文秘行政管理能力培養(yǎng)研究

張露萍

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，文秘崗位得到了越來越多企業(yè)的重視，這是由于文秘崗位不僅關(guān)系到企業(yè)的日常辦公效率，而且還起到了很好的推動部門之間銜接與聯(lián)系的作用。但是，很多企業(yè)只是將文秘崗位作為一種文職工作對待，而沒有很好地發(fā)揮出文秘的行政管理作用。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)狀，一方面是由于文秘工作人員行政管理能力偏低的問題所致，另一方面則是由于企業(yè)在文秘行政管理能力的培養(yǎng)方面力度不夠所致。只有科學(xué)合理地對文秘行政管理能力進行培養(yǎng)，才能夠更好地發(fā)揮出文秘的重要作用。

關(guān)鍵詞：文秘；行政管理能力；培養(yǎng)

中圖分類號：C931.48；G712 文獻標識碼：A 文章編號：1673-2596（2015）02-0108-03

文秘崗位作為企業(yè)眾多崗位中的一種，其發(fā)揮的作用非常大，在起到上傳下達作用的同時，還能夠很好地加快企業(yè)的制度化、規(guī)劃化的發(fā)展進程，幫助企業(yè)提高管理水平。如何培養(yǎng)文秘行政管理能力，則是當(dāng)前企業(yè)需要重點關(guān)注的問題，只有科學(xué)合理地對文秘行政管理能力進行培養(yǎng)，才能夠更好地發(fā)揮出文秘的重要作用。

一、文秘的定義及特點

文秘在現(xiàn)代社會中有著多種指代，作為職業(yè)，文秘是指從事文書與秘書事務(wù)職責(zé)的工作崗位；作為具體的工作人員，文秘是指專業(yè)從事文字書寫與日常事務(wù)接待的文職工作人員。在不同的情況下，文秘的指代有所不同，既可以指代文秘崗位，也可以指代文秘工作人員。本文所研究的文秘主要指文秘工作人員，也就是從事文書與日常事務(wù)接待的文職工作人員。

文秘的特點有著諸多的表現(xiàn)，其特點主要有：一是職業(yè)性。文秘體現(xiàn)出了很強的職業(yè)性特點，尤其是非常專業(yè)的文書與秘書職業(yè)性，這是文秘的特點之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書寫能力，而且還需要具備良好的口語表達能力、交際能力等，體現(xiàn)出了文秘能力要求的多樣性特點。三是公共性。文秘開展的工作多從企業(yè)的整體角度開展，包括公關(guān)工作、企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)工作、企業(yè)對外事務(wù)的處理、日常接待等，這些工作都具有很強的公共色彩，體現(xiàn)出了文秘公共性的特點。

二、文秘行政管理能力培養(yǎng)的作用

（一）有助于提高文秘的工作效率

通過文秘行政管理能力的培養(yǎng)，能夠幫助文秘掌握良好的行政管理技巧，文秘人員可以將這些行政管理技巧運用到日常的工作當(dāng)中，從而提高工作效率。相比一般的工作人員而言，文秘往往只是簡單地被看作文職工作人員，而未能獲得相應(yīng)的行政管理能力的培養(yǎng)，這樣往往使得文秘的工作多以基礎(chǔ)性工作為主，不利于文秘工作效率的提高。文秘行政管理能力的培養(yǎng)，能夠幫助文秘工作人員獲得多種能力的提升，進而達到提高文秘工作效率的目的。

（二）有助于增強文秘的書寫能力

在文秘的日常工作中，常常有很多書寫任務(wù)，由于未能獲得多種能力的培養(yǎng)，往往會導(dǎo)致文秘的書寫能力降低，書寫的內(nèi)容缺乏實踐性。通過文秘行政管理能力培養(yǎng)，則能夠幫助文秘從理論知識與實踐能力等多個方面得到相應(yīng)的提升，進而增強文秘的書寫能力。在文秘行政能力培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，文秘可以運用這些通過培養(yǎng)獲得的各種知識與技能，開展相應(yīng)的書寫工作，這樣可以很好地將書寫內(nèi)容的實踐價值體現(xiàn)出來。

（三）有助于強化文秘的服務(wù)意識

由于文秘工作的特殊性，往往只是注重了工作效率和日常工作的完成情況，導(dǎo)致文秘的服務(wù)意識較為薄弱。通過文秘的行政管理能力培養(yǎng)，能夠很好地幫助文秘理清管理與被管理之間的關(guān)系，從而更為全面地理解服務(wù)在日常工作中的重要意義。在此基礎(chǔ)上，文秘行政管理能力培養(yǎng)，一方面培養(yǎng)了文秘的行政管理能力，另一方面則起到了強化文秘服務(wù)意識的重要作用。

三、文秘行政管理能力培養(yǎng)策略

（一）開展行政管理知識的培訓(xùn)

在文秘行政管理能力的培養(yǎng)方面，可以結(jié)合文秘的實際情況，開展行政管理知識的培訓(xùn)，從培訓(xùn)的角度來實現(xiàn)對文秘行政管理能力的培養(yǎng)，以此來提高文秘的行政管理能力。

一是采用課堂式的培訓(xùn)方法為文秘開展行政管理能力的培養(yǎng)。文秘所在的單位可以制定專業(yè)的行政管理知識培訓(xùn)課件，然后由專人負責(zé)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，將行政管理知識通過培訓(xùn)課堂傳授給文秘，從而通過這種課堂式的培訓(xùn)方式幫助文秘提高行政管理能力。在培訓(xùn)結(jié)束后，則需要對文秘培訓(xùn)知識的掌握情況進行考核，對于未通過考核的文秘，則繼續(xù)開展行政管理能力相關(guān)知識的培訓(xùn)，確保文秘通過考核為止，以此來幫助文秘提高行政管理能力。

二是采用輪崗制的培訓(xùn)方法培養(yǎng)文秘的行政管理能力。文秘所在的單位可以選出一些行政管理能力突出的管理人員作為培訓(xùn)人員，并制定輪崗培訓(xùn)計劃，由這些行政管理能力突出的管理人員為文秘培訓(xùn)專業(yè)的行政管理知識，通過這些專業(yè)行政管理知識的培訓(xùn)，幫助文秘提高行政管理能力。與此同時，在培訓(xùn)過程中，采用責(zé)任制的形式，由這些行政管理人員對文秘的行政管理能力提升負責(zé)，并直接列入績效考核成績當(dāng)中，對在文秘行政管理能力培養(yǎng)中取得良好培訓(xùn)效果的行政管理人員給予獎勵，對在文秘行政管理能力培養(yǎng)中未能取得相應(yīng)的培訓(xùn)效果的行政管理人員則給予處罰，以此來從行政管理知識培訓(xùn)的角度培養(yǎng)文秘行政管理能力。

（二）建立行政管理技能實踐平臺

行政管理能力的培養(yǎng)，除了通過培訓(xùn)培養(yǎng)之外，還可以從實踐的角度進行培養(yǎng)，在這一方面，可以通過建立行政管理技能實踐平臺的方式培養(yǎng)文秘的行政管理能力。通過建立行政管理技能實踐平臺，可以讓文秘在這個平臺上進行行政管理實踐，從而達到培養(yǎng)文秘行政管理能力的目的。

一是為文秘提供行政管理實踐崗位，通過技能實踐的方式培養(yǎng)文秘行政管理能力。文秘所在的單位可以結(jié)合單位的實際情況，為文秘提供相應(yīng)的行政管理實踐崗位，文秘在達到一定的要求和能力之后，即可以獲得在這些崗位進行行政管理實踐的機會。文秘在這些行政管理實踐崗位上，可以充分地發(fā)揮個人的行政管理技能開展相應(yīng)的行政管理工作，并由單位行政管理能力較為突出的人員組成評定小組，負責(zé)對文秘行政管理實踐崗位上的行政管理表現(xiàn)進行評定，進而分析文秘行政管理技能存在的不足，給予專業(yè)性的指導(dǎo)，以此來幫助文秘提高行政管理能力。

二是定期組織開展行政管理技能比拼大賽，為文秘提供行政管理技能實踐平臺。文秘所在的單位可以根據(jù)單位的經(jīng)營生產(chǎn)實際情況，定期組織開展行政管理技能比拼大賽，在大賽中，分別由文秘擔(dān)任行政管理人員，然后從提供的基層人員中選出一定數(shù)量的人員成立比賽小組，以這種比賽小組的形式完成大賽指定的工作任務(wù)，并以最終突出完成工作任務(wù)的小組為比賽勝出者。通過這種行政管理技能比賽的形式，可以讓文秘在良好的行政管理環(huán)境下開展行政管理實踐工作，根據(jù)個人的實際行政管理能力帶領(lǐng)所在的小組開展大賽指定的工作任務(wù)，從而進行相應(yīng)的組織、交流以及工作任務(wù)分配等，確保小組能夠在大賽中取得良好的成績。運用這種行政管理技能比拼大賽的方式，可以為行政管理人員建立良好的行政管理實踐平臺，從而在發(fā)揮文秘行政管理技能的同時，幫助文秘更為全面地認識個人行政管理存在的不足，進而在今后的工作當(dāng)中針對性地進行訓(xùn)練與提升，從而更好地實現(xiàn)對文秘行政管理能力的培養(yǎng)。

（三）構(gòu)建行政管理經(jīng)驗交流機制

在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以從經(jīng)驗交流的角度進行培養(yǎng)，通過經(jīng)驗交流可以幫助文秘在寬松的經(jīng)驗交流環(huán)境中提高行政管理能力。在這一方面，可以通過構(gòu)建行政管理經(jīng)驗交流機制，讓文秘通過經(jīng)驗交流來全面提升行政管理能力，從而更好地提高日常工作效率。

一是建立行政管理經(jīng)驗交流平臺。文秘所在的單位可以將各種現(xiàn)代技術(shù)結(jié)合起來，建立行政管理經(jīng)驗交流平臺，如成立行政管理經(jīng)驗交流QQ群、成立行政管理經(jīng)驗交流網(wǎng)絡(luò)平臺、建立行政管理經(jīng)驗交流微信平臺等。通過這些行政管理經(jīng)驗交流平臺的建立，文秘可以隨時加入到這些平臺上，通過與行政管理經(jīng)驗交流平臺的其他人員進行交流與溝通，以此來反饋個人在行政管理能力方面存在的不足，進而獲得更多的幫助，以此來獲得有效的行政管理技能信息，從而實現(xiàn)對文秘行政管理能力的培養(yǎng)。

二是定期組織開展行政管理經(jīng)驗交流分享活動。在文秘所在的單位往往會組織開展各種豐富多彩的活動，以此來豐富員工的業(yè)余文化生活。針對文秘行政管理能力的培養(yǎng)，文秘所在的單位可以定期組織開展行政管理經(jīng)驗交流分享活動，通過這些活動來幫助文秘獲得相應(yīng)的行政管理知識與經(jīng)驗，如行政管理經(jīng)驗交流座談會、行政管理經(jīng)驗演講比賽、行政管理經(jīng)驗討論會等，通過這些多樣化的行政管理經(jīng)驗交流分享活動，讓文秘在參與這些活動的同時，得到相應(yīng)的行政管理能力提升，進而更好地提高文秘行政管理能力。

（四）對文秘的行政管理職能進行明確定位

文秘的職能確定方面，往往只是以文職工作為主，未能非常全面地體現(xiàn)出文秘的職能特色，使得文秘的行政管理工作難以得到體現(xiàn)。在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以對文秘的行政管理職能進行明確定位，以此來實現(xiàn)對文秘的行政管理能力培養(yǎng)的目的。

一是賦予文秘一定的行政管理權(quán)限。在文秘所在的單位，可以在對文秘的具體崗位職能的確定方面，確定文秘的行政管理職能，也就是在一定的條件下，文秘可以行使行政管理權(quán)限，開展相應(yīng)的行政管理工作，如組織召開專題會議、組織開展具體工作分工、開展專項工作問題整改等。通過賦予文秘一定的行政管理權(quán)限，能夠讓文秘在行使這些管理權(quán)限的同時，得到相應(yīng)的行政管理能力提升，進而來培養(yǎng)文秘的行政管理能力，提高文秘的行政管理水平。

二是設(shè)定文秘行政管理績效獎。由于未能從獎勵的角度實現(xiàn)對文秘行政管理的獎勵，使得文秘往往只是完成基礎(chǔ)的文職工作，而在行政管理的層面發(fā)揮的作用非常小。在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以通過設(shè)定文秘行政管理績效獎的方式，對在日常工作中，起到了良好的行政管理作用的文秘，給予相應(yīng)的獎勵。通過這種獎勵方式，可以激發(fā)文秘的積極主動性，積極地參與到行政管理工作當(dāng)中，通過這種主動參與行政管理的方式，幫助文秘在行政管理實踐工作中得到相應(yīng)的提升，進而達到培養(yǎng)行政管理能力的效果。

文秘行政管理能力培養(yǎng)顯得非常有必要，無論是在當(dāng)前的企業(yè)管理中，還是在未來企業(yè)的發(fā)展與市場競爭當(dāng)中，行政管理能力培養(yǎng)對于文秘而言都是非常重要的。在對文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，需要結(jié)合文秘的實際情況，采取針對性的培養(yǎng)方式，這樣才能夠很好地培養(yǎng)文秘的行政管理能力，幫助文秘得到相應(yīng)的提升。與此同時，在具體的培養(yǎng)方法方面，需要采取科學(xué)合理的培養(yǎng)方法，除了開展專業(yè)行政管理知識的培訓(xùn)之外，還可以從行政管理實踐、行政管理經(jīng)驗交流等角度進行培養(yǎng)，從而達到培養(yǎng)文秘行政管理能力的目的，幫助文秘更好地提高個人的行政管理水平，從而提高文秘的工作效率。

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（責(zé)任編輯 王文江）