淺析非生產(chǎn)型企業(yè)采購計劃管理優(yōu)化策略

于萍 隋航 傅凱 劉鳳陽

（中汽研汽車檢驗中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

隨著市場經(jīng)濟需求不斷擴大以及新冠肺炎疫情對經(jīng)濟形勢的不斷沖擊，企業(yè)采購管理的過程中出現(xiàn)的不確定性日益增強，企業(yè)要在經(jīng)營活動中實現(xiàn)采購管理的精益化和流程的標準化。因此，作為采購管理流程中的重要組成部分，采購計劃管理的優(yōu)化和提升能夠有效地提高企業(yè)采購管理效率，降低采購成本，促進企業(yè)精益化管理水平提升。目前，國內(nèi)外已有大量對于采購計劃管理的研究?；裘羝G（2022）等針對項目采購計劃管理和項目采購過程管理多個環(huán)節(jié)作出了多維度、多層次的研究，以數(shù)據(jù)實現(xiàn)對采購項目全流程分析，企業(yè)對采購項目全流程管控，為提高企業(yè)采購管理水平提供價值參考[1]。趙智方（2020）指出企業(yè)想要制作出較優(yōu)的采購計劃，就應(yīng)該具體問題具體分析，針對不同的企業(yè)，應(yīng)該認識到其所應(yīng)用的物資采購計劃的優(yōu)勢與缺點，以便于能夠在實行日常的采購工作時，不斷優(yōu)化物資采購的效率及質(zhì)量，實現(xiàn)物資采購成本支出最小化[2]。徐巧萌（2019）分析了企業(yè)物資采購計劃管理的重要性并提出了采購計劃管理的改進措施[3]。董云飛（2020）從煤炭企業(yè)角度出發(fā)分析了物資計劃管理在集中采購中發(fā)揮著重要作用，它不僅能夠推動企業(yè)管理的規(guī)范化，還能實現(xiàn)企業(yè)的商業(yè)化與法制化，為企業(yè)的發(fā)展提供前提和基礎(chǔ)[4]。富海燕（2021）分析了完善政府采購預(yù)算管理的必要性及存在的問題，并給出了改進措施[5]。但是對于采購品類繁雜，產(chǎn)品計劃不明確，管理難度較大的非生產(chǎn)型企業(yè)的采購計劃管理優(yōu)化策略，沒有學(xué)者進行深入的研究。而隨著第三產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷壯大，非生產(chǎn)型企業(yè)的采購管理優(yōu)化模式也顯得尤為突出。本文將分析采購計劃管理的重要性，解析非生產(chǎn)型企業(yè)在采購計劃管理中存在的問題，并對非生產(chǎn)型企業(yè)的采購計劃管理優(yōu)化策略進行研究，從而可以為降低采購成本，提升企業(yè)精益化管理水平，促進企業(yè)經(jīng)營水平高質(zhì)量發(fā)展提供重要保障。

1.采購計劃管理重要性

企業(yè)采購的過程中往往需要占用大量的成本資金支出，成本的占比影響了企業(yè)的利潤率指標，一些企業(yè)由于沒有科學(xué)的采購計劃管理，導(dǎo)致各需求部門的采購需求沒有集約化，緊急性采購項目數(shù)量較多，導(dǎo)致資金使用效率低下，采購成本提高。合理的采購計劃管理有助于提高企業(yè)采購的目的性、預(yù)見性和集約性，更好地解決企業(yè)采購商品的品類、數(shù)量、時間節(jié)點以及如何進行采購的相關(guān)問題，減少采購過程中產(chǎn)生的合規(guī)風(fēng)險，降低庫存積壓風(fēng)險，避免重復(fù)性采購和材料浪費，降低緊急性采購的占比，對提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)降本增效的經(jīng)營管理目標提供一定的保障。對于生產(chǎn)型企業(yè)，采購物品清單往往與產(chǎn)品銷售計劃、生產(chǎn)計劃等有緊密的關(guān)系，而對于非生產(chǎn)型企業(yè)，生產(chǎn)材料往往與產(chǎn)品不能進行一個準確的成本-效益核算，采購計劃管理的難度較大，但是采購商品的品類或領(lǐng)域存在一定的相似度，采購行為的發(fā)生節(jié)點往往與公司的經(jīng)營目標和客戶需求節(jié)點存在一定的相關(guān)性。因此，在非生產(chǎn)型企業(yè)推進采購計劃管理有利于將各需求部門的采購項目進行集約化管理，找到采購計劃與公司經(jīng)營板塊的對應(yīng)規(guī)律，有助于企業(yè)精益化管理，能夠大幅度實現(xiàn)降低采購成本的目標。

2.非生產(chǎn)型企業(yè)采購計劃管理問題分析

2.1 管理難度較大

對于非生產(chǎn)型企業(yè)，以科技創(chuàng)新型企業(yè)為例，公司投入成本可能用于科研設(shè)備，軟件和無形資產(chǎn)采購中，但產(chǎn)出的成果多為科研成果，如發(fā)明專利、創(chuàng)新產(chǎn)品等。投入的成本與效益之間很難通過生產(chǎn)工作計劃進行對應(yīng)并進行庫存管理，因此在管理過程中，著力點常常難以尋找，購買的商品重復(fù)率相對生產(chǎn)型企業(yè)較低，對于降本關(guān)注點的尋找也比較困難。采購品類的繁雜，在一定程度上影響了對市場狀況的評判和預(yù)算的編制，而預(yù)算的準確率和采購節(jié)資率是反映企業(yè)采購管理情況的重要指標。假設(shè)項目預(yù)算金額為B，項目最終中選金額為H，那么項目預(yù)算準確率β可以通過以下公式來計算：

β=T/B×100%

采購預(yù)算準確率可用來衡量和判斷企業(yè)采購項目編制預(yù)算的能力和水平，采購準確率越高，說明在進行預(yù)算編制前進行的市場調(diào)研越充分以及對采購項目的分析深度越深入。通常情況下企業(yè)希望預(yù)算準確率越高越好，相反，如果采購預(yù)算準確率偏低那么可以初步得出采購預(yù)算編制不合理的結(jié)論。

衡量采購項目情況的另一個重要指標就是項目采購節(jié)資率。假設(shè)項目預(yù)算金額為B，項目最終中選金額為T，那么項目的節(jié)資率θ可以通過以下公式來計算：

θ=（B-T）/B×100%

采購節(jié)資率越高，說明采購實施部門的工作成果較好，因此采購節(jié)資率越高越好，如果采購節(jié)資率偏低甚至為負數(shù)，即中選金額低于預(yù)算這都說明項目采購成果不夠好，供應(yīng)商未能形成有效的充分競爭。采購預(yù)算準確率β和采購節(jié)資率θ相互制約，在不運用和變換采購談判技巧時，采購預(yù)算準確率β越高，采購節(jié)資率θ就會越低。鑒于企業(yè)衡量采購成果時把采購節(jié)資率θ指標要求得比較高，一般希望5%＜＜θ＜＜35%[1]，但提高采購節(jié)資率的同時，預(yù)算準確率就很可能降低了。所以為了平衡指標的關(guān)系，使采購計劃的編制更能反映企業(yè)的成本和經(jīng)營組成情況并且在節(jié)資率方面仍有較大提升，因此采購預(yù)算的金額和市場調(diào)研的價格就是非常重要的先決條件。然而，非生產(chǎn)型企業(yè)采購商品的市場價格調(diào)研和成本核算常常是不夠?qū)I(yè)的，很難按照領(lǐng)域來劃分，因此預(yù)算的準確率波動較大，節(jié)資率也常因為項目的不同有較大的浮動，不便于總結(jié)計劃管理規(guī)律，提升了計劃管理難度。

2.2 重視程度不夠

在開展采購計劃管理、采購預(yù)算編制的過程中，存在著相關(guān)人員對該項管理工作的重要性認識不足的情況，在非生產(chǎn)型企業(yè)中此現(xiàn)象顯得尤為突出，需求部門認為采購的商品與產(chǎn)出的結(jié)果之間沒有緊密的聯(lián)系，且利潤核算方法與生產(chǎn)型企業(yè)有較大差異，因此需求部門存在認為采購計劃管理沒有意義的思想，嚴重影響了采購計劃的順利實施，無形中提升了采購成本。在實際工作中，主要存在兩種情況：（1）部分需求人員的思想觀念淡薄，對采購計劃及預(yù)算的作用缺乏合理認知，沒有明確部門的日常收支情況，在上報采購計劃時，缺乏明確的目標和重點，存在敷衍應(yīng)付的情況，常常遺漏重要的采購項目，使重要不緊急的事情被拖沓成重要緊急的事項，給管理過程增加了難度。（2）采購預(yù)算的申報與市場情況存在較大的偏差，部分人員沒有進行充分的市場調(diào)研，預(yù)算編制不準確，在實際采購的過程中，無法發(fā)揮資金的效用，甚至出現(xiàn)無法獲得滿足需求的商品的現(xiàn)象。

2.3 信息化程度不夠

企業(yè)信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)管理軟件不僅僅是技術(shù)的應(yīng)用，更多的是管理上的更新，它是企業(yè)管理實施過程中的信息化工具，是企業(yè)適應(yīng)市場環(huán)境變化、增強竟爭力的關(guān)鍵所在。信息帶動管理的轉(zhuǎn)變對企業(yè)成長有著全方位影響，它將徹底改變企業(yè)原有經(jīng)營思想、經(jīng)營方法、經(jīng)營模式，通過業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新、產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新，或?qū)Ω鞣N資源加大投入，借助信息化提供強有力的方法和手段加以實現(xiàn)。但是目前部分企業(yè)在采購計劃管理方面的“無紙化”水平還不夠高。ERP管理系統(tǒng)的應(yīng)用在一定程度上實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營管理的高效化、無紙化、便捷化，但該系統(tǒng)的部分管理手段在非生產(chǎn)型企業(yè)中并不適用。因此，許多非生產(chǎn)型企業(yè)的管理人員仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式進行管理，通過收發(fā)通知收集計劃，編制采購預(yù)算，管理常存在疏漏的問題。通過“人”來把控計劃管理的環(huán)節(jié)，對崗位員工的素質(zhì)要求較高，對人員的依賴度過大，因此管理效率低。采購管理人員需要根據(jù)計劃手工核對需求，調(diào)整預(yù)算池，產(chǎn)生的問題不單單是工作量的激增，更增大了跟蹤執(zhí)行的難度，在統(tǒng)計、核銷、執(zhí)行的過程中浪費了大量的紙張資源，大大浪費了需求部門和管理部門的工作時間。另外，人員的管理能力和專業(yè)程度良莠不齊會導(dǎo)致企業(yè)采購計劃管理難度升級，甚至?xí)绊懲獠抗?yīng)商對企業(yè)的看法，影響企業(yè)形象。

3.非生產(chǎn)型企業(yè)采購計劃優(yōu)化策略

3.1 規(guī)范采購計劃管理流程

要想實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營成本的準確核算，實現(xiàn)利潤率的穩(wěn)步提升，預(yù)估成本-收益的回饋情況，就要規(guī)范采購計劃流程，實現(xiàn)高效的采購計劃管理需要制度先行。梳理采購計劃管理流程，形成制度文件或者操作管理手冊，能夠使企業(yè)員工更準確地掌握如何編制預(yù)算，如何申報采購計劃，按何節(jié)點進行計劃梳理以及采購計劃的實施等，使員工辦事均能有章可循。制度建設(shè)工作中不光要參照國家相關(guān)法律法規(guī)完善管理辦法，更要梳理招標流程節(jié)點、加強實操培訓(xùn)，從根源上解決招標采購管理體系松散，員工對招標采購工作不重視的問題。另外，對于非生產(chǎn)型產(chǎn)業(yè)的招標采購項目要制訂針對性的采購計劃，區(qū)別生產(chǎn)物料的采購計劃，從公司經(jīng)營和管理建設(shè)的季度、年度計劃中提煉招標采購項目計劃，避免時間安排過于緊湊，影響公司經(jīng)營的問題。對于不同品類的需求應(yīng)該劃分歸類，進行流程梳理和節(jié)點管控。

3.2 提升人員素質(zhì)

非生產(chǎn)型企業(yè)員工之所以對采購計劃管理和采購預(yù)算編制不夠重視，主要是因為采購計劃的提報存在著一定的難度，采購需求部門常常對采購的商品不夠了解，且由于品類繁雜，很難做好市場調(diào)研，因此存在著預(yù)算剛性不強，需求不夠明確，計劃編制不合理的問題。對此，應(yīng)該提高工作人員的思想認識，強化理論知識的學(xué)習(xí)，確保其能夠從思想層面真正認識到采購計劃管理的必要性和重要性。在工作中，首先，應(yīng)該加強對于采購計劃管理相關(guān)的規(guī)章制度的宣貫以及有關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，使得公司的相關(guān)員工都能夠認識到采購計劃管理的作用，為采購計劃管理工作的順利實施提供良好支撐。其次，通過加強需求部門人員對項目需求的理解深度和詳細度以及提高項目前期市場調(diào)研能力，及時了解和掌握相關(guān)市場動態(tài)信息，根據(jù)了解到的有效信息及時做出預(yù)算調(diào)整方案，確保項目采購計劃的準確性和合理性。再次，企業(yè)應(yīng)該主動為采購需求部門組織專業(yè)培訓(xùn)，提升采購需求人員對于計劃申報、預(yù)算編制的專業(yè)能力。最后，企業(yè)需要完善人才培養(yǎng)機制，依照采購計劃管理崗位的要求進行選人用人，根據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果搭建合理的激勵和獎懲機制，此外還應(yīng)在崗位設(shè)置過程中，堅持管辦分離的基本原則，在采購需求、采購管理、采購實施以及驗收環(huán)節(jié)均安排設(shè)置不同的工作人員，避免出現(xiàn)一人多崗的問題導(dǎo)致產(chǎn)生一定的廉潔風(fēng)險。

3.3 搭建信息化采購計劃管理平臺

部分企業(yè)對于采購計劃管理依賴的主要方式主要為郵件、OA辦公系統(tǒng)等，沒有專業(yè)的采購計劃管理系統(tǒng)或者采購計劃管理模塊。即使是有ERP管理系統(tǒng)的企業(yè)，但是對于非生產(chǎn)型企業(yè)，ERP系統(tǒng)的管理方式也與非生產(chǎn)型企業(yè)的采購計劃管理匹配程度不高。人工的方式交流采購計劃會造成信息溝通不對等的現(xiàn)象，影響采購計劃的執(zhí)行、實施。采購計劃的申報、需求的申請、采購的實施等環(huán)節(jié)過于依賴人的作用，容易影響采購經(jīng)營管理的進程。因此非生產(chǎn)型企業(yè)需要搭建適配的采購管理系統(tǒng)，為了集約化管理，降低企業(yè)運營管理成本，采購計劃管理系統(tǒng)可以不作為一個單獨的系統(tǒng)出現(xiàn)，但需要作為采購管理的一個模塊上線，采購需求人員可以在采購計劃管理模塊中編制采購預(yù)算，申報采購計劃，采購管理人員可以在收到計劃信息后進行審批、核銷和匯總并生成和導(dǎo)出報表，采購實施人員可以根據(jù)系統(tǒng)中的預(yù)算和審批信息等進行采買和報銷，最后可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)反饋。對于非生產(chǎn)型企業(yè)，搭建該平臺不僅可以實現(xiàn)上述功能，更能通過大數(shù)據(jù)分析，生成報表達到支持公司經(jīng)營發(fā)展的目的，更能通過計算實現(xiàn)分類和分區(qū)，梳理出非生產(chǎn)型企業(yè)采購項目需求規(guī)律，在繁雜的品類中找到公司采購管理的優(yōu)化途徑，降低企業(yè)采購成本，提升企業(yè)管理水平。

4.結(jié)語

本文從采購計劃管理的重要性出發(fā)，找出非生產(chǎn)型企業(yè)在采購計劃管理中存在的問題，繼而對企業(yè)提升采購計劃管理水平的策略進行分析。通過規(guī)范采購計劃管理流程、提升人員素質(zhì)、搭建信息化采購計劃管理平臺，促進采購計劃管理水平的提升。通過本文所進行的非生產(chǎn)型企業(yè)采購計劃管理優(yōu)化策略研究可以提升采購管理團隊的能力，更為企業(yè)降低采購成本、提升管理效率，為企業(yè)的經(jīng)營管理能力提升提供戰(zhàn)略保障。