基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革

謝 怡

(山東理工大學(xué) 檔案館，山東 淄博 255049)

基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革

謝 怡

(山東理工大學(xué) 檔案館，山東 淄博 255049)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案基本具備了大數(shù)據(jù)的特征:數(shù)量巨大、種類繁多、價(jià)值密度低、處理速度要求高等。新特征使高校傳統(tǒng)檔案管理模式下的收集、保管、利用工作環(huán)節(jié)面臨著巨大的挑戰(zhàn):無法對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集，無法對(duì)海量異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保管與價(jià)值提純，無法滿足用戶多元化、個(gè)性化、實(shí)時(shí)性、時(shí)效性的利用需求。基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革路徑主要有:構(gòu)建大檔案體系，擴(kuò)大檔案收集范圍，制定數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn);構(gòu)建大資源體系，集成檔案數(shù)據(jù)，維護(hù)信息安全;構(gòu)建大服務(wù)體系，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，創(chuàng)新服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

大數(shù)據(jù);大檔案;大資源;大服務(wù);高校檔案

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的不斷興起與快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在以一種超乎想象的速度增長。據(jù)國際數(shù)據(jù)公司(IDC)的研究報(bào)告稱，2011年全球被創(chuàng)建和被復(fù)制的數(shù)據(jù)總量為1.8ZB，并預(yù)測到2020年，全球?qū)碛?5ZB(1ZB=10億TB)的數(shù)量。［1］毋庸置疑，人類社會(huì)的信息化進(jìn)程自經(jīng)歷了計(jì)算機(jī)時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，正在邁向一個(gè)全新的歷史階段——大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)浪潮呼嘯而來，在政府辦公、企業(yè)服務(wù)、公共安全、醫(yī)療衛(wèi)生、交通旅游、環(huán)境治理等不同領(lǐng)域展示了它超凡的功能和廣闊的前景。在2013年的全國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì)上，國家檔案局局長楊冬權(quán)指出:數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和娛樂，數(shù)字不再只和計(jì)算有關(guān)，更使人們的生存方式發(fā)生了巨變，我們已不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。［2］高校檔案管理部門作為高校教學(xué)、科研等活動(dòng)歷史記錄和數(shù)據(jù)資源的管理者，肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣使命。隨著存量檔案的數(shù)字化和增量電子檔案的不斷接收，高校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)海量規(guī)模。檔案大數(shù)據(jù)正使高校檔案工作者在管理理論、管理觀念、管理技術(shù)、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等方面面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)的概念與特點(diǎn)

學(xué)術(shù)界對(duì)大數(shù)據(jù)尚未形成一個(gè)公認(rèn)的界定。國際上比較認(rèn)可的定義有以下幾個(gè):英國數(shù)據(jù)科學(xué)家維克托·邁爾-舍恩伯格等認(rèn)為，大數(shù)據(jù)指不用隨機(jī)分析法(抽樣調(diào)查)這樣的捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理;［3］39權(quán)威IT研究與顧問咨詢機(jī)構(gòu)高德納咨詢公司認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn);［4］世界著名管理咨詢公司麥肯錫全球數(shù)據(jù)分析研究所認(rèn)為，大數(shù)據(jù)指無法在一定時(shí)間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理和分析的數(shù)據(jù)集合;［5］我國學(xué)者研究大數(shù)據(jù)概念的起步較晚，不夠深入，多是對(duì)上述國外研究機(jī)構(gòu)和個(gè)人所給定義的闡釋。信息管理專家涂子沛認(rèn)為，大數(shù)據(jù)之“大”，不僅僅意味著數(shù)據(jù)之多，還意味著，每一個(gè)數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命、產(chǎn)生智能、散發(fā)活力和光彩。［6］290張淑芳認(rèn)為，大數(shù)據(jù)又稱“巨量資料”“海量資料”，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。［7］周美蘭認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)對(duì)象、技術(shù)與應(yīng)用三者的統(tǒng)一，是“數(shù)據(jù)、技術(shù)、應(yīng)用”三位一體共同發(fā)展。［8］

雖然各機(jī)構(gòu)、學(xué)者對(duì)大數(shù)據(jù)給出的概念不盡相同，但內(nèi)涵卻是基本一致的，即都涉及了業(yè)界提出的大數(shù)據(jù)的4V特點(diǎn):首先，大數(shù)據(jù)體量浩大(Volume)，數(shù)據(jù)量正在從GB、TB級(jí)別向 PB、EB級(jí)別飛速邁進(jìn)。其次，大數(shù)據(jù)種類多樣(Variety)，不僅擁有傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包含著半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并且半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的數(shù)量正呈快速增長態(tài)勢(shì)，增長速率遠(yuǎn)超結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。再次，大數(shù)據(jù)快速化(Velocity)，快速化體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面大量數(shù)據(jù)無時(shí)無刻不在快速生成;另一方面運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速處理海量數(shù)據(jù)，高效響應(yīng)用戶訴求。最后，大數(shù)據(jù)價(jià)值密度低(Value)，相對(duì)數(shù)據(jù)的海量，其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)所占比例相對(duì)較小，急需數(shù)據(jù)價(jià)值“提純”。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案特征

“數(shù)字校園”工程的開展，使計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)滲透到高校的教學(xué)、科研、學(xué)生、管理等每一個(gè)領(lǐng)域，也使高校檔案基本具備了大數(shù)據(jù)的特征。

(一)高校檔案數(shù)量巨大

高校檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)量正在呈指數(shù)級(jí)別增長，這種爆炸性的增長，來自兩個(gè)方面的原因。一是增量電子檔案的快速產(chǎn)生。伴隨著高校管理活動(dòng)的開展，每天都在產(chǎn)生著大量的有價(jià)值的檔案信息，例如，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的精品課程教案、科學(xué)研究中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、黨政管理中產(chǎn)生的電子公文、基本建設(shè)中產(chǎn)生的施工文件、資產(chǎn)管理中產(chǎn)生的儀器設(shè)備使用檢修記錄、財(cái)務(wù)管理中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)賬單以及檔案網(wǎng)站、論壇產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息等。二是館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的積極推進(jìn)。新技術(shù)的發(fā)展使高校原有紙質(zhì)等載體檔案的數(shù)字化成為可能，為了更好地保存原始檔案材料，為廣大利用者提供高效、便捷的服務(wù)，高校館藏檔案的數(shù)字化工作正在如火如荼地進(jìn)行著，大量的紙質(zhì)檔案、照片檔案通過掃描、翻拍等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2010年10月15日，上海交通大學(xué)檔案館館藏檔案全文數(shù)字化總量為3667407頁，數(shù)字化信息資源約為2PB。［9］由此可見，全國2000余所高校的檔案信息數(shù)據(jù)總量是多么巨大。

(二)高校檔案種類繁多

從檔案類別來看，高校檔案涉及黨群、行政、教學(xué)、科研、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、基建、出版、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十二個(gè)類別;從數(shù)據(jù)分布來看，高校檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生于從事高校管理活動(dòng)的每一個(gè)立卷部門，各部門之間存在“信息孤島”，數(shù)據(jù)共享舉步維艱;從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來看，高校檔案數(shù)據(jù)資源既有數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，又有郵件、報(bào)表等半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，更多的是視頻、音頻、圖片、圖紙、文檔等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);從運(yùn)行環(huán)境來看，高校檔案數(shù)據(jù)是從不同的軟硬件和多樣的操作系統(tǒng)中生成的，具有異構(gòu)性。

(三)高校檔案價(jià)值密度低

從利用服務(wù)的角度來看，高校檔案價(jià)值密度的高低與數(shù)據(jù)總量的多少呈反比。館藏結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)資源雖然具有較高的歷史價(jià)值，但是卻長期處于“沉睡”狀態(tài)，利用率較低，大部分沒有發(fā)揮任何價(jià)值。例如，高校檔案部門會(huì)把每位畢業(yè)生的學(xué)籍卡片、在校成績等學(xué)籍檔案永久保存，但查詢的概率卻是極低的。只有當(dāng)畢業(yè)生面臨報(bào)考研究生、調(diào)換工作、出國留學(xué)等問題時(shí)，才會(huì)來查詢學(xué)籍檔案材料。

(四)高校檔案處理速度要求高

如今，高校檔案的生成速度比互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代快很多，每天都有大量的原生電子檔案和存量數(shù)字化檔案在不斷地生成，檔案數(shù)據(jù)量在短時(shí)間內(nèi)急劇增加。在檔案大數(shù)據(jù)的包圍下，用戶對(duì)高校檔案利用服務(wù)提出了更高的要求，即在海量的檔案數(shù)據(jù)中準(zhǔn)確、迅速查找并推送所需要的信息。如何對(duì)高校檔案進(jìn)行快速的處理，有效挖掘出其中的價(jià)值，為用戶主動(dòng)提供多元化、個(gè)性化的服務(wù)，已成為擺在高校檔案人面前的新課題。

除了基本具有大數(shù)據(jù)的特征，高校檔案還具有其自身的獨(dú)特性，即真實(shí)性與權(quán)威性，這是由檔案本身的屬性和作用所決定的。高校檔案是原生信息資源，原始性決定了高校檔案數(shù)據(jù)具有可靠性、真實(shí)性，對(duì)于安全、電子取證、診斷等有重要的憑證價(jià)值。同時(shí)，高校檔案作為高校各項(xiàng)管理活動(dòng)的原始?xì)v史記錄，與其他來源的信息資源相比較，具有較高的價(jià)值，這決定了高校檔案數(shù)據(jù)具有權(quán)威性，用它進(jìn)行數(shù)據(jù)分析所得出的結(jié)論，可以全面、真實(shí)地反映高校的客觀實(shí)際與發(fā)展規(guī)律，為黨政管理的正確決策提供可靠依據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)模式下，高校檔案的管理內(nèi)容可以簡化為收集、保管、利用三個(gè)環(huán)節(jié):收集主要指對(duì)各立卷部門形成的紙質(zhì)和電子文件材料的征收、鑒定、整理;保管主要指對(duì)館藏的紙質(zhì)和電子檔案的保存、管理;利用主要指對(duì)館藏的紙質(zhì)和電子檔案的檢索、利用與編研。大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種傳統(tǒng)的高校檔案管理模式正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

(一)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案收集的挑戰(zhàn)

“小數(shù)據(jù)”時(shí)代，受信息技術(shù)和存儲(chǔ)成本等因素的制約，我們無法將所有歷史數(shù)據(jù)歸檔并保存，只能通過制定歸檔范圍和保管期限等手段，人為地鑒定檔案的保存價(jià)值，判斷其是否需要?dú)w檔。這種傳統(tǒng)的管理模式，在當(dāng)時(shí)的檔案收集、鑒定、整理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮了顯著作用，區(qū)分了檔案數(shù)據(jù)的不同價(jià)值，保持了檔案之間的歷史聯(lián)系，方便了檔案的保管和利用。但大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)量激增、類型多樣，在這樣的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的高校檔案收集模式將無法對(duì)海量的檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集和科學(xué)的管理，繼續(xù)沿用原有模式必將導(dǎo)致收集不齊全，分類不系統(tǒng)。面對(duì)如此海量的數(shù)據(jù)，我們?cè)撊绾未_定檔案的歸檔范圍，如何界定檔案的所屬類別，如何鑒定檔案的保存價(jià)值呢?

(二)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案保管的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)模式下，高校檔案部門管理的檔案材料以紙質(zhì)載體居多，電子檔案的數(shù)量較少，主要是學(xué)校下發(fā)的黨政管理文件、視頻音頻等材料，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)以光盤為主。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使高校電子檔案數(shù)量巨增，動(dòng)輒以PB、EB進(jìn)行計(jì)量，容量為4.8GB的常用DVD光盤顯然已不合時(shí)宜，需要新的存儲(chǔ)介質(zhì)來滿足檔案存儲(chǔ)的需求。檔案數(shù)據(jù)種類呈多樣化，文本、圖像、圖形、影像、聲音、多媒體鏈接、數(shù)據(jù)庫等多種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)正源源不斷地生成，且半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比越來越大，遠(yuǎn)超結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主體設(shè)計(jì)的，顯然與半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不兼容。選用何種存儲(chǔ)方式融合異構(gòu)數(shù)據(jù)，以方便高校檔案的挖掘與分析，成為高校檔案工作者將要經(jīng)歷的巨大考驗(yàn)。另外，在大數(shù)據(jù)背景下，隨著數(shù)據(jù)量越來越大，數(shù)據(jù)類型越來越多，數(shù)據(jù)信息安全正受到越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)損壞等問題隨時(shí)都有可能發(fā)生。

(三)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案利用的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶對(duì)高校檔案利用需求從對(duì)象、載體、內(nèi)容到手段都發(fā)生了翻天覆地的變化，主要表現(xiàn)在:一是用戶多元化，高校檔案部門的服務(wù)對(duì)象不再局限于學(xué)校內(nèi)部，任何一個(gè)外來人員都有可能成為其潛在用戶;二是載體多樣化，需求的載體不再僅局限于紙質(zhì)檔案，而是越來越多地趨向可以方便快速查詢的電子檔案;三是內(nèi)容集成化、個(gè)性化，用戶對(duì)檔案信息的需求不再滿足于單一事項(xiàng)，而是趨向于多元的融合，不再追求信息量的廣泛，而是希望在大量的信息中得到直接的、有價(jià)值的知識(shí);四是服務(wù)便捷化，知識(shí)更新周期的縮短，科技競爭的激烈，使用戶對(duì)高效、快捷的檔案利用需求變得更加強(qiáng)烈，希望能夠在一個(gè)綜合服務(wù)平臺(tái)上獲取所需要的全部信息;五是手段自助化，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，使用戶希望能夠突破時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地、自由方便地獲取各種信息。顯然，高校檔案利用需求正在趨于多元化、個(gè)性化、實(shí)時(shí)性、時(shí)效性，而與之相對(duì)的利用服務(wù)卻明顯滯后:服務(wù)方式被動(dòng)單調(diào)，以實(shí)地查閱、復(fù)制為主;服務(wù)時(shí)間僅限于工作日，檔案數(shù)據(jù)資源沒有上網(wǎng)發(fā)布，無法全天候?qū)崟r(shí)異地查詢;服務(wù)對(duì)象局限于高校內(nèi)部和畢業(yè)校友，與社會(huì)聯(lián)系較少。這種現(xiàn)行的被動(dòng)封閉的檔案利用服務(wù)模式，不能滿足急劇膨脹的檔案數(shù)據(jù)利用需求，導(dǎo)致了檔案利用效率低下，訴求響應(yīng)速度緩慢，檔案的價(jià)值不能充分挖掘，檔案的作用不能有效發(fā)揮。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式變革路徑

鑒于高校檔案已基本具備大數(shù)據(jù)特征，檔案部門可以用大數(shù)據(jù)理論及技術(shù)來解決其面臨的諸多挑戰(zhàn)。

(一)構(gòu)建大檔案體系

所謂“大檔案”，是指將國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有原始記錄都視為檔案，不論其價(jià)值，不論其載體。檔案工作其實(shí)就是一件遺憾的工作，我們永遠(yuǎn)不知道哪份文件以后要用，不知道哪些東西對(duì)明天的人有用。［10］所以，作為檔案資源信息中心的高校檔案部門，必須樹立大檔案的觀念，構(gòu)建大檔案體系，科學(xué)收集檔案大數(shù)據(jù)，做到應(yīng)收盡收。

1.擴(kuò)大檔案收集范圍。在過去的50年中，數(shù)字存儲(chǔ)成本大約每兩年就削減一半，而存儲(chǔ)密度則增加了5000萬倍。［9］在這個(gè)數(shù)據(jù)價(jià)值遠(yuǎn)高于其存儲(chǔ)介質(zhì)價(jià)值的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)為我們提供了龐大的存儲(chǔ)空間。在此技術(shù)的支持下，檔案收集整理工作可以不再受歸檔范圍和保管期限的限制，高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)形成的不同載體的任何數(shù)據(jù)，都將被收集歸檔。也就是說，不論是高校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的原生檔案數(shù)據(jù)，或是存量檔案數(shù)字化過程中形成的電子數(shù)據(jù)，還是門戶網(wǎng)站上的大量信息資源，一切的文件、數(shù)據(jù)、視頻、郵件等都應(yīng)被視為檔案，都應(yīng)被收集歸檔，形成高校檔案信息資源大數(shù)據(jù)集。同時(shí)，所有檔案都將以時(shí)間為序進(jìn)行排列，以永久為期限進(jìn)行保存。需要注意的是，在收集過程中，要做好全流程控制，尤其是前端控制，將檔案管理融入到辦公系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理等系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等，［11］以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)、實(shí)時(shí)歸檔。不同的立檔部門產(chǎn)生不同的檔案材料，因此在收集工作前期要根據(jù)立檔部門的職責(zé)范圍預(yù)測其生成的檔案內(nèi)容和數(shù)量，制定各部門檔案收集范圍，確保歸檔齊全完整，避免重復(fù)歸檔。

2.制定數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)。2008年教育部頒布并實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但在信息化建設(shè)方面卻沒有專門的行政法規(guī)或者文件，高校檔案建設(shè)意識(shí)淡薄，重視程度低，信息化建設(shè)一盤散沙，各自為政，缺乏規(guī)范性、專門性和統(tǒng)一性的引導(dǎo)與規(guī)劃。［12］目前，高校內(nèi)部各部門數(shù)字化資源標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)形成了“信息孤島”，成為檔案數(shù)據(jù)整合的瓶頸，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)據(jù)的共享。因此各高校應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文件歸檔管理、元數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換格式等方面的電子檔案管理規(guī)章與制度，以規(guī)范電子檔案的有序建設(shè)，保證數(shù)據(jù)資源的有效整合，破除信息壁壘，推進(jìn)數(shù)據(jù)開放，實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享。另外，大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案部門不能封閉自守、置身事外，要加強(qiáng)與其他高校之間、與地方之間的館際交流與合作。同時(shí)要加強(qiáng)檔案館與圖書館、博物館、互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營商之間在資源、技術(shù)、人才、資源建設(shè)等領(lǐng)域的協(xié)作與交流，打破各自孤立、互不連通的數(shù)據(jù)庫之間的壁壘，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享和數(shù)據(jù)價(jià)值最大化。

(二)構(gòu)建大資源體系

“大資源”是將大檔案體系下歸檔的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合后形成的大數(shù)據(jù)集。高校檔案部門在保管檔案時(shí)，要引入大資源的觀念，集成、整合并加工數(shù)據(jù)，形成全面、完整、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源集成庫，為檔案的利用提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)資源。

1.集成高校檔案數(shù)據(jù)。針對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)數(shù)量巨大、種類繁多等特點(diǎn)，檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，可以采用數(shù)據(jù)集成的方式，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，利用云平臺(tái)，將不同來源、不同種類、不同格式的數(shù)據(jù)有機(jī)集成。集成的同時(shí)要注意做好數(shù)據(jù)清洗工作，以過濾重復(fù)數(shù)據(jù)、補(bǔ)全殘缺數(shù)據(jù)、更正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。在集成后，還要進(jìn)行高校檔案數(shù)據(jù)資源的整合。面對(duì)結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，在實(shí)際處理中，幾乎不可能有一種統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式能夠適應(yīng)所有的應(yīng)用。［13］因此，應(yīng)采用分而治之的策略，構(gòu)建分布式存儲(chǔ)模式，先將不同類型的數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)在最適合的不同系統(tǒng)中，再通過建立連接多種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)引擎的“連接器”，搭建各存儲(chǔ)系統(tǒng)之間的聯(lián)接，［14］實(shí)現(xiàn)對(duì)各類數(shù)據(jù)之間的融通整合和集成分析。

2.維護(hù)檔案信息安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息安全工作的重點(diǎn)是確保數(shù)字檔案信息的原始真實(shí)、齊全完整、機(jī)密可用。為此，高校檔案部門在數(shù)據(jù)公開的同時(shí)，首先，要提高全員安全意識(shí)，加強(qiáng)安全宣傳，組織安全培訓(xùn)，避免因工作人員防范意識(shí)薄弱而造成的安全事故。其次，要建立安全防護(hù)體系，做到人防、物防、技防三位一體。針對(duì)信息流失、泄露等突發(fā)事件，還要制定相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案。最后，要應(yīng)用安全防護(hù)技術(shù)。從硬件方面，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)與維護(hù)，保障設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行;從軟件方面，要利用多重網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，通過設(shè)置訪問權(quán)限、安裝預(yù)警裝置、加密檔案數(shù)據(jù)、異質(zhì)異地備份等手段與方法，保障檔案數(shù)據(jù)的安全使用。

(三)構(gòu)建大服務(wù)體系

“大服務(wù)”即實(shí)現(xiàn)檔案利用的開放性、先進(jìn)性、社會(huì)化與多元化。為有效緩解高校檔案利用的供需矛盾，必須樹立大服務(wù)的理念，以用戶需求為導(dǎo)向，從高校檔案大數(shù)據(jù)中主動(dòng)挖掘使用價(jià)值，提供網(wǎng)絡(luò)化、智能化服務(wù)。

1.開放數(shù)據(jù)，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象。高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，其內(nèi)容豐富，記錄了高校的歷史變遷、學(xué)生的成長經(jīng)歷和教學(xué)科研的創(chuàng)新發(fā)展等;其載體多樣，包含了紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等各種形式。這些資源不僅對(duì)學(xué)校的規(guī)劃發(fā)展起著參謀、決策作用，對(duì)學(xué)生的學(xué)歷審核起著依據(jù)、憑證作用，對(duì)教師的教學(xué)科研起著參考、借鑒作用，而且對(duì)校外的團(tuán)體、組織和個(gè)人起著輻射、育人作用。因此，高校檔案部門要積極、及時(shí)地做好公開檔案及解密文件的現(xiàn)場查閱和互聯(lián)網(wǎng)公開工作，使高校檔案由學(xué)校資源轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)資源，在服務(wù)好本校師生和校友這個(gè)根本面的同時(shí)，積極主動(dòng)地接觸社會(huì)、服務(wù)公眾，將服務(wù)領(lǐng)域從本校擴(kuò)大到本地區(qū)、本行業(yè)乃至全社會(huì)。

2.運(yùn)用新技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案館的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)將向檔案資源的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)移，對(duì)大量數(shù)據(jù)的分析與處理將成為檔案館的主要業(yè)務(wù)，［15］移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，將有助于高校檔案部門實(shí)現(xiàn)知識(shí)挖掘服務(wù)、統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)、在線互動(dòng)服務(wù)、移動(dòng)平臺(tái)服務(wù)等多維信息服務(wù)方式，以解決檔案利用的供需矛盾。借助云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，高校檔案部門可以從海量的檔案數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)館藏檔案的核心價(jià)值，找出看似無關(guān)的數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系與規(guī)律，預(yù)測事物的發(fā)展變化趨勢(shì)，從而為用戶提供知識(shí)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析等服務(wù)。如將學(xué)生的錄取表、學(xué)籍表、成績表與畢業(yè)調(diào)配表的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將有助于了解學(xué)生的生源地、專業(yè)、家庭背景、成績等對(duì)其就業(yè)的影響，從而有針對(duì)性地開展就業(yè)指導(dǎo)工作，提高高校的就業(yè)率;將學(xué)校各年度的基層報(bào)表、科研統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各項(xiàng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，將有助于了解學(xué)校的發(fā)展變化趨勢(shì)，為學(xué)?？茖W(xué)規(guī)劃提出建設(shè)性的意見。借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校檔案部門可以搭建用戶互動(dòng)平臺(tái)，增進(jìn)檔案部門與用戶之間的交流，及時(shí)了解用戶的利用需求，判斷用戶的行為習(xí)慣，推測用戶的行動(dòng)軌跡，以便更加個(gè)性化地服務(wù)用戶、留住用戶。借助移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校檔案部門可以推出微信平臺(tái)服務(wù)，普及檔案知識(shí)，提供在線咨詢，推介館藏信息，傳播高校文化。

3.加強(qiáng)管控，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)工作是否有效，服務(wù)質(zhì)量是標(biāo)準(zhǔn);服務(wù)是否有質(zhì)量，滿足用戶需求的程度是標(biāo)尺。［16］也就是說，高校檔案服務(wù)質(zhì)量的高低、服務(wù)效果的優(yōu)劣主要取決于對(duì)用戶需求的滿足程度。因此，在進(jìn)行檔案服務(wù)的同時(shí)，高校還要建立以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)質(zhì)量全過程監(jiān)管與考核體系。首先，要做好事前預(yù)防，在全面熟悉、準(zhǔn)確把握用戶需求的基礎(chǔ)上建立健全有關(guān)檔案利用服務(wù)制度和考核指標(biāo);其次，要做好事中控制，監(jiān)控為用戶提供檔案利用的現(xiàn)場服務(wù)情況;最后，要做好事后評(píng)估，通過對(duì)用戶反饋信息的收集、整理與分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題，逐步規(guī)范服務(wù)流程，不斷提升服務(wù)水平。

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G271

A

1672-0040(2015)06-0103-05

2015-06-18

謝怡，女，遼寧新民人，山東理工大學(xué)檔案館技術(shù)信息部主任，副研究館員，法學(xué)碩士。

(責(zé)任編輯 李逢超)