電大檔案工作淺論

呂紅春

(濟(jì)南廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014)

電大檔案工作淺論

呂紅春

(濟(jì)南廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014)

電大的辦學(xué)與其他高校有較大的差異，電大的檔案有自己的特點(diǎn)，檔案工作有自己的規(guī)律。電大檔案具有門(mén)類(lèi)多、周期性長(zhǎng)、管理難度大、利用率高等特點(diǎn)。新時(shí)期電大檔案也發(fā)生了變化，檔案材料更加多樣化，檔案管理手段更加多樣化，檔案利用更加社會(huì)化。

電大；檔案；淺論

電大的辦學(xué)與其他高校有較大的差異，電大的檔案有自己的特點(diǎn)，檔案工作有自己的規(guī)律。了解和把握這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能有針對(duì)性地做好電大的檔案工作。

一、電大檔案的特點(diǎn)

電大是改革開(kāi)放的產(chǎn)物。1978年2月6日，鄧小平同志親自批準(zhǔn)建立了廣播電視大學(xué)，這是中國(guó)教育史上一場(chǎng)劃時(shí)代意義的革命。建校初期，電大以衛(wèi)星、電視為主，綜合利用多種媒體：電視、錄像、圖像技術(shù)、聲光技術(shù)、通訊技術(shù)等為一體，覆蓋面幾乎可以達(dá)到中國(guó)的每一個(gè)地方，與國(guó)際廣播電視教育接軌，面向世界，面向未來(lái)。完全可以說(shuō)電大教育是現(xiàn)代化的、與科學(xué)結(jié)合的、全民受益的教育，為國(guó)家培養(yǎng)了大批大專以上層次的各類(lèi)人才，顯示出了強(qiáng)有力的生命力。電大教育作為新興事物，打破了原有的辦學(xué)格式，新的內(nèi)容層出不窮，快速發(fā)展與基礎(chǔ)工作的薄弱形成了很大反差。因此，電大的檔案工作屬于開(kāi)拓與建設(shè)性的新建單位的檔案工作，基礎(chǔ)條件差，檔案類(lèi)目體系不穩(wěn)定，檔案基礎(chǔ)建設(shè)亟待規(guī)范化。

1.電大的辦學(xué)系統(tǒng)為分級(jí)管理模式，即中央電大、省級(jí)電大、地市級(jí)電大、縣級(jí)電大。電大的統(tǒng)籌規(guī)劃，分級(jí)辦學(xué)，分級(jí)管理體制，使地方電大具有較重的管理任務(wù)，產(chǎn)生的文件材料多，信息量大。由于具有多形式、多功能、多層次、多規(guī)模的辦學(xué)層次，因此電大檔案具有門(mén)類(lèi)多的特點(diǎn)。

2.電大學(xué)歷教育實(shí)行學(xué)分制，根據(jù)成人教育的特點(diǎn)，學(xué)籍年限保留時(shí)間長(zhǎng)，學(xué)籍管理工作復(fù)雜，學(xué)籍檔案變動(dòng)和運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，傳遞較頻繁，檔案形成了周期性長(zhǎng)管理難度大的特點(diǎn)。

3.中央電大宏觀管理和地方政府直接管理的需要，地方電大需經(jīng)常提供所需檔案信息；電大的“五統(tǒng)一”(教學(xué)計(jì)劃、教材、主講教師、考試命題、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn))制度，電大學(xué)生的多層次、多需求經(jīng)常需要提供學(xué)歷方面的證明，諸多因素形成了電大檔案利用率高的特點(diǎn)。

二、新時(shí)期電大檔案的變化

當(dāng)今世界，教育正在發(fā)生深刻變革，從局限于封閉的校園向融入社會(huì)轉(zhuǎn)變，從只關(guān)注學(xué)齡階段的教育向重視終身教育、終身學(xué)習(xí)和發(fā)展服務(wù)轉(zhuǎn)變，從只關(guān)心少數(shù)人的教育向重視全民教育轉(zhuǎn)變，從只關(guān)注專業(yè)教育向重視多樣化教育轉(zhuǎn)變。開(kāi)放教育已經(jīng)發(fā)展成為世界性的趨勢(shì)和潮流。經(jīng)教育部批準(zhǔn)，在中央廣播電視大學(xué)和地方廣播電視大學(xué)的基礎(chǔ)上組建國(guó)家開(kāi)放大學(xué)，2012年7月31日，國(guó)家開(kāi)放大學(xué)在人民大會(huì)堂正式揭牌成立。開(kāi)放大學(xué)是一所以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)立體覆蓋全國(guó)城鄉(xiāng)，學(xué)歷與非學(xué)歷教育并重，面向全體社會(huì)成員，沒(méi)有圍墻的新型大學(xué)。廣播電視大學(xué)系統(tǒng)在新的歷史起點(diǎn)上踏上了新的征途。電大的檔案工作又面臨著新的挑戰(zhàn)。

1.檔案材料更加多樣化。開(kāi)放大學(xué)是一所以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育并舉，實(shí)施遠(yuǎn)程開(kāi)放教育的新型高等學(xué)校。國(guó)家開(kāi)放大學(xué)在廣播電視大學(xué)基礎(chǔ)上組建，穩(wěn)步發(fā)展學(xué)歷繼續(xù)教育，大力發(fā)展非學(xué)歷繼續(xù)教育，滿足人們多樣化、個(gè)性化的受教育需求；為不同教育水平、不同年齡、不同職業(yè)的人提供更好的教育服務(wù)和機(jī)會(huì)。對(duì)國(guó)家“學(xué)分銀行”制度進(jìn)行全面的探索與實(shí)踐，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)歷與非學(xué)歷繼續(xù)教育之間的學(xué)分互認(rèn)與轉(zhuǎn)換，不同類(lèi)型學(xué)習(xí)成果之間的溝通與銜接，搭建終身教育的“立交橋”。為順應(yīng)這種辦學(xué)體制的改革，辦學(xué)模式的創(chuàng)新，地方電大也面臨著新的機(jī)遇與變革。以濟(jì)南電大為例，遠(yuǎn)程學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)歷教育，以開(kāi)放教育、網(wǎng)絡(luò)教育為主，搭建遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)平臺(tái)，讓有這方面需求的學(xué)生有多方面的選擇。繼續(xù)教育、全民終身教育的拓展，我們?cè)鲈O(shè)了繼續(xù)教育學(xué)院、網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院。建立了濟(jì)南市教師教育中心，負(fù)責(zé)濟(jì)南市教師的各項(xiàng)培訓(xùn)；建立了濟(jì)南全民學(xué)習(xí)服務(wù)中心，建設(shè)線上的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)和終身學(xué)習(xí)資源庫(kù)，供市民進(jìn)行免費(fèi)的終身網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)。向市民發(fā)放泉城學(xué)習(xí)卡，此卡可以詳細(xì)記錄個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，并計(jì)入“學(xué)分銀行”，通過(guò)學(xué)習(xí)成果認(rèn)證轉(zhuǎn)換機(jī)制，學(xué)分積累達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，就可以獲得學(xué)習(xí)證明、職業(yè)資格證書(shū)、專業(yè)技能等級(jí)證書(shū)甚至學(xué)歷文憑等。招生學(xué)校的增加，辦學(xué)形式的變化，以及各類(lèi)培訓(xùn)項(xiàng)目的開(kāi)展，給我們帶來(lái)較大的管理任務(wù)，檔案材料也隨之增多，門(mén)類(lèi)也更加多樣化，信息量也加大，形成了檔案材料的多樣化。

2.檔案管理手段更加多樣化。信息化社會(huì)的到來(lái)，使得作為信息主要承載形式的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物、照片檔案外，還出現(xiàn)了多種電子檔案。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有其獨(dú)特的特點(diǎn)及優(yōu)越性。其特點(diǎn)之一是文件記錄載體發(fā)生了變化。文件材料的擬稿、修改、定稿一般都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，存儲(chǔ)歸檔更加快捷方便。 其二，電子檔案信息查找通過(guò)計(jì)算機(jī)查找功能，比人工查找更加方便、迅速準(zhǔn)確，從而提高了檔案的利用率。其三，電子檔案整理通過(guò)計(jì)算機(jī)建立目錄、文件夾，方法簡(jiǎn)便、快捷，簡(jiǎn)化了檔案整理過(guò)程中的程序，減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。其四，解決了后續(xù)文件的增補(bǔ)問(wèn)題。紙質(zhì)檔案立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，需要拆卷重做，各類(lèi)目錄都要被變動(dòng)，增加工作量。但電子檔案按“件”整理歸檔，可隨時(shí)增補(bǔ)，文檔也不易形成存積。檔案管理進(jìn)行電子化管理，有利于檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用，能更好的提高檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

開(kāi)放教育、網(wǎng)絡(luò)教育也出現(xiàn)了電子檔案，學(xué)籍檔案電子化已經(jīng)逐步完善，充分顯示了其明顯的信息化、規(guī)?；⑾到y(tǒng)化的特點(diǎn)，同時(shí)又具備復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性、周期性和分散性的特點(diǎn)。各類(lèi)培訓(xùn)從初期的策劃、統(tǒng)籌到實(shí)施都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的媒體技術(shù)，正是這一現(xiàn)代化的手段，提高了工作效率，完善了工作流程，同時(shí)形成了大量的電子文檔。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存成為電大檔案管理工作的又一新課題。我們?cè)谧龊眉堎|(zhì)檔案管理工作的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，根據(jù)檔案材料的不同，制定不同的歸檔要求，確保電子檔案不丟失、不遺漏；確保電子檔案完整、準(zhǔn)確；確保電子檔案的查找利用。充分利用電子檔案的信息、圖像進(jìn)行編研，提供準(zhǔn)確可靠的資料數(shù)據(jù)，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.檔案利用更加社會(huì)化。檔案管理的目的是提供利用，電大檔案的信息化更加有效的提高了其服務(wù)社會(huì)的功能。首先由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，原來(lái)是學(xué)生個(gè)體找我們查找各類(lèi)信息及資料，現(xiàn)在變成檔案信息如教學(xué)課件、教學(xué)成果、各類(lèi)政策、規(guī)定等主動(dòng)公開(kāi)，聯(lián)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，學(xué)生不用登門(mén)就可以登錄網(wǎng)站，瀏覽、查閱、下載所需要的內(nèi)容，共享教育教學(xué)資源，方便了學(xué)生學(xué)習(xí)。其次服務(wù)的群體也發(fā)生了變化，在學(xué)生管理過(guò)程中，采用網(wǎng)絡(luò)化管理，面向全體學(xué)生，甚至是學(xué)生家長(zhǎng)服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立相關(guān)的管理系統(tǒng)，把學(xué)生的各項(xiàng)信息納入系統(tǒng)管理，學(xué)生注冊(cè)登錄就可以在網(wǎng)上完成考試報(bào)名、成績(jī)查詢、作業(yè)提交等環(huán)節(jié)，從而節(jié)約學(xué)習(xí)時(shí)間，簡(jiǎn)化管理程序。學(xué)生家長(zhǎng)也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)遠(yuǎn)程了解孩子在校的學(xué)習(xí)情況。充分體現(xiàn)了遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)化教育的優(yōu)勢(shì)。

作為一名電大檔案管理工作者，首先要從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，要有忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，其次從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到電子檔案信息最大限度的被利用，確保檔案得到可靠、安全、有效的保護(hù)。面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，電大檔案工作的變化，我們要有緊迫感，要不斷的學(xué)習(xí)，努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，提高業(yè)務(wù)水平。把檔案管理工作提升到一個(gè)全新的水平。

[1]鄒偉玲.淺談如何做好電子檔案管理工作 [J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，(12).

[2]余慧玲.試論電子檔案的歸檔保管與利用 [J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào),2009，(07).

[3]王更青.試論電大檔案信息服務(wù)工作的特點(diǎn)與對(duì)策 [J].湖南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2001，(01).

2014-11-20

呂紅春(1970-)，女，濟(jì)南廣播電視大學(xué)檔案副研究館員。

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1008—3340(2015)03—0085—02