提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)，助力企業(yè)發(fā)展

王 濤

(中國石化勝利油田勝大集團總公司，山東東營 257055)

國有企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)的提升代表著企業(yè)辦理事務(wù)的速度與效率，同時國有企業(yè)辦公室秘書還承擔(dān)著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與各個職能部門上情下達、組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通的職責(zé)。因此，國有企業(yè)辦公室秘書需要具備較好的職業(yè)素養(yǎng)和良好的協(xié)調(diào)、溝通能力。

一、國有企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)

(一)國有企業(yè)秘書職業(yè)素質(zhì)要求

隨著國有企業(yè)改革的全面深化，國有企業(yè)面臨著前所未有的巨大挑戰(zhàn)。深化企業(yè)改革不僅要面對來自市場競爭的壓力，而且還要面對來自企業(yè)內(nèi)部由于利益分配而產(chǎn)生的矛盾。在嚴(yán)峻的形勢下，企業(yè)秘書要忠實地做好企業(yè)決策者的助手，準(zhǔn)確領(lǐng)會決策者的意圖，在與企業(yè)各職能部門的工作聯(lián)系中，以優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)和操守，在履行上情下達、組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通等職責(zé)過程中展現(xiàn)出秘書的職業(yè)要求。

1．優(yōu)良的道德品質(zhì)。秘書是一個重要的職位，國有企業(yè)秘書經(jīng)常接觸到一些企業(yè)核心機密，因此必須具備良好的職業(yè)道德，具體包括以下內(nèi)容:一是具有較高層次的理論素養(yǎng)，時刻與黨中央保持一致，具備良好的馬克思列寧主義理論水平;二是由于國有企業(yè)秘書經(jīng)常接觸到企業(yè)機密，因此國企秘書應(yīng)具備良好職業(yè)操守，能夠不為外部誘惑所動，正直忠誠、實事求是，嚴(yán)格保守企業(yè)機密;三是謙虛謹慎愛崗敬業(yè)，不因為繁瑣的事物而產(chǎn)生厭煩的情緒，不會因為小事而忽略，不會因為情緒不佳就應(yīng)付了事。

2．良好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)。國有企業(yè)秘書加班是家常便飯，通宵熬夜工作也是常事，因此必須具備良好的身體素質(zhì)。身體是革命的本錢，只要身體好了，才能頑強應(yīng)對辦公室秘書艱難持久的工作。

國有企業(yè)秘書需要調(diào)節(jié)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各方面部門的工作，因此要具備良好的心理素質(zhì)。在工作過程中，謙虛謹慎不卑不亢。對面不懂的問題要及時請教，切忌不懂裝懂。在遭受誤會的時候，心理能夠承受，并且能夠繼續(xù)以飽滿的熱情投入到秘書工作中。不會因為一點小事，而嫉恨他人。

3．優(yōu)秀的工作能力。協(xié)調(diào)能力、組織能力、語言能力、交際能力、辦事能力、分析能力都是一名優(yōu)秀的秘書必須具備的品質(zhì)。辦公室秘書能夠和領(lǐng)導(dǎo)積極溝通，清晰的反應(yīng)企業(yè)存在的問題和要求，語言清晰、條理分明、言簡意賅。

(二)國有企業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)能力

1．多樣化服務(wù)。國有企業(yè)秘書為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)，包括文字溝通和日常事務(wù)服務(wù)。不但能夠精通辦公室的業(yè)務(wù)，提供辦公室業(yè)務(wù)服務(wù)，也了解領(lǐng)導(dǎo)的需求，提供綜合服務(wù)。具備迅速熟悉領(lǐng)導(dǎo)生活習(xí)慣和性格的能力，快速上手。

2．智能化服務(wù)。辦公室秘書要提高自己的思想水平，立足長遠，站得高看得遠。在日常事物的積累中，不斷提升自己的眼光，能夠站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看問題，這樣就能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供智能化的服務(wù)，更好的解決問題。

3．主動性服務(wù)。企業(yè)存在很多方面的需求，國有企業(yè)秘書在日常的積累中能夠準(zhǔn)確捕捉到最為嚴(yán)峻的問題，并且及時開展研究，積極主動為領(lǐng)導(dǎo)解決困難。急領(lǐng)導(dǎo)之所急，憂領(lǐng)導(dǎo)之所憂，以預(yù)見性的眼光，率先熟悉領(lǐng)導(dǎo)要求的內(nèi)容。

4．協(xié)同性服務(wù)。辦公室工作是一項綜合要求很強的工作，單靠一個人很難獨立完成各項工作，因此需要辦公室人員積極配合，共同發(fā)展。辦公室人員積極發(fā)揮團隊意識，有問題一起解決，有困難共同克服，有優(yōu)勢一同分享，通力配合，溝通良好，共同進步。

二、國有企業(yè)秘書綜合素質(zhì)提升策略

(一)提升政治素養(yǎng)和理論水平

合格的辦公室秘書必須具備良好的道德素質(zhì)和文化修養(yǎng)。為了推動企業(yè)的發(fā)展，做好辦公室工作，還必須提升秘書的政治素養(yǎng)和理論水平。首先，要引導(dǎo)秘書樹立正確的人生觀、思想觀以及價值觀，明確我國政治發(fā)展方向，為了企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供堅實的理論準(zhǔn)備。因此，企業(yè)應(yīng)該將秘書的道德情操和文化素養(yǎng)融入到職業(yè)培訓(xùn)機制中，借助制度的作用，提升秘書的政治素養(yǎng)和理論水平。

(二)實施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度

伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運用于各個領(lǐng)域，為了滿足市場的需求，辦公室秘書還必須掌握扎實的信息操作能力。就目前辦公室秘書對信息技術(shù)的掌握能力來看，已經(jīng)很難滿足企業(yè)的發(fā)展需求，改變這種現(xiàn)狀的唯一辦法就是通過學(xué)習(xí)提升自己的信息操作能力。因此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合秘書發(fā)展的實際狀況，在企業(yè)內(nèi)部實施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度，制度建設(shè)要堅持“針對性”、“實用性”以及“先進性”的原則，重視秘書的崗前培訓(xùn)，對工作時間較長的秘書還應(yīng)該對其進行定期培訓(xùn)，增強秘書對各類信息的應(yīng)用處理能力。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該鼓勵秘書積極參與企業(yè)培訓(xùn)，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，及時更新秘書的信息操作能力，從而促進辦公室秘書綜合素質(zhì)的提高。

(三)進行自我教育，更新秘書知識

擁有全新的市場知識才能在企業(yè)的發(fā)展中實現(xiàn)工作的創(chuàng)新。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為辦公室秘書營造良好的自我教育環(huán)境，及時更新秘書的知識儲備。另外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該通過多種手段擴充辦公室秘書的知識面，讓秘書在掌握自身業(yè)務(wù)知識的同時，明確現(xiàn)代企業(yè)的管理理念，綜合運用現(xiàn)代管理方法和管理技術(shù)完成企業(yè)內(nèi)部的管理工作。

(四)加強應(yīng)變能力和判斷能力

辦公室業(yè)務(wù)復(fù)雜瑣碎，辦公室秘書一定要合理安排自己的時間，將每天要做的事情規(guī)劃好，不會盲目追從，做一個優(yōu)秀時間的管理者。首先，辦公室秘書要保持清醒的頭腦，記憶準(zhǔn)確、快速、高效，應(yīng)變能力出眾，能夠妥善解決突發(fā)意外事件。其次，秘書要有一個條理分明的大腦，不會忽略任何一件小事，不會延誤任何一件大事。最后，秘書社交能力出眾，能夠在重要場合幫助領(lǐng)導(dǎo)避免尷尬，化解危機。

企業(yè)辦公室秘書的主要工作是服務(wù)全體職工、參與企業(yè)決策和協(xié)調(diào)管理等多方面，這些職能要求秘書從業(yè)人員具有較高的綜合素質(zhì)和技術(shù)知識儲備。企業(yè)辦公室秘書應(yīng)該努力把企業(yè)辦公室建設(shè)為學(xué)習(xí)型組織，在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中進步發(fā)展。為了更好地體現(xiàn)辦公室秘書的職能，企業(yè)應(yīng)該加大力度提升辦公室秘書的綜合素質(zhì)，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的保障。