“標桿管理理論”在高職教務(wù)管理中的應(yīng)用

趙云鵬（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，江蘇　淮安　223001）

“標桿管理理論”在高職教務(wù)管理中的應(yīng)用

趙云鵬
（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，江蘇淮安223001）

摘要：文章從含義、要素和一般流程等出發(fā)對標桿管理理論進行了解讀，分析了高職教務(wù)管理中應(yīng)用標桿管理的意義，并結(jié)合高職教務(wù)管理工作的特點提出了應(yīng)用標桿管理的思路，最后以教務(wù)運行管理為例說明了標桿管理應(yīng)用的一般流程。

關(guān)鍵詞：標桿管理理論高職教務(wù)管理應(yīng)用思路

一、標桿管理理論的解讀

（一）含義

標桿管理（benchmarking），是通過在組織內(nèi)外選擇最佳實踐方式作為標桿，并對其進行深入分析和比較，在結(jié)合自身實踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)造性地學(xué)習(xí)、改造和引用這種最佳實踐方式，從而使組織功能得到最優(yōu)化的管理理論。西方管理學(xué)界將其與企業(yè)再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟一起并稱為20世紀90年代三大管理方法。標桿管理方法的本質(zhì)特點是能夠展示現(xiàn)代企業(yè)組織積極提升并追求競爭優(yōu)勢的特性，已被廣泛應(yīng)用于市場營銷、成本管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、教育管理等各個方面，如我國的聯(lián)想集團通過標桿管理理論的應(yīng)用取得巨大成功。因此，標桿管理方法具有很強的實用性和適用性。

（二）標桿管理三要素

1.標桿管理實施者，即發(fā)起和實施標桿管理的組織。

2.標桿伙伴，也稱標桿對象，即定為“標桿”被學(xué)習(xí)借鑒的組織，是任何樂于通過與標準管理實施者進行信息和資料交換，而開展合作的內(nèi)外部組織或單位。

3.標桿管理項目，也稱標桿管理內(nèi)容，即存在不足，通過標桿管理向他人學(xué)習(xí)借鑒以謀求提高的領(lǐng)域。

（三）標桿管理的三個層次

1.戰(zhàn)略層，是將本企業(yè)的戰(zhàn)略和對照企業(yè)的戰(zhàn)略進行比較，找出成功戰(zhàn)略中的關(guān)鍵因素。

2.管理層，涉及分析企業(yè)的支撐功能，具體指人才培養(yǎng)與管理、市場營銷策劃、資金管理、管理信息系統(tǒng)等。

3.操作層，主要集中在比較具體產(chǎn)品和服務(wù)的差異性，重點是功能分析，一般與競爭性成本和競爭性差異有關(guān)。

（四）標桿管理的一般流程

1.確定內(nèi)容并組建標桿學(xué)習(xí)團隊。

2.選擇目標，通常情況下，競爭對手和行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)是進行標桿學(xué)習(xí)的首選對象。

3.收集分析數(shù)據(jù)，包括本企業(yè)的情況和標桿目標企業(yè)的情況，數(shù)據(jù)應(yīng)重點針對企業(yè)的運營過程和活動，而不僅僅是針對結(jié)果。

4.制訂行動計劃，找到差距后進一步要做的是確定縮短差距的行動目標和應(yīng)采取的行動措施。

5.實施計劃并跟蹤結(jié)果，定期衡量并及時提出修改措施。

二、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標桿管理的意義

（一）“標桿管理理論”是高職教務(wù)管理部門進行自我評估和自我改善的有效工具

運用“標桿管理理論”可以評價自己與其他高校教務(wù)處相比所處的位置，從而對本部門做出客觀評價；同時通過對比標桿對象，可以調(diào)整本部門的評價標準，使評價標準更客觀、科學(xué)。評價旨在促進本部門管理的改革，運用標桿管理法可以及時發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理部門存在的問題并及時予以解決，將優(yōu)于本部門的管理實踐引進來，促進自身發(fā)展。

（二）標桿管理的實施過程有助于建立有價值的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)

我省高職院校教務(wù)系統(tǒng)長期“各自為政”，同行之間極度缺乏溝通。標桿學(xué)習(xí)者一般為了解決教務(wù)管理中出現(xiàn)的問題，或是為了提高教務(wù)管理效率、提升教務(wù)服務(wù)的水平，唯有通過不斷地溝通學(xué)習(xí)才能達到提高的目的。可見標桿管理的實施者與其標桿伙伴之間能夠建立足夠全面的合作關(guān)系，有助于加深彼此的交流和溝通，構(gòu)建起十分有價值的組織之間的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。

（三）標桿管理有助于激發(fā)教務(wù)管理的創(chuàng)新

標桿管理方法是一種系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，絕非毫無框架的簡單模仿，而標桿管理工作的落實過程本身就是一個不斷發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新和超越的過程。標桿實施者組織的發(fā)展與標桿伙伴的發(fā)展不可能是完全一致的，標桿管理理論倡導(dǎo)在綜合分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的實際需要引進學(xué)習(xí)并不斷在管理和操作層面進行再造甚至創(chuàng)造，以此推動自身發(fā)展，最終超越標桿組織。高職院校作為一個學(xué)習(xí)型組織，其發(fā)展要求創(chuàng)新和超越，“標桿管理方法”是高職院校建設(shè)學(xué)習(xí)型組織的重要方式，對于學(xué)校形成學(xué)習(xí)型氛圍意義重大。

三、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標桿管理的思路

標桿管理在高校教務(wù)系統(tǒng)中的實踐應(yīng)用尚處于初期探索階段，各院校教務(wù)管理部門溝通交流活動甚少，難以形成常規(guī)化的合作集團。因此，在高職教務(wù)管理部門推行這種新型管理方法應(yīng)形成“自上而下”的實施辦法，即由高職院校管理層牽頭推動，由教務(wù)管理部門主管領(lǐng)導(dǎo)組織具體實施。具體思路如下。

（一）對標桿管理的目標項目進行優(yōu)選

教務(wù)管理工作是高職院校的核心工作之一，是一項科學(xué)性很強的工作，選擇好標桿管理的目標項目十分重要。教務(wù)管理過程涉及方方面面龐雜的事務(wù)，理論上講都可以納入標桿目標項目，但從實際效果角度考慮，進行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化選擇是必要的?？蓛?yōu)先選擇教務(wù)運行相關(guān)的項目進行量化，譬如排課管理辦法、考試中心搭建、成績管理、畢業(yè)生服務(wù)等。

（二）組建高職教務(wù)標桿管理合作聯(lián)盟

標桿管理主體對標桿對象的目標信息全方位的了解和把握是實施標桿管理的前提條件，沒有與目標伙伴的溝通合作，標桿主體后續(xù)的數(shù)據(jù)收集、制訂策略計劃和組織實施將成為空談。因此，組建高校教務(wù)系統(tǒng)標桿管理聯(lián)盟，在參與標桿管理的高校教務(wù)管理部門之間創(chuàng)建一個客觀真實的信息共享平臺是不可或缺的。聯(lián)盟內(nèi)部各個組織可能同時具備標桿主體和標桿目標兩個角色，所以構(gòu)建合作聯(lián)盟信息共享平臺是可行并有效的。

（三）建立科學(xué)高效的評估和反饋網(wǎng)絡(luò)

任何一種管理方法都離不開對績效結(jié)果的評估和反饋，要實現(xiàn)標桿管理的目標前提是能夠收集到客觀、及時的績效評估數(shù)據(jù)和反饋信息。因此，高職教務(wù)管理部門應(yīng)強化績效評估和反饋機制建設(shè)，在聯(lián)盟信息共享平臺上及時發(fā)布并反饋標桿學(xué)習(xí)項目取得的成效和存在的問題，聯(lián)盟內(nèi)其他組織都可以對比參照并借鑒學(xué)習(xí)，最終使各教務(wù)管理部門達到一種持續(xù)的優(yōu)化和提升。

四、高職教務(wù)管理中應(yīng)用標桿管理的步驟

高職教務(wù)管理應(yīng)用標桿管理的步驟和企業(yè)標桿管理的一般流程類似，主要包括組織團隊、制訂目標計劃、數(shù)據(jù)分析、行動實施、評估反饋等五個階段，實際應(yīng)用中標桿主體可根據(jù)自身組織結(jié)構(gòu)具體情況適當(dāng)調(diào)整。下面以教學(xué)運行管理實踐為例，說明標桿管理應(yīng)用的基本步驟，僅供參考。

（一）根據(jù)自身實際確立標桿項目

首先，教務(wù)運行管理可選擇信息化、二級排課管理、考試管理、教材管理、教室管理、學(xué)生信息管理、成績管理等作為標桿項目。其次，尋找并確立參照標桿，可尋找國家級重點高職院校的教務(wù)管理部門作為標桿。最后，針對所需學(xué)習(xí)的項目，重點跟蹤和關(guān)注。

（二）收集信息并進行有效的數(shù)據(jù)分析

運用現(xiàn)場訪問、對應(yīng)崗位員工互動交流、會場演示和資料分析等方式，收集標桿對象在日常管理活動中的行為或工作方式、心得體會、成功經(jīng)驗等相關(guān)信息，分別加以分析梳理，提煉出對本部門開展工作具有指導(dǎo)性的工作特色、亮點，組成標桿學(xué)習(xí)庫。

（三）有針對性地制定達標的改進方案

這一步旨在將收集的有價值信息轉(zhuǎn)換成可以為本部門實現(xiàn)的方式方法和解決途徑?？蓮臉藯U庫中選擇合適的標桿，對照標桿的成功經(jīng)驗，查找自身存在的問題、不足及其原因，最后提出適合本部門的具體目標和評估指標，制定切實可行的改進措施。

（四）嚴格高效地組織實施

通過數(shù)據(jù)分析和計劃方案的制定階段，實際上已經(jīng)為標桿管理積累了足夠的動力，組織實施計劃方案是對前期工作的檢驗。要做到嚴格高效，關(guān)鍵是構(gòu)建一套行之有效的監(jiān)測反饋和調(diào)整機制，對本部門的實施行為進行實時監(jiān)測和調(diào)控。要齊心協(xié)力克服改進過程中的困難，激發(fā)對做好高職教務(wù)工作的信心和動力。

（五）及時評估、調(diào)整和創(chuàng)新

高職教務(wù)管理部門是一個綜合性的管理部門，其發(fā)展是不斷完善的動態(tài)過程，要在教務(wù)運行管理過程中不斷尋找存在的問題，進行調(diào)整和補充以適應(yīng)發(fā)展的需要。對于改進方案的每一個時間節(jié)點都應(yīng)給予及時評估，根據(jù)評估結(jié)果重新調(diào)整方案內(nèi)容，并及時付諸實踐。此外，在完成對標桿對象學(xué)習(xí)的同時，本部門還應(yīng)該充分發(fā)揮主動性、積極性和創(chuàng)造性，在標桿管理過程中有所創(chuàng)新，超過標桿，最終通過創(chuàng)新和共享使其他實行標桿管理的教務(wù)管理部門得以收益。

參考文獻：

［1］謝萬杰.高校教務(wù)管理信息化的探索與實踐［J］.中國教育信息化，2009（03）.

［2］徐進.高校教務(wù)信息化現(xiàn)狀及趨勢［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2008（10）.

［3］周強.高職院校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.中國成人教育，2008（12）.