協(xié)同辦公系統(tǒng)在天津市地震局電子政務中的設(shè)計及應用

趙　穎，王曉磊

(天津市地震局，天津　300201)

協(xié)同辦公系統(tǒng)在天津市地震局電子政務中的設(shè)計及應用

趙穎，王曉磊

(天津市地震局，天津300201)

摘要：介紹天津市地震局在信息化發(fā)展中的建設(shè)成果，描述協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計方案及系統(tǒng)運行中需要解決的一系列問題。以協(xié)同辦公系統(tǒng)中的公文管理為例，簡述其在天津市地震局電子政務中的應用。該辦公系統(tǒng)的建設(shè)，為天津市地震局提高辦公效率、提升服務質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子政務；協(xié)同辦公；公文管理

0引言

信息化發(fā)展分為電子數(shù)據(jù)處理階段、事務處理階段、管理信息系統(tǒng)階段與決策支持系統(tǒng)階段。事務處理階段的主要標志是人們逐步將計算機應用于單位內(nèi)部的管理，如財務管理、物資管理等。管理信息系統(tǒng)階段的標志是信息系統(tǒng)支持各部門和機構(gòu)管理決策的信息系統(tǒng)。

目前，天津市地震局的信息化發(fā)展已步入第二階段(即事務處理階段)，正邁向第三階段(即管理信息系統(tǒng)階段)。因此，如何將內(nèi)部應用的各類管理系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的搜集、傳輸、存儲、加工，最終達到信息支持決策的目的，是我們走向新的信息化發(fā)展的關(guān)鍵點。

此次建設(shè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)就是在已有的公文管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行延伸，囊括物資管理系統(tǒng)、財務預算管理系統(tǒng)等一系列相關(guān)的子系統(tǒng)，集各部門分管的數(shù)據(jù)為一體，實現(xiàn)信息加工為大局所用的目的。從而加強部門之間的協(xié)作能力，提高辦公效率，減少逐個信息系統(tǒng)的維護成本，避免信息孤島，并將一系列紙質(zhì)數(shù)據(jù)電子化，便于長期保存與利用。

1系統(tǒng)設(shè)計

本系統(tǒng)依托天津市地震局在“十五”期間搭建的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境進行建設(shè)，建設(shè)范圍包括市局、8個專業(yè)地震臺、18個區(qū)縣地震辦公室。

建設(shè)內(nèi)容包括政務平臺的建設(shè)、協(xié)同辦公軟件的開發(fā)及相關(guān)配套的硬件設(shè)施。

1.1　平臺設(shè)計

該系統(tǒng)的軟件采用B/S架構(gòu)進行設(shè)計，在原有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基礎(chǔ)上搭建一臺應用服務器，配置專用地址，采用ip地址映射的方法，客戶端只需通過瀏覽器登錄oa.tjdzj.com就可以打開協(xié)同辦公系統(tǒng)。通過為用戶建立的用戶名與密碼就可以使用。

協(xié)同辦公系統(tǒng)包括公文管理、資產(chǎn)管理、財務預算管理等內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)在實際工作中十分重要，因此數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的穩(wěn)定性更為突出。本系統(tǒng)在應用服務器上采用RAID0作為備份，oracle10g數(shù)據(jù)庫作為存儲系統(tǒng)，并采用EMC的cx4-120磁盤陣列系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)，實現(xiàn)在天津市地震局與濱海地震臺進行數(shù)據(jù)異地備份，保證數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性[1]。

在建設(shè)過程中，考慮到信息安全，在關(guān)鍵用戶崗位上配備加密狗。加密狗采用國際先進的MD5加密算法，以實現(xiàn)身份的識別。

1.2　軟件設(shè)計

協(xié)同辦公軟件的開發(fā)包括公文管理、資產(chǎn)管理、財務預算管理等相關(guān)子系統(tǒng)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能樹狀圖如圖1所示，這些子系統(tǒng)既是相對獨立的個體，又是完整的一套系統(tǒng)。軟件的設(shè)計以流程為貫穿線索，有效的將各個子系統(tǒng)與每一個使用的用戶聯(lián)系起來。

圖1　協(xié)同辦公系統(tǒng)功能圖Fig.1　Function of cooperative office system

日常應用廣泛的功能是公文管理、資產(chǎn)管理、財務預算管理。由于篇幅所限，只對公文管理系統(tǒng)功能的設(shè)計進行詳細介紹，資產(chǎn)管理與財務預算管理做簡單功能描述，其他應用功能暫不介紹。

(1) 公文管理。用戶在使用公文進行收、發(fā)文件時，應按照公文收、發(fā)的流程各負其責。發(fā)起人負責編輯公文，部門領(lǐng)導負責審核，辦公室主任負責審批，局領(lǐng)導負責簽發(fā)。如有多位局領(lǐng)導時，在辦公室秘書的環(huán)節(jié)上，可以由辦公室秘書根據(jù)辦公室主任的簽署意見分發(fā)至不同的局領(lǐng)導，具備多位領(lǐng)導會簽的功能。

如果要實現(xiàn)內(nèi)部辦公，文件在各用戶的手中進行傳遞與分發(fā)就離不開流程設(shè)計器與表單設(shè)計器，圖2與圖3分別是流程設(shè)計器與表單設(shè)計器制成的發(fā)文流程與發(fā)文稿紙的截圖。流程設(shè)計器能夠設(shè)計常用的收發(fā)文流程、合同審批流程、印章使用流程等。表單設(shè)計器能夠參照原有的紙質(zhì)表單，通過label、text、list、button等控件的組合制成電子表單。如收文單的收文日期、密級、收文號、來文機關(guān)、文號等。

圖2　發(fā)文流程圖Fig.2　Document sending process

圖3　電子發(fā)文稿紙Fig.3　Electronic document

中國地震局公文管理系統(tǒng)采用的公文格式是ceb格式，為保證與上級單位數(shù)據(jù)格式的一致，并實現(xiàn)上級單位來文在本系統(tǒng)上自由流轉(zhuǎn)與查看，本套系統(tǒng)還兼容text、word、jpeg、ceb等多種數(shù)據(jù)格式的公文。如外單位來文，配備掃描儀等硬件設(shè)備，將紙質(zhì)文件電子化，進行流轉(zhuǎn)、歸檔入庫。按照公文檔案的要求，軟件的公文系統(tǒng)支持打印功能，通過打印機可以打印出與紙質(zhì)公文相同的文檔。

(2) 資產(chǎn)管理。資產(chǎn)管理包括自資產(chǎn)購買以后的入庫、申請領(lǐng)用、歸還、資產(chǎn)報廢一套完整的功能。在資產(chǎn)入庫的環(huán)節(jié)，設(shè)定標簽自定義，以實現(xiàn)資產(chǎn)分類入庫的功能。如，可以按照“十五”項目、“十一五”項目、“十二五”項目的類別入庫，或者可以按照軟件、硬件、耗材等進行分類。標簽由管理員自行定義，方便用戶查詢。

此次建設(shè)還將原有的用于上報的資產(chǎn)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫進行同步，保證數(shù)據(jù)的完整性。既滿足上報數(shù)據(jù)的需求，又能夠方便局內(nèi)用戶的使用。

這套獨立的資產(chǎn)管理系統(tǒng)與通用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)相比較，優(yōu)越之處在于：可以與現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)相集成。即可以在這套資產(chǎn)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)用戶的申請與審批功能。通過這套系統(tǒng)，用戶可在網(wǎng)上進行申請領(lǐng)用，相關(guān)負責人可在網(wǎng)上進行審核、審批。

(3) 財務預算管理系統(tǒng)。財務預算系統(tǒng)將原有的各部門賬本逐步取代，將原有的財務信息數(shù)據(jù)化，實現(xiàn)部門經(jīng)費與個人項目經(jīng)費的在線查詢，各部門相關(guān)責任人能夠及時掌握本部門經(jīng)費的使用情況。

為解決工作人員出差、不在崗的問題，設(shè)置代辦功能。即在出差之前可以由崗位負責人授權(quán)另一用戶對自己的界面進行控制。

軟件的開發(fā)采用J2EE開發(fā)框架，三層mvc模式j(luò)ava+spring+hibernate(spring開源框架，hibernate對象關(guān)系映射框架)開發(fā)方法進行開發(fā)，這種開發(fā)模式為系統(tǒng)日后的擴展與維護打下基礎(chǔ)。

2系統(tǒng)應用

協(xié)同辦公系統(tǒng)包含近20個功能，如圖4所示，圖中左側(cè)為功能使用區(qū)，中間部分為各類消息區(qū)域，頂部為系統(tǒng)操作區(qū)域。消息區(qū)域用于顯示自己要辦理的事項，可以根據(jù)用戶的不同需求進行界面與功能自定義。普通員工的功能區(qū)域為常用的公文起草、申請起草、資產(chǎn)申請、工作計劃、工作日程等；中層領(lǐng)導干部設(shè)置為會議安排、待辦公文、代辦任務、任務、待批申請等；高層領(lǐng)導只需要設(shè)置待審任務與工作消息即可。其中，工作消息包括公文簽批、申請簽批等一系列的待審核內(nèi)容。由于篇幅的限制，僅針對公文管理的應用做介紹。

圖4　協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺Fig.4　Platform of cooperative office system

公文管理不僅具備增、刪、改、查的基本功能，還可以實現(xiàn)電子的發(fā)文登記單、收文承辦單，是具有實際流程的一套完整的公文收、發(fā)系統(tǒng)。

為保證收、發(fā)文件的靈活性，建立以擬稿人為中心的發(fā)文流程，符合原紙質(zhì)時代發(fā)文流程的要求。由擬稿人登錄系統(tǒng)，編寫要發(fā)送的文稿，編輯完成后提交部門領(lǐng)導進行審核，審核通過則繼續(xù)流轉(zhuǎn)，如未通過則將稿件返回擬稿人，這個過程只需通過鼠標操作即可。按照審核流程進行逐級審核，經(jīng)部門領(lǐng)導、辦公室主任、局領(lǐng)導層層把關(guān)，最終形成發(fā)文電子檔。具體流程如圖2所示[2]。

在發(fā)文的過程中，使用表單編輯器編輯好的電子發(fā)文登記表單，實現(xiàn)審核的環(huán)節(jié)與原有的辦公習慣一致。發(fā)文登記單如圖3所示，各級領(lǐng)導按各自的權(quán)限，在不同的審核位置填寫意見即可。

本套系統(tǒng)還支持文件記錄查看功能，當文件進入流程后，已辦人員可以查看追蹤文件的辦理程度，如發(fā)現(xiàn)下一結(jié)點未辦理，可以根據(jù)實際情況進行催辦、督辦，以達到提高辦公效率的目的。

收文的過程和發(fā)文過程類似，不再贅述。

3討論與結(jié)論

天津市地震局協(xié)同辦公系統(tǒng)使天津市地震局的信息化工作向前邁進了一步，滿足未來一定階段信息化發(fā)展和辦公自動化應用的需要。

天津市地震局電子政務系統(tǒng)搭建了高效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、自動化協(xié)同辦公平臺，是一套覆蓋范圍廣、功能完整和穩(wěn)定的協(xié)同辦公系統(tǒng)[3]。該系統(tǒng)集合行政管理、IT技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，具有功能強大、共享度高、操作簡便、安全性強等特性，特別是使用便捷、安全穩(wěn)定、大容量存儲，保證信息持久的重復使用性。高效的操作改變了空間與時間的傳統(tǒng)屬性，變復雜紙質(zhì)流轉(zhuǎn)為電子信息傳輸和處理。

系統(tǒng)在研究、開發(fā)和測試過程中，得到天津市地震局領(lǐng)導和同事的大力支持與幫助，在此表示衷心的感謝。

參考文獻：

[1]李剛，周麗霞，宋軍，等.基于VMwareEsxi軟件的服務器虛擬化技術(shù)在天津地震監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)中的應用[J].震災防御技術(shù)，2011(3):311-318.

[2]張友生.信息系統(tǒng)項目管理師輔導教程[M].北京:電子工業(yè)出版社，2009.

[3]李剛，周麗霞，王曉磊，等.高速區(qū)域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的網(wǎng)站負載均衡系統(tǒng)[J].西北地震學報，2009(3):296-301.

Design and Application of Cooperative Office System in E-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality

ZHAO Yin, WANG Xiao-lei

(Earthquake Administration of Tianjin Municipality, Tianjin 300201, China)

Abstract:The construction results of Earthquake Administration of Tianjin Municipality in the informatization are introduced. The design scheme of the cooperative office system and a series of problems which need to be solved in the running of the system are described. Taking the document management in the collaborative office system as an example, application in e-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality is introduced briefly. The construction of the office system of Earthquake Administration of Tianjin Municipality has laid a foundation to improve office efficiency and quality of service.

Key words:E-government; Cooperative office; Document management

作者簡介：第一趙穎(1985—)，女，河北省灤縣人。2006年畢業(yè)于防災科技學院，助理工程師。

收稿日期：2015-03-15

中圖分類號：TP317.1

文獻標志碼：A

文章編號：1000-6265(2015)03-0038-04