圖書館特色資源建設(shè)的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委黨校圖書館，江西南昌330003）

圖書館特色資源建設(shè)的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委黨校圖書館，江西南昌330003）

特色資源是圖書館資源建設(shè)的重要內(nèi)容，合理的成本控制，有助于特色資源建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。特色資源建設(shè)的成本結(jié)構(gòu)包括軟硬件設(shè)備購置、資源收集與加工、系統(tǒng)維護(hù)、宣傳推廣和人力資源成本，其成本管理則體現(xiàn)在建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)。圖書館特色資源建設(shè)必須堅持合理規(guī)劃，控制軟硬件設(shè)備采購成本；拓寬多種渠道，降低資源收集和采購成本；加強館員培訓(xùn)，提高本館職工特色資源建設(shè)能力，降低人力資源成本；利用自有平臺，減少宣傳推廣的成本投入。

圖書館特色資源建設(shè)成本管理

特色資源是圖書館服務(wù)個性化、專業(yè)化的重要體現(xiàn)。特色資源建設(shè)有助于提升圖書館資源建設(shè)的內(nèi)涵，推動圖書館資源建設(shè)向更高層次發(fā)展。近年來，隨著各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)和發(fā)展，圖書館文獻(xiàn)資源中外購商業(yè)數(shù)據(jù)庫所占的比重越來越大，圖書館資源趨同化日益明顯，很多文獻(xiàn)資源“你有我有大家有”，而真正具有專業(yè)特色和獨立風(fēng)格的圖書館信息資源卻寥若晨星。為了彰顯圖書館獨特價值和個性存在，各行各業(yè)圖書館紛紛開始了特色資源建設(shè)，形成了當(dāng)前圖書館特色資源建設(shè)的熱潮。但是，一些圖書館盲目跟風(fēng)，無序建設(shè)，缺乏成本收益意識，使得建設(shè)成本過高，浪費嚴(yán)重，發(fā)展后續(xù)乏力。研究特色資源建設(shè)的成本結(jié)構(gòu)，進(jìn)行成本預(yù)算和科學(xué)規(guī)劃，開展有效的成本管理，將對圖書館特色資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展起到重大的推動作用。

1　特色資源界定

1.1概念

《國際標(biāo)準(zhǔn)書目著錄》（Standard Bibliographic Description，簡稱ISBD）將“資源”定義為一種有形或無形的實體，包括文本、圖形、樂譜、地圖、靜態(tài)或動態(tài)圖像、錄音、錄像和電子數(shù)據(jù)等。學(xué)術(shù)界對于圖書館“特色資源”尚未形成統(tǒng)一定義，一般是指圖書館收藏的具有自己獨特風(fēng)格的文獻(xiàn)資料，即只有本館擁有而別館卻不具備，或本館收藏豐富而別館卻相對匱乏的各種館藏資源。它既包含圖書館資源中獨具特色的部分館藏資源，又包含圖書館整體信息資源體系所具有的與眾不同的特色。具有地域特點的藏書、重點學(xué)科特色數(shù)據(jù)庫、專題特色信息資源庫，以及本單位職工科研信息成果庫、學(xué)術(shù)會議論文集數(shù)據(jù)庫或?qū)W位論文自建數(shù)據(jù)庫等都屬于特色資源的范疇。比如，北京大學(xué)的“北京歷史地理數(shù)據(jù)庫”，清華大學(xué)的“Nano Research”和“Building Simulation”特色數(shù)據(jù)庫，上海交通大學(xué)的“機器人信息庫”，中央民族大學(xué)的“民族相關(guān)文獻(xiàn)信息特色庫”，天津大學(xué)的“中國建筑文化特色資源庫”和“摩托車信息特色資源數(shù)據(jù)庫”，四川大學(xué)的“口腔醫(yī)學(xué)網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航庫”和“中國語言文學(xué)網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)航庫”等。1.2分類

中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（China Academic Library&Information System，簡稱CALIS）將圖書館特色資源分為兩類：一是地方特色資源，即指具有一定的地域和歷史人文特色，或與地方的政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展密切相關(guān)的資源；二是學(xué)科特色資源，即以重點學(xué)科、特定專題或交叉學(xué)科或前沿學(xué)科為主，能體現(xiàn)高等教育特色的資源。從其內(nèi)容來源來看，特色資源也可以分為兩類，一類是封閉型特色資源，其資源總量是確定的，一旦收集完全，即建設(shè)完畢；另一類是開放型特色資源，其資源總量是不確定的，新的資源會源源不斷產(chǎn)生，因此特色資源的建設(shè)將是一個長期持續(xù)的過程。

圖書館特色資源還可以從廣義和狹義兩個方面來理解。從廣義方面來說，特色資源是圖書館在長期的資源建設(shè)過程中形成的獨具特色的文獻(xiàn)信息體系。不同圖書館雖然往往有大量相同的文獻(xiàn)資源，但總有一些是其它圖書館所不具備的，這部分資源最能體現(xiàn)本館資源建設(shè)的某種規(guī)律和特色，是每個圖書館區(qū)別于其他圖書館并能獨立存在的基礎(chǔ)。狹義的特色資源，一般指圖書館區(qū)別于其總體館藏而特別建設(shè)的一個相對獨立的資源項目，是圖書館根據(jù)本館所處地理位置、資源基礎(chǔ)以及主要讀者群的需要，在一段時期內(nèi)規(guī)劃建設(shè)的某一學(xué)科或某一領(lǐng)域較為系統(tǒng)的文獻(xiàn)資源體系。與廣義的特色資源建設(shè)相比，狹義的特色資源建設(shè)更加具有明確的目的性，規(guī)劃更為嚴(yán)謹(jǐn)，成本預(yù)算更為清晰。本文討論的，即是狹義的特色資源。

2　圖書館特色資源建設(shè)的成本構(gòu)成

成本結(jié)構(gòu)（Cost Structure）亦稱成本構(gòu)成，產(chǎn)品成本中各項費用（例如，人力、原料、土地、機器設(shè)備、信息、通路、技術(shù)、能源、資金、政商關(guān)系、管理素質(zhì)等）所占的比例或各成本項目占總成本的比重。成本結(jié)構(gòu)體現(xiàn)了產(chǎn)品的生產(chǎn)特點，從各項費用所占比例看，有的大量耗費人工，有的大量耗用材料，有的大量耗費動力，有的大量占用設(shè)備引起折舊費用上升等。成本結(jié)構(gòu)并非一成不變，而是一個動態(tài)調(diào)整的過程，主要受技術(shù)發(fā)展、生產(chǎn)規(guī)模和管理水平的影響。分析產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)，可以尋找進(jìn)一步降低成本的途徑。

圖書館特色資源建設(shè)不同于企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)。一般來說，圖書館并不是把特色資源當(dāng)作商品來生產(chǎn)，其生產(chǎn)的目的不是為了銷售，并且特色資源本質(zhì)上是獨一無二的，沒有量產(chǎn)的概念。特色資源建設(shè)的成本都是固定成本，主要包括軟硬件設(shè)備購置成本、資源收集與加工成本、系統(tǒng)維護(hù)成本、宣傳推廣成本和人力資源成本，其中軟硬件設(shè)備購置成本、人力資源成本是約束性固定成本，其余則為酌量性固定成本。特色資源建設(shè)的固定成本基本都是沉沒成本，如果特色資源建設(shè)中途停滯，已經(jīng)投入的成本將無法挽回，產(chǎn)生不了任何效益。高的沉沒成本使得特色資源建設(shè)存在很大的風(fēng)險，但卻不一定會有高的回報。特色資源建設(shè)一旦初具規(guī)模，就需要進(jìn)行大量的推廣和宣傳，在用戶使用過程中實現(xiàn)其價值。

2.1軟硬件設(shè)備購置成本

特色資源建設(shè)的軟硬件設(shè)備包括服務(wù)器、數(shù)碼相機、掃描儀、打印機、大容量存儲設(shè)備、書架、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等等。這是資源建設(shè)的必備工具，作為約束性固定成本，在規(guī)劃建設(shè)之時就可以做出準(zhǔn)確的成本預(yù)算。

2.2資源收集與加工成本

資源收集渠道很多，包括整理本館館藏已有特色資源、網(wǎng)絡(luò)收集、采購、捐贈以及外借拍照掃描等等。有些成本很低，比如整理圖書館已有館藏中的特色資源、搜集網(wǎng)絡(luò)上的免費資源、獲取捐贈等，只需要付出一定的時間和人力成本。本館沒有的資源，如果其他圖書館有收藏，可以通過外借拍照或掃描獲取，這需要支付外出的差旅費。采購是獲取資源的重要途徑，其成本也最高，應(yīng)作為約束性固定成本編入預(yù)算。資源的加工包括分類整理、數(shù)字化處理、標(biāo)引入庫等，其成本主要是設(shè)備的損耗和人力成本。這部分工作主要由館員自己完成，有時也可以外包給專業(yè)公司加工制作。

2.3系統(tǒng)維護(hù)成本

系統(tǒng)維護(hù)是一項日常性工作，包括硬件更新、軟件升級、故障排除、數(shù)據(jù)備份、日志統(tǒng)計等等，其成本是隨機性的，具有很大的不確定性。如果設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重故障而又過了保修期，可能會需要很大一筆開支進(jìn)行維修。因此在建設(shè)特色資源過程中，需要預(yù)留一部分備用經(jīng)費作為發(fā)生意外時的系統(tǒng)維護(hù)開支。

2.4宣傳推廣成本

宣傳推廣一般在特色資源建設(shè)的后期進(jìn)行，是實現(xiàn)特色資源使用價值的重要途徑，經(jīng)費需求由宣傳的方式和規(guī)模決定。宣傳推廣的成本可以在預(yù)算中加以確定，以后則根據(jù)預(yù)算經(jīng)費的數(shù)量來策劃宣傳推廣的方式、規(guī)模和頻率。宣傳推廣的成本占特色資源建設(shè)總成本的比重沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，要綜合各種實際情況來確定，比如讀者的信息需求和信息素養(yǎng)水平、圖書館的讀者到館率、特色資源的建設(shè)進(jìn)度等等。

2.5人力資源成本

特色資源建設(shè)需要安排專職館員，同時也需要圖書館所有館員的協(xié)助，在必要時還可以聘用臨時工作人員或服務(wù)外包。在計算成本時，由于館員的工資薪酬是由財政預(yù)算撥款來保障，無需在特色資源建設(shè)經(jīng)費中進(jìn)行開支，所以一般都是作為圖書館整體的運營管理成本，很少計入特色資源建設(shè)成本。這樣做將無法準(zhǔn)確計算特色資源的建設(shè)成本，不利于進(jìn)行特色資源成本收益分析，因此需要加以糾正。臨時工作人員或服務(wù)外包，都有明確的經(jīng)費支出，是人力資源成本的重要組成部分。

3　圖書館特色資源建設(shè)的成本控制策略

無論是封閉型還是開放型特色資源，都有一定的建設(shè)周期，要經(jīng)歷論證、規(guī)劃、立項、建設(shè)、投入使用的過程。特色資源建設(shè)的成本控制，應(yīng)該體現(xiàn)在建設(shè)過程的每一個環(huán)節(jié)，并且相互滲透，環(huán)環(huán)相扣。在論證階段，要考慮項目的可行性，并且論證項目的預(yù)期收益高于成本投入；規(guī)劃立項時則要對特色資源建設(shè)的成本做出詳細(xì)預(yù)算，申請專項經(jīng)費。特色資源建設(shè)正式立項并獲得專項經(jīng)費撥款后，就有了大致確定的成本范圍。在建設(shè)和使用過程中的成本控制，一是要減少不必要的開支，避免浪費；二是要合理分配經(jīng)費，使成本結(jié)構(gòu)最優(yōu)化；三是要努力提高經(jīng)費的使用效率。具體可采取的措施包括以下幾點：3.1堅持合理規(guī)劃，控制軟硬件設(shè)備采購成本

全面考慮特色資源建設(shè)對軟硬件設(shè)備的性能需求，在進(jìn)行充分市場調(diào)研之后，制定建設(shè)規(guī)劃方案。軟硬件設(shè)備以滿足需求為前提，綜合考慮不同品牌設(shè)備的市場占有率、美譽度、產(chǎn)品價格、售后服務(wù)等各種情況進(jìn)行選擇。軟硬件設(shè)備要使用多年，因此設(shè)備采購不但要滿足當(dāng)前的需求，還要考慮未來數(shù)年的預(yù)期需求，必須擁有適度超前的性能儲備。但有些軟硬件設(shè)備升級換代、更新淘汰的速度很快，價格變動幅度較大，因此不能過于追求超前配備。如果性能剩余過多，就會造成不必要的浪費。以存儲硬盤為例。假設(shè)特色資源規(guī)劃5年建成，預(yù)計存儲容量需求為5TB，1TB硬盤當(dāng)前價格為600元，此后預(yù)計每年將有20%的降幅。如果現(xiàn)在一次性購齊5TB硬盤，需要成本3000元；如果根據(jù)建設(shè)進(jìn)度，每年購買1TB硬盤，5年后硬盤花費總成本則為2017元。

3.2拓寬多種渠道，降低資源收集和采購成本

特色資源有多種獲取渠道，其成本各不相同，因此要盡可能采用成本較低的途徑獲取資源。在收集資源之前，應(yīng)先做一次詳細(xì)的資源分布調(diào)查，弄清楚所需要收集的資源在本館館藏、其它圖書館館藏、網(wǎng)絡(luò)、書商等各處的分布狀況。本館館藏、網(wǎng)絡(luò)上的資源基本可以免費獲取，是資源收集的首選渠道。其它圖書館的館藏資源，可以通過圖書館之間的資源共享、復(fù)印掃描等方式獲取，所需成本也不高。捐贈也是免費獲取資源的途徑。在建設(shè)特色資源的過程中，要通過各種方式宣傳特色資源建設(shè)的意義和困難，發(fā)動社會各界尤其是本館讀者捐贈相關(guān)文獻(xiàn)資源，或者提供復(fù)印掃描的復(fù)本。要對捐贈者反饋特色資源建設(shè)的情況，投入使用后給捐贈者開放更多的權(quán)限。采購是成本最高的資源獲取方式，只有在通過其它途徑無法獲取所需資源時采用。資源采購前要加強對市場的調(diào)查比較，與供應(yīng)商反復(fù)談判，盡可能降低采購成本。

3.3加強館員培訓(xùn)，提高本館職工特色資源建設(shè)能力，降低人力資源成本

館員素質(zhì)是決定特色資源建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素，也是影響特色資源建設(shè)成本的重要原因。高素質(zhì)的館員可以建設(shè)高質(zhì)量的特色資源，同時將建設(shè)成本降到最低。因此，加強館員培訓(xùn)，組建高素質(zhì)的特色資源建設(shè)隊伍，是控制成本的有效途徑。對館員進(jìn)行培訓(xùn)，主要是增強館員特色資源收集、分析、加工、整理和系統(tǒng)維護(hù)能力，提高單位時間工作效率，減少外聘工作人員和服務(wù)外包的數(shù)量，從而降低人力資源成本。雖然館員培訓(xùn)同樣需要成本，但從長遠(yuǎn)來看，館員素質(zhì)的提高不僅有助于特色資源建設(shè)的順利進(jìn)行，對圖書館其它工作也會起到積極的作用，其收益會遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于成本投入。館員培訓(xùn)工作也要加強成本控制，鼓勵館員通過自學(xué)提高素質(zhì)，可以館內(nèi)培訓(xùn)的，就不用參加館外培訓(xùn)。

3.4利用自有平臺，減少宣傳推廣的成本投入

宣傳推廣首先要有明確的受眾定位，目標(biāo)越明確，宣傳推廣的效果就越好。一般來說，特色資源的用戶范圍并不大，所以無需“廣而告之”，只需要對可能的潛在用戶進(jìn)行推介。宣傳推廣的途徑很多，其成本也差別很大。應(yīng)該充分利用圖書館自身擁有的免費宣傳推廣渠道：一是利用讀者辦理借閱證時收集的電子郵箱、手機號碼等信息，向讀者群發(fā)介紹特色資源的電子郵件和短信；二是在圖書館網(wǎng)站上進(jìn)行宣傳，添加醒目的鏈接信息，利用圖片、音頻、視頻、FLASH等多媒體手段介紹特色資源；三是利用圖書館室內(nèi)海報、宣傳冊、文獻(xiàn)檢索課等途徑介紹特色資源，以及在館內(nèi)開展專門的特色資源推介活動，邀請讀者進(jìn)行使用體驗。除此之外，還可以利用博客、RSS、SNS、Wiki等常用現(xiàn)代信息交流手段，為用戶提供交互式學(xué)科信息服務(wù)，及時了解讀者需求，聽取讀者意見，不斷促進(jìn)特色資源的完善和改進(jìn)。

〔1〕呼群.論高校圖書館特色資源建設(shè)［J］.內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報，2011（11）

〔2〕程龍，石巋然.基于成本結(jié)構(gòu)的產(chǎn)品定價問題研究［J］.南京工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2010（4）

〔3〕曹海霞.試論公共圖書館特色資源建設(shè)與服務(wù)［J］.圖書與情報，2010（3）

〔4〕賈振華.高校圖書館特色數(shù)字資源建設(shè)研究［D］.山西大學(xué)，2009.6

〔5〕李小紅.我國985高校圖書館特色資源建設(shè)與重點學(xué)科的相關(guān)性研究［D］.山西大學(xué)，2013.6

Research on the Cost Management of Library Characteristic Resources Construction

Wang Qinfeng

Characteristic resources are an important content of constructing library special resources.Reasonable cost control will contribute to the long-term development of characteristic resources construction.The cost structure of characteristic resources construction includes software and hardware equipment purchase，resources collecting and processing，system maintenance，promotion and human resources cost.The cost control is reflected in every aspect of characteristic resources construction.Characteristic resources construction must insist on rational planning to control the procurement cost of software and hardware equipment；various channels should be widened to reduce resources collection and procurement cost；librarian training should be strengthened to improve the characteristic resources construction ability of library’s staff members and lower human resource cost；library’s own platform should be fully made use of to bring down the promotion cost.

Library；Characteristic resources construction；Cost management

G253

A

汪勤峰（1971-），女，江西豐城人，中共江西省委黨校圖書館副館長、副研究館員，工學(xué)碩士，研究方向為信息資源建設(shè)與管理。

江西省教育科學(xué)十二五規(guī)劃2012年度課題“終身教育視野下圖書館服務(wù)創(chuàng)新”（課題編號：12YB184）