對(duì)我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的思考

朱蘭蘭

（鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南鄭州，450015）

檔案網(wǎng)站信息資源是指經(jīng)數(shù)字化加工或網(wǎng)絡(luò)收集來的，公布于檔案網(wǎng)站并傳輸?shù)母黝惻c檔案自身及檔案工作有關(guān)的信息，主要來源為館藏?cái)?shù)字化檔案、機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在數(shù)字環(huán)境下直接形成的電子文件、多方收集的與檔案有關(guān)的各種介質(zhì)的信息。前兩者是檔案網(wǎng)站信息資源的主體來源，是支撐檔案網(wǎng)站的重要信息資源，后者是豐富、完善檔案網(wǎng)站信息資源的有力補(bǔ)充。檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)得益于國家政策的支持和檔案學(xué)術(shù)研究的發(fā)展，目前已有較大進(jìn)展，但受新媒體、新技術(shù)的影響，仍有很多問題值得探討。

1 我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的背景

在國家檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略的推動(dòng)下，檔案數(shù)字化工作得以快速發(fā)展，其數(shù)字化成果成為檔案網(wǎng)站信息資源的重要來源。電子政務(wù)的推行產(chǎn)生了大量電子文件，成為檔案網(wǎng)站信息資源的另一主渠道。

全國檔案工作“十一五”規(guī)劃將檔案信息化建設(shè)置于突出位置，各級(jí)各類檔案部門紛紛響應(yīng)。檔案網(wǎng)站建設(shè)重點(diǎn)在于內(nèi)容的充實(shí)，即檔案信息資源建設(shè)。國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》也指出，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的基礎(chǔ)和核心工作，是檔案網(wǎng)站建設(shè)的工作重心。

在此背景下，檔案數(shù)字化工作得到快速發(fā)展，大大加速了檔案信息資源建設(shè)，方便了用戶在檔案網(wǎng)站上快捷查詢、檢索和瀏覽檔案信息。這不僅提高了檔案管理效率，還創(chuàng)新了檔案管理模式，對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范管理和可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響。

電子政務(wù)的普及使各級(jí)政府產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增長，為檔案網(wǎng)站提供了充足的信息資源，有力推動(dòng)了檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)。同時(shí)，部分現(xiàn)行文件的查詢服務(wù)在檔案網(wǎng)站上得以實(shí)現(xiàn)，也促使檔案網(wǎng)站承擔(dān)起部分政府信息公開的職能，檔案網(wǎng)站自上世紀(jì)90年代后期開始成為電子政務(wù)的一個(gè)窗口，尤其在“十一五”期間取得長足進(jìn)展。

2 對(duì)我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的思考

與網(wǎng)站技術(shù)相比較，我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體比較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對(duì)貧乏，訪問率、利用率較低。拋開用戶利用動(dòng)機(jī)，主要原因是檔案網(wǎng)站信息資源不能引起用戶訪問興趣。與其他網(wǎng)站相比，訪問率高的網(wǎng)站不僅內(nèi)容豐富有趣，而且更新速度快，能夠滿足用戶各種利用需求。而我國檔案網(wǎng)站上所提供的檔案信息資源目前多是目錄級(jí)數(shù)據(jù)，檔案全文很少，全文檔案資源在網(wǎng)站信息資源中所占比例低，且不同檔案網(wǎng)站的信息資源建設(shè)程度也不均衡，無法滿足檔案用戶的利用需求。因此，檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)要在遵循整體優(yōu)化、國際化以及事由原則基礎(chǔ)上不斷拓展、完善、充實(shí)，使檔案網(wǎng)站信息資源更具特色，更方便用戶查詢、利用。

2.1 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)拓展資源范圍

傳統(tǒng)意義上認(rèn)為檔案網(wǎng)站信息資源是檔案數(shù)字化的產(chǎn)物，其范圍僅涉及館藏?cái)?shù)字化檔案、現(xiàn)行文件、特色檔案及編研成果［1］，這種認(rèn)識(shí)有局限性，不能滿足用戶的合理利用需求，因而有必要以用戶需求為中心來拓展檔案網(wǎng)站信息資源范圍。這與實(shí)體檔案館為了豐富館藏、便于檔案的開發(fā)利用、更好地提供檔案服務(wù)而擴(kuò)大各類型載體的檔案收集進(jìn)館范圍的理念如出一轍。

檔案網(wǎng)站信息資源范圍的拓展要遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務(wù)于資源開發(fā)和利用的原則，結(jié)合不同類型檔案網(wǎng)站的實(shí)際而進(jìn)行。其范圍除了館藏?cái)?shù)字化檔案、電子文件，也包括與檔案有關(guān)的信息。

2.2 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)突出資源特色

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)注意突出資源特色，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.2.1 本源屬性

本源屬性主要是指檔案網(wǎng)站信息資源應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)性：首先，檔案網(wǎng)站上的信息要能夠體現(xiàn)出檔案原始記錄性的本質(zhì)屬性。檔案網(wǎng)站信息資源主體是檔案信息，主要來源于檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案，其內(nèi)容直接反映了國家機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和個(gè)人保存?zhèn)洳榈挠袃r(jià)值的日?；顒?dòng)記錄，是原生態(tài)的信息，可信度高。其次，檔案網(wǎng)站上應(yīng)設(shè)有大量的與檔案有關(guān)的、經(jīng)過篩選加工并具備檢索功能的檔案信息數(shù)據(jù)庫。此外，檔案網(wǎng)站信息資源也要能夠反映出地域特色，即本區(qū)域獨(dú)特的風(fēng)土人情、傳統(tǒng)習(xí)俗、名人軼事、名勝古跡等。

2.2.2 真實(shí)準(zhǔn)確

檔案網(wǎng)站信息資源的真實(shí)性不僅表現(xiàn)為檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性，還表現(xiàn)為信息源的真實(shí)可靠。檔案機(jī)構(gòu)是檔案管理的主體，是社會(huì)記憶的官方保存者，具有較高的權(quán)威性，同時(shí)它也是檔案網(wǎng)站信息的提供者和發(fā)布者，即信息源，所以用戶自然認(rèn)為檔案網(wǎng)站信息資源的來源與內(nèi)容是真實(shí)準(zhǔn)確的。例如，國家檔案局網(wǎng)站從2014年7月3日開始陸續(xù)公布45 名日本戰(zhàn)犯的侵華罪行親筆供詞檔案，每天公布一人，分45天完成。其中，首先公布的在沈陽審判的戰(zhàn)犯鈴木啟久的筆供原文檔案共有38頁，當(dāng)時(shí)的筆供中文譯文檔案共有33 頁［2］，檔案中明確記錄了鈴木啟久自己殺害5000 多名中國軍民、引誘婦女做慰安婦，命令士兵散布霍亂菌、將孕婦剖腹、制造無人區(qū)等罪行。這些戰(zhàn)犯的親筆供詞檔案形成于1951 年至1956 年期間，是當(dāng)時(shí)最高人民檢察院對(duì)在押的日本侵華戰(zhàn)犯的罪行進(jìn)行調(diào)查，并會(huì)同有關(guān)機(jī)關(guān)進(jìn)行起訴、審判準(zhǔn)備的材料。這些發(fā)布在國家級(jí)檔案網(wǎng)站上的戰(zhàn)犯供詞檔案，記錄了日本侵華期間犯下的反人道、反人類、反文明的暴行，是令人信服、無可辯駁的鐵證。

2.2.3 集成優(yōu)化

檔案網(wǎng)站為用戶提供檔案信息服務(wù)，僅真實(shí)準(zhǔn)確還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闄n案信息的系統(tǒng)完整程度受其本身的分散性影響較大，分散不利于對(duì)其全面開發(fā)利用，應(yīng)通過技術(shù)手段進(jìn)行集成優(yōu)化［3］，提供給用戶高質(zhì)量的檔案信息。所以，檔案網(wǎng)站信息資源應(yīng)是運(yùn)用各種采集和組織技術(shù)手段處理后形成的系統(tǒng)化、集成化的檔案信息。

2.3 檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)遵循的原則

2.3.1 整體優(yōu)化原則

整體優(yōu)化原則，是指檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)在形式設(shè)計(jì)上應(yīng)以面向用戶、強(qiáng)化交互、形式與功能平衡、科學(xué)與藝術(shù)相結(jié)合為原則來進(jìn)行；內(nèi)容篩選上應(yīng)遵循檔案的客觀性與系統(tǒng)性、目的性與方便性、熱點(diǎn)和動(dòng)態(tài)性等原則。

（1）信息資源的形式優(yōu)化

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)要有以用戶為中心。從網(wǎng)站外觀設(shè)計(jì)來看，其呈現(xiàn)出的信息資源應(yīng)有藝術(shù)性，要運(yùn)用多媒體技術(shù)，無論字體、色彩還是視聽感覺都要能第一時(shí)間吸引用戶。從網(wǎng)站功能來看，要能體現(xiàn)較強(qiáng)的交互性，可快速了解用戶利用需求并做出反應(yīng)，為用戶提供個(gè)性化檔案信息服務(wù)，增強(qiáng)用戶的參與感、成就感。功能體現(xiàn)與外觀設(shè)計(jì)相融洽，意味著檔案網(wǎng)站信息資源的分類、布局要科學(xué)，并以藝術(shù)形式呈現(xiàn)，使檔案網(wǎng)站不僅能發(fā)揮其信息資源服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，還能在信息資源展現(xiàn)上引人入勝，這樣可以促使用戶無論有無目的或目的如何，都樂于在網(wǎng)站上瀏覽、查閱。

（2）信息資源的內(nèi)容優(yōu)化

首先，內(nèi)容優(yōu)化要尊重檔案的客觀性和系統(tǒng)性，不能違背檔案自身原始記錄的本質(zhì)屬性，以及打亂檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，檔案網(wǎng)站信息資源的獨(dú)特性正在于此。檔案網(wǎng)站信息資源不同于一般網(wǎng)站的信息，而是源于檔案機(jī)構(gòu)的帶有一定專業(yè)性的信息，檔案形成過程是客觀的、系統(tǒng)的，檔案全宗就是一個(gè)立檔單位所形成的一系列各種類型的全部檔案，本身帶有很強(qiáng)的客觀性和系統(tǒng)性，優(yōu)化檔案信息資源必須尊重檔案的這種特性。

其次，內(nèi)容優(yōu)化要遵守目的性和方便性的原則。檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以用戶需求為中心，多了解用戶的閱讀習(xí)慣和獵奇心理，多開發(fā)特色資源，便于用戶查閱，從而解決檔案網(wǎng)站信息資源質(zhì)量問題，提高用戶的滿意度。

此外，內(nèi)容優(yōu)化還要遵守?zé)狳c(diǎn)與動(dòng)態(tài)性原則。熱點(diǎn)原則指檔案網(wǎng)站發(fā)布的信息資源要緊跟時(shí)代，追蹤社會(huì)熱點(diǎn)問題，深入挖掘與其相關(guān)的館藏檔案信息內(nèi)容。動(dòng)態(tài)性原則指檔案網(wǎng)站信息資源不能一成不變，其內(nèi)容要緊跟形勢(shì)和用戶需求，不斷補(bǔ)充更新。

2.3.2 事由原則

事由原則在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的運(yùn)用，主要體現(xiàn)在檔案信息內(nèi)容組織時(shí)可以圍繞著某一主題來進(jìn)行，尤其是特色資源的內(nèi)容組織和挖掘上。當(dāng)今檔案網(wǎng)站特色資源建設(shè)仍有較大的空間，隨著世界文化遺產(chǎn)工程和中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程的推進(jìn)，一批批珍貴檔案引起了學(xué)界和社會(huì)的關(guān)注，重大歷史事件檔案、重要?dú)v史人物檔案、少數(shù)民族檔案、地方特色檔案、民間文化檔案等特色資源建設(shè)都可借鑒事由原則的思想，設(shè)計(jì)主題，并圍繞某個(gè)主題充分利用這些珍貴檔案，挖掘出它們所蘊(yùn)含的歷史文化價(jià)值，盡最大效度發(fā)揮其作用。

2.3.3 國際化原則

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的目標(biāo)是為信息資源服務(wù)奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源共享，在全球范圍內(nèi)發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，所以檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的國際化不容忽視，主要包括信息資源內(nèi)容建設(shè)的國際化和信息資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的國際化。

（1）檔案網(wǎng)站信息資源內(nèi)容建設(shè)的國際化

檔案網(wǎng)站信息資源內(nèi)容建設(shè)的國際化主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是信息內(nèi)容的多語言化。多種語言的檔案信息資源建設(shè)能方便全球用戶對(duì)檔案信息的識(shí)別和利用，使信息服務(wù)更便捷、更人性化。例如，日本戰(zhàn)犯供詞檔案在檔案網(wǎng)站上公布時(shí)，應(yīng)在中文、日文基礎(chǔ)上增加多國語言，這樣能讓全世界都了解日本侵華歷史的鐵證，從而共同譴責(zé)、聲討反道義、反人類行為的侵略戰(zhàn)爭，避免歷史重演。二是信息資源的內(nèi)容整合。資源數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)站信息資源內(nèi)容整合的主要形式，如今數(shù)據(jù)庫建設(shè)已朝集約化、規(guī)?；彤a(chǎn)業(yè)化邁進(jìn)，為此檔案信息資源庫建設(shè)也需要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)與圖書館、博物館等文化部門之間的協(xié)作，甚至可以打破國際界限與國外有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)開展交流合作。當(dāng)然，前提是建立國內(nèi)國際合作和資源共享的體制機(jī)制，才能加快檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的國際化步伐。

（2）檔案網(wǎng)站信息資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的國際化

檔案網(wǎng)站信息資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的國際化，是指在信息資源建設(shè)過程中，尤其在資源描述和資源組織等方面，盡量采用國際通用的數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范控制標(biāo)準(zhǔn)及協(xié)議，進(jìn)行邏輯化、系統(tǒng)化組織，便于信息資源檢索，節(jié)約用戶時(shí)間和費(fèi)用，以保證檔案網(wǎng)站資源和服務(wù)的可獲得性、可操作性和可持續(xù)性。當(dāng)前，我國數(shù)字信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與國外有很大差距，例如歐盟早在1998年就創(chuàng)建了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化組織，專門負(fù)責(zé)所有標(biāo)準(zhǔn)化工作，并提供完整的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)及產(chǎn)品，而我國的數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還處于探索研究階段［4］，迫切需要加快標(biāo)準(zhǔn)制定，與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，便于國際間交流。

［1］檔案網(wǎng)站信息資源組織與利用項(xiàng)目組.檔案網(wǎng)站信息資源組織的范圍與概念界定［J］.檔案與建設(shè)，2013（5）：4-7.

［2］中央檔案館公布日本戰(zhàn)犯侵華罪行自供.［EB/OL］http://www.whnews.cn/news/node/2014-07/04/content_6103895.htm［2014-9-9］.

［3］朱蘭蘭,李啟龍.略論檔案信息質(zhì)量的優(yōu)化［J］.檔案管理，2011（5）:8-10.

［4］蒲筱哥,張敏.特色數(shù)字信息資源建設(shè)的相關(guān)問題研究［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2008（2）:84.