企業(yè)如何開展會(huì)計(jì)電算化

章 超

(大連財(cái)經(jīng)學(xué)院 風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制研究中心，遼寧 大連 116622)

會(huì)計(jì)電算化是對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)收入與支出、企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)預(yù)算、物流成本等進(jìn)行操作性管理系統(tǒng)。它是整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分，是企業(yè)成本管理以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的反應(yīng)依據(jù)。電算化是以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)把當(dāng)代的信息技術(shù)運(yùn)用到會(huì)計(jì)工作中去。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)水平的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也得到了很大程度的普及，在會(huì)計(jì)領(lǐng)域也引用了電子計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)。電算化在日常的會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，減輕了會(huì)計(jì)的負(fù)擔(dān)，提高了會(huì)計(jì)工作者的工作效率，使會(huì)計(jì)工作者能從繁重的手工核算中解脫出來(lái)。因此，大力推廣會(huì)計(jì)工作向電算化方面發(fā)展是企業(yè)管理的一大趨勢(shì)。

1 會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生

為了適應(yīng)生產(chǎn)管理工作的需要，產(chǎn)生了圍繞勞動(dòng)投入與產(chǎn)出工作所開展的相關(guān)記錄、計(jì)算、比較和評(píng)估的會(huì)計(jì)職業(yè)，會(huì)計(jì)的產(chǎn)生是社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，會(huì)計(jì)工作是一個(gè)龐大的信息系統(tǒng)，會(huì)計(jì)通過(guò)對(duì)企業(yè)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算收集處理，核算出一個(gè)確切值，來(lái)反應(yīng)企業(yè)在一定時(shí)間段內(nèi)的經(jīng)營(yíng)狀況，方便企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)管理做出正確的決策。

1.1 手工記賬

手工記賬主要是靠工作人員對(duì)原先的數(shù)據(jù)精心收集分類匯總?cè)缓蠼柚嚓P(guān)的公式進(jìn)行計(jì)算，通過(guò)原始的憑證和記錄的賬本憑證的兩種分類，采用每日記賬、準(zhǔn)確記賬、輔助性記賬、總匯記賬以及會(huì)計(jì)法所規(guī)定的核算形式，對(duì)錯(cuò)誤的賬進(jìn)行更正、平衡記賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬等方法來(lái)進(jìn)行賬目處理的會(huì)計(jì)核算體系。

1.2 會(huì)計(jì)電算化

電算化會(huì)計(jì)是將計(jì)算機(jī)的技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)領(lǐng)域當(dāng)中去。利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)化，會(huì)計(jì)電算化的概念分狹義和廣義兩種，狹義的電算化食指計(jì)算機(jī)為主體的電算化技術(shù)應(yīng)用在會(huì)計(jì)工作中；廣義的會(huì)計(jì)電算化是指能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的所有工作，會(huì)計(jì)電算化可以打破傳統(tǒng)的手機(jī)計(jì)算統(tǒng)計(jì)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)存入和提取來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行記賬處理。

2 我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的平穩(wěn)發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)得到普及推廣，許多企業(yè)已經(jīng)把電算化技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)相關(guān)工作中，從而取代傳統(tǒng)的手工核算方法。一方面提高了會(huì)計(jì)工作的效率，調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)工作人員積極性和創(chuàng)造性，轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)職能；另一方面，促使企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)從普通的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)向以會(huì)計(jì)軟件為工具的管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，這里的管理信息系統(tǒng)包括融合理財(cái)管理、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等。然而，在電算化的發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 思想認(rèn)識(shí)程度不夠

在我國(guó)，電算化運(yùn)用起步較晚，人們的思維觀念停留在傳統(tǒng)的模式中，對(duì)電算化的概念及作用的認(rèn)識(shí)并不全面和專業(yè)。一些人甚至認(rèn)為，現(xiàn)在使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)為時(shí)過(guò)早，計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中只是單純輸入進(jìn)賬，并不會(huì)給企業(yè)會(huì)計(jì)帶來(lái)便利。另外，很多企業(yè)電算化在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，只是簡(jiǎn)單的代替手工計(jì)算，僅僅是減輕了會(huì)計(jì)工作者的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率和計(jì)算的準(zhǔn)確度，但是沒有從根本上認(rèn)識(shí)到建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)今后發(fā)展的重要性。此外，在計(jì)算機(jī)軟件硬件更新方面力度不夠。由于手工的計(jì)算方法在大多數(shù)人心里扎根，出于使用習(xí)慣的制約，一些人很難適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)方法的使用，對(duì)現(xiàn)代的電算化系統(tǒng)仍存懷疑態(tài)度。

2.2 會(huì)計(jì)軟件存在問(wèn)題

2.2.1 會(huì)計(jì)軟件通用性差

電算化軟件一般是一個(gè)用戶使用一套軟件，是不同類型不同規(guī)模的，沒有一套系統(tǒng)的通用軟件，這使得很多實(shí)施電算化的企業(yè)仍然需要會(huì)計(jì)工作者的輔助工作。

2.2.2 工作人員理解不到位

會(huì)計(jì)軟件開發(fā)人員在某些會(huì)計(jì)處理上對(duì)會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)規(guī)范的理解不夠.

2.2.3 安全性與保密性差

目前，出現(xiàn)很多企業(yè)的賬戶資料被盜取的現(xiàn)象，這是因?yàn)閹缀跛械能浖_發(fā)者都在不斷都完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度，卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題，而且系統(tǒng)一旦癱瘓或受病毒侵襲，很難恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)。這樣就導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)作出現(xiàn)困難。

2.3 會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)安全與共享存在問(wèn)題

大多數(shù)軟件開發(fā)者在開發(fā)軟件的時(shí)候沒有意識(shí)到盜取的后果，導(dǎo)致很多企業(yè)在使用電算化計(jì)算賬目的時(shí)候，資料信息被盜用，系統(tǒng)被病毒侵入導(dǎo)致癱瘓等問(wèn)題。單機(jī)系統(tǒng)的不足；同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控出現(xiàn)問(wèn)題，很多非法者侵入企業(yè)的電腦系統(tǒng)，盜用企業(yè)的資料，這是個(gè)亟待解決的問(wèn)題。否則一旦出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)的巨大損失。

2.4 從業(yè)人員的問(wèn)題

在企業(yè)招聘會(huì)計(jì)人員的時(shí)候，很多會(huì)計(jì)人員沒有會(huì)計(jì)從業(yè)證書，企業(yè)也沒有對(duì)這些人進(jìn)行培訓(xùn)，很多會(huì)計(jì)工作者的學(xué)歷不夠，會(huì)計(jì)人員缺乏專業(yè)知識(shí)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，就束手無(wú)策，還有很多操作人員的道德素養(yǎng)不夠，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的資料安保意識(shí)差，會(huì)有意無(wú)意的透漏出企業(yè)的內(nèi)部資料，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料外泄，這些素質(zhì)偏低的職員很難完全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求。

3 改進(jìn)和加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的幾點(diǎn)建議

3.1 增強(qiáng)電算化意識(shí)，加快會(huì)計(jì)電算化普及的步伐

3.1.1 設(shè)計(jì)與實(shí)施電算化系統(tǒng)的方針

我國(guó)的電算化系統(tǒng)缺乏一個(gè)完整的系統(tǒng)，要建立一個(gè)系統(tǒng)方針，規(guī)范化電算化的管理。

3.1.2 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)的維護(hù)管理

為了讓電算化更快的融入企業(yè)當(dāng)榮，需要嚴(yán)加對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件進(jìn)行維護(hù)，加強(qiáng)電算化的管理。

3.1.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性

建立并且要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境的安全，建立上機(jī)操作控制制度，不能讓員工任意的對(duì)機(jī)器進(jìn)行操作，為保證信息處理的質(zhì)量，減少在工作中產(chǎn)生的錯(cuò)誤和誤差，保障會(huì)計(jì)資料的安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確，就需要制定上機(jī)守則與操作規(guī)程的辦法，制約企業(yè)人員隨意上機(jī)操作的行為。

3.1.4 建立健全檔案管理制度

為了防止檔案的外泄和對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行更好的管理，就需要企業(yè)建立健全的檔案管理制度。檔案管理制度可以制約員工的行為，將會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的保護(hù)起到很大的作用。

3.2 針對(duì)會(huì)計(jì)軟件存在的問(wèn)題

企業(yè)需要遵守《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審，在財(cái)政以及相關(guān)部門開展對(duì)軟件開發(fā)過(guò)程的審核。首先，財(cái)政部門應(yīng)該對(duì)企業(yè)使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行一次全面的測(cè)試審核，如果沒有通過(guò)審核的就不再使用或者整改后再使用，對(duì)于通過(guò)審核的軟件可以繼續(xù)用在財(cái)務(wù)工作當(dāng)中去。再是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全理念，使用軟件的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要了解使用財(cái)務(wù)關(guān)鍵的各項(xiàng)有關(guān)性要求，明確了要求之后要做到遵守要求。其次，在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化軟件的選擇上，要選擇適合自己的，在軟件的功能和處理流程等方面要合適自己的企業(yè)，保證軟件要有良好的相關(guān)借口。最后，軟件開放商不能只追求利益，更要不斷創(chuàng)新，提高軟件開發(fā)者的開發(fā)能力，研究出一套系統(tǒng)通用的軟件，提高軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。

3.3 針對(duì)數(shù)據(jù)安全與共享方面的問(wèn)題

第一，確保原始數(shù)據(jù)在實(shí)際錄入過(guò)程中的準(zhǔn)確性，所輸入的原始數(shù)據(jù)必須由專門的人員人工輸入，然后采取二次校驗(yàn)等手段來(lái)保證正確性，反復(fù)排查錯(cuò)誤之后再確認(rèn)一份準(zhǔn)確的資料。第二，要確保操作人員的控制，企業(yè)應(yīng)該制定一些組織和管理制度，在系統(tǒng)中對(duì)各類人員進(jìn)行分工，并建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度。確保企業(yè)資料的保密性，防止資料信息外泄。第三，軟件供應(yīng)商應(yīng)該提高軟件產(chǎn)品的開放性和兼容性，軟件開發(fā)商應(yīng)該積極推動(dòng)軟件創(chuàng)新，從封閉性向開放性和兼容性轉(zhuǎn)變，讓軟件可以不再單單應(yīng)用到會(huì)計(jì)核算方面，還可以全面的對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，決策等。軟件產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)就強(qiáng)調(diào)將會(huì)計(jì)信息作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心與關(guān)鍵，而不是讓軟件成為只能做數(shù)據(jù)處理的機(jī)器人。在軟件的功能方面，要盡量考慮到軟件的開放性、擴(kuò)展性和兼容性，不斷研發(fā)創(chuàng)新，研發(fā)出可以適合客服要求的軟件，設(shè)計(jì)出可以符合客戶要求的數(shù)據(jù)交換功能等軟件，在軟件的二次開發(fā)中可以與買家商討研發(fā)軟件功能，不斷與客戶交流。

3.4 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人才培訓(xùn)

會(huì)計(jì)工作者普遍技能低下，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)工作者甚至沒有工作執(zhí)照，沒有相應(yīng)的技能，企業(yè)也沒有對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)技能的培訓(xùn)，會(huì)計(jì)電算化人才缺乏導(dǎo)致我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)停滯不前。這就要求我們大力培養(yǎng)電算化人才。一些大學(xué)設(shè)立了此方面的專業(yè)，也培訓(xùn)除了一批高素質(zhì)高技能的人才，但還要繼續(xù)保持這種勁頭，立足于在在職會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。培訓(xùn)可分為操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、秩序設(shè)計(jì)和系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員等層次進(jìn)行，從培訓(xùn)抓起，逐步提高。當(dāng)培訓(xùn)的人員中有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，再正式入職工作，力爭(zhēng)做到在企業(yè)中可以有一半以上的會(huì)計(jì)員工可以接受到電算化知識(shí)的初級(jí)培訓(xùn)，讓這些員工能夠掌握會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)操作技術(shù)。當(dāng)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)故障等問(wèn)題不至于手足無(wú)措，也許在培訓(xùn)過(guò)后可以挽救很多不必要的損失。

［1］孫鳳麗.會(huì)計(jì)電算化在應(yīng)用中存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.內(nèi)蒙古民族大學(xué)學(xué)報(bào),2008（2）.

［2］劉靜,沙雪松.我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀與發(fā)展思路［J］.中國(guó)會(huì)計(jì)電算化,2000(7).