計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

馬東薇

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)也隨之遍及全國各事業(yè)單位管理體制中，這其中就包括檔案管理的應(yīng)用，使用更現(xiàn)代化的技術(shù)管理公司檔案，是檔案管理逐漸發(fā)展的必然趨勢，同時也順應(yīng)了社會現(xiàn)代化、信息化的要求，提高了檔案工作的效率和素質(zhì)，作用越來越重要，計算機技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展前景是寬廣的，相信很快就將進(jìn)入無紙化且網(wǎng)絡(luò)化的全新時代。該文簡單論述了計算機技術(shù)在檔案管理中的作用，并且提出可行性建議和一些看法。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（c）-0011-01

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都有了廣泛應(yīng)用，這也為老舊的檔案管理工作提供了前所未有的契機。采用計算機技術(shù)管理檔案，是信息時代的必然趨勢，也是檔案管理自然發(fā)展的趨勢。利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是實現(xiàn)檔案快捷化、自動化的前提條件。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中的地位

計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是檔案工作跟上社會現(xiàn)代化發(fā)展的要求，隨著社會經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展，檔案工作也隨著增多，對檔案的需求也跟著增加。因此以往的管理模式已經(jīng)無法滿足工作的需要。工作量大、復(fù)雜程度高、查找困難等等問題困擾著檔案管理人員，急需建立一個新型模式的檔案管理方式，計算機技術(shù)應(yīng)用因此登上檔案管理的大舞臺，并逐漸顯出奇效[1]。

2 計算機技術(shù)在檔案管理中的作用

2.1 實現(xiàn)數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的檔案管理是采取手工記錄，不僅工作效率和準(zhǔn)確度極低，也造成了大量人力財力的浪費，檔案儲存保管、查閱修改都相當(dāng)不便。但計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理以后，我們就能通過計算機系統(tǒng)直接將儲存、查閱、修改這三個步驟簡化完成，節(jié)省了大量時間和資源，提高了檔案管理的效率。不僅如此，實現(xiàn)數(shù)字化管理還能實現(xiàn)資源信息的共享[2]。

2.2 實現(xiàn)自動化管理

信息化技術(shù)的特點存在高效、高容量和程序化等幾個方面，在檔案管理中，我們可以使用計算機技術(shù)編寫一些高效程序，不僅可以保證其工作時的準(zhǔn)確性，還能實現(xiàn)檔案錄入保存等工作的自動化管理。

2.3 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化搜索

計算機技術(shù)應(yīng)用檔案管理不僅能將各類型檔案分類匯總，使用軟件檢索查閱，避免因人為記憶丟失檔案儲存位置而造成的資料損失，還能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。眾所周知計算機發(fā)展至今的最大特點就是世界網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以后在某些調(diào)動工作上會最大程度上的減免繁瑣過程，無論在何時何地都能及時對檔案進(jìn)行存儲查閱。

3 計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 建立信息庫

檔案數(shù)據(jù)庫就是將檔案編寫進(jìn)一個信息庫中，包括保存、檢索等功能的一個龐大的系統(tǒng)。建立信息庫的好處不言而喻，特別是一些檔案數(shù)量尤其多的地方，如政府、學(xué)校、警局等，這些地方的檔案不僅數(shù)量多而且分類雜，如果只是進(jìn)行簡單的分類管理并不方便，尤其是在查找的時候，很難迅速的被找到。這時就需要建立一個檔案信息庫，無論是查找還是存檔，就相對方便了許多。但是信息庫是需要不斷進(jìn)行更新的，這樣才能夠保證信息庫里的內(nèi)容是最新可信的。

3.2 歸檔管理

歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結(jié)、計劃方案等。在很多事業(yè)機關(guān)中，通常以日常工作中產(chǎn)生的一些會議文件等作為主要的未歸檔文件；在學(xué)校，通常是把教師的研究成果和學(xué)生的得獎作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數(shù)量也不少，而且還要求極高的歸檔及時性，這就意味著計算機技術(shù)在檔案管理的運用中將更加普遍和廣泛。

3.3 整編管理

在越來越成熟的現(xiàn)代信息社會，檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來。計算機技術(shù)為檔案管理工作提供極大的方便，查閱及時，儲存方便。但由于檔案工作的特殊性，應(yīng)尤其注意檔案信息的保密工作，在檔案信息庫中，檔案管理人員應(yīng)該設(shè)立一定高級的操作權(quán)限，將檔案進(jìn)行分類保存，以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中，計算機系統(tǒng)為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺，讓他們只需要在電腦前進(jìn)行操作工作，而不是埋入紛雜的紙質(zhì)檔案中，極大的減少了檔案管理人員的工作量。

3.4 查閱檢索

計算機技術(shù)的應(yīng)用為以往缺乏效率又低準(zhǔn)確性的查找工作帶來了很多便捷，更是根據(jù)需求的不同設(shè)立了多種方式，如：模糊檢索、關(guān)鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件，甚至可以查看到這份文件的錄入時間和所有已被翻閱的情況信息。

4 關(guān)于計算機應(yīng)用檔案管理今后發(fā)展的幾點看法

4.1 多元化的前景

計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用越來越普遍，而且由于計算機系統(tǒng)的特點，檔案已經(jīng)可以摒棄以前全文字的模式，實現(xiàn)文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件，并且永不失真，永不褪色，多年以后依舊能夠聲情并茂的展現(xiàn)出來[3]。

4.2 網(wǎng)絡(luò)模式的發(fā)展

計算機技術(shù)與通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案完全可以實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檢索，打破距離上的限制，使計算機相對有限的容量得以擴大和補充，同領(lǐng)域的企業(yè)公司若實現(xiàn)檔案庫的網(wǎng)絡(luò)化，就可以實現(xiàn)安全查缺補漏，將檔案庫進(jìn)一步優(yōu)化。然而現(xiàn)在全國只有少數(shù)幾個有實力的公司能為網(wǎng)絡(luò)化提供合格的硬件配置，根據(jù)目前這種情況，建議針對各地的經(jīng)濟(jì)狀況推廣一些性價比相對優(yōu)良的計算機檔案管理軟件，逐漸建立起我國特色的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

計算機技術(shù)為檔案工作帶來了科學(xué)效率的管理手段和方便快捷的檢索方法，同時也無形中提高了對檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作，還要掌握一定的計算機技術(shù)應(yīng)用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養(yǎng)自己的檔案管理工作人員時不但要培養(yǎng)他們對檔案工作的熱情，還要對計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、信息處理等方面的技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，才能完全適應(yīng)今后檔案的管理工作。

5 結(jié)語

計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但減少了對檔案工作的人力財力和檔案管理工作人員的工作量，實現(xiàn)檔案的信息化，快速檢索、分類存儲，提高了檔案工作的效率，還可以方便檔案的統(tǒng)計工作和進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息共享?？傊?，計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中是跨時代的進(jìn)步，相信它在未來也會發(fā)揮著越來越重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊玉紅.計算機在檔案管理中的作用[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2009（3）：3-10.

[2] 崔瑜，馬芳.淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的作用[J].科技風(fēng)，2009（4）：2-7.

[3] 劉琪.淺談計算機技術(shù)在現(xiàn)行檔案管理中的應(yīng)用[J].科技信息：學(xué)術(shù)研究，2008（36）：247.endprint