關(guān)于水文電子檔案管理工作的探討

張玲

（湖北省十堰市水文水資源勘測(cè)局，湖北十堰 442000）

0.引言

水文電子檔案管理與水文檔案管理工作越來(lái)越重要，應(yīng)用愈加廣泛，成為水文檔案管理中的重要組成部分。電子檔案是單位在發(fā)展和履職過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備形成的各種數(shù)字格式的信息記錄，是業(yè)務(wù)流程和單位活動(dòng)的重要憑證，也是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的重要工具。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有易篡改性、隱蔽性等諸多特征，導(dǎo)致其在管理過(guò)程中容易被刪改，有必要給予電子檔案管理足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案信息安全的重要性，推進(jìn)技術(shù)更新，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境制定有針對(duì)性的制度機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步提升水文電子檔案管理質(zhì)量。

1.水文電子檔案管理的概述

水文電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有較大差異。水文電子檔案管理依賴(lài)于檔案信息系統(tǒng)的模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)功能，檔案分類(lèi)、資料收集、統(tǒng)計(jì)歸檔和信息查閱等都很方便，管理效率大大提高。與手工操作紙質(zhì)檔案相比，水文電子檔案降低了手動(dòng)檔案信息收集不及時(shí)、不完整、資料漏抄及字跡模糊等問(wèn)題。各種水文電子檔案的數(shù)字文件系統(tǒng)具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，在計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)的支持下，水文電子檔案的檢索、更新也更加方便快捷，這是水文電子檔案的明顯優(yōu)勢(shì)。

2.水文電子檔案管理的特點(diǎn)

2.1 統(tǒng)一性

自然界是一個(gè)統(tǒng)一的整體，而水是千變?nèi)f化的，因此水文信息復(fù)雜多樣，但是，其中是有關(guān)聯(lián)的。所以，如果僅僅依靠一個(gè)水文觀(guān)測(cè)站是無(wú)法判斷出整體的水文變化規(guī)律的。其不僅降低了水文工作者的工作效率，還阻礙了各項(xiàng)保障措施的實(shí)施。因此，為了有效地利用水文觀(guān)測(cè)站發(fā)現(xiàn)的水溫規(guī)律資料，必須做到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。換句話(huà)說(shuō)，即各地區(qū)水文檔案都要按照統(tǒng)一方式進(jìn)行管理。

2.2 連續(xù)性

檔案記載的各種水文信息在一定程度上能反映出某一地區(qū)在某一時(shí)間內(nèi)的真實(shí)水文狀況，對(duì)于我國(guó)管理具有重要作用。對(duì)于水文檔案信息而言，記錄一地區(qū)的水文時(shí)間越長(zhǎng)，間斷時(shí)間越少，水文檔案的利用價(jià)值就越高，而且能夠在非水文領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮重要作用[1]。然而，如果水文檔案斷斷續(xù)續(xù)，就會(huì)導(dǎo)致水文檔案數(shù)據(jù)信息不夠全面，無(wú)法為其他各項(xiàng)工作提供科學(xué)可靠的數(shù)據(jù)支持。

2.3 時(shí)間性

規(guī)律是不會(huì)以人為的意志為轉(zhuǎn)移的，換句話(huà)說(shuō)，世界上的任何事物都要受到自然規(guī)律的影響，水文工作也不例外。在觀(guān)測(cè)過(guò)程中，同一地區(qū)不同時(shí)間的水文規(guī)律是不同的，其數(shù)據(jù)會(huì)存在較大的變化。例如，在汛期，水文數(shù)據(jù)變化較為頻繁，這就需要水文工作人員在觀(guān)測(cè)的過(guò)程中注意調(diào)整觀(guān)測(cè)方式，加強(qiáng)對(duì)原始資料的合理性分析，確保水文數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。

3.水文電子檔案管理工作的意義

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日益發(fā)達(dá)，在這個(gè)大數(shù)據(jù)社會(huì)生活的背景下，各行各業(yè)都加快了對(duì)于大數(shù)據(jù)的建設(shè)以及互聯(lián)網(wǎng)的使用。水文電子檔案是近年來(lái)水文工作者在工作過(guò)程中形成的主要成果之一，其不僅加快了水文檔案管理數(shù)字化、信息化，也使電子檔案成為水文檔案的主要形式之一。并且，通過(guò)建立水文數(shù)據(jù)庫(kù)，有效地將水文檔案與現(xiàn)實(shí)狀況相整合，為水文檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)，并且為工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理提供了便利，使水文工作者在查詢(xún)相關(guān)資料時(shí)更加便捷迅速，而且減少了時(shí)間與資源的浪費(fèi)。在對(duì)水文檔案進(jìn)行利用的過(guò)程中，并不會(huì)受到原件唯一性的限制[2]。同時(shí)，水文電子檔案信息為人們提供了更多的便利，能夠?qū)崿F(xiàn)異地利用，使其不受時(shí)間與空間的制約。水文工作者利用網(wǎng)絡(luò)即可查到自己所需要的信息，有利于對(duì)原件的保護(hù)。另外，水文電子檔案的開(kāi)發(fā)，使檔案管理人員的工作難度降低，將精力放在水文檔案信息的編輯以及開(kāi)發(fā)上。

4.水文電子檔案管理現(xiàn)狀

4.1 水文電子檔案管理長(zhǎng)久性有待提高

隨著科技的高速發(fā)展，當(dāng)前普遍為自動(dòng)化辦公模式，使檔案的儲(chǔ)存和利用更加方便快捷。而水文工作者在調(diào)閱相關(guān)資料時(shí)，同樣不受時(shí)間和空間等多重限制，在任何地方都可以隨時(shí)隨地瀏覽檔案信息。而且，通過(guò)對(duì)水文水資源檔案管理部門(mén)的制約以及相關(guān)法律法規(guī)的頒布，水文檔案管理的工作步驟得到了精簡(jiǎn)，使網(wǎng)絡(luò)對(duì)于水文水資源檔案管理工作的影響力日益增加。但是，在實(shí)際水文水資源檔案管理的過(guò)程中，一旦電子檔案系統(tǒng)受到黑客攻擊，或者由于人流量過(guò)大而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓等客觀(guān)問(wèn)題，其都會(huì)不可避免地造成信息丟失[3]。因此，為了保證檔案的持久性和安全性，仍然需要采取有效措施對(duì)其進(jìn)行妥善保管。

4.2 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性不高

目前一些單位不是很重視檔案管理，仍然以傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式為主。電子檔案的管理體系還沒(méi)有構(gòu)建完善，很多紙質(zhì)檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子存儲(chǔ)，資料原始性、完整性存在問(wèn)題，水文電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不全，降低了水文電子檔案利用的便捷性，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的綜合價(jià)值。還有一些單位，水文電子檔案只是對(duì)紙質(zhì)檔案的電子化存儲(chǔ)，保持固定不變，很少進(jìn)行更新[4]。隨著水文工作的發(fā)展，水文檔案工作人員沒(méi)有將檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、跟進(jìn)和完善，資料搜集、信息核對(duì)、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等大量的工作沒(méi)有做到位，直接影響了水文電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性。

4.3 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程

標(biāo)準(zhǔn)化是水文檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)前提和實(shí)踐基礎(chǔ)。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，則電子檔案只可能是紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單模仿，無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行共享和深度應(yīng)用。目前一些單位在開(kāi)展檔案管理信息化的過(guò)程中，受人力資源、資金設(shè)備、技術(shù)應(yīng)用等約束，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，信息編碼缺乏統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，檔案分類(lèi)、處理、存儲(chǔ)等工作的隨意性大。由于沒(méi)有統(tǒng)一的運(yùn)作平臺(tái)，很多水文單位的信息系統(tǒng)存在重復(fù)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、工作規(guī)范性不足的弊病。

4.4 電子檔案的深度利用效率偏低

一方面，水文檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性。傳統(tǒng)檔案管理遵循保密的原則，嚴(yán)重妨礙了新時(shí)期檔案信息向社會(huì)公開(kāi)并提供公眾服務(wù)的模式發(fā)展。一些水文單位的電子檔案沒(méi)有劃分檔案公開(kāi)的等級(jí)，給水文檔案利用的內(nèi)部人員和外部人員形成困擾，無(wú)法實(shí)現(xiàn)水文電子檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；另一方面，由于大型檔案業(yè)務(wù)管理對(duì)于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備和人力資源要求較高，且很多水文單位的人力財(cái)力有限，對(duì)水文檔案管理人員的信息操作水平?jīng)]有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，再加上紙質(zhì)與電子檔案共存，電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息存儲(chǔ)和調(diào)取不方便，內(nèi)部運(yùn)行數(shù)據(jù)資料不能及時(shí)全面匯總，導(dǎo)致水文電子檔案的應(yīng)用程度不深。

4.5 電子檔案的信息安全問(wèn)題

由于水文電子檔案所具有的開(kāi)放性特點(diǎn)，實(shí)施水文電子檔案管理需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來(lái)提供保障。這樣才能保證水文電子檔案的信息安全。但是目前，水文電子檔案的信息安全仍然存在一些風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案信息的保密等級(jí)劃分、保密措施應(yīng)對(duì)沒(méi)有統(tǒng)一。部分檔案資料信息應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的公開(kāi)發(fā)布與信息傳輸，使信息資源發(fā)揮更大的價(jià)值。部分關(guān)系到機(jī)密性的檔案資料信息，則需要采取相對(duì)應(yīng)的安全防護(hù)，確保信息不泄露[5]。一些水文單位由于計(jì)算機(jī)軟硬件的問(wèn)題、信息安全防護(hù)意識(shí)的問(wèn)題、人為操作方面的問(wèn)題，都會(huì)引發(fā)一些電子檔案的信息安全事故，包括機(jī)密檔案被惡意竊取，網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息惡意篡改與非法偽造，對(duì)水文單位的穩(wěn)定運(yùn)行形成威脅。

5.水文電子檔案管理的改進(jìn)建議

5.1 建立規(guī)范的電子檔案工作制度

研究制定一套切實(shí)可行的水文電子檔案工作制度：（1）完善水文電子檔案工作業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作規(guī)范，細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和管理步驟。（2）制定必要的安全管理措施，以保障水文電子檔案的信息安全性與完整性。（3）制定水文電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水文電子檔案管理發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。要認(rèn)真規(guī)范水文電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過(guò)程，落實(shí)歸檔管理責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循[6]。制定水文電子檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)特別注意劃清歸檔管理過(guò)程中各級(jí)工作人員的主體責(zé)任，做好水文電子檔案的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

5.2 做好水文電子檔案的收集整理工作

針對(duì)水文電子檔案連續(xù)性、時(shí)間性、統(tǒng)一性的特點(diǎn)，要按照時(shí)間的維度將水文資料進(jìn)行收集整理，包括對(duì)于降水、蒸發(fā)、泥沙、流量、水環(huán)境監(jiān)測(cè)等多項(xiàng)內(nèi)容的整理。不僅如此，還要對(duì)地表水、地下水以及水質(zhì)這三大類(lèi)別進(jìn)行詳細(xì)的整理、繪制成冊(cè)。在具體操作上，要以檔案室、各部門(mén)的檔案員為中心，建立全方位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并將各類(lèi)型的檔案資料及時(shí)整理分類(lèi)和加密。對(duì)于一些已經(jīng)損壞的電子信息檔案，可以讓專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員嘗試對(duì)其進(jìn)行修復(fù)，并將原始資料進(jìn)行清點(diǎn)，從而保證水文檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性[7]。

5.3 提高工作人員技術(shù)水平

隨著水文檔案信息化體系建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，現(xiàn)代水文檔案管理向?qū)I(yè)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。水文檔案管理工作人員必須提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)信息專(zhuān)業(yè)知識(shí)。水文單位可以定期組織開(kāi)展水文電子檔案管理的培訓(xùn)，對(duì)水文檔案管理人員進(jìn)行水文檔案業(yè)務(wù)和管理技術(shù)的再教育，幫助他們及時(shí)更新檔案的軟硬件操作技能，使其能夠熟練操作和嚴(yán)格管理。隨著水文電子檔案的格式越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理部門(mén)可定期對(duì)部門(mén)人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，使其熟練使用數(shù)字化設(shè)備，具備良好的文字功底和科學(xué)技術(shù)水平，在日常的水文檔案管理工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，分析問(wèn)題并提出解決對(duì)策。

5.4 加強(qiáng)水文電子檔案的安全防護(hù)

針對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，水文單位的檔案管理部門(mén)也要提高警惕，盡快完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份和信息恢復(fù)管理系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)或者其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)生安全事故時(shí)，能夠?qū)﹃P(guān)鍵信息和重要信息及時(shí)有效恢復(fù)。切實(shí)加強(qiáng)電信網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)密碼驗(yàn)證獲取用戶(hù)注冊(cè)信息、輸入密碼調(diào)閱用戶(hù)口令和密碼限制用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。安裝先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防毒軟件，建立安全防火墻來(lái)有效防止勒索病毒和惡意黑客對(duì)檔案信息的攻擊破壞和非法篡改。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)系統(tǒng)管理軟件的安全漏洞，對(duì)系統(tǒng)防火墻和防病毒管理軟件進(jìn)行全天候自動(dòng)維護(hù)升級(jí)，提高系統(tǒng)檔案實(shí)時(shí)上傳、下載時(shí)的安全級(jí)別和檔案訪(fǎng)問(wèn)安全權(quán)限。在網(wǎng)絡(luò)硬件安全管理中，及時(shí)更新升級(jí)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、云主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)硬件設(shè)施，加強(qiáng)自我安全保護(hù)和對(duì)設(shè)施的定期改善與日常維護(hù)。

5.5 依據(jù)紙質(zhì)檔案做好電子檔案的管理

目前，水文單位在將水文電子檔案歸檔時(shí)仍然無(wú)法徹底脫離紙質(zhì)檔案。所以，在今后一段時(shí)間內(nèi)，水文單位仍然會(huì)使用雙套管理方式，為水文檔案的真實(shí)性提供保障。因此，在當(dāng)前對(duì)水文檔案進(jìn)行管理時(shí)，要依據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行立卷，與專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員合作建立完善的電子檔案歸檔制度，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案歸檔工作，并且對(duì)于檔案信息系統(tǒng)熟練操作。然而，電子文件歸檔工作并不是由一個(gè)部門(mén)獨(dú)立完成的，而是多個(gè)部門(mén)共同努力的結(jié)果。并且，文書(shū)人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員以及水文檔案管理人員要協(xié)調(diào)配合，以此來(lái)提升水文檔案管理的質(zhì)量。

6.結(jié)語(yǔ)

水文電子檔案管理是水文工作者根據(jù)水文活動(dòng)的真實(shí)情況，對(duì)水文數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)的采樣記錄，其不僅保證了準(zhǔn)確性，而且更具有真實(shí)性。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)水文電子檔案的利用，一定要實(shí)事求是，根據(jù)水文電子檔案管理的特點(diǎn)制定可行的優(yōu)化措施，提升檔案的管理水平，使其繼續(xù)為我國(guó)戰(zhàn)勝水文自然災(zāi)害中發(fā)揮巨大作用。