高校機構(gòu)知識庫自存儲研究

李昆明 喻 麗

（南京審計學(xué)院圖書館 江蘇南京 211815）

高校機構(gòu)知識庫自存儲研究

李昆明 喻 麗

（南京審計學(xué)院圖書館 江蘇南京 211815）

高校師生中均有自存儲的需求，但因?qū)C構(gòu)知識庫的認(rèn)知度不夠等因素影響了師生對機構(gòu)知識庫自存儲的積極性。認(rèn)為應(yīng)通過以下措施促進(jìn)高校機構(gòu)知識庫的健康、可持續(xù)發(fā)展。一是通過建立激勵措施，做好使用方面的宣傳培訓(xùn)；二是將其納入科研績效管理；三是對灰色文獻(xiàn)提供管理與監(jiān)護(hù)服務(wù)，吸引高校人員進(jìn)行自存儲。

機構(gòu)知識庫；自存儲；影響因素；對策

機構(gòu)知識庫是指機構(gòu)內(nèi)的研究產(chǎn)出以數(shù)字資源形式保存，并且實行開放獲取，是機構(gòu)為成員提供一套知識資產(chǎn)管理的工具，是一個機構(gòu)知識管理能力的體現(xiàn)。高校機構(gòu)知識庫的建立是定位于收藏、檢索和分享本校師生員工的學(xué)術(shù)、學(xué)習(xí)資源，對員工的智力成果進(jìn)行搜集、整理、存儲。在數(shù)字化時代，建立機構(gòu)知識庫有利于高校的科研成果實現(xiàn)規(guī)范、高效地管理與利用。成員可以便捷地向機構(gòu)知識庫中上傳自己有價值的學(xué)術(shù)成果，也可以查看、評論及下載其他用戶的成果，“科研人員對自存儲的態(tài)度和意愿是影響機構(gòu)知識庫建設(shè)的關(guān)鍵”［1］。

1 高校教學(xué)、科研人員對自存儲的需求

1.1 科研數(shù)據(jù)、智力成果和教學(xué)資源長期保存與便捷使用的需求

科研、教學(xué)人員對研究數(shù)據(jù)和各類文書及教學(xué)課程資源有安全保存與便捷使用的需要，雖然現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上有方便的商業(yè)云存儲，但無可靠的保密性；移動存儲設(shè)備的可靠性也是相對的，頻繁地在設(shè)備上存取數(shù)據(jù)極容易造成數(shù)據(jù)的丟失，且不方便。而作為智力成果的永久保存、共享的機構(gòu)知識庫則可以為成員提供便捷、安全穩(wěn)定的存儲條件，用戶將個人的研究數(shù)據(jù)和智力成果存儲后，能夠生成隨時可以訪問的鏈接。

1.2 對已發(fā)表學(xué)術(shù)成果的管理需求

大部分高校都有針對員工科研項目及成果集中管理的科研管理系統(tǒng)，其目的是考核員工的科研成績和激勵管理。但是局限于科研成果題錄信息收集的科研管理系統(tǒng)的功能相對單一，并且沒有專業(yè)的人員對科研成果進(jìn)行管理和維護(hù)，既不能提供被引、收錄等信息的跟蹤服務(wù)，也不能進(jìn)行全文檢索與下載，更無法提高所收錄科研成果在世界范圍內(nèi)的能見度。在機構(gòu)知識庫建立后，提交到機構(gòu)知識庫中的文獻(xiàn)經(jīng)審核后，由專門的工作人員進(jìn)行管理維護(hù)，具有相對穩(wěn)定性、可靠性和權(quán)威性的特點，學(xué)校各職能部門需要相關(guān)佐證材料時就可以直接從機構(gòu)庫中檢索或下載，這樣可以避免許多重復(fù)的勞動。同時，為科研人員省去諸多繁鎖的程序，節(jié)省時間與精力，更好地投入于科學(xué)研究的活動當(dāng)中，提高科研工作效率。

1.3 用戶對于科研過程中產(chǎn)生的灰色文獻(xiàn)有開放存取需求

沒有通過媒體渠道向大眾正式公開過的資源，稱為灰色文獻(xiàn)［2］。它也是科研過程中重要的信息數(shù)據(jù)，盡管大多數(shù)灰色文獻(xiàn)的研究結(jié)果不太完整和精確，但它們的研究價值和情報價值往往不低于正式出版物，有著豐富獨到的見解和發(fā)端于此的進(jìn)一步深入研究的可能。雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，部分灰色文獻(xiàn)通過商業(yè)出版的方式轉(zhuǎn)化為正式出版的“白色文獻(xiàn)”，但絕大多數(shù)的灰色文獻(xiàn)依舊沒有正式發(fā)行，機構(gòu)知識庫則可以為灰色文獻(xiàn)提供展示它們學(xué)術(shù)價值的平臺，并且使灰色文獻(xiàn)被獲取的機會大大提高。

2 影響機構(gòu)知識庫進(jìn)行自存儲行為的主要因素

2.1 對機構(gòu)知識庫的認(rèn)同因素

認(rèn)同因素是指成員對發(fā)展機構(gòu)知識庫相關(guān)價值的了解、認(rèn)知與愿意選用的程度，主要包括機構(gòu)成員對開放獲取理念的認(rèn)同與機構(gòu)知識庫存在價值的認(rèn)同。開放獲取的目的是為實現(xiàn)學(xué)術(shù)信息無限制的充分利用，這一目標(biāo)正被機構(gòu)知識庫所踐行，對機構(gòu)知識庫價值了解的前提是機構(gòu)成員對開放獲取理念的充分認(rèn)識。機構(gòu)內(nèi)的成員既是機構(gòu)知識庫資源提供的主體，也是使用機構(gòu)知識庫資源的主體。所以，每個成員對機構(gòu)知識庫存在價值的認(rèn)同，是促進(jìn)機構(gòu)知識庫健康發(fā)展的重要因素。

2.2 科研考評因素

目前，在科研評價指標(biāo)中主要是按照傳統(tǒng)的期刊論文發(fā)表情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果在一定程度上取決于學(xué)?？蒲泄芾聿块T對期刊的分級。“國內(nèi)各種所謂核心期刊評比，又人為地將科技期刊劃分級別，使之成為直接評價一份期刊論文質(zhì)量的重要指標(biāo)。”［3］作者的職稱晉升、學(xué)術(shù)能力評價和科研成果的考評直接與科研評價指標(biāo)緊密相關(guān)，而在機構(gòu)知識庫上發(fā)表學(xué)術(shù)論文并沒有被高?？蒲袡C構(gòu)納入到科研成果評價體系中，極大地影響了科研工作者在機構(gòu)知識庫發(fā)表學(xué)術(shù)成果的熱情和動力，成為機構(gòu)知識庫要吸引資源流入的一道障礙。

2.3 成本因素

（1）版權(quán)問題：版權(quán)的爭議是阻礙科研人員運用機構(gòu)知識庫的成本因素之一。一是作者發(fā)表在機構(gòu)知識庫中的資源日后被商業(yè)期刊出版后，與出版社對作者版權(quán)的獨家控制相矛盾；二是發(fā)表在機構(gòu)知識庫中的學(xué)術(shù)成果可以不受版權(quán)限制的被其他用戶隨意使用，因此大多數(shù)成員對自己的學(xué)術(shù)成果著作權(quán)安全表示深深的擔(dān)憂。

（2）時間與精力：參與機構(gòu)知識庫自存儲需要額外投入更多的時間和精力也是一個參與自存儲的阻礙因素。教師對參與自存儲的過程中，因注冊、額外的文書解釋以及因自存儲數(shù)據(jù)格式等所引起技術(shù)問題普遍存有反感情緒，因為這些對他們來說屬于額外的事情，影響他們做研究和寫作，這些因素最終會導(dǎo)致一些學(xué)術(shù)工作者產(chǎn)生參與到機構(gòu)知識庫自存儲建設(shè)的抵觸情緒，從而最終可能會放棄進(jìn)行自存儲。

3 高校機構(gòu)知識庫自存儲資源建設(shè)的對策

當(dāng)前機構(gòu)知識庫主要有主動自存儲、強制自存儲、協(xié)議性代存儲這三種方式。強制自存儲，只能保證資源的數(shù)量，卻無法保證質(zhì)量。成員會因為這種強制性的政策表現(xiàn)出反感，并產(chǎn)生敷衍了事的態(tài)度，出現(xiàn)自存儲過程中提供的論文不完整、價值不高等問題。有學(xué)者認(rèn)為，一味強硬不可能使機構(gòu)庫成功發(fā)展下去，重要的是認(rèn)真研究用戶需求，靈活調(diào)整存儲策略，使機構(gòu)庫成為整個學(xué)術(shù)環(huán)境中的一份子，而不是一個被邊緣化的孤立實體［4］。為了提高用戶提交內(nèi)容的完整性、提高資源內(nèi)容的質(zhì)量，因此我們亟需創(chuàng)建一系列激勵措施，使之能把外在的消極因素轉(zhuǎn)變?yōu)闄C構(gòu)庫成員內(nèi)在的自存儲積極因素。

3.1 建立激勵政策，鼓勵教研人員進(jìn)行自存儲

從機構(gòu)知識庫著手創(chuàng)建以來，因?qū)C構(gòu)知識庫價值理念的宣傳和有效服務(wù)措施的缺失，而使得成員參與的熱度不高。高校的科研管理機構(gòu)如果能夠制訂相關(guān)配套的激勵政策，來鼓勵教師和科研人員把其研究的成果自存儲到機構(gòu)知識庫當(dāng)中，例如，將發(fā)表和自存儲在機構(gòu)知識庫中的科研成果納入學(xué)術(shù)業(yè)績和獎勵范疇內(nèi)，那么將會大大地激發(fā)成員參與自存儲的熱情度。與此同時，“還要嘗試將科研人員提交到機構(gòu)知識庫科研成果的數(shù)量與對科研人員的科研工作評價相結(jié)合，根據(jù)自存儲資源的點擊、瀏覽、下載次數(shù)、首發(fā)文獻(xiàn)的被引次數(shù)等給予作者相應(yīng)的獎勵。”［5］同時，給予用戶充分的自主權(quán)利，讓用戶能夠?qū)ζ渖蟼鞯臄?shù)據(jù)集自行調(diào)整甚至刪除，也可以根據(jù)個人的需求自行設(shè)定共享的范圍，從對課題組成員、本校用戶開放到對公眾公開。

3.2 加強使用宣傳培訓(xùn)，做好便利的自存儲服務(wù)措施

機構(gòu)知識庫的創(chuàng)建機構(gòu)應(yīng)該高度重視針對用戶的推廣工作，以及做好配套的用戶培訓(xùn)工作，以此來提高用戶對機構(gòu)知識庫的認(rèn)識，提高他們的使用能力。為了推進(jìn)機構(gòu)知識庫的認(rèn)知程度，提高機構(gòu)知識庫的使用效率。首先需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)機構(gòu)負(fù)責(zé)人先行意識到它的價值和對促進(jìn)學(xué)?？蒲邪l(fā)展的作用，從而使機構(gòu)知識庫的建設(shè)能夠得到充足的資金支撐，保障項目建設(shè)推進(jìn)獲得充分的支持。知識機構(gòu)庫可以成立一個專門的宣傳培訓(xùn)部門，積極到各個院系、科研部門中宣傳推廣機構(gòu)知識。同時，還可利用圖書館定期開展專題講座，以促進(jìn)全校師生對機構(gòu)知識庫的價值和創(chuàng)建理念的認(rèn)同程度，爭取使每一位師生都了解機構(gòu)知識庫以及知道如何充分利用機構(gòu)知識庫。

為了消除用戶對于自存儲會消耗其大量的時間和精力的顧慮，要在機構(gòu)知識庫建設(shè)之初就需要簡化用戶的提交程序，盡量使用戶使用界面簡潔、方便操作。此外，還可以設(shè)立專人協(xié)助用戶提交存儲，并為用戶提供在線咨詢服務(wù)，盡可能地減少用戶自存儲過程中的不便。

3.3 為機構(gòu)知識庫的自存儲行為建立科研績效管理

做好機構(gòu)知識庫發(fā)表學(xué)術(shù)科研成果的考評機制，針對庫中每一篇論文做好完善的存儲與評價分析服務(wù)。在資源管理方面做到一次性錄入文獻(xiàn)的完整信息，并與各功能之間對接實現(xiàn)多層次利用，并讓用戶對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，保障數(shù)據(jù)的完整精確。由專門人員負(fù)責(zé)定期對知識庫中文獻(xiàn)的點擊瀏覽量、下載數(shù)量、被引次數(shù)進(jìn)行量化分析。只有如此才能在各種評價分析的需要下，使機構(gòu)知識庫可以對每一學(xué)術(shù)文章進(jìn)行文獻(xiàn)計量學(xué)的綜合性評價，并且減少不必要的反復(fù)勞動。為了提高機構(gòu)知識庫的使用率，機構(gòu)知識庫的管理層要主動與學(xué)?？蒲泄芾砜己藱C構(gòu)進(jìn)行溝通，將機構(gòu)知識庫中自存儲的文獻(xiàn)成果納入職稱考核指標(biāo)當(dāng)中。在今后職位的晉升、科研業(yè)績的考核情況均與知識庫中的科研數(shù)據(jù)為參考，以此促進(jìn)成員進(jìn)行學(xué)術(shù)成果自存儲，并積極主動參與到機構(gòu)知識庫中學(xué)術(shù)成果的維護(hù)與管理中來。使科研人員接受、認(rèn)同自存儲的學(xué)術(shù)成果，促進(jìn)機構(gòu)知識庫被科研人員廣泛地使用，提高知識庫的利用率和權(quán)威性，一次推進(jìn)機構(gòu)知識庫走向健康的發(fā)展軌道。

3.4 對學(xué)術(shù)科研數(shù)據(jù)等灰色文獻(xiàn)提供管理與監(jiān)護(hù)服務(wù)

為使灰色文獻(xiàn)也能夠被納入學(xué)校科研成果評價體系中，還應(yīng)該與學(xué)校各機構(gòu)之間溝通交流。努力完善灰色文獻(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)中能夠被精確檢索，為了徹底解決灰色文獻(xiàn)的知識產(chǎn)權(quán)的爭議問題，還要提供反剽竊的技術(shù)支持，科學(xué)分析灰色文獻(xiàn)被瀏覽、下載的數(shù)量、被引用次數(shù)等。鞏固和提高機構(gòu)知識庫在學(xué)術(shù)生態(tài)中的影響力，日趨良性健康發(fā)展，則機構(gòu)知識維護(hù)管理的數(shù)據(jù)，不是單純對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，而是在數(shù)據(jù)供學(xué)術(shù)、科研及教育所用的生命周期內(nèi)對其進(jìn)行持續(xù)管理的活動，通過評價、篩選、重現(xiàn)及組織數(shù)據(jù)以供當(dāng)前科研活動獲取，并能用于未來再發(fā)現(xiàn)及再利用［4］。

4 結(jié)語

我國很多高校建立了機構(gòu)知識庫，但卻因為成員積極主動自存儲的熱情不夠，庫中數(shù)據(jù)資源質(zhì)量和數(shù)量都不夠高，不僅是機構(gòu)成員認(rèn)識上的不足，也是科研考核政策層面以及應(yīng)用技術(shù)層面等的問題。應(yīng)從用戶的使用角度考慮他們可能會遇到哪些困擾，在大力宣傳培訓(xùn)用戶的基礎(chǔ)上，鼓勵機構(gòu)成員的自存儲行為，同時，建立相關(guān)的自存儲激勵政策，吸引成員積極參與自存儲與數(shù)據(jù)管理，促進(jìn)高校的機構(gòu)知識庫的健康、高效、可持續(xù)的發(fā)展。

［1］何燕.我國科研人員潛在自存儲行為影響因素研究——以中國科學(xué)院科研人員為例［J］.圖書館，2008，（3）：32－35.

［2］王淑蘭.高?；疑墨I(xiàn)資源建設(shè)初探［J］.湖南工程學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)版，2006，（1）：121－122.

［3］陳振英，何小軍，陳益君.開放存取在中國的困境及對策分析［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報，2008，26（2）：35－40.

［4］楊鶴林.從數(shù)據(jù)監(jiān)護(hù)看美國高校圖書館的機構(gòu)庫建設(shè)新思路——來自DataStar的啟示［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報，2012，30（2）：23－28.

［5］夏明春.機構(gòu)知識庫發(fā)展現(xiàn)狀、問題及對策研究［J］.圖書情報工作，2008，54（4）：108－110.

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2015-08-29 責(zé)任編輯：張靜茹）