材料、易耗品與低值耐用品信息化管理與實(shí)踐

劉 琦，張繼霞，蘭 山，彭紹春，史天貴

（北京理工大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081）

材料、易耗品與低值耐用品信息化管理與實(shí)踐

劉 琦，張繼霞，蘭 山，彭紹春，史天貴

（北京理工大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081）

材料、易耗品與低值耐用品具有數(shù)量廣、種類雜、批次多、價(jià)值低等特點(diǎn)，管理相對(duì)復(fù)雜。通過(guò)建設(shè)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)材料、易耗品與低值耐用品的統(tǒng)一登記和管理，建立電子賬目，提高了管理效率和管理水平。

材料；易耗品；低值耐用品；信息化；管理實(shí)踐

材料、易耗品與低值耐用品是實(shí)驗(yàn)室用于教學(xué)科研、培育人才的重要物資和物質(zhì)基礎(chǔ)，但由于其數(shù)量眾多、種類繁雜、易于損壞、價(jià)值涵蓋寬等特點(diǎn)［1－2］，相對(duì)于貴重的儀器設(shè)備，實(shí)驗(yàn)室對(duì)這類物資的管理較為薄弱。為規(guī)范采購(gòu)行為，提高對(duì)材料、易耗品與低值耐用品的管理水平，我校以規(guī)范化管理為導(dǎo)向，借助信息技術(shù)手段，建立信息系統(tǒng)解決其管理問(wèn)題。

1 材料、易耗品與低值耐用品管理情況及問(wèn)題

材料指一次性使用后即消耗或不能復(fù)原的物資［3］；易耗品指使用年限一般不超過(guò)1年或不能獨(dú)立使用的元件、器件和配件；低值耐用品指使用年限通常超過(guò)1年且單價(jià)不超過(guò)固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的器具［4］。在對(duì)材料、易耗品與低值耐用品實(shí)行信息化管理前，教職工根據(jù)需求制定采購(gòu)計(jì)劃并自行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊?，填寫紙質(zhì)驗(yàn)收單到實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處審核入庫(kù)。在此過(guò)程中，存在以下問(wèn)題：

（1）購(gòu)買與處置隨意性強(qiáng)，處于無(wú)序管理狀態(tài)。材料、易耗品與低值耐用品散、小、易損、購(gòu)買批次多，且無(wú)賬可查、無(wú)賬可對(duì)，因此統(tǒng)計(jì)、清查困難［5］，管理無(wú)序，容易發(fā)生丟失和重復(fù)購(gòu)置等情況。

（2）賬目不清，無(wú)法掌握管理運(yùn)行狀況。近年來(lái)材料、易耗品與低值耐用品采購(gòu)數(shù)量和金額逐年攀升，但由于材料、易耗品與低值耐用品管理工作的復(fù)雜性，沒(méi)有臺(tái)賬便無(wú)法準(zhǔn)確掌握其采購(gòu)和管理中的情況，缺少管理工作持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)，導(dǎo)致管理水平不高。

（3）采購(gòu)審批耗時(shí)耗力。小批量、多批次是教工自行購(gòu)置材料、易耗品與低值耐用品的顯著特征。由于每次驗(yàn)收入庫(kù)需要到實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處審核蓋章，一方面造成領(lǐng)用人耗費(fèi)大量時(shí)間和精力奔波在蓋章路上，擠占不少科研、教學(xué)和行政辦公的時(shí)間，尤其是因填寫不規(guī)范、不準(zhǔn)確往返修改多次的情況時(shí)有發(fā)生；另一方面，大量的、不定時(shí)的審核蓋章造成管理人員管理工作的碎片化，很難系統(tǒng)地總結(jié)和改進(jìn)管理中的問(wèn)題，管理效率底下。

（4）涉危品驗(yàn)收審核不細(xì)容易造成實(shí)驗(yàn)室安全隱患。材料、易耗品與低值耐用品驗(yàn)收審核數(shù)量很大，當(dāng)面審核壓力不小，篩查和甄別出所有危險(xiǎn)材料、有毒化學(xué)試劑等涉危品，導(dǎo)致部分涉危品沒(méi)有按要求的程序驗(yàn)收入庫(kù)，增大了涉危品監(jiān)督、管理的難度，造成不必要的實(shí)驗(yàn)室安全隱患［6－7］。

基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的記錄和查詢，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，縮小時(shí)間空間的距離［8］。我校通過(guò)建立材料、易耗品與低值耐用品管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)分散采購(gòu)、集中驗(yàn)收入庫(kù)，極大地克服了材料、易耗品與低值耐用品管理中存在的問(wèn)題。

2 材料、易耗品與低值耐用品管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

我校材料、易耗品與低值耐用品管理系統(tǒng)可以分為登記與打印、審核與管理、統(tǒng)計(jì)與查詢3個(gè)功能模塊。

2．1 登記與打印模塊

登記模塊有3個(gè)接入口，分別是材料與易耗品登記、低值耐用品登記和加工費(fèi)登記。作為一次性投入的材料和使用時(shí)間相對(duì)較短的易耗品在管理上有相似處，故將其作為一個(gè)登記入口；高校教學(xué)科研過(guò)程中常有外攜加工的器件等，最后產(chǎn)品既有可能是固定資產(chǎn)，也有可能是材料、易耗品或低值耐用品，在甄別和管理方面有一定區(qū)別，將其單獨(dú)登記有助于防止資產(chǎn)流失和提高管理效率。

分類管理是進(jìn)行科學(xué)管理的有效手段［9］。材料、易耗品與低值耐用品分為玻璃容器、化學(xué)試劑、五金材料、低值儀器儀表等18個(gè)品類，用戶需將登記物品對(duì)應(yīng)到具體的分類中［10］。為解決網(wǎng)上審核信息不對(duì)稱的問(wèn)題，登記模塊設(shè)計(jì)有附件上傳功能，物品名稱不明確或成批物品需上傳合同、發(fā)票或明細(xì)。審核通過(guò)的單據(jù)會(huì)形成防偽電子水印章，通過(guò)在線打印功能可直接打印入庫(kù)單后到財(cái)務(wù)報(bào)賬。

對(duì)于另外一種特殊類型設(shè)備，即通過(guò)自行購(gòu)置配件、低值品后形成的自制設(shè)備，專門開(kāi)辟專用登記入口，將購(gòu)置的器件與最終的成型設(shè)備關(guān)聯(lián)在一起。既提高了對(duì)自制設(shè)備的管理水平，明晰了賬目，也有效防止了資產(chǎn)流失。

2．2 審核與管理模塊

管理員對(duì)提交單據(jù)的全部?jī)?nèi)容認(rèn)真審查后，可一鍵審核通過(guò)，若出現(xiàn)信息模糊、錯(cuò)誤或該建固定資產(chǎn)等情況，將單據(jù)退回的同時(shí)需附上原因，用戶可根據(jù)退回原因重新修改單據(jù)。

單據(jù)數(shù)量很大，難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了對(duì)單據(jù)的刪改功能，及時(shí)對(duì)個(gè)別錯(cuò)誤的單據(jù)進(jìn)行修正。但每次操作均會(huì)要求記錄修改原因并留下痕跡，方便日后查詢和對(duì)照。

2．3 統(tǒng)計(jì)與查詢模塊

為提高賬目管理和分析水平，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了包括物品名、類別、金額、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等幾乎涵蓋所有字段的綜合查詢系統(tǒng)，并對(duì)查詢的結(jié)果以柱狀圖、餅圖等形式輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，直觀的統(tǒng)計(jì)方式大大提高了管理人員對(duì)賬目的掌握情況和分析能力。

3 管理提升與效果

材料、易耗品與低值耐用品管理系統(tǒng)的投入使用，減輕了教工和管理人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，也使材料、易耗品與低值耐用品的管理效率和水平大為提高，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）建立賬目，掌握管理運(yùn)行情況。一是為學(xué)校管理部門建立了材料、易耗品與低值耐用品的采購(gòu)賬目，通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，可以掌握不同類別物資的采購(gòu)和管理運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，為工作的改進(jìn)提供支撐。二是為教工建立了賬目，方便領(lǐng)用人隨時(shí)查詢歷史采購(gòu)信息，有助于實(shí)現(xiàn)集約化和精益化管理，減少重復(fù)購(gòu)置和浪費(fèi)［11］。

（2）提高管理效率，促進(jìn)工作持續(xù)改進(jìn)。通過(guò)管理系統(tǒng)，管理人員集中審核、驗(yàn)收入庫(kù)的申請(qǐng)單，一鍵審核、批量審核、單據(jù)退回等簡(jiǎn)單操作極大解放了管理員，降低了當(dāng)面審核導(dǎo)致的管理工作碎片化，有利于系統(tǒng)地對(duì)管理工作進(jìn)行思考和改進(jìn)，提高了工作效率和管理水平。

（3）提高審核效率，節(jié)約審核時(shí)間。利用網(wǎng)上登記，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高服務(wù)水平。教工通過(guò)系統(tǒng)打印驗(yàn)收單或者根據(jù)退回原因進(jìn)行修改，無(wú)需再將大量時(shí)間浪費(fèi)在審核蓋章的路上，有利于教工更專注于教學(xué)、科研、管理等工作。

（4）規(guī)范管理程序，消除實(shí)驗(yàn)室安全隱患。網(wǎng)上登記結(jié)合明細(xì)或發(fā)票電子附件，管理人員更容易辨別存在的不當(dāng)入庫(kù)行為，如將部分有毒試劑等涉危品、固定資產(chǎn)等按普通材料、易耗品與低值耐用品入庫(kù)等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將要求其嚴(yán)格按照涉危品及其他相應(yīng)管理程序建賬，防止涉危品游離于學(xué)校的監(jiān)督、管理之外，消除實(shí)驗(yàn)室安全隱患。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化是提高管理水平的重要途徑。材料、易耗品與低值耐用品管理系統(tǒng)上線后，明晰了賬目，規(guī)范了管理，管理效率和效果明顯提升，也方便了教職工。

（References）

［1］梁曉鋒，劉科財(cái)．高校低值易耗品管理的問(wèn)題與對(duì)策［J］．科技信息，2008（31）：569．

［2］譚祖印，張尚坤，譚敏，等．低值易耗品定點(diǎn)采購(gòu)及信息化管理［J］．實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù)，2014，12（3）：163－164．

［3］同濟(jì)大學(xué)生產(chǎn)設(shè)備處．材料和低值易耗品的管理［J］．研究與探索，1982（00）：86－88．［4］榮偉．固定資產(chǎn)和低值易耗品的界定及管理［J］．商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010（7）：43－44．

［5］胡愛(ài)民．低值易耗品管理清產(chǎn)核資中不可忽視的問(wèn)題［J］．知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2014（19）：100．

［6］何麗爛，區(qū)炳慶．淺談高校實(shí)驗(yàn)室低值品和固定資產(chǎn)的管理［J］．中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2005，25（4）：474－475．

［7］唐清華，姜華．化學(xué)實(shí)驗(yàn)室材料低值易耗品實(shí)行精益管理的可行性探討［J］．實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2012，31（5）：203－205．

［8］王喆．基于管理機(jī)制改革的高校低值易耗品創(chuàng)新運(yùn)行模式的研究與實(shí)踐［J］．中國(guó)現(xiàn)代教育裝備，2012（21）：19－21．

［9］王曉勇．淺議加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理［J］．科技信息，2010（25）：572．

［10］沈大棟，孟紅，馬秀莉．材料、易耗品、低值品的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，1991，8（3）：5－8．

［11］李宗樂(lè)．利用信息化手段優(yōu)化企業(yè)低值易耗品管理探討：以JY公司ERP為例［J］．行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013（24）：172－173．

［12］吳兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2012，29（7）：205－208．

Informatization management and practice of materials，consumables and low－value durables

Liu Qi，Zhang Jixia，Lan Shan，Peng Shaochun，Shi Tiangui
（Laboratory ＆Equipment Management Department，Beijing Institute of Technology，Beijing 100081，China）

Materials，consumables and low－value durables have some characteristics such as numerous，large categories and batches with low value，and the management is relatively complex．The complete of information system of materials，consumables and low－value durables leads to implement the unified registration and management and through setting up electronic accounts，the management efficiency and level are improved．

material；consumable；low－value durable；informatization；management practice

G647

B

1002－4956（2015）3－0250－02

2014－09－08 修改日期：2015－01－22

劉琦（1988—），男，山東壽光，碩士，研究實(shí)習(xí)員，主要從事實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理．

E－mail：ssclq＠bit．edu．cn