信息化背景下高校檔案管理工作探討

信息化背景下高校檔案管理工作探討*

袁新芳

(河南機(jī)電高等專(zhuān)科學(xué)校 成人教育部,河南 新鄉(xiāng) 453000)

摘要：針對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理中存在的問(wèn)題,在信息化背景下，要增強(qiáng)高校檔案管理的意識(shí)，改變現(xiàn)有的管理模式，找出高校檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合的最佳模式，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，增加檔案資料的共享率，加快高校檔案管理技術(shù)發(fā)展的前進(jìn)步伐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；創(chuàng)新；最佳模式

收稿日期：2015-03-15

中圖分類(lèi)號(hào)：G647

在全球信息化進(jìn)程不斷發(fā)展的背景下，高等教育的發(fā)展也已經(jīng)與信息技術(shù)密不可分。實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的高校檔案管理工作有著重大的意義。將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于高校的檔案管理中，一方面可大大提高工作效率，另一方面可減少紙質(zhì)檔案可能出現(xiàn)的磨損和錯(cuò)誤，是檔案管理從傳統(tǒng)模式到現(xiàn)代模式的質(zhì)的飛躍，從而使高校檔案管理工作更加的規(guī)范化、科學(xué)化。

1目前高校檔案管理存在的缺陷

1.1管理方法落后

隨著各項(xiàng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在內(nèi)容和形式上也有了一定的變化。由于檔案管理人員不能認(rèn)識(shí)到工作對(duì)學(xué)校發(fā)展起到的重要作用，只是將檔案工作理解為單純的附帶工作，以至于在檔案管理工作中比較懈怠。

實(shí)體檔案依然占據(jù)檔案管理工作的主要部分，沒(méi)有順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。雖然紙質(zhì)文件有適用范圍廣、適應(yīng)度大等優(yōu)點(diǎn)，但其應(yīng)用效率低、存儲(chǔ)量大和作業(yè)效率低等缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的。目前在許多高等院校檔案管理中配置的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，只是用于原始數(shù)據(jù)的錄入與打印等基礎(chǔ)操作，不能發(fā)揮更深層次的作用。工作人員的親自打理仍是檔案管理的主要方式，而檔案的匯總、分類(lèi)和綜合分析等工作雜亂無(wú)章。

1.2檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)不健全

現(xiàn)有的檔案管理軟件在使用過(guò)程中，整合力不夠、分析操作方式復(fù)雜煩瑣，無(wú)法勝任檔案管理工作的客觀要求，難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息支撐，實(shí)現(xiàn)同等條件下的信息共享。

1.3高校合并引發(fā)的新問(wèn)題

隨著高等教育體制改革，許多高校進(jìn)行了合并，由此也引發(fā)了諸多檔案管理工作的問(wèn)題，如，各個(gè)學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案流失、重新整理分類(lèi)耗費(fèi)大量人力物力和檔案交接困難、信息的重復(fù)統(tǒng)計(jì)和資源共享無(wú)法實(shí)現(xiàn)等問(wèn)題。

2信息化背景下高校檔案管理的改進(jìn)

2.1檔案管理工作理念的創(chuàng)新

高校檔案是高校的一份記憶傳承，承載著高校發(fā)展過(guò)程中前輩的精神和學(xué)校辦學(xué)的理念，推動(dòng)著學(xué)校不斷前進(jìn)發(fā)展。所以，要想實(shí)現(xiàn)信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展首先就是要從管理理念上著手，重視檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的管理思想，端正檔案管理工作態(tài)度。

2.2高校檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，首先就要制定統(tǒng)一的輸入格式、代碼和轉(zhuǎn)換規(guī)則，然后還需制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時(shí)，首先要對(duì)業(yè)務(wù)管理規(guī)范進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其中涉及檔案處理、檔案術(shù)語(yǔ)、信息資源標(biāo)識(shí)和數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等四方面的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；其次是對(duì)高校檔案管理合法性的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)，其中涉及檔案管理計(jì)算機(jī)適用的相關(guān)規(guī)定和信息資源合法性判斷標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則等兩方面內(nèi)容；最后是對(duì)高校檔案管理技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)，其中涉及數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)壓縮格式和水印技術(shù)規(guī)范等三個(gè)方面。只有嚴(yán)格遵守信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范才能保障檔案信息內(nèi)容的正確及系統(tǒng)正常運(yùn)行。

2.3完善高校檔案管理機(jī)制

完善健全高校檔案管理機(jī)制是高校檔案管理工作的重要保障，健全檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案管理工作崗位職責(zé)，才能保證檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，促進(jìn)高校檔案管理信息化得到真正意義上的發(fā)展。因此，完善高校檔案管理機(jī)制是各項(xiàng)改革中的重中之重。首先，對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行明確分工，重新編寫(xiě)管理?xiàng)l款，優(yōu)化日常工作中人力資源管理方法。其次，建立相應(yīng)的組織和獎(jiǎng)懲制度，推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的信息化發(fā)展。規(guī)范的組織和獎(jiǎng)懲制度對(duì)高校檔案管理工作的快速科學(xué)發(fā)展作用是不言而喻的，對(duì)工作懈怠的員工要予以懲罰，對(duì)工作認(rèn)真積極的員工則應(yīng)給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理工作人員的工作積極性。最后，應(yīng)明確負(fù)責(zé)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，給予其工作上的支持，使得檔案管理工作與其他管理工作能互相配合，協(xié)調(diào)進(jìn)行。

2.4實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化

數(shù)字化是高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，這就要求管理人員能夠通過(guò)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程的數(shù)字化，從而推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要滿足以下條件：首先是人力物力的保障；其次是高校內(nèi)部及外部各部門(mén)的高效協(xié)調(diào)合作；再次是有所取舍，考慮到學(xué)校所有檔案資料的數(shù)量可能過(guò)于巨大，所以在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中先選取價(jià)值較高的檔案資料進(jìn)行整理，其他檔案資料則在資金富余的情況下再作考慮；最后是要保障數(shù)字化建設(shè)中的資料調(diào)研工作的順利進(jìn)行，依照開(kāi)始制定的方案有步驟地安排檔案資料的整理工作，嚴(yán)格把握數(shù)字化處理的具體程度，杜絕浪費(fèi)，減少建設(shè)成本，提高檔案資料的利用率，做到效益最大化。

2.5提高高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

高校檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)，無(wú)論是從建設(shè)的實(shí)施還是建設(shè)好以后的執(zhí)行都離不開(kāi)高素質(zhì)的人，所以提高高校檔案管理工作人員自身的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)對(duì)高校檔案的信息化管理有著重大意義。信息化背景下要求高校檔案的管理人員有平和的心態(tài)、專(zhuān)業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)、足夠強(qiáng)的責(zé)任心以及一定的信息技術(shù)知識(shí)。好的思想道德修養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)水平是成為一個(gè)合格的檔案管理員必備的前提條件。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的關(guān)鍵還在于領(lǐng)導(dǎo)的管理理念和團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)調(diào)合作，檔案信息化建設(shè)和管理都是一項(xiàng)龐大的工程，正確的領(lǐng)導(dǎo)理念可以保證提升管理水平，使整個(gè)系統(tǒng)平穩(wěn)快速地工作。

2.6高校檔案共享程度的提高

這是一個(gè)信息化水平快速發(fā)展提升的時(shí)代，在條件允許的情況下，高?？梢栽诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上共享更多的檔案資料。為方便學(xué)生和其他社會(huì)人士能使用共享檔案資料，必須加強(qiáng)一定的措施：第一，增加檔案管理工作的資金投入，更大限度地支持現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案資源的共享；第二，嚴(yán)格掌握控制共享檔案資料的范圍，使其在互聯(lián)網(wǎng)上能夠有效地傳播，最大程度實(shí)現(xiàn)資料的價(jià)值；第三，盡可能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案存儲(chǔ)，節(jié)省存放空間和管理成本，保證資料保存時(shí)間更加長(zhǎng)久，實(shí)現(xiàn)真正意義上的便捷存儲(chǔ)和交流。

3總結(jié)

高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)合理的資源共享，既可以提升學(xué)校檔案資料的管理水平，提高資源利用率，又可以為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)回饋社會(huì)的目的。檔案的重要性是不言而喻的，隨著信息化水平的不斷提升，檔案管理工作將進(jìn)入一個(gè)嶄新的階段，更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。

(責(zé)任編輯楊文忠)

參考文獻(xiàn)：

[1]管中慧.信息化背景下高校電子文件歸檔的若干問(wèn)題與對(duì)策[J].徐州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008(23).

[2]楊紅菊.數(shù)字化校園建設(shè)背景下高校檔案信息的優(yōu)化管理策略分析[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011(21).

[3]王劍.信息化背景下如何加強(qiáng)高校人事檔案管理[J].城建檔案，2014(8).

[4]王軍芬,周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國(guó)成人教育，2009(7).