地鐵企業(yè)檔案管理模式淺議

摘 要：隨著地鐵檔案工作的管控難度增加，如何加強(qiáng)地鐵管理企業(yè)的檔案管理工作，是檔案工作者面臨的新課題。筆者認(rèn)為公司檔案管理工作要以服務(wù)地鐵企業(yè)改革和發(fā)展為中心，按照集團(tuán)化檔案管理目標(biāo)，堅持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理原則，以推進(jìn)檔案規(guī)范管理為手段，建立健全責(zé)任、組織、制度、督導(dǎo)體系，提升整個企業(yè)的檔案工作整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；地鐵工程項目建設(shè)；集中統(tǒng)一管理；集團(tuán)化模式

1 引言

地鐵公司作為地鐵工程建設(shè)單位和管養(yǎng)單位，即是項目檔案的主要保管和利用單位，也是接受各級審查驗收的單位。而地鐵工程是個龐大的巨系統(tǒng)工程，涉及30多個專業(yè)，參建單位上百家，投入大、工期長、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，給檔案工作帶來一定的難度。這就要求公司把對工程檔案質(zhì)量要求貫穿到檔案形成的全過程中，依靠科學(xué)的管理程序和方法，實施文檔一體化管理和檔案整理歸檔全過程掌控。

2 地鐵企業(yè)檔案管理的特點

2.1 抓源頭管理，實現(xiàn)文件前端控制，確保工程檔案齊全完整、真實準(zhǔn)確

在工程管理方面，公司在工程承建之初，即強(qiáng)調(diào)抓好源頭管理，各參建單位來往基礎(chǔ)資料和工程技術(shù)文件，由相關(guān)檔案部門集中管理，使檔案工作滲透到工程前期活動之中；要求開工項目第一時間上報專門負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料管理的指定人員名單，做到事前進(jìn)行統(tǒng)領(lǐng)。

2.2 抓合同管理，堅持檔案驗收不合格不得進(jìn)行項目竣工驗收，確保工程檔案歸檔質(zhì)量

實行重點工程建設(shè)檔案管理合同制，檔案管理納入工程合同管理，在合同簽訂時，將公司的工程檔案管理制度列入合同附件，明確歸檔質(zhì)量要求，檔案驗收不合格，暫緩進(jìn)行工程結(jié)算，將工程檔案工作與經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，同時也確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.3 抓培訓(xùn)管理，落實歸檔要求，不斷提高公司內(nèi)部及參建單位工程檔案管理水平

地鐵工程建設(shè)與地鐵運營期間，涉及到的拆遷、勘察、設(shè)計、咨詢、施工、監(jiān)理、維保、運營及供貨單位上百家，其檔案資料管理水平參差不齊。地鐵公司作必須統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，從文件的編制深度到文整要求，從施工用表的規(guī)范到文件的編排，都必須符合公司統(tǒng)一規(guī)定。因此加強(qiáng)對公司內(nèi)部、下屬單位及各參建單位相關(guān)人員的培訓(xùn)至關(guān)重要，定期組織檔案培訓(xùn)，積極指導(dǎo)和規(guī)范內(nèi)部及參建單位工程檔案工作。

2.4 抓歸檔管理，杜絕不合格工程檔案入庫

負(fù)責(zé)項目的相關(guān)檔案部門參加竣工驗收會，通過省市檔案局、城建檔案館、業(yè)主代表、監(jiān)理等進(jìn)行歸檔質(zhì)量的層層把關(guān)，嚴(yán)格遵守竣工文件編制、審核、驗收程序，對不合格的提出整改意見，并要求限期完成后，提交復(fù)查，對復(fù)查仍不過關(guān)的，拒絕在“合同結(jié)算單”中進(jìn)行歸檔確認(rèn)，杜絕不合格工程檔案入庫。

3 地鐵企業(yè)檔案管理模式：以公司為核心建立集中統(tǒng)一管理模式

3.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家、省、公司的檔案法規(guī)、規(guī)范和管理辦法，制訂統(tǒng)一的檔案管理制度。公司設(shè)置專門的檔案部門，作為全公司檔案工作歸口管理部門，負(fù)責(zé)對所屬子分公司檔案工作進(jìn)行宏觀管理， 履行服務(wù)、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督等職能。

3.2 分級集中

公司各部門應(yīng)確定至少1名專（兼）職檔案（資料）員或設(shè)立，按照公司統(tǒng)一的檔案管理相關(guān)要求，切實擔(dān)負(fù)起本部門的檔案管理責(zé)任。公司下屬單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)檔案人員，集中管理本單形位成的各類檔案資料，制定相應(yīng)的檔案管理制度，對所監(jiān)管的參建單位相應(yīng)的檔案資料工作進(jìn)行日常檢查。各部門及下屬單位均須接受公司檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)。

3.3 各負(fù)其責(zé)

各部門及下屬單位負(fù)責(zé)本部門檔案的集中統(tǒng)一管理。根據(jù)各公司和項目的實際情況，對自己部門形成的文件進(jìn)行收集、整理、過程利用、預(yù)立卷和移交歸檔工作；公司制定《檔案歸檔范圍及保管期限表》，對歸檔范圍內(nèi)的文件材料，須按公司檔案管理規(guī)定，定期或不定期向公司檔案管理部門移交、集中管理，歸檔范圍內(nèi)的所有檔案須納入公司的統(tǒng)一管理。部分有特殊要求的檔案，在滿足完整、安全和有序等基本要求后，經(jīng)公司審批同意后，部門及下屬單位方可自行管理。

4 地鐵企業(yè)檔案管理體系：以全方位控制為重點建立四個管理體系

4.1 建立明確的責(zé)任體系

按照“誰產(chǎn)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，制訂檔案崗位職責(zé)范圍， 明確各部門及下屬單位是檔案工作管理的責(zé)任主體， 負(fù)責(zé)對所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、規(guī)范整理、過程利用，安全保管、集中歸檔。根據(jù)實際情況，將檔案工作納入公司管理制度、年度經(jīng)濟(jì)考核責(zé)任制或者檔案工作專項責(zé)任制中。制訂詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的考核細(xì)則。

4.2 建立嚴(yán)密的組織體系

各下屬單位成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，并加大考核獎懲力度，調(diào)動檔案人員的積極性。加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)。

4.3 建立完善的制度體系

制定各部門及下屬單位的檔案歸檔范圍， 規(guī)定歸檔時間， 編制保管期限表。建立檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、保密、利用、庫房管理等日常工作制度。并根據(jù)公司檔案管理中遇到的新情況、新問題，及時研究制訂相應(yīng)的制度和辦法。

4.4 建立有力的督導(dǎo)體系

將檔案工作目標(biāo)納入各部門及下屬單位年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核，年終予以考核。圍繞整改公司的年度中心工作， 針對檔案工作的重點和難點， 開展督辦。貫徹《檔案工作規(guī)范管理等級評定辦法》，開展自查自糾，明確差距和不足，自覺進(jìn)行整改。開展檔案工作檢查，查找問題和不足，督促進(jìn)行整改。

5 地鐵企業(yè)檔案管理工作未來發(fā)展趨勢

5.1 規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的趨勢

其一，要制定公司統(tǒng)一的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案工作者認(rèn)真履行職責(zé)；其二，多開展培訓(xùn)、講座類的活動，提高檔案工作者的素質(zhì)；其三，運用現(xiàn)代化的管理工具，促進(jìn)公司檔案工作信息化的發(fā)展；其四，積極探討適合本行業(yè)的檔案管理工作的模式、制度、方法等。

5.2 網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢

這里的“網(wǎng)絡(luò)化”可作兩種理解。一是公司檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的布局。企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，在制度、機(jī)構(gòu)、人員等各方面給予完善，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立起網(wǎng)絡(luò)化的管理結(jié)構(gòu)。二是充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，實現(xiàn)檔案電子化信息化管理，不僅能提高效率，降低成本，節(jié)省大量的人力、物力和財力，而且非常適合地鐵企業(yè)工程項目繁多、經(jīng)營線路日益增多、及其檔案管理工作分散、量大等特點，逐步向數(shù)字化檔案館的目標(biāo)發(fā)展。

5.3 復(fù)合外向型的管理趨勢

這是相對于以往企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式所對應(yīng)的單一內(nèi)向型的檔案管理而言的。對內(nèi)公司內(nèi)部含若干下屬單位和子公司，對外企業(yè)更要與形形色色的參建單位打交道，必然形成種類繁多的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務(wù)性工作，還負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督的職責(zé)。檔案管理將由傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復(fù)合外向型的方式。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》[S].DA/T42- 2009，2010年1月1日實施.

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[3]韓玉梅.外國檔案管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1998.

作者簡介

曹平（1978-），女，漢，四川成都，成都地鐵有限責(zé)任公司，館員。