新形勢下做好檔案管理工作的思考

羅小玉

（煙臺(tái)市工人療養(yǎng)院，山東 煙臺(tái) 264001）

隨著國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐步加快，檔案管理模式及利用方式方法發(fā)生了巨大的變革。加強(qiáng)檔案資源建設(shè),實(shí)施現(xiàn)代化管理,不斷提高檔案的利用效益，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，是檔案工作者面臨的新課題。

一、做好新形勢下檔案管理工作必須樹立全新的觀念和意識(shí)

新形勢下，檔案人員要迅速轉(zhuǎn)變以往那種按部就班、年復(fù)一年、日復(fù)一日的工作作風(fēng)，轉(zhuǎn)變那種不求有功、但求無過的陳舊思想觀念，轉(zhuǎn)變“你來查，我來拿”的單一服務(wù)模式。檔案工作人員要解放思想，通過轉(zhuǎn)變舊的工作作風(fēng)、思想工作觀念和服務(wù)方式，不斷提高檔案管理工作的水平。

首先，要樹立全新的服務(wù)觀念。檔案只有被開發(fā)和利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中具有重要的地位和作用，已被公認(rèn)為國家的重要資源和無形資產(chǎn)。怎樣保存和利用好前人留下的歷史遺產(chǎn)，又為子孫后代留下真實(shí)的歷史記載，是需要我們認(rèn)識(shí)思考和解決的問題。檔案人員在這座寶庫中探索，他們的工作從本質(zhì)上是一種開發(fā)國家資源的勞動(dòng)。任何一種檔案文獻(xiàn)只有通過檔案人員辛勤的勞動(dòng)，才能轉(zhuǎn)化為巨大的財(cái)富。保存和利用好檔案，需要檔案工作人員有全新服務(wù)的觀念，要充分利用檔案收藏豐富、全面、準(zhǔn)確的優(yōu)勢，服務(wù)改革，服務(wù)社會(huì)。檔案人員只有變被動(dòng)為主動(dòng)，樹立全新的服務(wù)觀念，對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，檔案人員的工作成果才能夠得到社會(huì)的承認(rèn)和認(rèn)可。

其二，要樹立適應(yīng)社會(huì)需求的意識(shí)。在新的形勢下，信息量日益膨脹，如果對各種信息都進(jìn)行收藏，必將會(huì)造成人力和財(cái)力上的浪費(fèi)。如何才能解決好這個(gè)問題，這就要求檔案工作者有“市場”的概念，必須考慮到社會(huì)各種需求，注意提供適銷對路的精神產(chǎn)品，在開發(fā)和提供服務(wù)上做文章，主動(dòng)適應(yīng)市場需求的變化，做到市場需要什么就提供什么服務(wù)。只有這樣，才能提高檔案的利益價(jià)值，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

一是要把好檔案收集關(guān)。在當(dāng)今服務(wù)型社會(huì)的大環(huán)境下，檔案館應(yīng)把國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館應(yīng)向各級基層檔案管理部門做出規(guī)定，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，讓基層檔案管理部門向社會(huì)各界廣泛征集內(nèi)容豐富、有特色、有價(jià)值的檔案資料，及時(shí)修訂和完善各種檔案，做好歸類、整理、保存工作，從而達(dá)到豐富館藏檔案、為檔案使用者提供良好服務(wù)的目的。

二是要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理工作的硬件建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化最基礎(chǔ)的工作。檔案部門既要考慮到平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)的先進(jìn)性與成熟性、可靠性與安全性，又要避免盲目地追求高新處理技術(shù)。要加快建設(shè)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，同時(shí)建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)水平。同時(shí)還要加快建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享。

三、切實(shí)加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

1.提高檔案資源信息化水平。一是充分認(rèn)識(shí)檔案資源信息化的重要性。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)也正逐漸成為社會(huì)發(fā)展的需求，只有提高檔案管理的信息化水平，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要,為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)。二是加強(qiáng)電子檔案的管理。電子檔案管理主要是研究電子檔案的接收、整理、保管、利用的技術(shù)方法，并制定相關(guān)的管理方法，使電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，從而使信息資源能夠發(fā)揮最大的效益。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和電子商務(wù)的日趨普及，不同載體的檔案信息無論在內(nèi)容、形式、種類上也不斷增加，如照片等紙質(zhì)檔案、錄音錄像等影像檔案以及電子往來信息等。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，就必須對不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對電子文件的積累、鑒定、著錄以及歸檔等一系列工作，對有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行整理存檔,并根據(jù)其不同特性進(jìn)行妥善保管，保證其真實(shí)性、完整性和有效性，便于隨時(shí)查閱和利用。三是充分運(yùn)用現(xiàn)代手段，加快檔案信息資源共享進(jìn)程?，F(xiàn)階段，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息建設(shè)，就要從管理現(xiàn)代化手段上入手，加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)信息資源的合理有序配置，提高檔案信息資源的有效開發(fā)利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息保護(hù)現(xiàn)代化。檔案信息保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。當(dāng)前，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，出現(xiàn)了機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等許多新型載體的檔案。與傳統(tǒng)載體檔案相比，新型載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。因此，必須適應(yīng)檔案信息保護(hù)現(xiàn)代化的要求，既要?jiǎng)?chuàng)新保護(hù)和保管檔案載體的方式和方法，還要做到更好地保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。檔案管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)之一，主要包括管理理論手段和技術(shù)手段。一是理論手段的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)理論與實(shí)踐的結(jié)合，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出一條有特色、行之有效的檔案科學(xué)管理理論并加以利用，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。二是技術(shù)手段的應(yīng)用。要不斷將現(xiàn)代的技術(shù)手段、技術(shù)設(shè)備引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、專業(yè)化和自動(dòng)化。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理必須有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，否則信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)溝通會(huì)受阻，很難實(shí)現(xiàn)各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等。這些都需要制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，保證檔案管理現(xiàn)代化的順利實(shí)施。

四、要努力提高檔案人員的綜合素質(zhì)

做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，離不開檔案管理人員的辛勤和努力。當(dāng)前，檔案管理工作面臨著新形勢、新挑戰(zhàn)和新任務(wù)，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，必須采取有效措施，努力提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

1.要加強(qiáng)對檔案人員的管理和教育，提高檔案人員的思想認(rèn)識(shí)。要通過各種形式對檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使他們充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，對涉及到保密的檔案管理人員，更要加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)他們的保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠，無失(泄)密現(xiàn)象發(fā)生。

2.要建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制。要適應(yīng)檔案工作管理水平不斷改善和提升的需要，教育、引導(dǎo)檔案管理人員不斷地提高自身的綜合素質(zhì)。通過加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷完善激勵(lì)機(jī)制，大力加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。要按照不同崗位和層次制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃和方案，安排不同的培訓(xùn)內(nèi)容，多渠道、多形式地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的原則，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

總之，新形勢下檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用日益凸顯，面臨的任務(wù)更加繁重，這對檔案管理工作提出了更高的要求。新時(shí)期檔案管理工作是一項(xiàng)長期而又艱巨的工作，只有創(chuàng)新思想，改變觀念，增強(qiáng)法制建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，才能做好檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置和有效開發(fā)利用,為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。