南京公交公司存貨審計建議

□文/趙　芳

（南京江南公交客運有限公司江蘇·南京）

南京公交公司存貨審計建議

□文/趙芳

（南京江南公交客運有限公司江蘇·南京）

［提要］隨著時代的發(fā)展，政府部門對城市公交不斷重視，外部主管部門的要求加上企業(yè)自身管理的需要，促使公交企業(yè)更加重視成本費用的管控。作為占公交公司經(jīng)營成本近三分之一的存貨更是成為關(guān)注的重點。對存貨進(jìn)行審計，全面了解公司存貨現(xiàn)狀十分必要。本文根據(jù)實際工作中對南京公交公司存貨管理現(xiàn)狀的調(diào)查了解，重點論述公交企業(yè)存貨審計的重點和難點，并針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

存貨審計；公交企業(yè)

收錄日期：2015年10月13日

一、公交企業(yè)存貨審計的重點

與生產(chǎn)類企業(yè)不同，公交企業(yè)的存貨不是以購進(jìn)、加工、最終出售獲取利潤為目的，而主要是支持主業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的消耗、維護(hù)。既不涉及對外銷售，也不面對外部市場人群，主要是內(nèi)部保障。而由于公交公司的半公益、半企業(yè)雙重性質(zhì)，以及公交公司報表長期虧損狀態(tài)，決定了其利用存貨人為調(diào)節(jié)損益，粉飾報表的動機較低。根據(jù)公交企業(yè)存貨采購量大、資金占用多、品種多、管理不夠精細(xì)化的特點，筆者認(rèn)為公交企業(yè)存貨審計的側(cè)重點是存貨采購環(huán)節(jié)、儲存保管環(huán)節(jié)、成本分配環(huán)節(jié)。主要目標(biāo)是規(guī)范采購行為、降低采購成本、杜絕采購漏洞、加強存貨管理、逐步減少存貨規(guī)格品種、減少資金占用、成本歸集精細(xì)化，提升管理效率和水平。

二、南京公交公司存貨情況概述

南京公交公司存貨主要構(gòu)成為：燃料、潤料、輪胎、維修配件等。存貨年消耗額約為6.37億元左右。存貨采購主管部門為物資供應(yīng)部，供應(yīng)部下設(shè)物資供應(yīng)中心，負(fù)責(zé)公司存貨的采購和管理，公司設(shè)有一個總庫，六個分庫?，F(xiàn)用存貨管理系統(tǒng)為1998年投入使用的軟件系統(tǒng)，發(fā)出存貨、調(diào)用存貨采用計劃單價，結(jié)轉(zhuǎn)存貨采用加權(quán)平均價。燃油管理采用油庫管理與外站加油管理結(jié)合模式，油庫的油料2006年起采用美國進(jìn)口“驗位儀”進(jìn)行數(shù)量管理。存貨盤點采用“日盤、月盤、年盤”相結(jié)合的盤點模式?，F(xiàn)行存貨管理制度主要包括三大塊：物資采購管理制度、油料管理制度、倉庫管理制度。

三、南京公交公司存貨管理中存在的問題

2014年公司內(nèi)部審計部門對本公司的存貨進(jìn)行了審計，經(jīng)過審計發(fā)現(xiàn)，存在以下方面問題：

（一）存貨種類眾多，規(guī)格品種繁雜，采購成本的規(guī)模效益未能很好體現(xiàn)。經(jīng)審計發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存存貨管理系統(tǒng)中的存貨目錄達(dá)4，400余種，供應(yīng)廠商100余家。眾多的存貨種類和供應(yīng)廠商不僅不利于存貨的管理，而且采購成本無法取得規(guī)?；б?，且容易滋生舞弊和腐敗問題。

（二）在存貨管理系統(tǒng)單價錄入修改環(huán)節(jié)上，僅有直線主管的審核，監(jiān)控力度偏弱，缺乏來自其他部門的監(jiān)督。由于存貨種類較多，南京公交公司的存貨發(fā)出采取計劃價來核算，平均一至二年，根據(jù)實際價格波動浮度進(jìn)行計劃價格的調(diào)整，存貨管理系統(tǒng)有一個存貨計劃單價錄入和修改的環(huán)節(jié)，每次調(diào)整就涉及計劃單價的重新錄入及審核工作，該項工作一直由物資供應(yīng)部門的同志來進(jìn)行，同時由直管的物資供應(yīng)部進(jìn)行審核。而無其他部門對數(shù)據(jù)錄入情況進(jìn)行監(jiān)督。

（三）修理流程不夠嚴(yán)格規(guī)范，存貨物資及機務(wù)系統(tǒng)老舊，帶來成本結(jié)轉(zhuǎn)不夠精細(xì)，成本歸集粗獷，無法為管理提供更精準(zhǔn)的分析數(shù)據(jù)支撐。現(xiàn)行的存貨物資及機務(wù)系統(tǒng)為1998年投入使用，當(dāng)時的流程管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)在的水平，所以程序設(shè)計比較粗獷簡單，相應(yīng)的各作業(yè)流程、各操作環(huán)節(jié)的成本無法歸集到各明細(xì)流程及操作步驟上。比如車輛保養(yǎng)分為：一保至四保，有明確的行駛里程界定，但在成本歸集時，由于原始數(shù)據(jù)未進(jìn)行有效分類，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確核定各階段保養(yǎng)的“料、工、費”，只是將成本籠統(tǒng)的歸集在保養(yǎng)成本這一大項上，無法有效提供數(shù)據(jù)分析和支撐。特別是在投放新車時，按照機務(wù)需求，應(yīng)跟蹤新型車輛在各階段的保養(yǎng)、修理等成本，但在現(xiàn)有條件下卻無法有效實現(xiàn)，影響企業(yè)對車輛各方面性能的準(zhǔn)確判斷，也成為企業(yè)機務(wù)管理的桎梏。

（四）存貨采購量大，周轉(zhuǎn)率低，資金占用量大。南京公交公司年燃料、潤料、輪胎及修理配件的采購額約為6.5億元，月均占用資金5，500萬元左右。按公司平均融資成本，若全額融資，僅此一項，年利息支出就需4，290萬元左右。資金占用量大，資金成本高。

（五）燃料的管理較為領(lǐng)先，但還需更加注重細(xì)節(jié)。目前，南京公交公司所擁有的車輛消耗的燃料主要為：汽油、柴油、天然氣。天然氣采取在華潤然氣站加氣的方式，油料管理則根據(jù)各停車場分布的區(qū)域采取在公司內(nèi)部油庫加油與外站加油相結(jié)合的模式。

油庫批發(fā)采購存在送油入庫的環(huán)節(jié)，公司目前要求送油的運輸車安裝全程GPS監(jiān)控，且油車上的出油口裝有密碼保護(hù)裝置，待油車運抵目的地，由公司油庫管理人員與售油公司核對后，輸入密碼方能開啟出油。另外，公司自2006年起引進(jìn)美國進(jìn)口油料“驗位儀”進(jìn)行數(shù)量管理，該種驗位儀與現(xiàn)行幾大售油供應(yīng)商使用的是同種儀器，同時設(shè)有制度，油料驗收人員對每一批次的油料數(shù)量、密度要嚴(yán)格審核，并進(jìn)行臺賬記錄，最大限度避免油料在運輸及入庫環(huán)節(jié)的短缺。發(fā)油時，使用機器加油槍，每筆進(jìn)行登記，并由駕駛員簽字認(rèn)可，發(fā)油記錄每日錄入油料管理系統(tǒng)。油庫除每日由工作人員進(jìn)行盤點記錄外，每月月末最后一天凌晨12點，公司物資部和財務(wù)部人員還要進(jìn)行月末盤點。

四、存貨管理審計建議

針對以上審計中發(fā)現(xiàn)的問題，建議公司：

（一）重新梳理存貨目錄及對應(yīng)供貨商，進(jìn)行資質(zhì)審查。執(zhí)行公司招標(biāo)管理規(guī)定，對招標(biāo)確定的廠商錄入供應(yīng)商目錄，同時對其中標(biāo)存貨單價進(jìn)行系統(tǒng)錄入，并進(jìn)行審核。存貨管理系統(tǒng)中的價格錄入權(quán)限和修改權(quán)限需嚴(yán)格界定和控制。同時對現(xiàn)有存貨進(jìn)行庫齡分析，對長期占用而未使用的存貨、因車輛規(guī)格變化而無法使用的存貨、因長期存放導(dǎo)致無法使用的存貨進(jìn)行清理，并提出處理意見。

（二）利用現(xiàn)在南京實施“智能公交”，加速公交科技化發(fā)展的契機。根據(jù)企業(yè)的實際需求及未來的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合修理作業(yè)成本管理模式、存貨條形碼管理模式、存貨代銷制管理模式等進(jìn)行存貨物資、機務(wù)系統(tǒng)的升級改造或重新建立?？衫密浖O(shè)計程序進(jìn)行成本精細(xì)化歸集和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集，待系統(tǒng)平臺建成后，還可通過GPS系統(tǒng)上傳各類生產(chǎn)、運營、物資、保養(yǎng)等綜合信息，進(jìn)一步提升企業(yè)管理水平。

（三）對于加速存貨周轉(zhuǎn)，減少資金占用的問題，可以學(xué)習(xí)借鑒杭州公交的做法，對存貨采取“代銷制”。所謂的代銷制，就是與供應(yīng)廠商簽訂代銷合同，由廠商按照測算的月度存貨最低周轉(zhuǎn)量，先行墊貨，待月度終了時，按照實際消耗的存貨數(shù)量進(jìn)行開票結(jié)算，然后再隔月付款。實行這種代銷制，不但大大減少了資金的占用，而且杜絕了存貨的無用采購、積壓，能有效提高存貨的利用率。

（四）對于油料的管理。（1）由于油料熱脹冷縮及自然揮發(fā)的天然屬性，會造成氣溫低的月份油料出現(xiàn)“盤虧”現(xiàn)象，而在夏季會出現(xiàn)“盤盈”現(xiàn)象，建議油料管理人員與財務(wù)人員進(jìn)一步總結(jié)，制定較為合理的油料計劃價格，盡量降低因氣溫變化造成的油料成本價差大幅波動；（2）每月由油料管理部門進(jìn)行油料差異分析，形成書面記錄，以備指標(biāo)參考；（3）“驗位儀”需定期進(jìn)行檢驗和校正，保持其準(zhǔn)確度。

以上是筆者在工作中，結(jié)合存貨審計對公交企業(yè)存貨管理的一些淺見，從中也可以看出，隨著時代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，存貨管理的手段越來越先進(jìn)，同樣存貨管理要求也會越來越高，這也對存貨審計提出了更高的要求，只有不斷貼近企業(yè)需求的審計才能永遠(yuǎn)的煥發(fā)青春和活力。■

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