高校工會(huì)檔案管理理念嬗變與創(chuàng)新對(duì)策

張小明

（齊魯師范學(xué)院 工會(huì)，山東 濟(jì)南 250200）

高等學(xué)校作為人才培養(yǎng)的搖籃，是傳承文化、科技創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)的基地。高校工會(huì)作為高校重要的政治組織和群體團(tuán)體，在服務(wù)學(xué)校改革和發(fā)展中具有重要的、其他組織不可代替的重要作用。高校工會(huì)工作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，工會(huì)檔案管理工作是其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容。做好高等學(xué)校工會(huì)工作，就不能忽視工會(huì)檔案管理水平的提高，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

一、高校工會(huì)檔案管理理念嬗變的基本特質(zhì)

所謂高校工會(huì)檔案，是指高校工會(huì)組織記述履行職能情況和反映工作活動(dòng)，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)、其他介質(zhì)形式存在的歷史資源和重要信息載體。其發(fā)展有著自己的一個(gè)嬗變過(guò)程。

（一）思維理念的嬗變——以人為本

上世紀(jì)八十年代中后期，為了適應(yīng)高等學(xué)校改革需要以及工會(huì)工作發(fā)展需要，我國(guó)許多高校工會(huì)相繼確立了專職或兼職檔案工作人員，在工會(huì)內(nèi)部建立了自己的檔案。但這個(gè)期間，建立工會(huì)檔案的思路只是簡(jiǎn)單地為工作留下資料、文檔，檔案查詢表現(xiàn)為單向性或唯上性，突出表現(xiàn)為“對(duì)上不對(duì)下、對(duì)內(nèi)不對(duì)外”的傳統(tǒng)狹隘檔案服務(wù)理念。而現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)工會(huì)檔案管理產(chǎn)生了全面而深刻影響，新時(shí)期，高校工會(huì)檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，努力打破自我封閉、自我循環(huán)、唯上唯內(nèi)的傳統(tǒng)思維，樹(shù)立以人為本的檔案管理理念，一切為了教職工，一切依靠教職工，使教職工能夠了解學(xué)校工會(huì)的工作內(nèi)容，掌握相關(guān)的基本信息，維護(hù)自己的合法權(quán)利，從而促進(jìn)學(xué)校管理的人性化。

（二）技術(shù)理念的嬗變——智能存儲(chǔ)

從技術(shù)角度講，傳統(tǒng)管理手段的檔案管理主要基于手工整理、編目，其主要做法就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、剪剪貼貼、裝裝訂訂，是一種傳統(tǒng)的紙質(zhì)小作坊式工作模式。而當(dāng)前卻是一種計(jì)算機(jī)管理時(shí)代。在這一時(shí)代，電子信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)管理的人工操作模式，建檔方式注重手段的信息化、智能化，基本的技術(shù)手段逐漸向智能式的存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變，并且形成的檔案越來(lái)越表現(xiàn)為虛擬的數(shù)字化形式，以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備儲(chǔ)存為主。

（三）管理理念的嬗變——服務(wù)先行

高校工會(huì)檔案既是對(duì)高校工會(huì)工作進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)，隨時(shí)能夠查閱的重要?dú)v史資源，同時(shí)又是全方位維護(hù)教職工合法權(quán)益的信息服務(wù)平臺(tái)。一方面，傳統(tǒng)工會(huì)檔案管理一直停留于紙質(zhì)檔案的分類、歸檔和保管，檔案基本處于被動(dòng)利用狀態(tài)，另一方面，檔案的保護(hù)管理主要是在防霉、防蛀、防遺失等方面下工夫。而新時(shí)期，工會(huì)檔案管理必須立足于高校工會(huì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，逐漸摒棄長(zhǎng)期以來(lái)形成的以紙制文件為基礎(chǔ)建立傳統(tǒng)檔案的管理思維和管理原則，充分利用工會(huì)自身檔案和學(xué)校、社會(huì)檔案資源，注重為教職工服務(wù)，主要包括保管服務(wù)、信息服務(wù)、指導(dǎo)服務(wù)等，做到建設(shè)大檔案，實(shí)現(xiàn)大服務(wù)。

（四）安全理念的嬗變——風(fēng)險(xiǎn)可控

高校工會(huì)檔案由于其管理者主要以兼職為主，在做好常規(guī)檔案管理的基礎(chǔ)上，大多數(shù)人并不注重有可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。而工會(huì)檔案作為直接記述和反映工會(huì)工作，體現(xiàn)工會(huì)組織發(fā)展歷史軌跡的信息資源，其風(fēng)險(xiǎn)控制到了應(yīng)引起高度重視的時(shí)期。在做好檔案信息應(yīng)收盡收基礎(chǔ)上，必須強(qiáng)化安全意識(shí)，加強(qiáng)權(quán)限管理，做到風(fēng)險(xiǎn)可控，主要包括建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度和授權(quán)操作制度，在發(fā)生災(zāi)難性事故時(shí)利用已備份數(shù)據(jù)及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)；加強(qiáng)管理人員防范意識(shí)，定期進(jìn)行安全宣傳和安全檢查。

二、高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新的必要性

創(chuàng)新是人類活動(dòng)的一種普遍現(xiàn)象，高校工會(huì)檔案管理亦然。面對(duì)高校工會(huì)檔案管理理念的嬗變，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，工會(huì)檔案工作者必須認(rèn)真探究高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新的必要性，以實(shí)現(xiàn)由于理念嬗變給檔案工作者提出的新要求。

（一）高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新是高等教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)

當(dāng)前，中國(guó)的高等教育發(fā)展迅速，正由教育大國(guó)向教育強(qiáng)國(guó)轉(zhuǎn)變，大學(xué)數(shù)量和接受高等教育的人數(shù)達(dá)到前所未有的高度，并且，高等教育的發(fā)展由注重?cái)?shù)量增長(zhǎng)轉(zhuǎn)向提高質(zhì)量、注重內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展，與世界高等教育強(qiáng)國(guó)的差距進(jìn)一步縮小。我們知道，高校工會(huì)組織是學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的群眾組織，是學(xué)校黨委聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，本身具有廣泛的群眾性和社會(huì)性，在學(xué)校管理與建設(shè)中的作用越來(lái)越突出。面對(duì)高等教育和高校工會(huì)工作的巨大變化，高校工會(huì)檔案工作必須進(jìn)一步強(qiáng)化為學(xué)校中心工作服務(wù)的意識(shí)，把信息資源開(kāi)發(fā)和利用作為高校工會(huì)的重要工作來(lái)抓，使工會(huì)檔案在高等教育發(fā)展中起到積極的作用。但不可否認(rèn)，高校工會(huì)檔案管理工作還問(wèn)題多多。例如，對(duì)高校內(nèi)部檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，投入不夠；在檔案的歸檔上，表現(xiàn)為文件材料散亂、管理手段落后、電子化程度不高，等等。適應(yīng)新形勢(shì)，高校工會(huì)必須更好地發(fā)揮檔案作用，更新理念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

（二）高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新是信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的迫切需要

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，信息資源紛紛以各種類型數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)出爆炸性的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，數(shù)據(jù)已變成經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和教育發(fā)展的重要基礎(chǔ)。信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇，工會(huì)檔案信息資源從封閉走向開(kāi)放，成為工會(huì)工作各個(gè)環(huán)節(jié)共享的公共財(cái)富。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新。這里的創(chuàng)新，既包括思想創(chuàng)新，也包括管理創(chuàng)新；既包括能力創(chuàng)新，也包括服務(wù)創(chuàng)新。高校工會(huì)檔案工作必須順應(yīng)這一趨勢(shì)，做到工作發(fā)展與創(chuàng)新保持同步，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享，提升綜合服務(wù)能力，真正體現(xiàn)和提升高校工會(huì)檔案資源的利用價(jià)值。

（三）高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新是“以人為本”思想的內(nèi)在要求

現(xiàn)代管理理論認(rèn)為：人是一切管理活動(dòng)中最重要、最活躍的因素，管理實(shí)踐發(fā)展的重要趨勢(shì)之一就是強(qiáng)調(diào)激發(fā)人的積極性，挖掘人的潛在能量。以人為本，把人的因素放在首位，實(shí)際上抓住了現(xiàn)代管理的要害。工會(huì)檔案在工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀建設(shè)中，具有傳承功能、凝聚功能和激勵(lì)功能。新時(shí)期，高校工會(huì)檔案管理的宗旨是以人為本，能為教職工提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，滿足教職工信息需求，實(shí)現(xiàn)其傳承、凝聚和激勵(lì)功能。這里，以人為本中的“人”，包括兩個(gè)方面，就主體的檔案工作者來(lái)說(shuō)，高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新，既要注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，又要建立激勵(lì)機(jī)制，為工作者創(chuàng)造一切學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，激發(fā)內(nèi)在潛力；就客體的檔案用戶來(lái)說(shuō)，要從教職工的需求、動(dòng)機(jī)出發(fā)，最大限度地滿足教職工和工會(huì)工作的需求。唯有如此，高校檔案工作才能真正成為一個(gè)為學(xué)校進(jìn)而為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的信息中心。

三、高校工會(huì)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

實(shí)踐證明，高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新是工會(huì)工作發(fā)展的需要，也是提高整個(gè)高等教育事業(yè)檔案管理水平的最有效途徑。那么高校工會(huì)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策主要表現(xiàn)在哪幾個(gè)方面呢？

（一）強(qiáng)化工會(huì)檔案工作思維創(chuàng)新，為高校中心工作的開(kāi)展提供保障

高校工會(huì)檔案工作者一要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代要求，找準(zhǔn)工會(huì)檔案工作的發(fā)展方向，解放思想，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，倡導(dǎo)創(chuàng)新精神，營(yíng)造創(chuàng)新氛圍，使工會(huì)檔案管理工作逐漸向知識(shí)化、信息化、高效化轉(zhuǎn)變。二要改變工會(huì)檔案資源結(jié)構(gòu)單一、服務(wù)被動(dòng)的局面，強(qiáng)化服務(wù)功能，把檔案工作注重實(shí)體利用轉(zhuǎn)化成注重檔案內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用。三要以以人為本理念開(kāi)展檔案服務(wù)工作創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新，與學(xué)校、社會(huì)形成合力，以擴(kuò)大社會(huì)影響力和服務(wù)能力。通過(guò)工會(huì)檔案工作的思維創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量和水平，更好地為學(xué)校中心工作和廣大教職工服務(wù)。

（二）強(qiáng)化工會(huì)檔案工作制度創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高校工會(huì)檔案工作規(guī)范化

檔案工作制度化，是實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理的保證。目前，高校工會(huì)檔案管理制度不健全，工作不規(guī)范，許多高校尚未形成健全的檔案管理制度。對(duì)此，高校工會(huì)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，高校工會(huì)檔案管理創(chuàng)新是一項(xiàng)長(zhǎng)久的可持續(xù)發(fā)展工程，需要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，以克服和防止工作的隨意性和盲目性。其次，在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作基礎(chǔ)上，對(duì)收集內(nèi)容、收集程序、收集方式等作出明確規(guī)定，以引導(dǎo)檔案工作者執(zhí)行既定的目標(biāo)和任務(wù)，防止不作為和亂作為。再次，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

（三）強(qiáng)化工會(huì)檔案工作管理創(chuàng)新，促進(jìn)高校工會(huì)檔案工作健康發(fā)展

信息資源從封閉走向開(kāi)放，是工會(huì)檔案工作的重要發(fā)展方向，必須強(qiáng)化管理創(chuàng)新。在管理模式上，變分散式管理為集中式管理，占據(jù)工會(huì)工作數(shù)據(jù)鏈中心，變剪貼、裝訂的傳統(tǒng)“小作坊”式管理為現(xiàn)代信息化模式，以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化技術(shù)挑戰(zhàn)。在管理內(nèi)容上，過(guò)去工會(huì)檔案工作者存在重保管輕利用的情況，導(dǎo)致工會(huì)檔案長(zhǎng)期處于封閉和半封閉狀態(tài)。創(chuàng)新檔案管理工作，就要滿足教職工對(duì)檔案信息的需求，將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上。這也是檔案資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)的根本所在。在管理主體上，變檔案人員兼職過(guò)多、素質(zhì)不高、難以勝任檔案工作的現(xiàn)狀，強(qiáng)化人才意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，不斷增強(qiáng)內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的生機(jī)與活力，從而為新時(shí)期工會(huì)檔案信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化工會(huì)檔案工作技術(shù)創(chuàng)新，加強(qiáng)高校工會(huì)檔案信息化建設(shè)

工會(huì)檔案管理是一門(mén)具有很強(qiáng)專業(yè)性的工作。強(qiáng)化工會(huì)檔案工作技術(shù)創(chuàng)新，主要是加強(qiáng)工會(huì)檔案的信息化管理，在充分發(fā)揮現(xiàn)有信息化設(shè)施基礎(chǔ)上，建立起電子文件管理與信息化融合發(fā)展機(jī)制，為工會(huì)檔案工作開(kāi)展提供信息化保障。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，創(chuàng)新工會(huì)檔案信息管理平臺(tái)。做到下聯(lián)基層、上接學(xué)校、外掛社會(huì)，將工會(huì)檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程來(lái)抓，尤其與相關(guān)部門(mén)和基層工會(huì)形成局域網(wǎng)絡(luò)，建立便捷的檔案管理途徑。第二，加大對(duì)工會(huì)檔案硬軟件設(shè)施的投入，及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等等；同時(shí)，注重軟件運(yùn)用，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買共享共用的電子檔案管理系統(tǒng)。第三，強(qiáng)化校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與運(yùn)行管理。加快檔案信息化設(shè)施建設(shè)，特別應(yīng)注重加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理，建設(shè)數(shù)字化檔案室，并建設(shè)跨部門(mén)的檔案信息資源共享平臺(tái)。第四，把工會(huì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，健全服務(wù)機(jī)制，從提供單一紙質(zhì)檔案服務(wù)走向提供紙質(zhì)、電子、音像等多元服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，讓工會(huì)檔案能夠更準(zhǔn)確、快捷地為工會(huì)組織提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第五，強(qiáng)化憂患思維，提升安全意識(shí)。建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制、認(rèn)證和授權(quán)操作制度，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，切實(shí)保證檔案實(shí)體和檔案信息資源的安全，從而使工會(huì)檔案達(dá)到高效運(yùn)行、安全可靠的效果。

[1]王榮.論新時(shí)期工會(huì)檔案編研工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013，（11）.

[2]朱麗亞.高校工會(huì)檔案管理信息化的思考[J].東方企業(yè)文化，2014，（5）.

[3]米軍.高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化[J].中國(guó)管理信息化，2015，（1）.

[4]徐倩.高校工會(huì)工作創(chuàng)新發(fā)展問(wèn)題與新思考[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，（10）.