軍隊院校系專業(yè)資料室服務(wù)新探①

田苗

(解放軍西安政治學(xué)院軍事法學(xué)系，陜西西安710068)

軍隊院校系專業(yè)資料室(以下簡稱“軍校資料室”)是為保障軍事相關(guān)學(xué)科教學(xué)和科研而設(shè)置的專門信息資料情報中心，也是學(xué)術(shù)輔助機(jī)構(gòu)，對系專業(yè)教學(xué)和科研工作的開展有著重要而深遠(yuǎn)的意義。隨著新軍事變革的發(fā)展和軍事斗爭準(zhǔn)備的需要，如何更好地滿足現(xiàn)代化新型軍事人才的需求，是當(dāng)前軍校資料室服務(wù)中亟待探索的問題。

1 軍校資料室的服務(wù)現(xiàn)狀

軍校資料室存廢問題的探討在業(yè)界喧囂多年后，越來越趨向于認(rèn)同，即它的存在是高校信息資源建設(shè)和發(fā)展的必由之路。高校的發(fā)展主要依賴于具有精、深、博、廣業(yè)務(wù)水平的高素質(zhì)人才的推動，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為目標(biāo)，而人才質(zhì)量須通過高校提供的知識信息儲備獲得保障，這必然要求學(xué)校具備廣而博、專而精的資源建設(shè)系統(tǒng)。圖書館具備廣博的藏書體系，資料室則是實現(xiàn)精?？蒲械淖罴淹緩健＼婈犜盒Ｒ囵B(yǎng)出打贏信息化戰(zhàn)爭的高素質(zhì)人才，走培養(yǎng)精兵之路，就必須構(gòu)建具有專業(yè)化特色和新時代特征的數(shù)字化的資料室。目前軍校資料室的服務(wù)現(xiàn)狀如下:

第一，軍校資料室獲得了一定程度的發(fā)展，但體制依然不健全。軍校資料室在經(jīng)歷了一定階段的發(fā)展后，具有自己特定的管理體制、一定量的專業(yè)資料規(guī)模和相對穩(wěn)定的讀者群，是圖書館職能向?qū)I(yè)學(xué)科延伸的一種形式。但因許多軍校圖書館與軍校資料室各自為政的分散管理模式，不能真正實現(xiàn)圖書館對資料室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理，它們之間因為沒有統(tǒng)一的采購規(guī)范，資源重復(fù)建設(shè)嚴(yán)重，造成一些不必要的浪費(fèi)。

第二，對軍校任職教育轉(zhuǎn)型缺乏有力支持。第十五次全軍院校會議決定，軍隊院校教育任務(wù)要以學(xué)歷教育為主轉(zhuǎn)向以任職教育為主。該決定將一度為學(xué)歷教育服務(wù)的軍校資料室至于困擾之中。如何保障新的教學(xué)需要，滿足轉(zhuǎn)型后的教學(xué)需求，更新軍校資料室的信息儲備，以便適應(yīng)信息化條件下戰(zhàn)爭規(guī)律和軍事訓(xùn)練轉(zhuǎn)變的要求，成為軍校資料室當(dāng)前必須面對的問題。

第三，軍校資料員的綜合素質(zhì)有待提高。信息時代要求資料員不僅具有對學(xué)科信息資源的組織、加工、管理和開發(fā)能力，還應(yīng)具備追蹤學(xué)科前沿、捕捉信息變化的水平，這必然要求資料員提升信息管理水平，具備豐富的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的信息組織能力和全面的個人綜合素質(zhì)。軍隊從2005年正式實施《文職人員制度》以來，只有少數(shù)軍隊院校聘用地方高校畢業(yè)的大學(xué)生從事資料員崗位工作，更多院校的資料室管理人員是軍人家屬或兼職教員，在知識結(jié)構(gòu)或工作精力上也無法真正實現(xiàn)對資料室的高效管理。

第四，不同軍校資料室之間開展室際互借的需求不足。軍校資料員和讀者對不同軍校資料室之間開展室際互借的意識淡薄。資料員創(chuàng)新思維不夠，僅立足資料室服務(wù)現(xiàn)狀，沒有進(jìn)一步拓展服務(wù)新途徑。讀者囿于對資料室傳統(tǒng)借閱服務(wù)模式的思維慣性，加之資料室對此服務(wù)缺乏探索與宣傳，讀者很少有提出對校際間資料室聯(lián)合服務(wù)的需求。

第五，服務(wù)水平不高，缺乏聯(lián)合服務(wù)系統(tǒng)平臺。目前，多數(shù)軍校資料室的服務(wù)缺乏利用網(wǎng)絡(luò)資源等多種形式提供主動服務(wù)的內(nèi)容，信息資源利用率不高，軍校資料室的現(xiàn)代化服務(wù)水平不高，就難以實現(xiàn)校內(nèi)資料室與圖書館資源聯(lián)網(wǎng)，以便進(jìn)一步實現(xiàn)校際間資料室的協(xié)作。目前只有個別軍校圖書館之間實現(xiàn)了聯(lián)合服務(wù)，依托于圖書館聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的校際資料室極度缺乏聯(lián)合服務(wù)的平臺。

第六，區(qū)域性軍校之間資料室互借中的物流問題。參考館際互借中的物流問題，可以得知，對于距離較近的不同軍隊院校的圖書館聯(lián)盟，在初步實行區(qū)域性館際互借時，其運(yùn)行模式中大部分采用通過交通工具運(yùn)輸紙質(zhì)文獻(xiàn)的傳統(tǒng)，從而使負(fù)責(zé)文獻(xiàn)借出與返還運(yùn)輸?shù)奈锪黧w系參與進(jìn)來。而通過此種方法傳遞文獻(xiàn)資源手續(xù)繁雜、運(yùn)轉(zhuǎn)周期長，讀者也需支付一定的費(fèi)用補(bǔ)償館際運(yùn)輸中的花銷。這些因素都可能影響讀者最終對文獻(xiàn)的快速獲取。

2 軍校資料室的服務(wù)

2．1 服務(wù)特點

軍校資料室是軍校圖書館的延伸和補(bǔ)充，主要表現(xiàn)在服務(wù)對象、文獻(xiàn)資料范圍、工作重點和管理模式上。比圖書館具有更強(qiáng)的專業(yè)性、學(xué)術(shù)性和針對性。它主要面向本系的教員和研究生，以收藏專業(yè)圖書期刊資料和檔案資料為主，提供較強(qiáng)指向性的信息情報服務(wù)，具有由所屬院系行政管理、圖書館業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教保處硬件保障三位一體的聯(lián)合管理模式。它能夠深入教學(xué)科研，貼近本系教員，把握課題方向，追蹤學(xué)科動態(tài)，是本系教研人員的一線服務(wù)機(jī)構(gòu)，起到輔助和導(dǎo)航作用。

2．2 服務(wù)內(nèi)容

第一，借閱、閱覽。讀者只有通過對室藏資源進(jìn)行閱讀，才能獲取知識，軍校資料室也只有通過和讀者之間進(jìn)行了信息傳遞才能實現(xiàn)其存在價值。借閱、閱覽服務(wù)是軍校資料室最基礎(chǔ)的服務(wù)，也是必備性服務(wù)。

第二，代查、答疑。由于讀者對資料室的藏書布局、檢索路徑所知有限和讀者本人的時間、精力有限等原因［1］，到資料室后不能很好地通過自身快速、準(zhǔn)確取得所需。資料員應(yīng)該在讀者需要的基礎(chǔ)上主動詢問他們的意圖，幫助讀者獲取資料。如果資料室缺藏其所需，還應(yīng)借助查詢其他資料室、圖書館、檔案室以及聯(lián)網(wǎng)院校資源來獲得。在院系網(wǎng)站的資料室鏈接上，進(jìn)一步增設(shè)“讀者咨詢臺”，提供虛擬咨詢服務(wù)。對讀者咨詢的問題應(yīng)做到準(zhǔn)確回復(fù)，如有困難，也可通過查詢紙質(zhì)文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)檢索和向?qū)I(yè)人士請教等方式，在最短的時間內(nèi)答復(fù)讀者。

第三，查新、定題。在教研人員對科研課題的申報、立項及研究生撰寫論文等科研活動的準(zhǔn)備前期，協(xié)助其開展查新工作。根據(jù)教員已選課題方向，幫助他們搜集資料，占有最新信息，為教學(xué)、科研人員減輕教學(xué)、科研中的低層次勞動負(fù)擔(dān)，提高效率，配合科研活動及早順利完成。定題服務(wù)是針對當(dāng)前教學(xué)、科研中亟待解決的重要問題，借助各種途徑，以提供教學(xué)、科研參考文獻(xiàn)的方式，為研究人員全程提供快、精、準(zhǔn)、深的對口情報服務(wù)。定題服務(wù)具有極強(qiáng)的專業(yè)性和針對性，能有效滿足科研學(xué)者的需要。

第四，文獻(xiàn)深層加工服務(wù)。資料室的服務(wù)對象主要面向文化層次高、專業(yè)性強(qiáng)的教師和研究生，他們需要的情報資料須具有專業(yè)特色和一定的學(xué)術(shù)水平。這就要求資料員具備情報意識，擅于挖掘利用信息資源，能夠?qū)Υ罅康囊淮挝墨I(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)地搜集、分析研究、歸納整理，形成綜述、研究報告及專題總結(jié)等，或制作成匯集、文摘、目錄和索引等形式，編制出高質(zhì)量的二三次文獻(xiàn)，定期或不定期地傳送給教學(xué)科研人員，從而進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。不過，由于軍隊局域網(wǎng)和地方互聯(lián)網(wǎng)各自獨(dú)立，在文獻(xiàn)資料的搜集范圍和途徑上，增大了難度，這就對資料員的工作能力提出了更高的要求。

2．3 服務(wù)拓展

為適應(yīng)當(dāng)前越來越多的軍隊院校教育轉(zhuǎn)型的需要，軍校資料室只有積極開拓創(chuàng)新，緊跟教、學(xué)、研的步伐，貼近任職教育前沿，才能真正發(fā)揮其現(xiàn)實職能，遠(yuǎn)離被淘汰的危險。根據(jù)任職教育特點，軍校資料室可從以下幾方面完善服務(wù)。

第一，豐富、完備專業(yè)基礎(chǔ)性藏書。任職教育要滿足部隊實際工作的需要，是一種從“實踐－理論－實踐”的教育。參訓(xùn)學(xué)員把實際工作中的問題帶到學(xué)校，通過學(xué)習(xí)，找到解決問題的方法。教員必須針對這些實際問題，找到聯(lián)系實際的理論結(jié)合點。因此，要豐富專業(yè)藏書，方便教員找到解決實際問題的理論依據(jù)。

第二，及時收集、整理熱點、難點問題的特色性藏書。任職教育學(xué)員從實際工作中帶來的問題也是現(xiàn)實部隊中的熱點和難點問題。對于一些缺乏部隊基層代職工作經(jīng)驗的教員來說，講授中很難針對問題舉一反三、觸類旁通。收集當(dāng)前社會熱點、難點問題的專業(yè)相關(guān)藏書，可豐富教員知識結(jié)構(gòu)，彌補(bǔ)其經(jīng)驗不足。例如，可征集教、學(xué)員在部隊工作實踐中遇到的熱點、難點案例，編輯案例素材集。教員通過查看案例素材，可及時貼近部隊現(xiàn)實，消除與基層部隊生活的距離。

第三，搜集、提供上級公開下發(fā)的軍事法律文件。教員解答任職教育學(xué)員的實際工作問題，必須依據(jù)國家法律法規(guī)，在中央精神的指導(dǎo)下完成。而教員平時受制于繁重的教學(xué)、科研任務(wù)，沒有充足的時間、精力盡快獲悉最新的規(guī)范性文件，軍校資料室應(yīng)及時為教員提供這類信息，讓他們能根據(jù)中央最新指示，依據(jù)明確的法律條文，對部隊現(xiàn)實做出準(zhǔn)確、全面和深入的分析。

3 軍校資料室和圖書館、檔案室的聯(lián)合協(xié)調(diào)發(fā)展

隨著信息資源的大量涌現(xiàn)，負(fù)責(zé)一定資源收藏領(lǐng)域的不同信息儲存機(jī)構(gòu)已遠(yuǎn)不能滿足讀者對交叉資源的需求。因此，同一軍校內(nèi)部的資料室、圖書館和檔案室必須開展聯(lián)合服務(wù)。

3．1 軍校資料室和圖書館的聯(lián)合

第一，加強(qiáng)管理，協(xié)作采購。在目前軍隊院校文獻(xiàn)資源購買力有限的情況下，加強(qiáng)軍校圖書館和資料室的協(xié)作，實現(xiàn)一體化管理體制。圖書館加強(qiáng)對資料室的全面指導(dǎo)，集中盡可能多的資源，為教學(xué)科研提供支持。同時，繼續(xù)發(fā)揮資料室的優(yōu)勢，保留資料室經(jīng)費(fèi)自主權(quán)，明確各自文獻(xiàn)收藏范圍。在書刊采購上，側(cè)重二者的分工協(xié)作，把握好資料室的專業(yè)性和圖書館的廣泛性［2］。軍校資料室根據(jù)本系教學(xué)和科研的需要，有針對性地采購圖書館收藏比較少而本專業(yè)急需的文獻(xiàn)資料。對于那些比較重要但又昂貴的文獻(xiàn)，則可采取由圖書館統(tǒng)一訂購的方法，優(yōu)化資源配置。

第二，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，聯(lián)合編目。在軍校資料室配置現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的基礎(chǔ)上，聯(lián)合共享校園網(wǎng)絡(luò)資源。依托校園網(wǎng)，將資料室的圖書資料信息鏈接到圖書館網(wǎng)絡(luò)，圖書館將資料室的這些信息按標(biāo)準(zhǔn)格式存入圖書館的主服務(wù)器，資料員可套錄聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫中的編目數(shù)據(jù)，對文獻(xiàn)資源進(jìn)行聯(lián)合編目，建立圖書館與資料室的聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫［3］。

第三，優(yōu)勢互補(bǔ)，資源共享。在制定統(tǒng)一規(guī)章制度的前提下，可實現(xiàn)軍校圖書館和各系資料室之間的通用借閱，充分利用多方資源，發(fā)揮館室間資源優(yōu)勢。對圖書管理系統(tǒng)的某些權(quán)限進(jìn)行必要的設(shè)置。在保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的情況下，開通資料室借閱子系統(tǒng)，針對不同讀者的借閱權(quán)限，實現(xiàn)本地借閱。歸還圖書時，將初始借書地借到的書送還出處，做好歸還記錄，避免館、室之間借閱記錄的混亂現(xiàn)象。

3．2 軍校資料室和檔案室的聯(lián)合

第一，加強(qiáng)軍校資料室和檔案室的資料共建，提高工作效率。為適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展節(jié)奏，豐富軍校資料室文獻(xiàn)收藏范圍，擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域，在學(xué)院部檔案室的統(tǒng)一指導(dǎo)、部署下，軍校資料室可增設(shè)教學(xué)檔案和教員業(yè)務(wù)檔案，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，提供特色資源的個性化服務(wù)。其一，軍校資料室收集學(xué)院下發(fā)的各種教學(xué)文件，同時在本系內(nèi)部收集教員多種學(xué)術(shù)成果等一次文獻(xiàn)，并對這些資料進(jìn)行分類、整理、編號、錄入、附目錄、歸檔等步驟，完成建檔工作。最后，提交做好的資料數(shù)據(jù)至上級部檔案室進(jìn)一步保存。這些檔案資料是院校部系資料的集合，是對龐雜數(shù)據(jù)做出的精細(xì)整理。因此，將資料室和檔案室聯(lián)合共建，資源共享，可分散機(jī)關(guān)檔案室在收集教員信息時的工作量，降低工作成本，提高工作效率。其二，建立教學(xué)檔案和教員業(yè)務(wù)檔案。建立教學(xué)檔案是對學(xué)院和學(xué)科建設(shè)、發(fā)展的軌跡做出系統(tǒng)描劃，方便讀者了解院系教學(xué)設(shè)置、教師教學(xué)任務(wù)和學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)程等情況，明確個人定位，制訂發(fā)展規(guī)劃，利于學(xué)科和個人的進(jìn)一步發(fā)展。因此，需要做好對本學(xué)院教學(xué)文件的收集工作。對教學(xué)組織、教學(xué)實施、教學(xué)研究、教員管理、學(xué)員管理等多種文件集中建檔，尤其注意收集內(nèi)部資料、會議資料、交換資料、教學(xué)輔助資料、學(xué)術(shù)報告以及調(diào)查報告等灰色文獻(xiàn)，并對其專門建檔。建立教員業(yè)務(wù)檔案，是為各種評審活動做好原始憑證材料的收集工作。檔案內(nèi)容可圍繞教員簡歷信息、教案、課件、科研成果等資料進(jìn)行收集。

第二，建立檔案統(tǒng)一管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)資料室和檔案室的數(shù)字化共享。建立檔案統(tǒng)一管理軟件系統(tǒng)，系部分別填報檔案資料信息，為保證檔案管理系統(tǒng)的完整性、保密性和安全性，須嚴(yán)格控制檔案開放權(quán)限。系資料室的檔案管理系統(tǒng)只向本系資料員開放，資料室只享有對本系檔案管理系統(tǒng)的登錄、修改權(quán)限，最后將本室數(shù)據(jù)上傳至部檔案室的終端管理平臺，部檔案室擁有查看各系數(shù)據(jù)的終極權(quán)限。

［1］周文軍．高校系院資料室情報職能及其實現(xiàn)探析［J］．科技信息，2007(24):199．

［2］董燕平．試論高校圖書館和院系資料室的協(xié)調(diào)發(fā)展［J］．河南科技，2008(2)上:20－21．

［3］趙曼娟．高校圖書館與院系資料室協(xié)調(diào)發(fā)展之我見［J］．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006(12):38－39．