、保管期限以及各種表格等管理制度。按“企事業(yè)檔案工作規(guī)范”中的明文規(guī)定，建立健全各種規(guī)章制度。如果一個企事業(yè)單位不落實管理制度，就不可能保證檔案工作的健康發(fā)展，甚至使檔案工作處于混亂狀態(tài)，與企事業(yè)的發(fā)展和改革起到相抵觸的作用，也無法把企事業(yè)生產經(jīng)營的管理活動，所形成的有價值的要素和經(jīng)驗保存下來，更無法保證所有造冊收藏的文件資料齊全、完整、準確。

企事業(yè)的檔案工作能夠促進自我資源認知、翻檢、整合、開發(fā)和創(chuàng)新，是所有活動的重要基礎。通過檔案工作的建設，能夠實現(xiàn)對企事業(yè)各種資源的集中管理，大大地提高生產力，成為一種潛在的經(jīng)濟價值和社會效益。檔案工作的基礎是檔案工作的標準化，沒有經(jīng)過登記管理的檔案，就不可能發(fā)揮檔案工作作用。因此，企事業(yè)檔案工作部門，要努力做好檔案工作，研究檔案工作，提高檔案工作管理的科學化水平，為檔案工作的創(chuàng)新創(chuàng)造條件。

3 檔案工作的科學管理及其措施

加強檔案工作保護，前提是加強對檔案工作室設施的配備，務必使工作室做到防火、防盜、防高溫、防潮濕。對所有檔案文件安全防護，不能讓檔案文件有霉變、褪色、污損、蟲蛀的現(xiàn)象。對檔案工作要采取必要的措施，加強對所有文件和信息的確切保護。檔案工作是帶動和推進各項工作發(fā)展的基本保障，工作中涉及到對歷年檔案的利用和分析，著力了解檔案工作利用所產生的社會效益和經(jīng)濟效益。通過利用和分析，了解到檔案工作的自身價值和潛在的財富資源，從而進一步拓寬檔案工作的渠道，充分發(fā)揮出檔案工作的價值和作用。同時，要努力開展檔案工作的服務項目，只有做到了這一點，才能取得領導的信任，才能產生社會價值。這完全有賴于檔案工作人員的自身努力，因此要開展宣傳活動，送檔案上門，讓社會知道檔案工作的新動態(tài)、新動向，做好跟蹤服務。要緊緊抓住檔案工作的熱點，開展檔案工作有關價值文獻的編撰工作，并根據(jù)造冊文件資料，組織編寫大事記，進行產品簡介編撰成果，為社會提供更多的檔案服務工作。

4 強化提高檔案工作人員素質

新時期市場經(jīng)濟的發(fā)展，為檔案工作人員提出了新的、更高的要求，要實現(xiàn)檔案事業(yè)的進步，與一日千里的社會生活保持同步，必須要有大批具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案工作者。因此，檔案工作者要努力學習檔案工作、管理科學、計算機知識等。要熟悉自身單位的基本情況，具備較強的協(xié)調能力，成為現(xiàn)代的復合型人才。要結合檔案工作的中心問題，尋找有規(guī)律、有價值的東西和經(jīng)驗，及時總結，上升為一種歷史價值，從而為本單位進行科學決策提供參考，為領導干部和管理人員當好參謀，建言獻策。

在強化提高檔案工作人員素質的過程中，最主要的是學習，是專業(yè)檔案人才的技術進修。我們在資料上了解到，在英國專業(yè)的檔案工作保護技術人員都有較高的學識，鑒于檔案工作的技術以及所涉及的學習領域的寬泛，英國的檔案工作者經(jīng)常開展對檔案工作技術人員的進修教育。這方面的主要途徑是：①到設有檔案工作技術課程的大學進修學習；②由專業(yè)保護部門的機構提供技術咨詢、解決方案；③有專業(yè)檔案工作的技術公司，提供與其產品服務相關的技術進修。這是現(xiàn)代檔案管理的需要，不是簡單的進步和學習的事情，而是涉及到科學管理的過程，從而達到科學化、人性化的管理，充分調動人的積極性和主動性，實現(xiàn)人才管理的預期目標。

企事業(yè)單位的檔案工作者，要認真掌握和翻檢檔案工作的目標、措施，準確撰寫檔案工作的總結文件，查找不足，總結經(jīng)驗，明確下步計劃，提出工作建議。要通過總結檔案工作，提高自我的素質，提高寫作的水平，同時獲得領導干部對檔案工作的支持，也為今后的工作儲備了素材。另外，要強化交流活動，通過工作人員之間，各系統(tǒng)、各單位之間進行工作交流，相互總結經(jīng)驗，共同提高檔案管理水平。通過交流，學習典型、學習經(jīng)驗，不斷創(chuàng)造出檔案工作的新成就，促進檔案工作的發(fā)展進步。