檔案管理的發(fā)展前景

羅艷

摘 要：檔案管理工作包含了兩個方面的內(nèi)容，一個是檔案的保存和管理，另一個則是檔案的開發(fā)和利用。計算機和網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，電子化、數(shù)字化檔案的增加讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，面對著更多更大的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案部門應該要對計算機和網(wǎng)絡技術的應用引起重視，積極的引入使用。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員手抄工作較多，能夠提供的檔案服務也比較有限。計算機應用于檔案管理之后，檔案管理人員的手工操作變得少了，服務效率更高，能夠提供的服務內(nèi)容也更加豐富，這是跨越性的發(fā)展。所以，我們需要在進行日常檔案管理的時候，多積累信息應用經(jīng)驗，學習信息技術，讓檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

關鍵詞：檔案 虛擬化 縮微化 數(shù)字化 信息化 網(wǎng)絡化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（c）-0243-01

檔案可以是社會的發(fā)展記錄載體，保存的是社會信息，檔案管理工作隨著社會的發(fā)展，其信息量越來越大，單純的手工管理作業(yè)方式已經(jīng)不能滿足其需求，計算信息化管理是未來的發(fā)展趨勢。檔案管理人員應該要明確檔案管理的發(fā)展方向，能夠提升自己的微機能力，提高管理水平，讓檔案管理更加科學、規(guī)范。

1 無紙化、虛擬化檔案管理

計算機技術在各行各業(yè)的應用發(fā)展讓其成為了本世紀的主導力量，無紙化辦公和虛擬檔案是現(xiàn)代檔案管理的新方向。無紙化辦公和自動化辦公為檔案管理帶來了較大的變化，文件使用網(wǎng)絡進行傳輸，報告也可以通過網(wǎng)絡來傳遞，在文件的收發(fā)過程中，步驟被精簡，文件的傳遞快速、便捷，這是自動化辦公和無紙化辦公的優(yōu)勢，這種優(yōu)勢同時也是對檔案管理工作的更高要求。

檔案資源共享是檔案管理的一個目標，該目標需要一定的檔案館藏來支持，虛擬化可以讓館和館之間可以通過網(wǎng)絡進行連接，增加彼此的館藏。加入整個世界的檔案信息都能夠并入互聯(lián)網(wǎng)，那么檔案資源則會變?yōu)闊o限大，連接全球，在短時間內(nèi)可以獲得你所需求的所有信息，這樣就讓傳統(tǒng)檔案管理的問題得到了解決，無需大的空間來存儲，投入小，使用便捷。

2 數(shù)字化、微縮化檔案管理

微縮攝影和數(shù)字影像技術讓數(shù)字化檔案管理得以實現(xiàn)。數(shù)字化檔案是借助現(xiàn)代先進的數(shù)字技術，使用計算機、掃描儀等設備來將館藏資料進行轉化，使其變?yōu)殡娮游募?。微縮攝影技術則是將紙質文件微縮在微縮品上，制作成電子文件，數(shù)字影像技術則是將各種檔案信息轉變成影像視頻，這些技術都是需要通過計算機設備來進行識別和管理的電子檔案。檔案信息數(shù)字化之后，使用計算機進行檢索了使用，讓其使用效率更高，可以拓展的服務也更多，讓紙質檔案利用率低，占空間大的缺點得到了解決。尤其是這些技術的結合，讓檔案管理中的褪色圖片得到了修復，可以進行保存和復制，并且提供圖文并茂的信息，讓檔案的利用價值更高。

3 信息化、網(wǎng)絡化的檔案管理

現(xiàn)代社會中信息化和網(wǎng)絡化是一個標志，計算機和網(wǎng)路技術的使用讓人與人之間的距離變得更小，信息的利用效率更快更高，國界越來越小，不用出門也能夠掌握天下事。這是促進了社會辦事效率的提升，同時也讓整個社會之間的聯(lián)系更加緊密，讓檔案管理信息化和網(wǎng)絡化得以實現(xiàn)。

現(xiàn)在從中央到地方，從企業(yè)到機關，都有大小不同的局域網(wǎng)，目的是讓網(wǎng)內(nèi)進行檔案信息的快速傳遞和利用，一些資料具有保密性，因此不允許接入外網(wǎng)，部分還是單機操作，采取物理隔離的方式?？墒怯嬎銠C技術和網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，密碼技術和各種識別技術的使用，讓電子文件的安全性有了較大的提升，對于電子文件的真?zhèn)舞b別提供了幫助，提高了電子文件的真實性和可靠性。

網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。

4 檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

5 檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化

其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。

其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。兩者的關系是相互依存的，讓檔案資源的市場化管理有了條件，對于解決檔案經(jīng)費不足的問題提供了幫助，讓檔案管理事業(yè)可以健康的發(fā)展。

總的來說，現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，應用不斷增加，我們可以跟隨科學技術的發(fā)展腳步，將科學技術和先進設備應用于檔案管理中，讓檔案管理現(xiàn)代化成為可能，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。所以各位檔案工作人員都應該要有這樣的意識，能夠努力去提升自己的水平，學習現(xiàn)代技術，掌握科學知識，讓檔案管理的整體水平得到提升。

參考文獻

[1] 汪溢，譚書旺.秘書文學管理[M].遼寧：大連理工大學出版社，2013.endprint