醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考

徐紅培

（揚(yáng)州市第一人民醫(yī)院，江蘇揚(yáng)州，225002）

人事檔案記載著一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人真實(shí)信息，是醫(yī)院知人善任、選賢舉能、績效考核和職稱評定的重要依據(jù)。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的不斷增多，醫(yī)學(xué)人才流動的不斷增多，以及人事檔案管理逐步由紙質(zhì)檔案管理向檔案信息管理方向邁進(jìn)，原有的人事檔案管理模式已不適應(yīng)信息管理的要求。筆者根據(jù)多年的人事檔案管理實(shí)踐，結(jié)合單位人事檔案管理實(shí)際，談?wù)勧t(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對措施。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

揚(yáng)州市第一人民醫(yī)院有著55年的歷史，其檔案時間跨度長、涉及范圍廣。其中人事檔案工作受諸多因素影響，存在以下幾個問題：

1.文件材料收集難度較大。醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，是形成部門比較分散。比如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、聘約、培訓(xùn)進(jìn)修、工人等級申報表等材料由人事處提供；獎懲材料由工會、黨辦、團(tuán)委等部門提供；干部考察、任免材料由黨辦提供；臨床醫(yī)生的基層服務(wù)鑒定由醫(yī)務(wù)處提供等。因此，文件材料的收集難度比較大。

2.材料缺失不能全面反映個人情況。由于人事制度改革、自主用工和自由擇業(yè)的推廣，人事變動頻率加快，造成人事管理中的檔案材料收集不及時、不齊全。一是部分職工人事檔案材料缺失嚴(yán)重，不能實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，一些職工的人事檔案中只有幾張登記表和工資審批表。二是有些醫(yī)護(hù)人員離崗進(jìn)修、培訓(xùn)或出國留學(xué)等，在此過程中形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)登記等相關(guān)材料沒有收入個人檔案。三是反映個人道德品質(zhì)方面的材料少。四是大多數(shù)年終工作總結(jié)都是套話、空話，內(nèi)容年年一樣，無法讓組織人事部門全面了解一個人的工作能力和工作實(shí)績。

3.人事檔案整理不符合規(guī)范要求。一是資料審核不嚴(yán)格。不少人事檔案材料存在著填寫不正確、不完備的現(xiàn)象。如，姓名用字比較隨便，亂用多音字和簡化字，甚至還寫錯字。年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份，即“三齡二歷一身份”存在造假現(xiàn)象。二是歸檔材料不規(guī)范。紙張大小不一，有的表格印制超過裝訂線，材料中未去鐵釘，時間一長銹跡斑斑，損壞嚴(yán)重。三是分類不準(zhǔn)確，如鑒定材料和考察材料認(rèn)定不清楚，歸類混淆。

4. 人事檔案管理技術(shù)相對滯后。醫(yī)院的綜合檔案工作已達(dá)到省三星級單位，但是人事檔案管理技術(shù)還相對滯后。人事檔案雖然采用了電腦錄入的方式，實(shí)施了計算機(jī)管理，但僅僅局限于名字、檔號的輸入、輸出與檢索的基礎(chǔ)管理，相比于手工操作，計算機(jī)查找的效率有所提高，出錯率有所降低，但所錄入的數(shù)據(jù)大部分是按照職工自己提供的資料，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性得不到保證。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的對策措施

1. 豐富內(nèi)容，把好材料收集關(guān)。一是確定收集范圍。結(jié)合本院實(shí)際，對每個干部檔案十大類內(nèi)容，一一核對相關(guān)信息，將所缺材料進(jìn)行逐項(xiàng)登記，通知本人和有關(guān)部門按要求補(bǔ)充收集。二是確保收集及時。每年年初通知醫(yī)院人事處將上一年形成的干部檔案材料收集齊全后移交至檔案科。對于年度考核表、工資審批表等千份以上的批量材料，我們集中時間進(jìn)行收集，盡量安排在一個時間段內(nèi)完成，避免中途擱置，減少差錯。三是鑒別收集材料。對所收集的歸檔材料逐份仔細(xì)鑒別，做到內(nèi)容不實(shí)的不歸檔，未經(jīng)審查的不歸檔，手續(xù)不完備的不歸檔。若發(fā)現(xiàn)填寫錯誤的，退給相關(guān)人員糾正后再蓋章歸檔；對有疑問的材料，制成表格，分類匯總，通過網(wǎng)上查詢、信函、電話聯(lián)系等方式向原單位索要相關(guān)證明材料。四是甄別材料價值。在收集工作中不能只看重學(xué)歷和職稱，最重要的是看工作實(shí)績。重點(diǎn)收集醫(yī)護(hù)人員有價值的材料，如實(shí)績鑒定、年度考核表等。

2. 加強(qiáng)監(jiān)督，把好審核認(rèn)定關(guān)。人事檔案專項(xiàng)審核工作的第一步就是確認(rèn)檔案信息是否準(zhǔn)確，是否需要整改，因此找準(zhǔn)各項(xiàng)信息的認(rèn)定政策和認(rèn)定依據(jù)尤其關(guān)鍵。在工作中，凡是檔案中出現(xiàn)年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等方面弄虛作假，發(fā)現(xiàn)記載前后不一致、涂改或有疑問等情況的，按照要求進(jìn)行一次全面檢查清理和登記。同時，對全院在職干部人事檔案“三齡二歷一身份”信息表采取分期分批的方式進(jìn)行個人信息確認(rèn)。對個人檔案信息記載不一致的，以尊重歷史、尊重事實(shí)的原則，認(rèn)真查閱原始資料，反復(fù)進(jìn)行核查，本著“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”原則，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核。為確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，制作《干部“三齡二歷一身份”審核結(jié)論表》，以有效杜絕假材料。

3. 夯實(shí)基礎(chǔ)，把好檔案整理關(guān)。為提高干部人事檔案的質(zhì)量，更好地方便利用，我院以《干部檔案整理工作細(xì)則》為準(zhǔn)則，對所有干部人事檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)、規(guī)范的整理，重新編排打印卷內(nèi)目錄，卷皮由檔案袋改為專門檔案盒。在整理過程中對破損嚴(yán)重、小于標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行裱糊；對過窄和未預(yù)留裝訂線的材料進(jìn)行加邊處理；對大于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行折疊處理；對有訂書釘?shù)冉饘傥锛皶r剔出。裝訂成冊的檔案，檢查封面姓名與內(nèi)容相一致，目錄表放在卷首，材料按目錄順序排列，對于手續(xù)不完備（漏簽章、材料不完整）的退還形成部門，修補(bǔ)完整后收回歸檔。我院干部人事檔案嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)整理，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物、裝訂整齊、無脫頁漏裝等，以保證人事檔案的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整和有序。

4. 健全制度，把好貫徹落實(shí)關(guān)。一是建立檔案材料接收、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)的管理臺賬，做到疏而不漏，記錄詳細(xì)。健全干部人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)管理制度，做到干部人事檔案管理有章可循、有據(jù)可依。二是嚴(yán)格執(zhí)行查借閱紀(jì)律。嚴(yán)禁擅自轉(zhuǎn)借；查借閱歸還后的檔案逐卷逐頁審核，防止在借閱中存在涂改、抽取、撤添檔案材料等違規(guī)行為的發(fā)生。

5. 更新技術(shù)，把好利用服務(wù)關(guān)。優(yōu)化人事檔案信息管理是提高人事檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)資源共享的客觀要求。醫(yī)院要對人事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行更新升級，建立功能統(tǒng)一的人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)；還要在完善信息的基礎(chǔ)上，采取有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施，如利用防問控制、加密簽署、防火墻控制、漏洞掃描和入侵檢測等技術(shù)，嚴(yán)防信息失密、病毒侵襲等問題產(chǎn)生。在信息化管理時代，醫(yī)院只有加大人事檔案現(xiàn)代化管理的投入，不斷滿足人事檔案所必需的硬件設(shè)施和技術(shù)需求，才能把醫(yī)院的人才資源配置和人事檔案信息化工作推向深入，更好地為醫(yī)院管理提供快捷有效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。