淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李婀娜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位數(shù)量急劇增加，一些發(fā)展較快的事業(yè)單位的業(yè)務(wù)量和范圍逐漸增大，大量的文字資料、照片、圖片等檔案開始增多，這些東西都是事業(yè)單位的發(fā)展歷史，還包括一些事業(yè)單位重要事件的記錄，對于事業(yè)單位來說這些檔案十分重要，需要給予足夠的重視。因此，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸受到了事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。但是，由于這是一個新興行業(yè)，我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位以前都沒有過該方面的工作經(jīng)驗(yàn)，因此，在實(shí)際的檔案管理工作過程中存在著很多問題，下面，研究者就來具體分析一下目前事業(yè)單位檔案。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 問題探討

中圖分類號：C21 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（b）-0240-01

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀剖析

1.1 對于檔案管理工作的重視程度不夠

事業(yè)單位的檔案管理工作面臨的第一個問題就是人們對于該份工作的重視程度不夠，這就致使該工作很難進(jìn)展下去，更別說好好管理了。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的疏忽，就致使檔案管理工作在整個企業(yè)的工作中地位的下降，很多從事檔案管理工作的人員都會抱有“領(lǐng)導(dǎo)都不重視我重視干啥”的心里，最終致使檔案管理工作越做越不好，越做越形式化。

1.2 檔案管理工作信息化程度不高

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)也變得越來越多，[1]檔案資料的數(shù)量也呈現(xiàn)出一種井噴的趨勢，因此，以往的那種檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展速度了，因此，第二個問題就是檔案管理信息化程度不夠。雖說，隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.3 檔案資源很難實(shí)現(xiàn)再利用

檔案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是現(xiàn)實(shí)的事業(yè)單位的檔案資源基本上很少會被再利用起來，因此困擾檔案管理工作的第三個問題就是檔案資源再利用程度有限。有很多事業(yè)單位沒有能夠最大程度的發(fā)揮人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。對檔案的管理工作僅限于整理和保管，片面的認(rèn)為不丟失不損害就完成了工作。忽視了對檔案資料的整理和利用這一重要工作環(huán)節(jié)。

1.4 檔案材料制作不符合標(biāo)準(zhǔn)

檔案在進(jìn)行入庫的之前，要進(jìn)行同意的編制管理[2]，以便與以后進(jìn)行查閱，但是，目前我國很多事業(yè)單位的檔案材料制作都不規(guī)范，讓人看起來十分混亂，查閱的時候更是十分不便。一般的檔案材料，需統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于十六開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，同時也使得檔案案卷很不美觀。

2 改善檔案管理工作的方法分析

2.1 提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視

要想做好檔案管理工作，第一步就是要提升領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案管理工作的重視程度，比如說，加大檔案管理宣傳力度。加大檔案管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對檔案管理工作的片面認(rèn)識。我們應(yīng)當(dāng)經(jīng)常學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律條文、規(guī)章制度。

2.2 建立企業(yè)相應(yīng)的、健全的檔案管理制度

一個好的工作，是要有一個相應(yīng)的管理制度與之相隨的，因此，做好檔案管理工作的第二步就是建立一個健全的檔案管理制度，讓工作人員按照工作制度開展工作，從而提升工作質(zhì)量。一切工作有條不紊的有序進(jìn)行是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。首要的是，用規(guī)章制度嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的操作流程，再者，要用健全的制度對檔案管理工作的進(jìn)行過程嚴(yán)格審查。杜絕由于操作人員的馬虎大意發(fā)生低級錯誤。

2.3 增強(qiáng)檔案管理信息化程度

解決繁重的檔案管理工作量的最有效的辦法就是，加快檔案管理工作信息化進(jìn)程，從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，而事業(yè)單位的檔案管理若要能適應(yīng)時代發(fā)展潮流，也必須要加強(qiáng)檔案的信息化管理，加大信息化建設(shè)力度，提高檔案管理的信息化水平。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量的最后一個措施就是，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。比如說，我們可以在新員工開始正式上班前對他們進(jìn)行一次統(tǒng)一的培訓(xùn)，給他們將一些檔案管理工作的重點(diǎn)要點(diǎn)，從而讓他們可以更快的適應(yīng)新工作。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的意義分析

事業(yè)單位的檔案管理工作是近些年來才逐漸發(fā)展起來的，[3]很多人們到現(xiàn)在都還沒有真正的理解該項工作的意義，下面，我們就來具體分析一下事業(yè)單位檔案管理工作的意義。事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)的一個分支機(jī)構(gòu)，其發(fā)展水平的高低直接影響著當(dāng)?shù)厣鐣幕?、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等各方面社會福利發(fā)展水平"而檔案作為事業(yè)單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展是有著極大的促進(jìn)意義的。

4 結(jié)語

我國事業(yè)單位的檔案管理工作就像上面說的那樣，需要有很多改進(jìn)的地方。但是首先我們需要知道什么是事業(yè)單位。所謂的事業(yè)單位，指的是一些為社會和人們服務(wù)的組織，因此，一些文字方面的資料對于這些事業(yè)單位來說就顯得更為重要。比如說，如果他們資助了某個人，但卻沒有留下相應(yīng)的檔案作為存根，那么以后再想資助該人的時候就會失去聯(lián)系的方式，或者出現(xiàn)重復(fù)資助已經(jīng)不需要資助的人，這些問題都會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來影響。而要想杜絕以上這些問題，就應(yīng)該做好檔案管理工作。但是，希望事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人能夠認(rèn)識到自身單位的實(shí)際情況，再結(jié)合其它單位的管理經(jīng)驗(yàn)的時候能夠根據(jù)實(shí)際情況而定，從而有效的避免一些不應(yīng)該出現(xiàn)的檔案管理問題，為事業(yè)單位的未來做出做大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉金蓮.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[J].中華書局，2010.

[2] 程永寧.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理[J].黃山書社，2012.

[3] 楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2011.endprint