公共管理視閾下的檔案管理范式初探

張曉婷

(齊魯師范學(xué)院，山東 濟(jì)南 250013)

公共管理視閾下的檔案管理范式初探

張曉婷

(齊魯師范學(xué)院，山東 濟(jì)南 250013)

檔案管理模式受到社會制度的影響，在政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下有了新的突破。檔案管理工作的改革需要相關(guān)部門的配合，檔案管理員必須提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，共同促進(jìn)現(xiàn)代公共管理的進(jìn)步。

公共管理；檔案管理范式；社會性；發(fā)展理念

一、公共管理概述

公共管理的本質(zhì)即公共性和服務(wù)性。就公共性而言，在政府規(guī)范人們行為的同時(shí)，代理人們行使了一定的公共權(quán)力，包括維護(hù)社會的安全與穩(wěn)定、公益活動(dòng)的推廣等。公共權(quán)利不是為某一個(gè)階級而服務(wù)的，而是站在社會的角度上造福于廣大的人民群眾，這就是服務(wù)性的體現(xiàn)。全心全意為人們服務(wù)是我國黨的宗旨，因此，政府的行為應(yīng)該立足于提升人民的生活水平，實(shí)現(xiàn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目標(biāo)。因此，服務(wù)意識是做好公共管理的核心要素。公共管理有四大職能，分別是經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、社會管理、市場監(jiān)督和公共服務(wù)。公共管理部門應(yīng)該為公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和公共信息的傳播盡到自己的本職責(zé)任，滿足人們對社會發(fā)展的要求。

二、檔案管理范式概述

檔案管理是對具體文件的整理、分類和保管，檔案管理的工作與社會管理具有緊密的關(guān)系。檔案管理范式是一種管理行為，針對具體的檔案管理活動(dòng)，在專業(yè)的領(lǐng)域進(jìn)行縝密的核查和保管，并為實(shí)際問題提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。檔案管理范式能夠有效地結(jié)合管理理念和管理行為，將兩者進(jìn)行有機(jī)的統(tǒng)一，有利于工作的順利開展。在先進(jìn)理念的幫助下，能夠增強(qiáng)管理實(shí)踐的力度，減少工作中的失誤。在檔案管理常年的發(fā)展中，站在“范式”的角度思考并解決問題，能夠發(fā)現(xiàn)事物的內(nèi)在聯(lián)系，增強(qiáng)邏輯性的考察，能夠?qū)n案的收集和分類進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，做到科學(xué)化的管理。

三、影響檔案管理范式選擇的因素分析

影響檔案管理工作的因素有很多，在社會制度和社會發(fā)展之中，面對不同的情況做出檔案管理的范式選擇是十分重要的。本文將從以下幾點(diǎn)進(jìn)行具體的分析。

1.經(jīng)濟(jì)制度

不同的經(jīng)濟(jì)制度對檔案管理范式的選擇也略有不同。在私有制的經(jīng)濟(jì)體制下，封建制度對生產(chǎn)資料有著完全的掌控權(quán)，檔案管理是統(tǒng)治階級的私人財(cái)產(chǎn)，其范式行為表現(xiàn)出強(qiáng)烈的政治色彩，并不能體現(xiàn)公共性。當(dāng)社會進(jìn)入到資本主義社會時(shí)，檔案管理有了自主權(quán)，能夠向社會公眾提供較為開放的檔案管理制度，具有一定的社會性和服務(wù)性，實(shí)現(xiàn)了管理本質(zhì)上的轉(zhuǎn)變。但是，在私有制經(jīng)濟(jì)的前提下，檔案管理依舊立足于資產(chǎn)階級本身的利益，不能滿足社會公眾的利益，難以協(xié)商解決共同的社會問題。我國是最大的社會主義國家，在發(fā)展的過程中堅(jiān)持國家利益和人民利益的共享性，在檔案管理中堅(jiān)持為人民服務(wù)，兼有社會性和服務(wù)性的原則，能夠得到人民的支持。

2.政治制度

檔案工作通常離不開國家制度的管轄，具有一定的政治形態(tài)。在獨(dú)裁的政治環(huán)境下，人民長期處于被壓制生存空間里，公共個(gè)人利益得不到實(shí)現(xiàn)。權(quán)利的壟斷，使檔案部門完全為統(tǒng)治階級服務(wù)，淪為管理國家的一種強(qiáng)制性手段，具有封閉性。在民主政治體制的不斷完善中，人民具有了更多的權(quán)利，能夠?yàn)閲业陌l(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，具有知情權(quán)。因此，在檔案管理的過程中，能夠使用自己的權(quán)利進(jìn)行利益的維護(hù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人的發(fā)展。因此，檔案部門作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠體現(xiàn)人民的意志，增強(qiáng)其社會性，維護(hù)了人民群眾的切實(shí)利益。

3.社會發(fā)展理念

社會發(fā)展是我們不斷追求的目標(biāo)，社會進(jìn)步也影響到檔案管理范式的選擇。檔案管理具有一定的保密性，但是過于強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)容易造成與社會的脫節(jié)，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理建立的初衷。在滿足社會發(fā)展和人們需求的情況下，將“人”的管理作為發(fā)展的核心目標(biāo)能夠有效地推進(jìn)社會管理，突出人的價(jià)值。在檔案管理的功能上，不局限于歷史工作的研究，做到檔案查詢的生活化，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值、歷史價(jià)值和記憶功能。

四、基于公共管理的檔案管理范式

1.現(xiàn)代檔案工作的公共性

(1) 檔案工作領(lǐng)域的公共性

檔案工作領(lǐng)域的公共性，可以從橫向、縱向兩個(gè)角度來看。從縱向上分析，我們在建國初期就重視了檔案制度的建設(shè)和管理，在國家相關(guān)部門的指引下，從中央到地方的企事業(yè)單位都建立了檔案管理制度，這體現(xiàn)了檔案工作的全局性和延伸性。在橫向上分析，檔案管理涉及到生活的諸多方面，其主要管轄不再是黨政組織的人員檔案以及歷史文化資料的管理，而是從經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、政治發(fā)展、科技進(jìn)步等多個(gè)方面著手，深入不同的領(lǐng)域進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，具有擴(kuò)展性。

(2) 檔案工作服務(wù)對象的公共性

檔案工作的服務(wù)對象具有一定的廣泛性，這是由于我國民主法制化進(jìn)程加快所產(chǎn)生的必然結(jié)果。人民群眾的維權(quán)意識和法治意識不斷的提高，知情權(quán)是我國公民的主要權(quán)利之一。因此，檔案工作的服務(wù)對象也隨著擴(kuò)展，滿足社會公眾對信息化檔案的全方位需求。在以往檔案的主要服務(wù)人群外，增加了普通人民群眾的查閱權(quán)，做到檔案管理為民服務(wù)。

(3) 檔案工作機(jī)制的公共性

檔案信息管理具有自身的特性，即作為公共物品，其提供的方式是由公共部門進(jìn)行統(tǒng)一的安排，不能放任給個(gè)人進(jìn)行分配管理。因此，世界各國在檔案工作的管理機(jī)制上較為統(tǒng)一的選擇了政府部門進(jìn)行主導(dǎo)，各部門配合協(xié)調(diào)的方式，完善檔案管理。根據(jù)我國的具體情況，在檔案管理上，主要是以檔案實(shí)體管理部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)的。檔案管理實(shí)體部門主要是指檔案館，是一種特殊的事業(yè)單位。檔案行政管理部門主要是指檔案局，獨(dú)立行使國家政府部門賦予的公共權(quán)利。保證檔案管理中的公共利益需要各部門之間的配合，發(fā)揮自身的效益，堅(jiān)持為人民群眾服務(wù)。

2.檔案管理范式的公共性

(1)管理價(jià)值取向

檔案管理的價(jià)值取向需要堅(jiān)持以人為本。高效的檔案管理工作是以人民的根本利益為出發(fā)點(diǎn)，以人為本需要我們解放思想，滿足社會要求。站在全局性的角度上，檔案管理涉及到每一個(gè)人的根本利益，人口流動(dòng)檔案、工作信息檔案，這些都是公民參與檔案管理的主要內(nèi)容。社會的發(fā)展是在關(guān)注人的基礎(chǔ)上得到的，因此，我們要擺脫傳統(tǒng)的管理理念，將管理重心從“物”轉(zhuǎn)移到“人”上來。

(2) 管理原則

首先，要做到堅(jiān)持開放共享的原則。開放是指對檔案信息源頭的開放，共享是指將檔案信息放在社會的大環(huán)境里共同使用。檔案的管理不僅僅是檔案部門的問題，還對國家的法制化進(jìn)程有著重要的影響。因此，樹立開放共享的原則能夠?yàn)樯鐣鱾€(gè)階層的人員提供服務(wù)。

其次，要堅(jiān)持自由公平的原則。檔案管理所體現(xiàn)的自由是指，公民依法享有自己的權(quán)利，具有知情權(quán)，能夠在合法合理的條件下要求檔案管理部門公開信息。而公平主要是指公民享有平等的檔案查詢權(quán)力。無論是機(jī)關(guān)部門，還是人民群眾都可以上訪檔案管理部門，并理應(yīng)得到同等的對待。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該避免“特權(quán)”行為的發(fā)生，一視同仁。

第三，堅(jiān)持提升效益的原則。檔案管理具有復(fù)雜性，工作量龐大，因此，需要加強(qiáng)工作的效率。在工作中，不僅要注重檔案的收集、分類和保管等基礎(chǔ)性任務(wù)，還要提升對來訪人員的服務(wù)意識，進(jìn)行檔案的有效開發(fā)和利用，健全檔案管理機(jī)制。除此之外，檔案管理部門作為政府部門應(yīng)該注重成本的投入問題，合理的使用納稅人上繳的每一分錢，做到小成本，大收益。在檔案館建設(shè)的過程中，追求社會效益最大化。

3.檔案管理機(jī)制的公共性

(1)合作機(jī)制

針對檔案管理機(jī)制的公共性，我們認(rèn)為要加強(qiáng)部門之間的合作。由于我國檔案信息的分布較多，類別繁雜，因此，在檔案管理的過程中容易出現(xiàn)重復(fù)記錄或者遺漏的情況，尤其是跨區(qū)域的檔案管理。這就需要各個(gè)地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部合作，進(jìn)行資源的協(xié)調(diào)和共享，更好的為社會服務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于機(jī)構(gòu)間的相對獨(dú)立性，在資源整合上有所欠缺。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們應(yīng)該利用好這一優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案多領(lǐng)域、跨區(qū)域的服務(wù)。此外，我們還應(yīng)該加強(qiáng)檔案部門與社會之間的合作。集結(jié)社會各界的力量，為檔案管理提供有效地資源以及專業(yè)技術(shù)上的支持，使用先進(jìn)的管理方式，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。

(2) 法治機(jī)制

建立健全檔案管理的法律法規(guī)，能夠?yàn)闄n案管理工作提供可靠的依據(jù)。《檔案法》的制定和實(shí)施能夠?yàn)榫唧w的管理行為進(jìn)行約束，能夠在科學(xué)合法的基礎(chǔ)上開展工作。堅(jiān)持法制性原則，在解決具體問題的時(shí)候可以做到有法可依，有利于為檔案管理工作配備專業(yè)的人員，能夠規(guī)范化、具體化人們的行為。除此之外，我們還應(yīng)該堅(jiān)持合法的檔案管理行為。檔案管理部門要利用法律的規(guī)定提供信息資源的查詢，保證社會公民權(quán)利的行使。

五、檔案管理范式公共性的意義

1.有利于檔案價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)

檔案的價(jià)值是客觀存在的。無論檔案是否得到了有效地利用，檔案的價(jià)值都會隨其本身被保留、隱藏下來。當(dāng)檔案被人民群眾廣泛的利用時(shí)，才能發(fā)揮其最大的效用，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為具體的經(jīng)濟(jì)價(jià)值或者社會價(jià)值。檔案管理范式的公共性立足于實(shí)現(xiàn)檔案領(lǐng)域的公共利益，因此，我們要加強(qiáng)管理過程中的真實(shí)性和可開發(fā)性。一方面我們要著手進(jìn)行信息資源的整合，為日后的利用提供基礎(chǔ)；另一方面，我們要優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，高門檻的服務(wù)不利于檔案價(jià)值的體現(xiàn)。

2.有利于國家檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)化

建立公共檔案館可以加強(qiáng)信息的流通速率，能夠?qū)v史文化知識進(jìn)行更好的傳播。隨著社會的進(jìn)步，國家對人文思想的重視，公共檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為主要方向之一。面對我國檔案管理事業(yè)的新發(fā)展，將封閉的查閱模式轉(zhuǎn)換為開發(fā)的公共場所，能夠更好的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，是社會進(jìn)步的體現(xiàn)，成為人們?nèi)罕娦惺箓€(gè)人權(quán)利的正確選擇。

3.有利于檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展

在社會發(fā)展的潮流之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展尤為重要。學(xué)習(xí)西方國家優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠提升檔案管理人員的工作水平。在檔案事業(yè)長期發(fā)展的過程中，我們要加強(qiáng)社會公眾的檔案意識。檔案管理范式的公共性拓寬了檔案工作的受眾面，人民群眾可以直接的接觸檔案，有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)其社會化、公眾化的職能。檔案工作的完善需要人民提出寶貴的意見，在社會各界的支持下完善信息的征集工作，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

4.有利于促進(jìn)社會實(shí)踐水平的提高

檔案工作的新發(fā)展是隨著社會進(jìn)步而進(jìn)步的。檔案的建立能夠反映事物的本來面貌，能夠?qū)v史進(jìn)行記錄，方便人們了解我國博大精深的傳統(tǒng)文化和城市進(jìn)步的過程。因此，檔案具有真實(shí)性和廣泛性。通過對檔案的研究分析，從中獲得啟迪并有效地的解決現(xiàn)實(shí)問題，有利于促進(jìn)社會實(shí)踐水平的提高。因此，我們要合理的利用好檔案，在開放性的管理模式下，實(shí)現(xiàn)社會成果的展示和歷史經(jīng)驗(yàn)的傳播，幫助人們認(rèn)識到事物的本質(zhì)，總結(jié)事物發(fā)展的規(guī)律。

[1]曹玉．公共管理視閾下檔案管理的實(shí)踐范式研究[J]．檔案與建設(shè)，2012，(7).

[2]林燕禎．淺議公共管理視閾下的檔案管理范式[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2014，(12).

[3]吳丹．公共管理視閾下文檔管理理論與實(shí)踐范式研究綜述[J]．北京檔案，2012，(7).

2015-05-21

張曉婷，女，大學(xué)本科，齊魯師范學(xué)院教師。

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