信息化背景下的醫(yī)院外事檔案管理人員的培養(yǎng)

尹良鑫

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院,福州 350001）

時(shí)代的發(fā)展給醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)帶來(lái)巨大的變化，醫(yī)院在發(fā)展臨床的同時(shí)開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)外交流。醫(yī)院的外事工作是一項(xiàng)極具政治性和政策性的工作，對(duì)加強(qiáng)同世界各國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生交流、增進(jìn)各國(guó)人民之間的友誼和世界和平有著十分重要的作用。隨著對(duì)外交流形式、服務(wù)對(duì)象日益多樣化，交流合作的領(lǐng)域也在不斷拓展，外事活動(dòng)已經(jīng)成為醫(yī)院豐富醫(yī)療資源，醫(yī)護(hù)人員豐富知識(shí)、拓展工作領(lǐng)域及提升自我的重要平臺(tái)。在信息化高速發(fā)展的今天，如何客觀、真實(shí)地記錄愈加活躍的醫(yī)院外事活動(dòng)，是醫(yī)院外事檔案所必須面對(duì)的重要問(wèn)題。我們需掌握醫(yī)院外事工作的特點(diǎn)，吸取傳統(tǒng)工作方式的優(yōu)點(diǎn)，結(jié)合信息時(shí)代，發(fā)展出一種能充分發(fā)揮外事檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性及時(shí)效性的現(xiàn)代化醫(yī)院外事檔案管理體制和模式。

根據(jù)醫(yī)院外事檔案數(shù)量的日益增多及內(nèi)容的多樣性、專(zhuān)業(yè)性，檔案載體的多元性，來(lái)源的日益復(fù)雜性等特點(diǎn)，信息化的建設(shè)顯得尤為重要，需通過(guò)構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、完整錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息、建立好信息搜索平臺(tái)及建立健全信息化管理制度等舉措，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院外事檔案便捷、快速、時(shí)效、準(zhǔn)確、多方位的信息化管理。本文將從信息化的角度為醫(yī)院外事檔案管理人員的培養(yǎng)提出建議。

1 醫(yī)院外事檔案管理人員的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)化

檔案管理人員應(yīng)具備較高的專(zhuān)業(yè)水平、信息管理能力及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，深入了解檔案的形成過(guò)程，科學(xué)地鑒定檔案的保存價(jià)值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫(yī)院外事檔案人員并非檔案專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)文件目錄、歸檔號(hào)、保管期限、案卷目錄等檔案專(zhuān)業(yè)工作無(wú)法進(jìn)行正規(guī)操作，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)完整性及系統(tǒng)性。

1.2 醫(yī)院外事檔案人員的“非外事化”

外事活動(dòng)是醫(yī)院展示外在形象的重要平臺(tái)，是提高醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)和科研能力，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)的重要推動(dòng)力量，更是拓展視野、開(kāi)闊思路、促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展的重要手段。作為專(zhuān)業(yè)性的學(xué)術(shù)和科研機(jī)構(gòu)，不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平是醫(yī)院建設(shè)的重點(diǎn)。

1.3 醫(yī)院外事檔案管理人員的“非熱情化”

思想指導(dǎo)行動(dòng)，認(rèn)識(shí)不足必將導(dǎo)致行動(dòng)的滯后性。醫(yī)院外事檔案管理普遍存在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的不重視性，導(dǎo)致醫(yī)院外事檔案管理人員工作意識(shí)的淡薄，服務(wù)意識(shí)的不足。

2 信息化背景下醫(yī)院外事檔案管理人員的培養(yǎng)

為了在信息化背景下進(jìn)一步做好醫(yī)院外事檔案管理工作，針對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)化、非外事化及非熱情化，需從意識(shí)上提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性，從專(zhuān)業(yè)水平上加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及從外事方面對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員進(jìn)行方向性教育。

2.1 提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性

在醫(yī)學(xué)知識(shí)不斷更新、新技術(shù)新療法不斷涌現(xiàn)的背景下，迫切需要加強(qiáng)與國(guó)際間的學(xué)術(shù)與科技交流，以提升醫(yī)院的科研學(xué)術(shù)水平，推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提高醫(yī)院的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院外事檔案是真實(shí)記錄醫(yī)院在與外國(guó)政府、組織以及個(gè)人進(jìn)行友好往來(lái)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字和錄像等，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實(shí)地記錄了醫(yī)院在對(duì)外交流上的所有發(fā)展過(guò)程，也給醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。醫(yī)院外事檔案管理人員也應(yīng)提高自身對(duì)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，端正積極工作的態(tài)度，更好地進(jìn)行醫(yī)院外事檔案管理工作。

2.2 強(qiáng)化醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性

醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)性使醫(yī)院外事檔案管理工作無(wú)法在信息時(shí)代得到完整性、系統(tǒng)性的進(jìn)行，這就要求醫(yī)院對(duì)外事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的強(qiáng)化。

首先，需挑選檔案專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作。醫(yī)院外事檔案管理人員大多由醫(yī)院外事部門(mén)的專(zhuān)辦員或其他部門(mén)的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統(tǒng)檔案工作優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，可利用已有的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完整無(wú)缺地錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息，做好醫(yī)院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫(yī)院外事檔案管理工作的完整性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院外事檔案工作的系統(tǒng)性、持續(xù)性。

其次，加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性繼續(xù)教育。充分學(xué)習(xí)最新的檔案工作技術(shù)，進(jìn)一步充實(shí)自我的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便更好地為醫(yī)院外事檔案進(jìn)行管理工作。

2.3 加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的外事教育

（1）醫(yī)院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐馐陆逃?。醫(yī)院外事活動(dòng)的多樣性以及辦理程序的復(fù)雜性都給醫(yī)院外事檔案管理工作帶來(lái)一定的影響。

（2）醫(yī)院外事活動(dòng)的特殊性帶來(lái)大量的外語(yǔ)材料，這就要求醫(yī)院外事檔案管理人員需具備一定的外語(yǔ)水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動(dòng)中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)材料錯(cuò)誤、丟失等問(wèn)題，影響醫(yī)院外事檔案工作的完整性。

（3）醫(yī)院外事檔案管理人員需時(shí)時(shí)加強(qiáng)保密教育。

3結(jié) 語(yǔ)

在信息化的背景下，通過(guò)提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視程度，挑選專(zhuān)業(yè)型檔案管理人員，加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性繼續(xù)教育，并加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的外事教育，從根本上解決其非專(zhuān)業(yè)化、非外事化、非熱情化等問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院外事檔案管理工作的發(fā)展，為醫(yī)院外事活動(dòng)提供更加完善、系統(tǒng)的檔案管理，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。