高職院校檔案二級(jí)管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

吳 平

(上海健康醫(yī)學(xué)院，上海 201318)

一、高職院校檔案二級(jí)管理模式面臨的轉(zhuǎn)型需要

1．高職院校管理體制變革引起高職院校檔案二級(jí)管理模式轉(zhuǎn)變

近年來(lái)，高職院校已在我國(guó)高等教育系統(tǒng)和社會(huì)發(fā)展中確立了不可替代的地位，黨的十八大報(bào)告也提出了“加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育”的新要求。同時(shí)，高職院校招生數(shù)量迅速擴(kuò)張，學(xué)校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，學(xué)校的管理模式、教學(xué)組織也隨之發(fā)生了巨大的變化。從“一級(jí)管理”到“二級(jí)管理”轉(zhuǎn)變成為大部分高職院校學(xué)校管理模式演變的歷程，二級(jí)院系取代校級(jí)職能部門(mén)承擔(dān)了大量的教學(xué)管理和行政管理工作，成為了學(xué)校教學(xué)檔案的最大生產(chǎn)者。因此，檔案管理的模式也需要順應(yīng)高職院校管理體制的變化而變化，學(xué)校檔案二級(jí)管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、數(shù)字化就顯得十分必要和迫切。

2．高職教育教學(xué)改革的深入開(kāi)展帶來(lái)高職院校檔案內(nèi)涵的變化

為了進(jìn)一步全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，教育部提出要繼續(xù)深化高等職業(yè)教育教學(xué)改革，其結(jié)果必然使學(xué)校檔案工作的難度隨之加大，內(nèi)容隨之增多，檔案的內(nèi)涵不斷加深，同時(shí)對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案二級(jí)管理提出了新的要求。例如，在高等職業(yè)院校示范校建設(shè)、人才培養(yǎng)水平評(píng)估、新校區(qū)建設(shè)驗(yàn)收等工作中，一方面，學(xué)校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的教學(xué)檔案的數(shù)量和種類不斷豐富，使教學(xué)檔案特別是二級(jí)院系產(chǎn)生的教學(xué)檔案發(fā)生了量的變化，其在高職院校檔案中占據(jù)的比重日益增大;另一方面，教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)過(guò)程的規(guī)范也對(duì)教學(xué)檔案形成的質(zhì)量、規(guī)范提出了新的要求，使得教學(xué)檔案發(fā)生了質(zhì)的變化，這種變化無(wú)疑是內(nèi)涵上的。

二、目前高職院校檔案二級(jí)管理中存在的主要問(wèn)題

1．重視不足，意識(shí)相對(duì)薄弱

學(xué)校檔案工作是學(xué)校開(kāi)展教學(xué)、科研和行政管理等活動(dòng)的基礎(chǔ)工作，檔案管理水平也是衡量一個(gè)學(xué)校管理水平和辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。因此，大部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)也意識(shí)到了檔案工作的重視性，并將其提升到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃之中。然而相對(duì)于校級(jí)層面的重視，二級(jí)院系作為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的一線單位，大多數(shù)專任教師肩負(fù)著繁重的教科研任務(wù)，從院系領(lǐng)導(dǎo)到普通教師常常會(huì)忽視檔案工作，檔案意識(shí)相對(duì)薄弱。而院系兼職檔案員往往還承擔(dān)著繁瑣的院系行政工作，通常只是在歸檔期限臨近截止或有重大評(píng)估項(xiàng)目時(shí)臨時(shí)突擊，應(yīng)付了事，缺少時(shí)間和精力投入檔案工作，從而給檔案二級(jí)管理和檔案材料的收集增加了難度。

2．制度不全，缺乏管理規(guī)范

很多高職院校檔案二級(jí)管理工作尚處于探索起步階段，相關(guān)制度尚未建立或不夠健全。另外，二級(jí)院系檔案還存在以下特點(diǎn)，一是檔案來(lái)源分散，既有院系制定的各種教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)、管理文件，也有教師個(gè)人形成的教學(xué)教案、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料等;二是檔案時(shí)間劃分特殊，二級(jí)院系的教學(xué)檔案在年度劃分上與學(xué)校文書(shū)檔案有所區(qū)別，教學(xué)工作通常按學(xué)年或者學(xué)期安排，在歸檔時(shí)要將一年的下半學(xué)期和次年的上半學(xué)期作為一個(gè)教學(xué)年度歸檔;三是檔案載體多樣，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，為了適應(yīng)教學(xué)工作的需要，相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料的載體是照片、錄像、錄音、電子幻燈片等新型材料。這些特點(diǎn)使得二級(jí)院系的檔案材料歸檔難度加大。

3．管理職責(zé)不夠明確，監(jiān)督指導(dǎo)不到位

學(xué)校檔案工作的管理監(jiān)督部門(mén)是檔案室，但做好檔案工作不僅是檔案室一個(gè)部門(mén)的職責(zé)，需要各職能部門(mén)和二級(jí)院系的全力配合，需要從源頭上把好檔案質(zhì)量關(guān)。然而，很大一部分高職院校的檔案管理仍采取高度集中的管理模式，甚至尚未設(shè)置兼職檔案管理員，對(duì)二級(jí)院系的檔案管理不夠到位，檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)也不及時(shí)。另外，由于大多數(shù)高職院校各二級(jí)院系在檔案管理方面的主動(dòng)性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則并沒(méi)有很好地實(shí)施。

4．缺少信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，管理效率較低

目前，大多數(shù)高職院校仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，絕大部分二級(jí)院系的教學(xué)檔案仍依靠手工處理，一些在使用的檔案管理軟件仍是版本老舊的單機(jī)系統(tǒng)，不利于檔案二級(jí)管理模式的運(yùn)行。檔案的收集、整理、鑒定、錄入、裝訂、查詢、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作量大、成本高，翻閱查找繁瑣，信息化管理手段滯后，管理效率低下，也影響了檔案的利用率。如何在二級(jí)管理模式中利用好信息化、數(shù)字化檔案管理手段，科學(xué)、高效地優(yōu)化和規(guī)范教學(xué)檔案，已成為當(dāng)前高職院校檔案二級(jí)管理實(shí)踐中迫切需要解決的問(wèn)題。

三、完善高職院校檔案二級(jí)管理的對(duì)策

1．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，注重兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

高職院校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到在學(xué)校發(fā)展中檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用，要從對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，重視和加強(qiáng)學(xué)校和二級(jí)院系的檔案管理工作。應(yīng)在各二級(jí)院系內(nèi)設(shè)置兼職檔案管理員，建立“檔案室——二級(jí)院系——兼職檔案管理員”的檔案管理體系，明確各級(jí)職責(zé)。學(xué)校檔案室的專職檔案工作人員要定期組織培訓(xùn)，使二級(jí)院系兼職檔案管理員從理論和實(shí)踐上對(duì)檔案工作有全面清晰的認(rèn)識(shí);要定期或不定期到二級(jí)院系指導(dǎo)檢查歸檔工作;也可以利用各種宣傳手段、內(nèi)部刊物、檔案業(yè)務(wù)講座、兼職檔案員座談會(huì)等，宣傳檔案的價(jià)值和作用，介紹學(xué)校檔案工作的情況和要求，切實(shí)提高學(xué)校全體教職工的檔案意識(shí)。

2．建立健全高職院校檔案二級(jí)管理制度

高職院校應(yīng)建立健全檔案二級(jí)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，減少檔案工作中的隨意性，使二級(jí)院系檔案管理有章可循。如《二級(jí)院系檔案管理辦法》、《二級(jí)院系檔案立卷歸檔制度》、《立卷部門(mén)文件材料歸檔范圍和保管期限》等。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要根據(jù)高職院校檔案管理的實(shí)際情況，充分調(diào)研，要深入院系，請(qǐng)二級(jí)院系領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員和院系教師一起參與到各項(xiàng)檔案二級(jí)管理制度的制定中，發(fā)揮二級(jí)院系的主觀能動(dòng)性。

3．切實(shí)做好集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)過(guò)程管理

檔案工作應(yīng)納入二級(jí)院系的日常管理中，做好“三納入”和“三同步”?！叭{入”即納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃;納入學(xué)校及院系的管理制度;納入各級(jí)管理人員的職責(zé)范圍?！叭健奔磳W(xué)校布置工作計(jì)劃同時(shí)提出相關(guān)文件資料的歸檔要求;檢查工作同時(shí)檢查相關(guān)檔案資料的形成情況;總結(jié)工作同時(shí)歸檔相關(guān)檔案資料。教學(xué)檔案種類繁多、分散廣、文件流轉(zhuǎn)多，重點(diǎn)做好預(yù)立卷和分類管理工作，確保各類檔案材料齊全完整、整理規(guī)范、安全保密、按時(shí)移交至學(xué)校檔案室，便于開(kāi)發(fā)和利用。

4．充分利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著信息通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校信息化水平不斷提高，校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化技術(shù)的成熟發(fā)展給檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理帶來(lái)了便利。學(xué)校檔案室應(yīng)引進(jìn)和使用專業(yè)的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，由學(xué)校信息中心提供服務(wù)器維護(hù)及軟件運(yùn)作的技術(shù)支持，建立學(xué)校檔案信息管理平臺(tái)。通過(guò)加快文檔一體化進(jìn)程，提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)收集、快速整理、安全存儲(chǔ)和高效利用。同時(shí)，校檔案室要根據(jù)各二級(jí)院系的情況設(shè)置檔案網(wǎng)絡(luò)群，做好管理系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，與兼職檔案員密切溝通，與院系無(wú)縫對(duì)接，提高二級(jí)管理成效。