大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探析

王秋海

摘要：在事業(yè)單位中，有效地開(kāi)展檔案管理工作提高了事業(yè)單位發(fā)展水平。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)了檔案管理水平，提高了檔案管理與利用效率。因此，檔案管理工作人員要學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的技術(shù)，科學(xué)地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐過(guò)程，以更好地推進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。本文對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

1大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有明顯的非結(jié)構(gòu)性特征，能夠從海量數(shù)據(jù)中提取核心信息，數(shù)據(jù)處理的規(guī)模較為客觀。在社會(huì)文明發(fā)展的推動(dòng)下，印刷形式能夠?qū)π畔⒌拇鎯?chǔ)和傳播信息量較小，但計(jì)算機(jī)硬盤的容量較高，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)明顯提升了人類對(duì)信息的處理效率。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和處理的信息量較大，類型也更為豐富。通過(guò)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的處理和分析，全面提升數(shù)據(jù)處理的效率，結(jié)合大量的信息內(nèi)容篩選出有價(jià)值的信息內(nèi)容。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠處理的是大量的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息，其特點(diǎn)更為突出和鮮明。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作方法

2.1制定新型的檔案管理機(jī)制

首先，針對(duì)檔案信息的搜集和分類等操作，便可制定與實(shí)際工作相符的制度內(nèi)容，以此輔助一線人員順利開(kāi)展管理工作，提升檔案的信息化和規(guī)范化水平，為用戶查閱和調(diào)取檔案信息提供便利。其次，需在檔案管理工作期間，針對(duì)借閱制定相應(yīng)的便捷措施，為用戶調(diào)取和查閱信息提供便利，進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理工作，建立正規(guī)的制度體系。最后，需強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理的安全性保證，此處所指的安全性主要為信息化安全及管理制度規(guī)范等內(nèi)容。主要面向檔案管理的一線人員制定更為科學(xué)的管理制度要求，同時(shí)面向社會(huì)各界借閱人員制定信息安全管理制度。內(nèi)外部同步提升制度保障作用，從而明顯提升檔案管理的效率和穩(wěn)定性，形成創(chuàng)新性的檔案管理體系，以制度和技術(shù)手段提升檔案管理的質(zhì)量。

2.2加快數(shù)字設(shè)備技術(shù)的改進(jìn)

針對(duì)事業(yè)單位而言，需先對(duì)內(nèi)部的軟硬件條件進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，以信息技術(shù)為背景為檔案管理工作提供基礎(chǔ)。將信息化的技術(shù)與設(shè)備融合應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)較為理想的信息管理效果。在確定設(shè)備類型時(shí)，需考慮到該設(shè)備與信息技術(shù)的匹配性。信息化設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)等，信息技術(shù)主要為檔案管理技術(shù)和多媒體技術(shù)等。對(duì)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行的合理創(chuàng)新能夠有效降低事業(yè)單位在檔案管理方面所需投入的人力資源，同時(shí)還可明顯提升檔案管理的效率，為用戶提供更為滿意的服務(wù)內(nèi)容。此外，事業(yè)單位還需緊密結(jié)合時(shí)代的發(fā)展步伐，及時(shí)更新檔案管理技術(shù)和設(shè)備，這樣才能明顯優(yōu)化事業(yè)單位對(duì)檔案信息的智能化管理效果。事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理工作期間，需盡量保證電子檔案的管理向智能化方向發(fā)展。當(dāng)前所實(shí)施的檔案管理工作主要通過(guò)數(shù)字化的形式完成，與以往的管理手段相比具有明顯的先進(jìn)性特征。可見(jiàn)事業(yè)單位需迎合時(shí)代要求形成數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)管理模式，通過(guò)信息化手段完成對(duì)檔案信息的管理和展示，并經(jīng)過(guò)平臺(tái)整理，將數(shù)據(jù)結(jié)果錄入系統(tǒng)，形成規(guī)范化的內(nèi)容網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的深入分析。一線人員還可結(jié)合網(wǎng)中所呈現(xiàn)的信息進(jìn)行細(xì)化分析，從而進(jìn)一步提升對(duì)檔案信息的管理效果。

2.3建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度日益提升，將各類信息進(jìn)行共享也成為推動(dòng)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。共享單車、充電寶等共享產(chǎn)物已經(jīng)出現(xiàn)在人類生活的各個(gè)方面。實(shí)施檔案管理工作時(shí)，將檔案信息進(jìn)行共享管理也成為后續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)此，事業(yè)單位需積極構(gòu)建共享化的檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，深入開(kāi)發(fā)自身數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源，與其他信息資源實(shí)現(xiàn)互通共享。此外，還可與社會(huì)等其他方面進(jìn)行密切的信息交流，不斷完善檔案的信息化管理效果，提升檔案管理的開(kāi)放化程度，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通共享。事業(yè)單位還可通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)與社會(huì)各方面進(jìn)行隨時(shí)的溝通，全面征詢社會(huì)的意見(jiàn)，對(duì)自身的檔案管理工作實(shí)施效果進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，不斷提升事業(yè)單位的檔案信息化管理水平。進(jìn)行平臺(tái)構(gòu)建期間，事業(yè)單位還可以開(kāi)放化和共享性為指導(dǎo)原則實(shí)施平臺(tái)構(gòu)建，同時(shí)提升平臺(tái)對(duì)信息的安全化管理，降低網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)受到惡意破壞的機(jī)率，從而全面保障平臺(tái)信息管理的完善性和可靠性，為社會(huì)及事業(yè)單位內(nèi)提供更為準(zhǔn)確的檔案信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)可構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有人員和事件的檔案信息進(jìn)行歸納整理。如某部門基于工作需調(diào)取其他部門員工的檔案時(shí)，僅需部門負(fù)責(zé)人提交申請(qǐng)，通過(guò)審批后便可進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，如果發(fā)生人員調(diào)動(dòng)等情況，也可利用信息共享的便利性來(lái)完成人員的優(yōu)化安排。此外，檔案管理部門的負(fù)責(zé)人還需為部門內(nèi)的所有員工設(shè)置獨(dú)立的賬號(hào)來(lái)搜索檔案信息，這樣不但能夠有效簡(jiǎn)化工作流程，同時(shí)還可提升單位內(nèi)的檔案信息利用率，避免事業(yè)單位內(nèi)出現(xiàn)過(guò)大的人力及財(cái)力等方面的資源浪費(fèi)。

2.4加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代具有明顯的系統(tǒng)化等特征，這也可作為事業(yè)單位信息管理的重要基礎(chǔ)。首先，事業(yè)單位需在內(nèi)部使用統(tǒng)一的技術(shù)，嚴(yán)格按照技術(shù)級(jí)別要求對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，提升檔案信息的搜集和整理效率，將信息化手段與檔案文件的格式相統(tǒng)一。其次，事業(yè)單位需形成更為完善的管理體系，一線檔案管理人員需結(jié)合制度要求對(duì)檔案文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，保持信息的持續(xù)可讀性，并及時(shí)迎合用戶的需求實(shí)現(xiàn)共享。同時(shí)事業(yè)單位還需結(jié)合實(shí)際構(gòu)建檔案信息的使用和檢索系統(tǒng)，提升檔案管理的規(guī)范性和安全性等特征。為了從根本上保障檔案信息的安全性，不被惡意篡改和盜竊，事業(yè)單位需盡量提升檔案管理的智能化水平，構(gòu)建以數(shù)字技術(shù)為支持的電子檔案信息處理體系，充分發(fā)揮信息化手段的功能和價(jià)值，以此發(fā)揮出事業(yè)單位對(duì)檔案資源的管理能力，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)的保障下全面優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，為后續(xù)檔案管理效率的提升提供基礎(chǔ)。通過(guò)建立完善檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加強(qiáng)了事業(yè)單位檔案利用效率，利于提高檔案管理質(zhì)量。因此，工作人員要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)地進(jìn)行實(shí)踐研究，從而建立更加完善的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以推進(jìn)事業(yè)單位檔案工作發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)分析大數(shù)據(jù)技術(shù)，總結(jié)了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理過(guò)程的實(shí)踐應(yīng)用模式與對(duì)策，作為檔案工作人員，要全面加強(qiáng)自身專業(yè)水平，積極迎合時(shí)代發(fā)展，科學(xué)有效地提高大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力，從而構(gòu)建更加高效的檔案管理體系。希望分析能加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作水平，從而為事業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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