新形勢下做好成人教育學(xué)生檔案管理工作的思考

楊秀武

(邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育處，河北邯鄲056005)

一、成人教育學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

我國作為人口大國和教育資源不均衡發(fā)展的國家，成人教育就成為實(shí)現(xiàn)我國教育平等和終身教育理念的重要手段。筆者通過多年的工作經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，成人教育具有教育對(duì)象的廣泛性、教育領(lǐng)域的開放性、教育內(nèi)容的豐富性、教育過程的終身性的特征。筆者認(rèn)為成人教育的特殊性主要體現(xiàn)在其所針對(duì)的受教育群體的特殊性決定的。這類受教育群體具有一定的社會(huì)閱歷且思想成熟、有生活負(fù)擔(dān)、紀(jì)律觀念不強(qiáng)、工作與學(xué)習(xí)經(jīng)常發(fā)生矛盾沖突、自主學(xué)習(xí)能力差、受教育程度參差不齊等不同于其他受教育群體的特點(diǎn)。正是由于這樣特殊的受教育群體的存在，對(duì)這類群體的檔案管理也體現(xiàn)出與其他群體檔案管理有明顯區(qū)別的以下特點(diǎn):

1.管理難度大

由于成人教育的生源涉及面廣泛以及成人教育辦學(xué)形式、辦學(xué)點(diǎn)的多樣化的特點(diǎn)，除全日制脫產(chǎn)學(xué)員在校學(xué)習(xí)的時(shí)間長以外，成人教育形式如:業(yè)余(包括半脫產(chǎn)、夜大學(xué))、函授、自考、遠(yuǎn)程教育等教育形式，一般都是課時(shí)少、學(xué)生多，再加上大部分學(xué)生都來自社會(huì)，他們學(xué)習(xí)的主要目的是為了學(xué)歷的提升晉檔，或是對(duì)某一專業(yè)知識(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)。這樣一個(gè)特殊的受教育群體，從年齡上看，絕大多數(shù)人都已是成年人甚至是中年人，他們面臨著學(xué)習(xí)與工作、學(xué)習(xí)與家庭生活的突出矛盾，出勤面授受到限制。成人教育學(xué)生檔案無論是材料的收集與填寫、核對(duì)都要在學(xué)員面授期間進(jìn)行。學(xué)生不到校時(shí)，管理人員依靠電話、網(wǎng)絡(luò)等一些通訊設(shè)備或者是通過各教學(xué)點(diǎn)提供的零散的資料來獲取學(xué)生的相關(guān)信息。如果遇到一些特殊情況，如工作單位變更、生活住址改變、電話號(hào)碼更換、網(wǎng)絡(luò)不通等情況的發(fā)生，管理者與學(xué)生之間信息交互時(shí)間將會(huì)變得更長，工作量、工作難度也進(jìn)一步加大。所以，導(dǎo)致成人教育學(xué)生檔案管理信息材料復(fù)雜、多樣且多變，無疑給成教學(xué)生檔案管理工作增加了一定的難度。

2.管理缺乏統(tǒng)一性

由于成人教育的特點(diǎn)，使得很多成人教育學(xué)生的檔案保存的較為分散，有的存放在某高校的成人教育學(xué)院、繼續(xù)教育學(xué)院或成人教育處，也有大量學(xué)生的檔案存放在其他的教學(xué)單位或者是某辦學(xué)站點(diǎn)，缺乏統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的歸檔管理。

3.管理的多樣性和復(fù)雜性

由于成教學(xué)生檔案資料的積累具有隨時(shí)發(fā)生變動(dòng)性的特點(diǎn)，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)地點(diǎn)、學(xué)籍、學(xué)習(xí)進(jìn)度等方面的變動(dòng)，必然會(huì)給學(xué)生檔案的管理工作帶來相應(yīng)的影響。成人教育學(xué)生檔案管理是成教學(xué)生受教育期間事務(wù)管理的重要組成部分，其管理的信息、資料不僅僅記錄了學(xué)生在接受教育期間日常行為各個(gè)方面的表現(xiàn)，還反映著學(xué)生的課程學(xué)習(xí)、成績考核結(jié)果、獲獎(jiǎng)受懲、個(gè)人發(fā)展等真實(shí)的情況。新形勢下，我國的成人教育事業(yè)在不斷進(jìn)步發(fā)展，成人教育也呈現(xiàn)出辦學(xué)形式更加多樣化的發(fā)展趨勢，這種趨勢以及成人教育特殊的學(xué)習(xí)方式，必將使成人教育學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出更鮮明的多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。

二、當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的問題極其成因分析

1.成教學(xué)生檔案管理制度不夠健全

這主要是成人教育在我國起步較晚，很多高校成教學(xué)生檔案管理工作意識(shí)較為薄弱，對(duì)成教學(xué)生檔案管理工作的重要性、必要性認(rèn)識(shí)不夠充分造成的。

眾所周知，我國的成人教育工作是普通高等教育工作的一個(gè)極其重要的補(bǔ)充。當(dāng)前，我國還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、權(quán)威的有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)法律、條例或規(guī)章制度。相當(dāng)多的高校也沒有根據(jù)成人教育的特點(diǎn)制定出一套行之有效的與普通高等教育有所區(qū)別的成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度以及保證其實(shí)施的相關(guān)辦法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校學(xué)生檔案管理的制度和相關(guān)措施直接套用于成教學(xué)生檔案管理工作。這種做法往往忽略了成人教育的學(xué)生與普招學(xué)生有很大的不同，從而在操作過程中一旦遇到問題所采取的執(zhí)行方案往往是無據(jù)可依的。不能否認(rèn)的是，盡管有些學(xué)校制定了有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，但依然存在著執(zhí)行不嚴(yán)格、管理漏洞多、學(xué)生檔案管理工作隨意性較大等現(xiàn)象。另外，有的學(xué)校一旦實(shí)施的有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度與學(xué)校的相關(guān)利益發(fā)生沖突時(shí)，就會(huì)被迫中止有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度。

2.成教學(xué)生檔案管理缺少專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)

高校重普教輕成教的現(xiàn)象普遍存在，成教學(xué)生檔案管理人員大多身兼數(shù)職或由臨時(shí)工負(fù)責(zé)。高校管理者普遍有種錯(cuò)覺，認(rèn)為成人教育是普通教育的附屬品，成人教育學(xué)生檔案管理工作者既不需要太高的文憑也不需要足夠的專業(yè)技能，在這種錯(cuò)誤觀念指導(dǎo)下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，更有甚者，很多高校使用臨時(shí)工或兼職人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，這勢必造成成教學(xué)生檔案管理人員的知識(shí)水平、專業(yè)技能、服務(wù)意識(shí)等素質(zhì)滑坡、欠缺。但現(xiàn)實(shí)告訴我們，成教學(xué)生檔案管理工作與普通高教學(xué)生檔案管理工作同等重要，新形勢下，其重要性更加突出顯現(xiàn)。沒有一支素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的成教學(xué)生檔案管理專職隊(duì)伍顯然難以適應(yīng)新形勢的要求。

3.成教學(xué)生檔案管理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

由于現(xiàn)有的成教學(xué)生檔案管理人員大多素質(zhì)比較低，再加上他們又沒有經(jīng)過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，大多是檔案管理業(yè)務(wù)和要求的門外漢，這必然造成成教學(xué)生檔案管理人員難以使已有的不太完善的相關(guān)規(guī)章制度得到不折不扣、有成效地貫徹執(zhí)行，使得成教學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求難以實(shí)現(xiàn)，表現(xiàn)出來的效果是人為性、隨意性極強(qiáng)。

4.成教學(xué)生檔案信息利用率低

這主要是由于成教學(xué)生檔案管理的相關(guān)信息、資料收集不夠系統(tǒng)、完整，造成成教學(xué)生檔案管理的信息資源處于浪費(fèi)狀態(tài)，學(xué)生個(gè)人、用人單位需要的相關(guān)信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，學(xué)生檔案的利用難、利用率低，從而不能體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。

5.成教學(xué)生檔案管理工作效率低

這主要是由于傳統(tǒng)的手工檔案管理手段依然普遍存在，而檔案管理已向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展。更有甚者，很多成教學(xué)生檔案管理人員還不會(huì)用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理和信息使用。

6.成教學(xué)生檔案不能反映學(xué)生在校情況的全貌

這主要是由于目前的成教學(xué)生檔案管理工作只重視文書檔案整理、歸檔和建設(shè)，而忽視對(duì)教學(xué)檔案、學(xué)生日常表現(xiàn)、個(gè)人進(jìn)步等信息的收集、整理和歸檔工作，致使成教學(xué)生檔案內(nèi)容不全、資料不足、質(zhì)量不高。

三、新形勢下改進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作的思考

1.提高成教學(xué)生檔案管理工作的意識(shí)

很多高校，特別是某些高校領(lǐng)導(dǎo)把成人教育看作是學(xué)校的“掙錢機(jī)器”，為學(xué)校掙錢就是成教對(duì)學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)。于是，對(duì)成人教育追求辦學(xué)數(shù)量而不求質(zhì)量、強(qiáng)調(diào)結(jié)果而不重過程，淡化成教學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在。只有從上至下增強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作重要性、必要性的意識(shí)，并把這種意識(shí)進(jìn)行全員宣傳，這樣，才能更好地促進(jìn)和加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)條件建設(shè)，才能使成教學(xué)生檔案材料的收集、歸檔工作能順利進(jìn)行，從而真正支持成人教育學(xué)生檔案管理工作。

2.健全成教學(xué)生檔案管理制度

我國早在2008年就由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法不僅對(duì)我國高校檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的分類，同時(shí)也對(duì)高校檔案管理工作的歸檔、整理和利用指明了方向。但是，該辦法并沒有對(duì)我國成人教育檔案管理工作的具體工作流程、規(guī)范化管理進(jìn)行詳細(xì)的論述。因此，各高校必須結(jié)合成人教育的特點(diǎn)，制定符合時(shí)代要求和學(xué)校自身實(shí)際情況的《成人教育學(xué)生檔案管理辦法》，依規(guī)管理，減少成教學(xué)生檔案管理工作的隨意性。

3.提高成教學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先，對(duì)于已有的成教學(xué)生檔案管理人員要采取邊學(xué)邊干、缺什么補(bǔ)什么的方法，使他們不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，也要學(xué)習(xí)并熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和使用技能，有關(guān)部門要采取多種方式檢驗(yàn)其學(xué)習(xí)效果，使其盡快勝任本職工作。同時(shí)，檔案管理部門還要定期對(duì)從事成教學(xué)生檔案管理工作的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平。最后，要嚴(yán)把進(jìn)人關(guān)，使今后進(jìn)入成教學(xué)生檔案管理的人員達(dá)到高素質(zhì)、高技能。

4.完善成教學(xué)生檔案管理模式

目前，成教學(xué)生檔案管理工作模式比較單一，即紙質(zhì)檔案管理模式。新形勢下，成教學(xué)生檔案管理模式要從傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理模式向現(xiàn)代化的電子信息管理模式轉(zhuǎn)變。這主要是指通過先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用豐富多彩的文字、圖像、視頻及網(wǎng)絡(luò)信息等方式對(duì)成教學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行完善。從而更好的實(shí)現(xiàn)快速、高效完成成教學(xué)生檔案的統(tǒng)計(jì)、整理、修改、查閱、檢索以及遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息等功能，從而大大提高成教學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.提升成教學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

成教學(xué)生檔案是其在校期間的歷史見證，是其學(xué)籍管理的重要依據(jù)，是其學(xué)習(xí)情況、個(gè)人發(fā)展等各方面情況的客觀、真實(shí)、具體的歷史記錄，具有記錄信息的原始性和憑證性，具有重要的保存價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。新形勢下，成教學(xué)生的檔案在其個(gè)人攻讀更高層次教育、出國深造、就業(yè)求職和轉(zhuǎn)行等方面都具有極高的檢索閱讀率和利用率。尤其是近幾年來，越來越多的用人單位對(duì)接受成人教育學(xué)生的檔案、資質(zhì)、學(xué)歷的審驗(yàn)越來越嚴(yán)格，成教學(xué)生的檔案也成為用人單位鑒定各類證書真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)之一。

為此，成教學(xué)生檔案管理人員，要增強(qiáng)“服務(wù)于學(xué)生”、“服務(wù)于用人單位”的意識(shí)，以服務(wù)為宗旨、以利用為目的，逐步從單一性的檔案保管模式轉(zhuǎn)向?yàn)閷W(xué)生、為社會(huì)提供靈活多樣且兼具針對(duì)性的檔案服務(wù)模式，達(dá)到既服務(wù)于學(xué)生又服務(wù)于用人單位、服務(wù)于社會(huì)的良好效果。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和轉(zhuǎn)型，新形勢下對(duì)成人教育的學(xué)生檔案管理工作也提出了更新、更高、更嚴(yán)格的要求。為了更好地應(yīng)對(duì)新形勢和廣大成教學(xué)生要求，成教學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化管理意識(shí)、拓展管理功能、嚴(yán)格管理流程、規(guī)范服務(wù)行為、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效率、重服務(wù)方向穩(wěn)步發(fā)展。

［1］王軍芬，周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考［J］.中國成人教育，2009，(5)

［2］王安琪.淺談高校教學(xué)管理檔案的建設(shè)與發(fā)展對(duì)策［J］.高等教育研究，2002，(18)