對(duì)開展山西地震臺(tái)站檔案整理工作的思考

張正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國家野外科學(xué)觀察研究站，山西　太原　030025)

對(duì)開展山西地震臺(tái)站檔案整理工作的思考

張正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國家野外科學(xué)觀察研究站，山西太原030025)

摘要：文章通過對(duì)山西省地震局下屬8個(gè)地震臺(tái)站開展的檔案收集與整理工作進(jìn)行回顧，總結(jié)出地震臺(tái)站進(jìn)行檔案整理的具體做法與經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)今后臺(tái)站檔案管理工作提出了具體建議。

關(guān)鍵詞：地震臺(tái)站；檔案；收集整理

0引言

地震臺(tái)站作為山西省地震局的重要組成部分，其產(chǎn)生的大量珍貴檔案對(duì)開展地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、科學(xué)研究等作用日益顯著。為加強(qiáng)地震臺(tái)站檔案的管理工作，提高臺(tái)站檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，山西省地震局辦公室分別于2013年4月27日和11月14日先后印發(fā)《關(guān)于開展地震臺(tái)站檔案規(guī)范化管理工作的通知》(晉震辦[2013]15號(hào))和《山西省地震局關(guān)于報(bào)送地震臺(tái)站檔案整理工作總結(jié)的通知》(晉震辦[2013]35號(hào))2份文件。在文件中，對(duì)此次檔案整理工作的進(jìn)度、質(zhì)量和要求作出明確的安排。局辦公室綜合檔案室于2013年8月、11月對(duì)臺(tái)站檔案整理進(jìn)行檢查指導(dǎo)。隨后，各臺(tái)站嚴(yán)格按照文件精神，開展檔案整理工作，對(duì)散存的觀測(cè)資料、圖紙及優(yōu)化改造項(xiàng)目等材料按文件要求進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、裝盒與上架。同時(shí)建立檔案案卷目錄與案卷?xiàng)l目數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的案卷級(jí)檢索。

1臺(tái)站檔案整理情況

此次檔案整理共涉及8個(gè)臺(tái)站，包括大同中心地震臺(tái)、代縣中心地震臺(tái)、臨汾中心地震臺(tái)、夏縣中心地震臺(tái)、離石中心地震臺(tái)、靈丘地震臺(tái)、定襄地震臺(tái)、昔陽地震臺(tái)。各臺(tái)站以太原基準(zhǔn)地震臺(tái)檔案規(guī)范化管理為樣板，利用監(jiān)測(cè)工作之余，經(jīng)過收集、整理、分類，共產(chǎn)出案卷檔案4 434卷。其中大同臺(tái)214卷，靈丘臺(tái)411卷，代縣臺(tái)1 771卷，定襄臺(tái)360卷，昔陽臺(tái)574卷，離石臺(tái)115卷，臨汾臺(tái)584卷，夏縣臺(tái)405卷。形成以科技檔案、文書檔案和實(shí)物檔案為主的三大類，其中以測(cè)震、前兆所屬學(xué)科所占比例最大。

2具體做法

2.1　強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，為工作提供保障

在此次檔案整理過程中，局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，抽出10萬元專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)為臺(tái)站配備檔案裝具、檔案柜和防霉防蟲藥。辦公室指派綜合檔案室有關(guān)人員赴臺(tái)站進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，在案卷質(zhì)量、存放與管理等方面進(jìn)行指導(dǎo)。各臺(tái)站均建立相應(yīng)的檔案管理制度。離石臺(tái)召開專門會(huì)議，對(duì)工作進(jìn)行安排部署；大同臺(tái)為檔案整理人員配置專用計(jì)算機(jī)，確立工作流程、方法，并指定專人按期完成。

2.2　以卷為單位，對(duì)材料進(jìn)行整理，方便工作

由于各臺(tái)站的材料為一段時(shí)間以來堆放的各類觀測(cè)資料，繁多而凌亂，歸檔材料主要為觀測(cè)手段類、儀器設(shè)備類、優(yōu)化改造類等。臺(tái)站檔案人員本著嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格按照局綜合檔案室的要求，按年度、手段、問題進(jìn)行組卷。遵循文件材料之間的自然形成規(guī)律與聯(lián)系，為便于保管、檢索與提供服務(wù)，制作卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表與移交目錄。

2.3　以流水號(hào)為基準(zhǔn)，結(jié)合《地震檔案分類表》，分類管理

主要涉及《地震檔案分類表》的TC1(地震管理)、TC2(地震監(jiān)測(cè)與監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào))、TC5(地震科學(xué)研究)、TC6(基本建設(shè))、TC7(設(shè)備儀器)5大類，對(duì)應(yīng)主表有相應(yīng)的分類明細(xì)。同時(shí)為每卷文件材料編大的流水號(hào)，既便于整體管理，又保證歸檔材料的完整。

2.4　實(shí)現(xiàn)本地?cái)?shù)據(jù)庫的錄入，便于臺(tái)站檢索利用

為各臺(tái)站安裝檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，軟件共分6部分：案卷管理、讀者服務(wù)、輔助管理、統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)和窗口。臺(tái)站人員利用軟件系統(tǒng)提供的性能實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔材料的錄入，實(shí)現(xiàn)檔號(hào)、責(zé)任者、案卷題名的檢索，為臺(tái)站人員參考運(yùn)用檔案提供方便。

3存在的問題

(1) 檔案綜合數(shù)據(jù)庫管理軟件由于使用較早，不能自動(dòng)導(dǎo)出Excel表格，給今后的使用工作帶來不便。

(2) 部分臺(tái)站科技檔案的完整性欠缺，有些手段負(fù)責(zé)人在思想上還沒有充分認(rèn)識(shí)到材料收集階段的重要性，未履行及時(shí)歸檔的義務(wù)。

(3) 部分臺(tái)站由于其他原因，沿用舊的檔案分類表，未重新分類，造成檔案編目的混亂。

(4) 沒有按要求劃定檔案的保管期限和擬寫案卷標(biāo)題。

4對(duì)今后工作的建議

(1) 加大臺(tái)站經(jīng)費(fèi)投入，充分調(diào)動(dòng)臺(tái)站兼職檔案員的工作積極性。要在經(jīng)費(fèi)上保障臺(tái)站檔案工作的正常開展，配備臺(tái)站檔案管理計(jì)算機(jī)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，配備符合檔案管理要求的庫房，能夠滿足防火、防盜、防潮、防霉變、防污染、防光、防塵、防蟲的“八防”要求。

(2) 定期開展檔案培訓(xùn)，提高臺(tái)站兼職檔案員的綜合素質(zhì)。在臺(tái)站報(bào)送的檔案整理總結(jié)中，多數(shù)臺(tái)站都提出要加強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作，要求掌握檔案綜合管理系統(tǒng)軟件的使用方法和收集、整理、立卷歸檔的具體細(xì)節(jié)。為此，局綜合檔案室要根據(jù)檔案工作實(shí)際情況，適時(shí)開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)。臺(tái)站應(yīng)選派業(yè)務(wù)骨干兼任檔案員，既要熟悉各種業(yè)務(wù)觀測(cè)手段，又要熟知檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案員要隨時(shí)把上一級(jí)檔案部門的要求貫徹落實(shí)到日常的檔案工作實(shí)踐中，主動(dòng)向?qū)I(yè)檔案人員詢問、學(xué)習(xí)，解決工作中的難題，確保地震檔案信息的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、安全。局綜合檔案室應(yīng)注重培訓(xùn)形式的多樣化，分期分批進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)加強(qiáng)與臺(tái)站兼職檔案員的溝通、聯(lián)系。

(3) 加強(qiáng)與中國地震局檔案管理部門的聯(lián)系，不斷完善檔案綜合管理軟件的應(yīng)用。收集此次檔案整理工作對(duì)軟件應(yīng)用提出的問題，匯總上報(bào)中國地震局，便于對(duì)軟件進(jìn)行改進(jìn)。

(4) 進(jìn)一步制定檔案規(guī)范化管理制度，繼續(xù)規(guī)范臺(tái)站檔案管理工作。在此次檔案整理工作中，各臺(tái)站應(yīng)以局綜合檔案室的立卷歸檔、檔案利用等制度為指導(dǎo)，結(jié)合實(shí)際，完善相應(yīng)的立卷歸檔、檔案借閱等制度。以局印發(fā)的《檔案工作實(shí)用手冊(cè)》為依據(jù)，加強(qiáng)臺(tái)站檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

5結(jié)語

通過開展此次臺(tái)站檔案整理工作，各臺(tái)站檔案存放有序，管理規(guī)范，為臺(tái)站人員的查閱帶來了方便，也為后續(xù)檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔提供借鑒經(jīng)驗(yàn)。今后，綜合檔案室將繼續(xù)加大對(duì)臺(tái)站檔案工作的管理與指導(dǎo)，把中國地震局、山西省檔案局的新要求貫徹落實(shí)到臺(tái)站的檔案工作中，實(shí)現(xiàn)臺(tái)站檔案工作與檔案事業(yè)的同步發(fā)展，更好地為山西防震減災(zāi)工作服務(wù)。

Experience and Suggestion for Archives Arrangement of Seismic Stations in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Abstract:The work of collection and arrangement of archives of 8 seismic stations of Earthquake Administration of Shanxi Province is reviewed in this paper. Some practices and experience on archive arrangement are summarized and some suggestions are given for improving archive management of stations.

Key words:Seismic station; Archive; Collection and arrangement

作者簡(jiǎn)介：張正霞(1975—)，女，山西省五臺(tái)縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分院，館員。

收稿日期：2014-12-20

中圖分類號(hào)：G275

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1000-6265(2015)03-0031-02