學術(shù)期刊編委會的有效分工與管理

■陳培穎 朱 巖 歐 彥 洪 淼 葛世超

中國科學院自動化研究所《自動化學報》、International Journal of Automation and Computing期刊聯(lián)合辦公室，北京中關村東路95號100190

1 引言

編委會是科技期刊核心競爭力的重要組成部分，是掌舵期刊辦刊方向和學術(shù)出版質(zhì)量的“守門人”。然而，由于國家對編委會的職責規(guī)范和崗位沒有具體要求［1］，加之編委們繁重的本職工作，其花在辦刊上的時間與精力十分有限，容易導致編委會流于形式，編委在期刊工作中的作用不能得到有效發(fā)揮。期刊若要獲得可持續(xù)發(fā)展，需要轉(zhuǎn)變觀念，做好編委會的建設工作，充分調(diào)動起編委參與期刊工作的熱情。國內(nèi)學術(shù)期刊出版單位中，朱曉文等［2-6］等分別介紹了《中國科學》《菌物學報》等期刊編輯部如何發(fā)揮編委會在辦刊中的作用；張立偉等［7］運用K-cores分析、中心性分析等社會網(wǎng)絡分析方法，從編委的年齡、任職期刊數(shù)量以及H指數(shù)、近五年的發(fā)文量等文獻計量指標角度對編委群體進行了識別和測度，探析了期刊編委會制度潛在的問題；朱大明［8］提出了編委會作用的評價指標及統(tǒng)計方法，包括編委發(fā)表論文指標、編委推薦論文指標、編委審稿指標、編委提案指標及編委參會指標等。 國外期刊出版單位中，Baccini和 Barabesi［9］強調(diào)了發(fā)揮編委會積極性對期刊發(fā)展的重要作用；Lee［10］調(diào)查并評估了會計與管理學領域?qū)W術(shù)期刊的編委會職能和貢獻；Hames［11］探討了如何挑選適合的專家并推薦進編委會和出版單位在發(fā)揮編委工作積極性方面的策略。但目前還少有介紹編委會管理制度以及編輯部在編委會建設中如何均衡管理和服務兩方面的工作的文獻。本文結(jié)合International Journal of Automation and Computing（IJAC）的辦刊實踐，探討了如何通過規(guī)范的編委會管理制度來發(fā)揮編委在提升期刊影響力中的作用，以及如何通過加強對編委會的管理和增強對編委會的服務意識來有效地促進編委發(fā)揮積極作用。

2 發(fā)揮編委會在辦刊中作用

IJAC創(chuàng)刊于2004年，是一本正處在發(fā)展階段刊物，目前由47名熟知自動化或計算機領域研究、熱心于期刊發(fā)展的知名專家和學者組成；外籍編委占71%，分別來自11個國家（圖1）。其中，中國兩院院士4人，發(fā)展中國家科學院院士2人，英國皇家工程院院士1人。有效發(fā)揮這些國際編委在稿件審理、選題策劃和期刊宣傳中的作用，對期刊的發(fā)展起到非常重要的作用。

圖1 IJAC編委國籍分布

2.1 稿件審理

審稿是科技期刊編輯出版的重要環(huán)節(jié)，也是科技期刊學術(shù)質(zhì)量把關的關鍵環(huán)節(jié)。由于該環(huán)節(jié)涉及到學術(shù)研究的前沿問題和專業(yè)問題，必須依靠相關領域的專家支持和幫助才能保證審稿質(zhì)量，而編委會成員則是建立期刊與相關領域?qū)＜颐芮新?lián)系的一座穩(wěn)固橋梁。這是因為：一方面，期刊編委本身就是某一研究領域的學科帶頭人，他們比普通編輯更熟悉同行專家的研究方向和學術(shù)水平，對于新概念、新方法類的稿件能夠作出更快速和準確的判斷；另一方面，期刊編委在學術(shù)界的影響力和廣泛聯(lián)系使其更容易找到合適的審稿人。因此，積極發(fā)揮編委對稿件質(zhì)量的把關作用，不僅能提高審稿質(zhì)量，還可以間接的擴充審稿人隊伍。

基于上述兩方面因素，IJAC從創(chuàng)刊伊始便實行責任編委制，根據(jù)IJAC征文方向（包含自動控制、計算機科學、人工智能等12個研究方向）的投稿比例，為期刊配備了從事相應方向研究的國際專家作為期刊編委。當審稿系統(tǒng)接收到投稿時，稿件先由相應學科主編或副主編初審，然后按稿件所屬方向送至相應小學科、小方向的編委初審，并由其負責邀請審稿人，再綜合審稿人的評審意見給出處理建議，最后由相應學科的主編或副主編終審。此外，對于存在文章結(jié)構(gòu)不完整、學術(shù)漏洞和實驗設計不合理等問題的稿件，主編和編委可以直接提出修改或退稿的意見，簡化了審稿程序、也縮短了審稿周期［3］。若遇到申訴、涉嫌學術(shù)不端行為等特殊稿件，責任編委負責給出學術(shù)判斷，供編委會決策參考。

這種責任編委制的審稿方式有利于編輯部控制審稿質(zhì)量。當期刊需要降低錄用率時，可直接對主編和編委發(fā)出信號，則主編和編委可選擇通過增加初審退稿率或邀請領域內(nèi)審稿更嚴格的專家擔任審稿人的方式來減少錄用率（見3.2節(jié)舉例說明）。同時，更多的國際編委參與審稿，還有利于擴充國際審稿人隊伍。以IJAC為例，根據(jù)統(tǒng)計，每年參與審稿的外籍專家占全年參與審稿專家總數(shù)的50%左右，很大程度是由于編委會中外籍編委的邀請。

2.2 選題策劃

在期刊發(fā)展規(guī)劃上，編委會是促進期刊不斷提升學術(shù)質(zhì)量的智囊團。期刊編委的學術(shù)表現(xiàn)能力（由學術(shù)影響力和學術(shù)活躍程度體現(xiàn)）將會影響到其對學科熱點和前沿的了解，進而影響其對期刊辦刊方向的把握。因此，編委的學術(shù)表現(xiàn)能力對于期刊學術(shù)質(zhì)量起到至關重要的作用［12］。同樣，IJAC在遴選編委時，不僅要求其具備高度的責任感和認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還應在本學科領域內(nèi)具有較高的學術(shù)聲望和學術(shù)水平，積極參與國內(nèi)外學術(shù)活動，洞悉本領域的研究熱點和研究前沿，能夠承擔選題策劃、推薦高質(zhì)量論文的職責。根據(jù)這個條件遴選出的IJAC編委會，在選題策劃和稿件約請工作中發(fā)揮了很大的作用，從被引頻次上看，截至2014年底，在總被引次數(shù)排名前10名的刊期中（表1），70%來自于編委組織的專題，這些專題文章的篇均被引為1.92-7.25，比IJAC所有發(fā)表文章的篇均被引次數(shù)（1.38）要高出1.39-5.25倍，體現(xiàn)了這些專題對期刊影響力提升起到的促進作用。同時，國際編委參與選題策劃與稿件約請帶動了期刊的國際稿源，創(chuàng)刊至今每年IJAC自由投稿與發(fā)表稿件中海外稿件都占50%左右，最高達到76%。

表1 IJAC中總被引次數(shù)前10名的刊期

在通過編輯部發(fā)揮編委在選題策劃和約稿工作中的作用方面，筆者總結(jié)了以下2個技巧：

（1）定期與編委討論選題和約稿名單：首先，編輯部根據(jù)學科信息檢索和分析列出選題方向，再由主編和編委根據(jù)對學科方向和前沿熱點的把握，遴選策劃方向、擬定專題題目，并列出負責專題組稿的客座編委的名單。比如，2011—2012年出版的“云計算”專題和“大數(shù)據(jù)”專題均是按照這個工作流程完成的，由于編委的學術(shù)聲望和人脈關系使得這兩個專題在短時間內(nèi)完成了約稿和審稿，為期刊出版研究熱點贏得了時效，也為期刊贏得了廣泛的關注度。根據(jù)期刊網(wǎng)站的統(tǒng)計，兩期專題的篇均下載次數(shù)分別為1139次/篇和1566次/篇，是IJAC論文平均下載次數(shù)（589次/篇）的3倍。

（2）定期跟蹤國際學術(shù)會議，特別是查看會議組委會成員名單中是否有期刊編委參與。如果名單中有期刊編委，編輯部就通過編委聯(lián)系組委會，約請大會報告、優(yōu)秀稿件或?qū)ｎ}。例如，在機器人領域重要的國際會議“2012 IEEE ROBIO”期間，編輯部在會議主頁上發(fā)現(xiàn)IJAC一名海外主編擔任會議的組委會主席，便立刻聯(lián)系主編組織了一期機器人專題并在會議上征稿，吸引了大量海外專家和學者的投稿。該專題出版后，使得 IJAC當月在SpringerLink上的下載量達到2455次，相比上一年同期增了2倍。

在稿件約請方面，編輯部還實施以獎促建，發(fā)動編委來約請綜述和高質(zhì)量的學術(shù)論文。相比編輯部的普通編輯，編委的地域國際化程度和研究方向分布程度、以及對學科前沿的把握程度都更具優(yōu)勢。同時，編委本身也可以作為編輯部約稿的直接對象。丁佐奇等［13］探討了編委對期刊被引頻次的貢獻，認為編委是科技期刊優(yōu)質(zhì)稿源強有力的保證。因此，在規(guī)劃期刊優(yōu)秀稿件約請方面，充分、有效地發(fā)揮編委會的作用將起到事半功倍的效果。

2.3 期刊宣傳

由于編委會成員大多是活躍在科研一線的年輕科學家，經(jīng)常參加國際學術(shù)會議、接觸國際學科領域?qū)＜?，借此機會宣傳期刊，不僅有利于樹立期刊的學術(shù)品牌形象，還能有效地拓展期刊宣傳陣地。IJAC編委會在期刊宣傳工作中也發(fā)揮了如下作用：

（1）拓展期刊宣傳陣地

每年年初，編輯部會向編委會成員征集參加學術(shù)會議的計劃，并向編委郵寄期刊宣傳冊，通過國際編委在國際會議以口頭報告或贈送宣傳冊和期刊等方式來宣傳期刊。近年來，每年通過編委發(fā)放的宣傳冊多達4000余份。

（2）幫助編輯跟蹤熱點、結(jié)識專家

編輯部每次參加國際學術(shù)會議前，根據(jù)編委參會記錄或會議手冊確認是否有編委參加，通過編委現(xiàn)場介紹來與學科領域優(yōu)秀專家建立聯(lián)系，并通過與編委溝通了解此次會議的熱點問題。

（3）互鏈主頁宣傳期刊

建立期刊網(wǎng)站與編委主頁、編委所在實驗室主頁等相互鏈接，促進期刊宣傳和編委研究成果的宣傳。

（4）舉辦講座擴大宣傳

為了給作者提供增值服務、宣傳期刊，編輯部經(jīng)常舉辦寫作講座或?qū)W術(shù)報告。期刊編委在這些工作上也給與了強有力的支持。比如編輯部通過編委引薦爭取到了在上海交通大學和北京理工大學舉辦英文寫作講座的機會；還邀請編委開辦了“聽、說、讀、寫”系列講座報告。這些講座讓更多的作者和讀者認識了期刊，為期刊爭取到了潛在稿源。

3 規(guī)范編委會管理制度

3.1 重視對編委會的管理

為有效發(fā)揮和促進編委在稿件審理、選題策劃、國際宣傳工作中的作用，一套完善的編委會管理制度是必不可少的。

（1）權(quán)責分明

為此，期刊制定了多項工作條例和手冊，明確了編委在各項工作中的職責和權(quán)力，如《IJAC編委會工作條例》規(guī)范了IJAC編委的任命、任期和工作職責等內(nèi)容；《IJAC稿件審理流程及規(guī)范》規(guī)定了編委在審稿流程中的職責及審理期限；《IJAC專題審批流程及特約編輯工作手冊》詳細地規(guī)定了專題申請的審批流程，以及專題稿件的數(shù)量、類型、頁碼、作者國際化程度、以及審稿流程等要求，確保了專題稿件的質(zhì)量和稿件審理的公正性。

對于編委會換屆，除了依照三年一換屆的制度，期刊還靈活管理編委會成員的任期，如因身體狀況或其他原因不能再勝任編委工作、或近期審稿嚴重推延的情況，期刊將及時停止為其分配稿件，終止其任期；如果遇到工作積極、熱心期刊工作的年輕專家申請擔任編委一職，只要通過主編一致考核后，便可在當月列入編委會名單，參與審稿。

在編委會成員架構(gòu)上，主編和編輯部會根據(jù)期刊征稿的12個方向和各個方向的投稿數(shù)量，考慮編委學科方向分布是否均衡。編輯部為每屆編委會制定了學科方向分布圖，結(jié)合每年統(tǒng)計的各方向的投稿情況以及各個編委處理稿件的數(shù)量，來調(diào)整編委會成員；同時還會根據(jù)編委的年齡和學術(shù)兼職等因素，考慮編委成員中學術(shù)權(quán)威和年輕專家的比例，確保約稿和審稿工作的有效分工。

（2）獎懲分明

為了提高國際編委的工作積極性，需要一定的獎勵措施來認可編委的努力。IJAC設置了“優(yōu)秀編委獎”及“致謝編委提名獎”，每年評選一次。為了促進編委縮短審稿周期，鼓勵其參與選題策劃和約稿工作，編輯部精心設置了優(yōu)秀編委的評選細則，將當年編委是否在規(guī)定時間內(nèi)完成初審（條件A）、稿件首次完成審理的時間是否在限定時間內(nèi)（條件B）、編委是否組織出版了專題或約請到優(yōu)秀綜述稿件（條件C）、是否存在不良送審記錄（問題D，如拖延不送審、無故頻繁拒審等）作為定量指標，如果編委滿足條件A、B、C中的任意兩條，并且完全不存在問題D，則被評為優(yōu)秀編委，給與獎勵并頒發(fā)證書。對于沒有入選但某一方面工作優(yōu)秀的編委，給與提名致謝獎勵。同時，上述考核指標還作為編委年度績效考核指標，如果某些編委連續(xù)三年出現(xiàn)不良送審記錄，將不能入選下屆編委會。

此外，為了監(jiān)督編委審稿質(zhì)量，IJAC在發(fā)表論文首頁注明了責任編委的姓名，使得編委對待稿件審理工作更加嚴謹、認真。

3.2 加強對編委會的服務意識

有效地發(fā)揮編委會作用，還需要編輯部增強對編委的服務意識。通常，編委會成員不是全職的期刊工作者，他們大量的時間和精力需要花費在科研工作上。因此，若想在有限的時間和空間中，更好地發(fā)揮出編委會的能力，需要編輯做好工作開展前的準備工作，做好編委的服務工作［14］。以IJAC為例，服務編委會的工作主要包括以下幾個方面：

（1）加強審稿系統(tǒng)的維護和管理，協(xié)助編委做好稿件審理工作

首先，確保審稿系統(tǒng)的軟硬件配置合理、高效運行。由于海外編委比例大，原有審稿系統(tǒng)不能滿足國外編委正常在線審稿的需求。經(jīng)過認真考察和體驗，編輯部立刻做出了更換審稿系統(tǒng)的決定，購買了國際通用的審稿系統(tǒng)，并于2009年底，在短短的1個月內(nèi)，完成了新系統(tǒng)的配置、調(diào)試、上線、編委培訓等工作，保障了編委的工作效率，獲得了編委的一致好評。

再次，升級稿件送審方式。篩選審稿人一直是編委最耗費時間和精力的事情，由于審稿庫中審稿專家有限，且登陸第三方數(shù)據(jù)庫搜索審稿人經(jīng)常由于IP限制而不能進入瀏覽界面——這給編委送審帶來很大麻煩。當編輯部得知審稿系統(tǒng)運營商推出了審稿人自推薦系統(tǒng)插件（Reviewer Locator）后，在系統(tǒng)插件上市不到半年內(nèi)，完成了采購、安裝等流程，使編委盡快使用上了這個功能模塊，減輕了編委邀請審稿人的壓力。同時，編輯部每年梳理一次審稿庫中的專家信息，補充或更新專家的研究方向、機構(gòu)、聯(lián)系方式等信息，便于編委查找。

此外，在需要聯(lián)系編委處理有關申訴稿件或特殊稿件時，編輯部會隨信附上稿件相關材料，以及審稿記錄、處理流程和編輯部初步分析等信息。做好這些貼心的服務工作，有利于幫助工作繁忙的編委提高工作效率和工作的積極性。

（2）提出期刊規(guī)劃建議，收集學科熱點和行業(yè)信息

編輯部除了每年做好期刊各項數(shù)據(jù)、引證指標的統(tǒng)計工作外，還對數(shù)據(jù)進行對比、分析，深度挖掘這些數(shù)據(jù)背后所體現(xiàn)的問題，并提出解決問題的建議，為編委會決策提供參考。在建議中，盡量做到明確地建議主編和編委應該做哪些工作，應該在哪些方面給與支持和配合。具體舉措舉例如下：

在稿件審理方面，編輯部每月向主編匯報當月的錄用和據(jù)稿情況，每年分析當年的投稿、錄用、及發(fā)表情況，便于編委在把握審稿尺度上做出調(diào)節(jié)。2014年，編輯部發(fā)現(xiàn)了近兩年由于廣泛的期刊宣傳工作，投稿量增加了近1倍，但錄用率卻基本不變，這導致了待發(fā)表稿件大量積壓。在分析了期刊近年的影響因子和被引頻次后，編輯部得出不能單純依靠加頁發(fā)表，而是要通過降低錄用率來減少積壓稿件數(shù)量的建議。充足的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計使得編委會采納了編輯部的建議。此后，編輯部對此項建議還列出了實施辦法：如提高責編、主編、編委初審拒稿率；提升專題申請門檻和要求；增設主編對于專題稿件錄用的最終決定權(quán)；增設主編對約稿投稿前初查制度等措施，這些辦法的實施使錄用率從37%降至20%，確保了期刊發(fā)稿質(zhì)量。

在期刊規(guī)劃方面，編輯部通過分析IJAC被引文獻的研究方向和相關專題的下載率，發(fā)現(xiàn)被引頻次和下載率連續(xù)三年最高的是2006年發(fā)表在“機器人與智能系統(tǒng)”專刊中的3篇關于機器魚的論文。發(fā)現(xiàn)這一情況后，編輯部結(jié)合同領域期刊和IJAC近年在此方向的發(fā)表情況，為主編撰寫了一份“IJAC引用情況分析和發(fā)展對策”的報告，提出了再次出版一期有關“生物啟發(fā)和機器魚研究進展”專題的想法，獲得了主編的一致同意。此外，編輯跟蹤學科熱點，在“云計算”、“大數(shù)據(jù)”剛剛興起時，及時向編委會提出組織專題的建議并積極推動專題的出版。編輯部積極工作的態(tài)度和及時的建議一定程度上促進了編委的工作熱情。

在學科熱點和行業(yè)信息收集方面，編輯部積極做好信息收集和整理工作，供編委在討論期刊發(fā)展和選題策劃時提供參考。具體做法是：編輯部定期瀏覽 IFAC（http：//www.ifac-control.org/events）、IEEE（http：//www.ieee.org/conferences_events）、ACM（http：//dl.acm.org/conferences.cfm）三大相關學術(shù)領域?qū)W會主頁，以及中國學術(shù)會議在線（http：//www.meeting.edu.cn）、科學網(wǎng)學術(shù)會議預報（http：//meeting.sciencenet.cn）等網(wǎng)站，遴選國際會議來宣傳期刊或約稿；并定期通過學科內(nèi)國際優(yōu)秀期刊的專題/?？l(fā)表情況和被引情況、學會通訊，以及湯森路透旗下的 Science Watch（http：//archive.sciencewatch.com/）、CNKI學術(shù)趨勢查詢網(wǎng)站（http：//trend.cnki.net）等信息分析平臺來擬定選題策劃范圍。編輯部專業(yè)而及時的信息服務，方便了編委快速決策，促進了編委工作的積極性和執(zhí)行力。

（3）建立高效溝通方式

對于國際編委占多數(shù)的IJAC編委會，在國際學術(shù)會議期間召開編委會、約見編委是一項節(jié)省時間和經(jīng)費的方式。比如，編輯部分別在2014國際自動控制聯(lián)合會（南非）和2015中國控制會議和日本儀器與控制工程師協(xié)會年會（中國）期間召開的兩次控制方向的編委討論會，大大促進了與英國、日本、韓國、中國香港等地的編委之間的溝通。此外，編輯部還通過郵件、視頻（中國科技網(wǎng)的視頻會議平臺、Skype免費通話功能兩種途徑）定期召開主編、編委討論會，加強了編輯部與主編、編委之間的有效溝通。在組織會議時，編輯部盡量根據(jù)編委實際工作情況，來協(xié)調(diào)討論會的時間和方式，方便更多編委參加。

（4）給與編委人文關懷

大多國際編委都是無償為期刊工作的，他們犧牲了個人時間和精力，為期刊發(fā)展做出了突出貢獻。而且編委會成員都是兼職，有的還擔任多個期刊的編委，力所能及給與編委人文關懷，比如節(jié)日的問候、生日的祝福、成功的祝賀和關切的慰問，都能讓編委感受到來自期刊的尊重和重視。此外，還要了解每位編委的科研工作進展和項目申報情況，做到對編委情況“心中有數(shù)”，避免在交流時“一時語塞”影響溝通效果。

4 結(jié)語

期刊影響力的快速提升離不開編委的鼎力支持。尤其是對于正處在成長期的期刊，為了快速提升期刊影響力，有必要建立務實的編委會，并發(fā)揮編委的學術(shù)優(yōu)勢與溝通優(yōu)勢來為期刊快速成長奠定根基。借助中國科技期刊國際影響力提升項目的實施，IJAC在編委會管理和服務方面付諸了很多措施，通過這些措施加強了與編委的聯(lián)系，使得編委感受到了期刊對編委成員的重視和尊重，鼓勵了編委的工作積極性。在編委會的支持下，IJAC的年下載次數(shù)連續(xù)三年以平均42%的速度迅速增長，總被引頻次也連續(xù)三年以平均32%的增長速度遞增。下一步將繼續(xù)推動編委在稿件審理、選題策劃和期刊宣傳中積極作用，使得這項工作常規(guī)化，以便促進期刊國際影響力穩(wěn)步、持續(xù)的增長。

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