企業(yè)辦公室工作效率提升策略探討

摘 要：本文首先對企業(yè)辦工作工作效率問題進(jìn)行了探討，說明導(dǎo)致辦公室工作效率問題的原因，指出提升工作效率的基礎(chǔ)。接著從這一系列討論入手，說明了提升辦公事工作效率的策略，最后對實(shí)施策略時(shí)需要注意的問題進(jìn)行了總結(jié)。希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公室工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室;工作效率;提升

引言：企業(yè)辦公室是針對企業(yè)內(nèi)外事務(wù)、企業(yè)上下級關(guān)系以及企業(yè)管理、生產(chǎn)工作的發(fā)展所建立的具有服務(wù)性質(zhì)和監(jiān)督性質(zhì)的部門。對于銀行來說，辦公室工作的效力直接影響著整個(gè)銀行員工的工作能動(dòng)性和銀行對外合作的表現(xiàn)。

1.企業(yè)辦公室工作效率的問題概述

1.1 企業(yè)辦公室工作效率問題的表現(xiàn)形式

辦公室的工作效率指的是辦公室員工完成工作任務(wù)和所花費(fèi)的時(shí)間的比值，以辦公室工作的成功度為協(xié)同考量的標(biāo)準(zhǔn)，也就是說，辦公室工作人員在較短的時(shí)間內(nèi)出色地完成較多的事務(wù)，即表示辦公室工作效率較高。然而在銀行企業(yè)中，常常出現(xiàn)這些情況，對員工的會(huì)議安排不及時(shí)使得銀行比較重要的會(huì)議精神不能被完全傳達(dá)，此類情況的發(fā)生實(shí)際上就是辦公室工作效率不高的表現(xiàn)，這意味著，辦公室在日常工作中并沒有做到工作時(shí)間和結(jié)果成正比。

1.2 企業(yè)辦公室工作效率問題的主要原因

導(dǎo)致銀行企業(yè)辦公室工作效率出現(xiàn)問題主要有以下三個(gè)原因：第一，銀行大多數(shù)員工，包括辦公室內(nèi)部員工，都對辦公室的工作不重視，很多時(shí)候，辦公室工作人員已經(jīng)將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)命令下達(dá)了，但是員工還充耳不聞;第二，辦公室工作復(fù)雜，但工作責(zé)任不明確，存在著勞動(dòng)分工不平均的現(xiàn)象，個(gè)別員工擔(dān)負(fù)太多工作，很容易造成工作失誤;第三，辦公室工作內(nèi)容瑣碎，連續(xù)性不強(qiáng)，而辦公室工作人員精力有限，因此造成遺漏，并且，對辦公室工作的監(jiān)督也難以實(shí)現(xiàn)，辦公室工作缺乏準(zhǔn)繩，因此導(dǎo)致效率問題。要解決辦公室工作的效率問題，進(jìn)一步提升辦公室工作質(zhì)量，也需要從以上三個(gè)方面入手，去實(shí)施相應(yīng)的解決策略。

2. 提升企業(yè)辦公室工作效率的策略

2.1 加強(qiáng)辦公室工作的宣傳

為了使辦公室的日常工作能有效作用于銀行各職位的員工中間，辦公室有必要對自身的工作進(jìn)行一系列的宣傳，使銀行企業(yè)上下對辦公室的重視程度提高，使辦公室工作能夠獲得更多的支持、使日常工作的效率提高。首先，建議辦公室通過企業(yè)網(wǎng)站和企業(yè)文化的建設(shè)，滲透辦公室工作的重要性，如制作辦公室日常工作的視頻、網(wǎng)頁等，使更多的銀行員工了解辦公室作為行政中樞的職能;其次，建議辦公室采取主動(dòng)交流的方法，例如在企業(yè)文化活動(dòng)中提出“崗位調(diào)換”的活動(dòng)方案，請其他部門員工擔(dān)任幾小時(shí)或一天的辦公室職員，通過這種方式，使企業(yè)其他員工直接理解辦公室工作的難處和辛苦，通過這種宣傳，使企業(yè)全員對辦公室工作產(chǎn)生深刻地認(rèn)識，使他們更支持辦公室工作。

2.2 制定辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序

辦公室的工作缺乏具體規(guī)范的程序和明確固定的標(biāo)準(zhǔn)，只靠老員工的身傳口授，經(jīng)常出現(xiàn)工作反復(fù)，導(dǎo)致辦公室工作效率低。因此，要制定出體現(xiàn)辦公室工作特色的工作標(biāo)準(zhǔn)，使辦公室工作規(guī)范化，減少不必要的行為，以此提高辦公室工作效率。首先，辦公室全體員工應(yīng)對自身所負(fù)責(zé)的工作以及相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行全面詳細(xì)的梳理，制定每項(xiàng)工作的規(guī)范流程，確定各個(gè)流程的工作內(nèi)容、方法、數(shù)量、質(zhì)量要求及完成期限，規(guī)定各流程相關(guān)人員的責(zé)任與權(quán)限。企業(yè)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)則對相關(guān)崗位的協(xié)調(diào)、信息傳遞方式、工作人員的考核與獎(jiǎng)懲方法等都提出明確要求;其次，標(biāo)準(zhǔn)化程序的實(shí)施需要辦公室全員參與，除了制定標(biāo)準(zhǔn)化程序之外，辦公室工作人員還應(yīng)該意識到“標(biāo)準(zhǔn)化”程序的“標(biāo)準(zhǔn)”不是一成不變的，隨著辦公室工作日趨復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)化程序也應(yīng)該不斷發(fā)展，這就要求辦公室工作人員不斷對自身工作進(jìn)行反思，對標(biāo)準(zhǔn)化程序不斷完善;最后，標(biāo)準(zhǔn)化程序的實(shí)施以辦公室信息反饋通暢為基礎(chǔ)，這要求辦公室工作人員與辦公室領(lǐng)導(dǎo)之間能夠緊密聯(lián)系，不斷溝通和交流，上下一心，共同完成辦公室標(biāo)準(zhǔn)化程序的建設(shè)和執(zhí)行。

2.3 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化辦公

隨著互聯(lián)網(wǎng)與科技的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室應(yīng)建立起完善的網(wǎng)上辦公平臺，其工作方法與工作手段也應(yīng)做出與時(shí)俱進(jìn)的轉(zhuǎn)變，在保證工作效率、工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使企業(yè)全體職員的信息意識得到提高，促進(jìn)企業(yè)人員的信息化素質(zhì)。這對于銀行企業(yè)辦公室來說極為重要，目前銀行已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)金融業(yè)務(wù)的開展和覆蓋，如果辦公室工作不能做到網(wǎng)絡(luò)化和信息化，則意味著處于企業(yè)中樞位置的辦公室落后于企業(yè)其他部門，這非但不利于辦公室自身的發(fā)展，同時(shí)也影響了辦公室的工作效率。因此，建立網(wǎng)絡(luò)辦公平臺、實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員職業(yè)能力以及辦公設(shè)備的信息化，是提升企業(yè)辦公室工作效率的重要策略。網(wǎng)絡(luò)辦公平臺主要是建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，凡企業(yè)辦公室職員均可獲得獨(dú)屬的網(wǎng)絡(luò)辦公室，擁有獨(dú)立的賬號、密碼，可自行登錄企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站。網(wǎng)絡(luò)辦公平臺中涉及日常辦公、考勤管理、事務(wù)提醒、審批、系統(tǒng)維護(hù)等功能，以模塊的形式顯示在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)界面上（見圖1），這些功能能夠幫助辦公室工作人員順利地理順每天的工作任務(wù)和工作進(jìn)程;保證辦公室工作中審批等程序公正透明;保證辦公室工作能夠被實(shí)時(shí)地監(jiān)督和評價(jià)，使整個(gè)企業(yè)辦公室的工作真正表現(xiàn)出秩序性、連續(xù)性，使辦公室工作效率全面提高。

3.提升辦公室工作效率過程中應(yīng)注意的問題

3.1 合理利用企業(yè)資源

銀行企業(yè)處于發(fā)展的過程中，對于我們來說，可用于信息化建設(shè)的資源是有限的，因此，企業(yè)在權(quán)衡發(fā)展?fàn)顩r的過程中，可能不會(huì)分配給辦公室足夠的資源。這就需要辦公室工作人員在實(shí)際工作中注意對企業(yè)資源進(jìn)行合理的利用，使有限的資金和設(shè)備發(fā)揮最大的作用。

3.2 以素質(zhì)提升為辦公室工作效率提升的基礎(chǔ)

辦公室工作效率的提高離不開辦公室工作人員整體素質(zhì)的提高，因此，在提升辦公室工作效率的過程中應(yīng)始終注意這樣一個(gè)環(huán)節(jié)，即不斷加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)的建設(shè)。不僅要求辦公室員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，還要求辦公室工作人員的職業(yè)道德感不斷增強(qiáng)、職業(yè)責(zé)任感不斷增強(qiáng)，只有這樣，提高辦公室工作效率的策略才能夠有效實(shí)施。

4. 結(jié)語

綜上所述，要提高企業(yè)辦公室的工作效率，就必須要明確辦公室工作效率問題之所在、分析產(chǎn)生問題的原因并一一進(jìn)行解決。對辦公室工作進(jìn)行全面宣傳、制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化都是有助于工作效率提高的，值得我們進(jìn)行進(jìn)一步的實(shí)踐和探索。

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作者簡介：馬冬梅（1974.11.12—），女，回族，本科，黑龍江省寧安市人，中國郵政儲蓄銀行股份有限公司寧夏回族自治區(qū)分行辦公室，主要從事工作：辦公室綜合。