試論檔案知識(shí)管理流程＊

賈 玲 吳建華 杜 巖

（1.南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210023；2.南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093；

3.徐州工程學(xué)院檔案館，江蘇徐州，221000）

檔案知識(shí)管理是近年學(xué)界研究的重要領(lǐng)域，其中，檔案知識(shí)管理流程是研究探討的重要問(wèn)題之一。知識(shí)管理的核心流程主要為知識(shí)獲取、知識(shí)組織、知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)傳遞與共享、知識(shí)創(chuàng)新，檔案知識(shí)管理流程與知識(shí)管理流程及傳統(tǒng)檔案管理流程之間存在相似之處，但亦存在深刻的不同。

檔案知識(shí)管理可分為兩個(gè)層次：一是針對(duì)檔案機(jī)構(gòu)自身工作實(shí)踐而實(shí)施的知識(shí)管理（A），二是將檔案管理納入檔案形成單位整體知識(shí)管理范疇的檔案知識(shí)資源管理（B）。這兩個(gè)管理層次在涉及的機(jī)構(gòu)、人員、職能目標(biāo)、適用的知識(shí)管理理論內(nèi)容等方面都有所不同。基于檔案知識(shí)管理的層次性特征，筆者認(rèn)為檔案知識(shí)管理應(yīng)主要針對(duì)檔案中所蘊(yùn)藏的顯性知識(shí)（B）。檔案機(jī)構(gòu)針對(duì)自身工作實(shí)踐所實(shí)施的知識(shí)管理（A），包括對(duì)檔案人員隱性知識(shí)的管理，其重要性相對(duì)較低，原因在于：實(shí)施知識(shí)管理是高投入的管理活動(dòng)，在當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)人員規(guī)模及業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的前提下，根據(jù)投入產(chǎn)出效益比，A 并不具備突出的迫切性和必要性。對(duì)于檔案形成單位工作人員的隱性知識(shí)管理，應(yīng)成為檔案形成單位知識(shí)管理的工作內(nèi)容。因此，檔案知識(shí)管理流程主要是指對(duì)檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)進(jìn)行獲取、組織、創(chuàng)造與共享等系列活動(dòng)。

檔案知識(shí)管理流程與傳統(tǒng)檔案管理流程及知識(shí)管理流程存在相似之處，但亦存在深刻的不同，既不能將這三者等同起來(lái)，亦不能將三者割裂開來(lái)，認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，對(duì)更好地研究和開展檔案知識(shí)管理具有指導(dǎo)意義。

1 檔案知識(shí)的獲取

由于檔案知識(shí)蘊(yùn)含在檔案載體之中，所以檔案知識(shí)獲取是指，通過(guò)專門的方法，運(yùn)用專門的技術(shù)手段，對(duì)檔案載體上所記錄的信息內(nèi)容進(jìn)行分析，從中提取知識(shí)，并轉(zhuǎn)化為特定計(jì)算機(jī)表示的過(guò)程。

檔案知識(shí)獲取與檔案收集不同。關(guān)于檔案的概念，《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。知識(shí)與檔案是不同的，知識(shí)屬于意識(shí)形態(tài)的范疇，“知識(shí)是無(wú)形的。知識(shí)有時(shí)會(huì)表現(xiàn)在書本或軟盤等各種載體中，但多數(shù)時(shí)候往往是個(gè)人或組織的一種能力、一種象征性的符號(hào)，或員工頭腦中迸發(fā)的一個(gè)創(chuàng)意?！保?］；檔案屬于物質(zhì)形態(tài)與意識(shí)形態(tài)的綜合范疇，即檔案是信息內(nèi)容及載體共同構(gòu)成的統(tǒng)一體，檔案離不開信息內(nèi)容，其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在［2］。知識(shí)與檔案的不同，決定了檔案知識(shí)獲取也不同于檔案收集。傳統(tǒng)的檔案收集指將文件材料從其形成部門，通過(guò)歸檔程序集中到檔案部門保管的過(guò)程，因此，檔案收集只是實(shí)現(xiàn)了檔案物質(zhì)載體的集中保存，并不意味著完成了檔案知識(shí)的獲取。

檔案知識(shí)獲取與知識(shí)獲取不同。實(shí)施知識(shí)管理的組織，都強(qiáng)調(diào)知識(shí)獲取，它與檔案知識(shí)獲取也是不同的：

（1）獲取的渠道不同。一般意義上的知識(shí)獲取強(qiáng)調(diào)從組織外部環(huán)境中獲得知識(shí)并使之能夠?yàn)榻M織成員今后所使用的過(guò)程。如從組織外部獲取數(shù)據(jù)集、獲取許可的專利與流程、利用競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)獲取貿(mào)易秘密、舉行外部調(diào)查、從專業(yè)文獻(xiàn)中收集建議等。而檔案是組織內(nèi)部顯性知識(shí)的載體，所以檔案知識(shí)獲取的渠道主要在于組織內(nèi)部，即主要是從組織自身所形成的檔案中獲取知識(shí)。部分檔案學(xué)者指出，檔案知識(shí)獲取也應(yīng)適當(dāng)從組織外部獲取相關(guān)顯性知識(shí)，或?qū)M織成員的隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘，作為獲取的檔案知識(shí)的補(bǔ)充，但從整個(gè)檔案知識(shí)獲取工作來(lái)看，這只占其中的一小部分。

（2）獲取的知識(shí)類型不同。在多數(shù)組織中，顯性或已識(shí)別的編碼知識(shí)僅僅是“冰山一角”，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)部門主要處理高度結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)所占的公司信息還不到5%［3］。所以，除了獲取顯性知識(shí)外，獲取隱性知識(shí)是知識(shí)獲取中十分重要的內(nèi)容，有學(xué)者甚至指出獲取隱性知識(shí)比獲取顯性知識(shí)更為重要。由于隱性知識(shí)通常是只能意會(huì)不能（或難以）言傳的知識(shí)，因此，隱性知識(shí)獲取比顯性知識(shí)獲取要困難得多。獲取隱性知識(shí)的方式主要有訪談、行動(dòng)學(xué)習(xí)、標(biāo)桿學(xué)習(xí)、分析學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)等，雖然方式不同，但它們目的相似，使得隱性知識(shí)在個(gè)人、組織相互之間交流，從而達(dá)到提高組織中個(gè)人及整個(gè)組織知識(shí)技能的目標(biāo)，由此可見獲取隱性知識(shí)最重要的成果是完成了從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的交流與升華。而檔案知識(shí)獲取主要是一種顯性知識(shí)獲取，它對(duì)隱性知識(shí)的獲取則強(qiáng)調(diào)先將隱性知識(shí)顯性化，即形成文件材料，從某種意義上說(shuō)，這些隱性知識(shí)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)了，然后才對(duì)這些顯性化了的“隱性知識(shí)”進(jìn)行獲取。

（3）獲取的方式不同。知識(shí)獲取可分為直接獲取與間接獲取兩大類，直接獲取是指一種主動(dòng)參與獲取企業(yè)外部知識(shí)的意識(shí)或行動(dòng)，包括獲取數(shù)據(jù)集、獲取許可的專利與流程、獲取競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)等活動(dòng)。間接獲取是通過(guò)其他間接行動(dòng)來(lái)獲取知識(shí)，如，在雇用員工時(shí)，公司即可以獲取新進(jìn)員工的知識(shí)。又如，當(dāng)收購(gòu)一個(gè)公司時(shí)，也意味著獲取了該公司的知識(shí)資產(chǎn)［4］。從這一點(diǎn)出發(fā)來(lái)看，檔案知識(shí)獲取只是一種直接獲取，不包括間接獲取的內(nèi)容。

2 檔案知識(shí)的組織

檔案知識(shí)的組織，實(shí)質(zhì)上是利用現(xiàn)代信息技術(shù)把檔案知識(shí)資源組織起來(lái)以供利用的一系列的組織化過(guò)程與方法，它包括對(duì)檔案知識(shí)本身所進(jìn)行的諸如表示、整理、分類、標(biāo)注、存儲(chǔ)、揭示、控制等［5］。

可通過(guò)三種方法進(jìn)行檔案知識(shí)的組織：一是建立檔案知識(shí)庫(kù)，即從檔案中獲取相關(guān)知識(shí)，經(jīng)編碼后集中存放在一個(gè)資料庫(kù)中，讓具有檔案知識(shí)需求的用戶利用。建立檔案知識(shí)庫(kù)可以人工方式直接從檔案原件和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中提取所需知識(shí)，但是人工方式效率較低，應(yīng)著重依靠基于人工智能技術(shù)的知識(shí)組織系統(tǒng)來(lái)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)、析取海量檔案數(shù)字資源中的知識(shí)單元，并自動(dòng)將其組織進(jìn)入檔案知識(shí)庫(kù)［6］。二是開發(fā)檔案知識(shí)地圖，即幫助檔案用戶知道在哪兒能夠找到所需檔案知識(shí)及相關(guān)隱性知識(shí)的知識(shí)管理工具。由于知識(shí)地圖在管理知識(shí)方面的顯著作用，應(yīng)該在檔案知識(shí)管理中積極運(yùn)用知識(shí)地圖工具，這有助于促進(jìn)檔案知識(shí)共享和創(chuàng)新，促進(jìn)組織隱性知識(shí)的挖掘與應(yīng)用及組織人力資源管理等。三是建立檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，即整合檔案信息、知識(shí)與系統(tǒng)，并能提供檔案知識(shí)資源單一訪問(wèn)入口和進(jìn)行檔案知識(shí)管理的綜合應(yīng)用系統(tǒng)，它是為檔案用戶提供方便及時(shí)的信息訪問(wèn)與支持的單點(diǎn)存取軟件系統(tǒng)。檔案知識(shí)管理系統(tǒng)具有檔案信息集成管理與檔案內(nèi)容管理，為檔案用戶提供個(gè)性化服務(wù)等多種功能［7］。

3 檔案知識(shí)的創(chuàng)造

檔案知識(shí)創(chuàng)造是在現(xiàn)有檔案知識(shí)資源基礎(chǔ)上開發(fā)、導(dǎo)出、產(chǎn)生新知識(shí)的過(guò)程。

檔案知識(shí)創(chuàng)造與傳統(tǒng)的檔案編研有相似之處，都是基于檔案實(shí)體所進(jìn)行的檔案信息資源開發(fā)工作，但兩者又存在差異。檔案編研“是以館（室）藏檔案為主要對(duì)象，以滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志，撰寫專門著述。”［8］其中，編輯史料（含現(xiàn)行文件匯編）是一次編研，即把檔案材料按照一定特征選編成冊(cè)；編寫檔案參考資料是二次編研，即根據(jù)一定專題，把有關(guān)檔案材料內(nèi)容加工編寫成系統(tǒng)材料；參加編史修志和撰寫專門著述是三次編研，即通過(guò)研究檔案材料，發(fā)現(xiàn)歷史真相及規(guī)律性認(rèn)識(shí)，其成果是著作、論文、研究報(bào)告、作品、產(chǎn)品、商品等。

不難發(fā)現(xiàn)，一次編研忠實(shí)于檔案原文，不包含基于原始檔案信息（知識(shí)）產(chǎn)生新知識(shí)的過(guò)程，因此不是檔案知識(shí)創(chuàng)造；而二次、三次編研不是提供檔案原件，或直接根據(jù)檔案復(fù)制副本、摘錄，而是需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究，并通過(guò)分析、綜合、推導(dǎo)而產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)，是一種知識(shí)創(chuàng)造活動(dòng)。檔案編研主要是知識(shí)從顯性知識(shí)到系統(tǒng)化顯性知識(shí)的過(guò)程，而檔案知識(shí)創(chuàng)造活動(dòng)不限于此，它還包括顯性知識(shí)與隱性知識(shí)之間的轉(zhuǎn)化過(guò)程，可見檔案知識(shí)創(chuàng)造與檔案編研互有交叉，但互不完全包含。

檔案知識(shí)創(chuàng)造不同于檔案知識(shí)創(chuàng)新。創(chuàng)造是想出新事物，創(chuàng)新是做出新事物，檔案知識(shí)創(chuàng)新是指將基于檔案產(chǎn)生的新知識(shí)應(yīng)用到產(chǎn)品、服務(wù)等實(shí)際工作中去，它涵蓋了從知識(shí)產(chǎn)生到知識(shí)利用的整個(gè)過(guò)程。由此看來(lái)，檔案知識(shí)創(chuàng)造是檔案知識(shí)創(chuàng)新的核心組成部分。檔案知識(shí)創(chuàng)造僅僅是新知識(shí)的產(chǎn)生，并不包括新知識(shí)的利用。然而，沒有被利用的知識(shí)是沒有價(jià)值的，也就不能稱為知識(shí)，只能算是信息。因此，在檔案知識(shí)創(chuàng)造的基礎(chǔ)上，檔案部門應(yīng)主動(dòng)與外界溝通，推介檔案知識(shí)創(chuàng)造的成果，努力促進(jìn)檔案知識(shí)創(chuàng)新，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值。

知識(shí)創(chuàng)造的一種活動(dòng)方式即為知識(shí)轉(zhuǎn)化，它是指隱性知識(shí)與顯性知識(shí)在個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和組織層次之間的相互轉(zhuǎn)化，知識(shí)轉(zhuǎn)化的模式主要有社會(huì)化、外部化、組合化與內(nèi)部化四種。社會(huì)化是指從隱性知識(shí)到新隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，它是通過(guò)共享經(jīng)驗(yàn)來(lái)創(chuàng)造新隱性知識(shí)的過(guò)程。外部化是把隱性知識(shí)表述為顯性知識(shí)的過(guò)程。組合化是指通過(guò)對(duì)顯性知識(shí)的收集、整理、組合、編輯或處理，把顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化為更加復(fù)雜和系統(tǒng)化的顯性知識(shí)的過(guò)程。內(nèi)部化是指顯性知識(shí)到新的隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化的過(guò)程。

圖1 安德森知識(shí)管理導(dǎo)入執(zhí)行模式［12］

檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化是基于存量檔案知識(shí)資源而進(jìn)行的知識(shí)轉(zhuǎn)化活動(dòng)，因此，檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化模式主要包括組合化和內(nèi)部化。組合化是指基于現(xiàn)有檔案知識(shí)資源生產(chǎn)出新顯性知識(shí)的活動(dòng)，如通過(guò)研究檔案文件內(nèi)容、對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行挖掘等活動(dòng)，將發(fā)現(xiàn)的重要信息（知識(shí)）消化吸收，形成未來(lái)工作計(jì)劃、組織發(fā)展戰(zhàn)略、研究報(bào)告，或撰寫專著等。內(nèi)部化是指基于現(xiàn)有檔案知識(shí)資源生產(chǎn)出新隱性知識(shí)的活動(dòng)，如通過(guò)閱讀、研究檔案文件內(nèi)容或參觀檔案展覽等活動(dòng)，增加個(gè)人相關(guān)認(rèn)識(shí)，進(jìn)而使得個(gè)人頭腦中的隱性知識(shí)得到升華與提高。

至于社會(huì)化和外部化，可以作為前兩種檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化模式的補(bǔ)充，如檔案部門可以利用多種方式促進(jìn)員工隱性知識(shí)顯性化，形成文件并歸檔，不斷豐富檔案知識(shí)資源，為檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化創(chuàng)造更好的基礎(chǔ)。但是，筆者認(rèn)為檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化的目標(biāo)主要是使已有的檔案知識(shí)資源得到更多地開發(fā)與利用。因此，社會(huì)化和內(nèi)部化不是檔案知識(shí)轉(zhuǎn)化的主要形式。

4 檔案知識(shí)的共享

知識(shí)共享是指員工個(gè)人的知識(shí)財(cái)富，包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，為組織中其他成員所共同分享的過(guò)程。檔案知識(shí)共享主要是“檔案知識(shí)”這種顯性知識(shí)的共享，它是指經(jīng)過(guò)系統(tǒng)組織、整理的檔案知識(shí)資源通過(guò)各種方式為人們所共同分享，從而轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織或社會(huì)知識(shí)財(cái)富［9］。

安德森提出了導(dǎo)入知識(shí)管理的實(shí)際執(zhí)行的公式：KM=（P+K）S，此公式被稱為知識(shí)管理第四原理，它對(duì)于檔案知識(shí)共享同樣適用（見圖1）。公 式 中，“P”表 示 人 員（people），包括與知識(shí)傳播、分享有關(guān)的組織內(nèi)外的個(gè)人、部門成員，不僅包括檔案管理服務(wù)人員，即檔案利用服務(wù)的供給者，而且包括檔案利用服務(wù)的需求者，即服務(wù)對(duì)象，也就是查閱檔案的人，還包括檔案知識(shí)利用的其他人員?！?”表示IT 信息技術(shù)，“K”表示知識(shí)（knowledge），包括個(gè)人知識(shí)和組織知識(shí)?！癝”表示共享（sharing），就是社會(huì)和公眾有權(quán)依法知曉、利用檔案信息和知識(shí)［10］。

“S”居于指數(shù)位置，充分說(shuō)明共享對(duì)于發(fā)揮檔案知識(shí)價(jià)值的意義，檔案知識(shí)只有通過(guò)共享，被多數(shù)人所掌握，成為組織知識(shí)財(cái)富或社會(huì)知識(shí)財(cái)富，才能形成不斷創(chuàng)造新知識(shí)的螺旋上升過(guò)程，增強(qiáng)組織乃至整個(gè)社會(huì)的創(chuàng)造力，使檔案知識(shí)創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

檔案知識(shí)共享與檔案利用在本質(zhì)上都是一種檔案服務(wù)工作，但兩者又有所不同。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)側(cè)重于提供檔案原件或檔案復(fù)制件，以檔案用戶到檔案部門查閱為主，輔以電話、傳真、電子郵件查詢等；其服務(wù)手段較為單一，服務(wù)方式受制于檔案實(shí)體的客觀狀態(tài)；在服務(wù)目標(biāo)上，凡客觀上提供了檔案原件或復(fù)制件服務(wù)的，都是檔案利用。檔案知識(shí)共享則脫離檔案載體的束縛，以計(jì)算機(jī)編碼的檔案知識(shí)信息為具體服務(wù)內(nèi)容；借助現(xiàn)代信息技術(shù)工具，檔案知識(shí)共享的方式多種多樣，如在線查詢、信息推送、信息訂制等；在服務(wù)目標(biāo)上，檔案知識(shí)共享是將檔案知識(shí)傳遞給知識(shí)接受者且被接受者吸收的過(guò)程，強(qiáng)調(diào)用戶主體確實(shí)吸收了檔案知識(shí)，因此，提供檔案利用并不意味著完成了檔案知識(shí)共享［11］。

綜合來(lái)看，檔案工作在實(shí)施知識(shí)管理時(shí)，不能“神化”知識(shí)管理，進(jìn)而將知識(shí)管理中有關(guān)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)管理的理論全部照搬過(guò)來(lái)。檔案知識(shí)管理流程具有自身的特殊性，與知識(shí)管理流程及傳統(tǒng)檔案管理流程皆具有相似及相異之處。

［1］盛小平.知識(shí)管理:原理與實(shí)踐［M］.北京大學(xué)出版社，2009:30.

［2］張?zhí)m月.檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］.河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）:236.

［3］盛小平.知識(shí)管理:原理與實(shí)踐［M］.北京大學(xué)出版社，2009:91.

［4］盛小平.知識(shí)管理:原理與實(shí)踐［M］.北京大學(xué)出版社，2009:91.

［5］賈玲.論檔案知識(shí)組織的方法［J］.蘭臺(tái)世界.2012（7）:31.

［6］王應(yīng)解.檔案知識(shí)組織初探［J］.檔案學(xué)通訊，2008（2）:26.

［7］賈玲.論檔案知識(shí)組織的方法［J］.蘭臺(tái)世界.2012（7）:32.

［8］陳兆祦.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）［M］.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005:281.

［9］賈玲.論檔案知識(shí)共享的方式［J］.蘭臺(tái)世界.2012（2）:63.

［10］周媛.基于知識(shí)管理原理的檔案利用服務(wù)研究［J］.南京理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2010（2）:112-113.

［11］賈玲.論檔案知識(shí)共享的方式［J］.蘭臺(tái)世界.2012（2）:63.

［12］陳柏村.知識(shí)管理—正確概念與企業(yè)實(shí)務(wù)［M］.南京大學(xué)出版社，2007：70-71.