科檔一體化管理系統(tǒng)艱難前行的困局淺析

王 朵

(航天晨光股份有限公司，江蘇南京，211100)

航天晨光股份有限公司于1999年9月30日成立，并于2001年6月15日在上海證券交易所上市，現(xiàn)為中國航天科工集團公司所屬大型綜合機械制造企業(yè)，公司主營專用車輛、柔性管件、壓力容器、工程機械和藝術(shù)制像五大類產(chǎn)品，其綜合技術(shù)實力和主導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)營規(guī)模均在同行業(yè)中處于領(lǐng)先地位。

1 科檔一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展困局

作為大型綜合機械制造業(yè)企業(yè)，科技文件和科技檔案在企業(yè)管理和企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中所起的作用尤為重要，因為科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，而作為科學(xué)技術(shù)載體的科技檔案是科學(xué)技術(shù)的保存形式，是一種潛在的生產(chǎn)力，是企業(yè)無形的資產(chǎn)。近年來，在信息化突飛猛進的背景下，檔案信息化建設(shè)亦取得了階段性發(fā)展，文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)的成功案例越來越多，積累了一定的經(jīng)驗，然而在文檔一體化的進程中，人們討論的重點主要集中在政務(wù)文件，對科技文件和科技檔案的一體化管理則討論較少，科檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)的典型案例甚少，仍處于摸著石頭過河的探索階段。

2 科檔一體化管理系統(tǒng)的困局淺析

2.1 科技文件和科技檔案自身特點分析

科技文件，是在科技生產(chǎn)活動中直接形成的、處于使用和運行過程中的文件材料。其內(nèi)涵包括三個方面：第一，科技文件是文件實施中產(chǎn)生于科技和生產(chǎn)活動，記載科技思想和科技信息的文件類型。第二，科技文件是處于現(xiàn)行過程中的文件，它正在科技、生產(chǎn)活動中形成著或使用著。第三，科技文件種類繁多，類型復(fù)雜，包括科技圖樣、科技文字材料、科技表冊、科技照片以及科技錄音和錄像等。

科技檔案，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是保存起來以便查考的科技文件，即反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案。中國國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》將其定義為：“在科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的應(yīng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

作為科技文件的歸宿，科技檔案的特點主要有：

2.1.1 專業(yè)性。專業(yè)性是科技檔案最突出的特點之一?？萍紮n案的專業(yè)性特點集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個方面。科技檔案的專業(yè)性特點，不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此，專業(yè)性特點是實現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專業(yè)檔案館的組建，科技檔案的整理分類等等，都是建立在科技檔案專業(yè)性特點的基礎(chǔ)之上的，那么，科檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)就更應(yīng)如此。

2.1.2 種類和類型的多樣性。種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點。在各個檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技、生產(chǎn)活動的多專業(yè)性，導(dǎo)致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。就其種類和類型的多樣性特點而言，相比于其他管理系統(tǒng)（如辦公系統(tǒng)OA）與檔案管理系統(tǒng)集成，即文檔一體化，科檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)要困難許多。

2.1.3 成套性。圍繞一個獨立的科研項目，規(guī)律性地形成的一系列相關(guān)的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點，也是最基本的特點。

2.1.4 現(xiàn)實性?？萍紮n案的現(xiàn)實性特點是指它具有較強的現(xiàn)實使用性。與其他檔案相比，如政務(wù)檔案，科技檔案的現(xiàn)實使用性在歸檔后仍然很強。

2.2 企業(yè)主體對科檔一體化管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的影響分析

2.2.1 規(guī)模集團化、地域分布廣泛化、產(chǎn)品多元化，使得公司科技文件應(yīng)用系統(tǒng)（以PDM 系統(tǒng)為例）部署分散化，且PDM 系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不統(tǒng)一。該系統(tǒng)不是采取總部部署、分級使用的系統(tǒng)部署方式，即總部部署服務(wù)器，各分子公司和有關(guān)單位分級使用，而是采取各自分散部署，即各分子公司和有關(guān)單位分別部署屬于本單位的獨立的PDM 系統(tǒng)，這給今后PDM 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成帶來了一定的難度，制約了科檔一體化前行的步伐。

2.2.2 對于一個大型綜合機械制造業(yè)企業(yè)來說，產(chǎn)品多元化、高科技化，這樣的生產(chǎn)特點就形成了浩繁復(fù)雜的設(shè)計文件、工藝文件、產(chǎn)品圖紙等，這些文件的格式、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等各不相同，PDM 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)開發(fā)平臺和數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)也大相徑庭，因而要將這些科技文件最終都導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中，也絕非一件易事。

2.2.3 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策者重生產(chǎn)建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍，認(rèn)為科技文件有了PDM 系統(tǒng)，既方便科技文件形成者使用，又不影響企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等，無需或不急需再耗費人力、物力、財力將PDM 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成。即使領(lǐng)導(dǎo)決策者能夠重視檔案工作，一般企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點也是將辦公系統(tǒng)OA 中的電子文件進行歸檔、整理、利用等，即文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)，因為相比科檔一體化管理系統(tǒng)，文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)更容易實現(xiàn)。

2.3 國家對科檔一體化管理系統(tǒng)的導(dǎo)向性分析

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是信息化發(fā)展的基礎(chǔ)和動力，自20 世紀(jì)90年代以來，國家和有關(guān)部門制定并發(fā)布了一些關(guān)于電子文件管理的法律、法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）、《CAD 電 子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》（GB/T17678.2-1999）、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》（檔發(fā)［2001］6 號）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局［2003］第6 號令）等等。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范大多傾向于政務(wù)公文電子文件的歸檔管理，目前還沒有針對企業(yè)科技類電子文檔在線歸檔管理和科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面的詳細(xì)的專業(yè)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，此處仍存在空白，亟待規(guī)范。

2.4 軟件開發(fā)商對科檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)分析

對于一個企業(yè)而言，無論是為了節(jié)約成本還是因為企業(yè)自身欠缺系統(tǒng)開發(fā)能力，在實施檔案信息化建設(shè)時的普遍做法是，選擇一家綜合實力在同行業(yè)中相對靠前的軟件開發(fā)商合作，購買其標(biāo)準(zhǔn)版檔案管理軟件，在此基礎(chǔ)上，軟件開發(fā)商進駐實施現(xiàn)場，結(jié)合企業(yè)自身的行業(yè)特點和集團規(guī)模，對標(biāo)準(zhǔn)版檔案管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)。但科檔一體化管理系統(tǒng)的市場需求遠(yuǎn)低于文檔一體化管理系統(tǒng)的需求，所以軟件開發(fā)商的標(biāo)準(zhǔn)版檔案管理軟件也多側(cè)重于政務(wù)公文電子文件的歸檔管理，還無法很好地兼顧企業(yè)科技文件在線歸檔管理問題，這一點可以從各大檔案軟件開發(fā)商的典型用戶中得到印證。而企業(yè)自身又限于人力、物力、財力等因素，不是每個企業(yè)都能像“一重”那樣，與軟件開發(fā)商歷時多年聯(lián)合開發(fā)適合本企業(yè)科技文件和檔案工作特點的檔案管理系統(tǒng)。

2.5 檔案館（局）、高校、科研院所對科檔一體化管理系統(tǒng)的研究分析

科檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各個業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門以及其他相關(guān)單位共同參與。從工作性質(zhì)和研究能力來看，檔案館（局）、高校、科研院所無疑是研究的主導(dǎo)力量，但他們往往又缺少企業(yè)檔案管理的實踐，造成的直接影響是對科檔一體化管理的研究偏重理論輕于實踐，研究重點只限于理論層面，而忽略對實際工作中存在問題的發(fā)現(xiàn)與解決，不利于科檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)實踐工作的開展。而企業(yè)自身的研究力量又十分有限，造成的直接影響是在檔案文獻中很難找到可以參考借鑒的成功案例分析，同樣不利于科檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)實踐工作的開展。

3 科檔一體化管理系統(tǒng)篤定前行的措施

3.1 政策先行，有法可依

從國家層面來講，應(yīng)注重頂層設(shè)計，全面推進電子文件管理國家戰(zhàn)略研究，制定有關(guān)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為開發(fā)科檔一體化管理合規(guī)軟件提供權(quán)威性、前沿性、實用性的依據(jù)。因為只有法規(guī)政策先行，企業(yè)才能有的放矢，使目前處于無序狀態(tài)的電子形式的科技檔案管理有法可依。

3.2 眾人拾柴，聯(lián)合研發(fā)

作為企業(yè)，自行開發(fā)合規(guī)軟件不現(xiàn)實，更多要依賴檔案軟件開發(fā)商，所以科檔一體化管理系統(tǒng)不完全是檔案部門的事，也不完全是企業(yè)的事，眾人拾柴火焰高，應(yīng)該聯(lián)合力量，加強檔案學(xué)與其他學(xué)科領(lǐng)域之間、學(xué)者與企業(yè)之間、軟件開發(fā)商與企業(yè)之間，以及相同行業(yè)的企業(yè)之間的合作交流，理論聯(lián)系實際，共同研發(fā)適合本領(lǐng)域的科技檔案管理系統(tǒng)。

3.3 企業(yè)重視，全程管控

領(lǐng)導(dǎo)決策者應(yīng)重視對企業(yè)科技檔案的管理。要實現(xiàn)科檔一體化管理，分管領(lǐng)導(dǎo)的理念首先要一體化，其次，在企業(yè)信息化建設(shè)進程中，必須用好文件生命周期理論，堅持前端控制、全程管理的原則，將需求提前至電子文件形成之際乃至生成之前的設(shè)計階段，文件形成時便考慮到與檔案工作的銜接和長久保管檔案的需要。這就要求檔案部門要把握各部門信息化建設(shè)的節(jié)奏，及時介入OA、PDM 等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)，提出電子文件歸檔管理需求，統(tǒng)一電子檔案管理系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)原本“涇渭分明”的兩個甚至三個開發(fā)平臺不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同的管理系統(tǒng)。

3.4 先科檔再文檔，順序要注意

檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，先期主要構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接。系統(tǒng)集成過程中可借鑒“一重”模式，先難后易，先解決科檔一體化管理系統(tǒng)，文檔一體化管理系統(tǒng)便可迎刃而解，反之，則不然。

3.5 資源集成，信息共享，提升服務(wù)質(zhì)量

通過系統(tǒng)集成，企業(yè)將實現(xiàn)文檔一體化、科檔一體化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的一體化，最終實現(xiàn)對企業(yè)全部信息資源的統(tǒng)一管理，以便一站式滿足用戶需求。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索等技術(shù)在檔案領(lǐng)域的綜合應(yīng)用，為信息共享提供技術(shù)保障，用戶才能夠突破時間和空間的限制，實現(xiàn)對科技檔案資源的無障礙利用。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，企業(yè)要想提高核心競爭力，提高產(chǎn)品在市場上的競爭能力，就必須深入落實科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的思想，作為科學(xué)技術(shù)資源載體的科技檔案，日益顯現(xiàn)出其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用?？茖W(xué)整合科技檔案信息資源，深入貫徹兩辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用。

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