檔案管理工作存在的問題與對策

于群

摘 要：本文主要討論檔案的管理中存在的問題和解決措施。為今后在單位更好的開展檔案管理工作提供可行性指導(dǎo)方案和意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

1 檔案管理工作存在的問題

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

管理人員經(jīng)常發(fā)生變動，員工素質(zhì)高低不等。加上現(xiàn)在的一部分單位不關(guān)注檔案管理工作，投入的財力人力都很少，或是根本不設(shè)專門的檔案管理部門，管理工作由兼職人員或其他崗位人員來擔(dān)任。而臨時人員對檔案的歸檔整理、存檔要求不夠熟悉，受專業(yè)水平限制，工作能力不強(qiáng)，不能適應(yīng)新時代下對檔案管理的新要求。作為檔案管理人員他們的檔案管理工作并不是唯一的職責(zé)，出現(xiàn)了他們不能把足夠多的精力放到檔案管理上。有些人員是從其他部門臨時借調(diào)的，這也決定了檔案管理人員素質(zhì)能力不夠和理論知識匱乏的落后局面。

1.2 檔案制度存在弊端

檔案管理制度落后，沒有現(xiàn)代管理手段做支撐。有些單位的管理制度雖然設(shè)置但并不執(zhí)行或者落實(shí)的不到位，如有些單位在上級檢查和評審時，隨便找國家的檔案管理規(guī)章或者其他機(jī)構(gòu)的檔案管理制度應(yīng)付檢查，帶來的效果可想而知，國家的制度只是個框架可操作性并不強(qiáng)，而其他機(jī)構(gòu)的制度則會出現(xiàn)針對性不強(qiáng)的情況。隨著電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子檔案出現(xiàn)并與紙質(zhì)檔案共存存在于檔案管理工作中。但是卻有絕大部分的檔案管理人員對電子檔案的管理和信息安全并沒有實(shí)際操作的能力，對計算機(jī)的病毒入侵的預(yù)防更是無從下手。

1.3 管理人員對待工作的態(tài)度

一個單位運(yùn)營的效果，不僅依靠管理層的指揮決策，更有賴于工作人員對工作的態(tài)度和辦事的能力效率，檔案管理工作發(fā)展的好壞也離不開工作人員的工作態(tài)度。工作人員本身不能對工作的重要性程度引起重視，那么做工作時就難免存在偷懶和投機(jī)取巧的情況。認(rèn)為工作對單位的效益并無太大影響對待工作懈怠應(yīng)付，不能及時的將檔案歸檔保存，缺乏責(zé)任心，也不能及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，這樣的工作態(tài)度對事業(yè)單位的良好發(fā)展會有很大負(fù)面影響的。

2 解決檔案管理出現(xiàn)的問題的對策

2.1 加強(qiáng)人員的檔案管理技能

單位應(yīng)當(dāng)給檔案管理人員在新人入職前進(jìn)行相關(guān)工作培訓(xùn)，并定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專業(yè)技能，提高工作人員對工作的重要性的認(rèn)識，端正正確的工作態(tài)度。進(jìn)入二十世紀(jì)末以后，我國的發(fā)展步伐逐漸加快，因此快節(jié)奏的發(fā)展對信息的需求量就越大，所以檔案管理的工作人員必須要跟上發(fā)展的步伐，單位也應(yīng)該加以重視檔案管理工作，任用專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作。建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)理論知識的普及。首先，在人員的任用上要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。最好聘用專職人員擔(dān)任檔案管理工作，降低檔案管理人員的流動性。檔案管理人員從臨時兼職轉(zhuǎn)變成專職人員，來提高檔案管理人員的工作效率。對已入職的職員開展專業(yè)化培訓(xùn)，提高人員的工作能力、計算機(jī)技術(shù)水平和獨(dú)立處理檔案保管工作的能力，不斷提高其檔案管理的方法和手段，確保檔案信息保存的及時性、準(zhǔn)確性和有效性；同時也要積極引入高水平的檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)的專業(yè)人才，給單位的管理提供支持，促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化。單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作給予足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力和財力投入；號召其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供支持；做好檔案收集、整理和及時提交檔案信息，善于利用檔案信息，將檔案的價值最大化。

2.2 制定檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定

創(chuàng)新管理概念與手段，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。不要受傳統(tǒng)的觀念，管理就是保管的思想所左右，明確檔案是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵信息的重要來源。工作作風(fēng)一改往常的坐等上門，而是主動收集信息檔案，樹立檔案管理的動態(tài)觀。明確市場條件下的競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。創(chuàng)新檔案管理方法，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，抓住電子檔案的改革潮流，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式加以革新，加強(qiáng)電子檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案及時歸檔，有效利用。建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫，并通過設(shè)置科學(xué)合理的管理權(quán)限，將信息檔案等數(shù)據(jù)庫分部門開放使用，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.3 強(qiáng)化檔案的保護(hù)與更新等

應(yīng)當(dāng)做好對檔案的保管工作，按期開展檔案審核，在發(fā)現(xiàn)空缺后及時調(diào)整更改補(bǔ)充。檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流提高整體的工作效率。檔案的保管工作不是一項(xiàng)人人做得好的工作，從事檔案工作的人員要有耐心和認(rèn)真的態(tài)度做工作，單位每天都發(fā)生變化，單位的信息每天都需要更新，所以檔案管理人員必須及時處理信息更迭，及時的收集新的數(shù)據(jù)信息補(bǔ)充檔案庫，檔案工作做的越有序，那么單位的發(fā)展也將有條不紊。不斷向高效和高質(zhì)量方向前進(jìn)。

重視檔案開發(fā)與利用，操作統(tǒng)一規(guī)范。首先，檔案部門要牢牢明確自己的責(zé)任意識，緊緊圍繞單位的中心工作來開展完成，積極參與單位的各項(xiàng)重大活動等，善于使用多種媒體和工具做好檔案管理工作。其次，單位的檔案管理部門還要不斷開發(fā)新的領(lǐng)域，檔案管理部門不僅可以為本部門本企業(yè)提供信息支持，還可以為科研和教學(xué)工作提供單獨(dú)的服務(wù)。最后，檔案管理部門還要不斷挖掘檔案信息的多層次的價值，即對檔案信息進(jìn)行深層加工處理，編寫各類專題的匯總經(jīng)驗(yàn)材料，例如單位地基礎(chǔ)信息匯編、大事記記錄等，多途徑、全方位地開發(fā)檔案中的信息價值，為使用者提供全方位、多角度、高效的信息，提高檔案重要作用。這種責(zé)任意識和行為除了要在檔案管理部門中推廣，還要在整個單位中形成一種習(xí)慣，讓負(fù)責(zé)一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動將資料移交到檔案室，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理?！鰁ndprint