淺談水庫管理單位聲像檔案的管理

□霍云峰

聲像檔案是檔案家族中重要的一份子，在水庫管理單位，聲像檔案以具有保存價值的影像、聲音為主，輔以文字說明的各種歷史資料的記載，具有不可替代的獨特魅力，在現(xiàn)實查考利用方面具有非常重要的作用，已成為水庫管理單位進行工程管理維護、水庫興利調(diào)度等工作的重要依據(jù)。但在目前，水庫管理單位聲像檔案的收集整理和管理工作存在諸多問題，必須引起重視。為更好地保護、利用這些生動、形象的特殊載體檔案，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作已刻不容緩。

1.管理現(xiàn)狀及存在問題

1.1 重視程度不夠，管理混亂

由于對聲像檔案重視程度不夠，沒有建立健全相應(yīng)的管理制度，沒有統(tǒng)一管理，處于混亂無序的狀態(tài)，或建立了管理制度沒有落實，缺乏有效的保障措施，管理制度可操作性不強，約束力度不夠，造成收集、歸檔不及時，使大量聲像檔案散失。不同部門擁有自己的聲像設(shè)備，攝影錄像人員由職工兼任，影響聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。部分人還不知道什么是聲像檔案，認為拍完、錄完就完成任務(wù)了，不需要歸檔保存。隨著崗位變動和機構(gòu)調(diào)整，人員交接不明，造成聲像檔案的進一步流失。

1.2 歸檔范圍不明確，檔案管理意識淡薄

部分聲像檔案散落在各個部門或個人手中，因收集措施不得力，歸檔范圍沒有明確要求，造成聲像檔案流失損毀，歸檔不齊全。部門采集完聲像資料，業(yè)務(wù)工作中利用完了就認為不再具有保存價值，沒有及時移交或?qū)Ｈ私y(tǒng)一管理，造成聲像資料擠壓散放，下一年度移交檔案資料時只注重紙質(zhì)檔案的移交，認為只有紅頭文件、合同、圖紙等紙質(zhì)材料才是檔案，而完全忽略了聲像資料的存在，或雖注重統(tǒng)一保存但沒有及時輔以文字說明，而失去保存和利用價值。

1.3 聲像檔案保管條件欠缺

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格,一定強度的磁場可以造成磁帶退磁、消磁，使聲像檔案失真或毀壞。當前，設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜的單位很少，有的單位是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁柜等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

2.管理工作對策及建議

2.1 加強領(lǐng)導，完善管理制度

水庫管理單位應(yīng)把加強聲像檔案管理納入議事日程，確定檔案工作分管領(lǐng)導，經(jīng)常進行監(jiān)督檢查，并幫助解決工作中的實際問題。要把聲像材料的形成、積累和立卷歸檔與紙質(zhì)檔案一樣列入部門有關(guān)科室或兼職檔案員的職責范圍，要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有，以達到聲像檔案完整、系統(tǒng)、安全和便于利用的目的。在安排重要接待任務(wù)和大型會議時，應(yīng)安排專人負責整個活動所形成的聲像材料的收集整理。

2.2 加強宣傳，提高重視程度

做好檔案工作不僅僅是檔案部門的事，還需要全單位職工積極配合，特別是聲像檔案，其歸檔過程比較繁瑣，兼具時效性。若不及時歸檔，拍攝時間、地點、人物、事由等要素將遺忘、丟失。只有提高重視，及時歸檔，才能確保檔案的完整性。此外，針對大的工程項目、單位重大活動等事件，應(yīng)由檔案管理人員直接參與。一方面可宣傳檔案的重要性，并可監(jiān)督、指導攝錄人員采集關(guān)鍵聲像資料和積極歸檔，確保聲像資料歸檔的及時、完整，為以后檔案合理維護、高效利用奠定基礎(chǔ)。

2.3 明確歸檔范圍，確保歸檔齊全

應(yīng)歸檔的照片、底片、錄音帶、記錄片、錄像帶主要包括以下內(nèi)容：一是黨和國家領(lǐng)導人及黨政機關(guān)主要負責人在本單位的重要公務(wù)活動和各級黨委、人大、政府、政協(xié)、紀委及各部門召開的重要會議。二是反映單位改革發(fā)展和生產(chǎn)建設(shè)的主要面貌及重要成果。三是各界知名人士、專家學者和英雄模范人物有本區(qū)域內(nèi)的重要活動。四是單位涉外活動。五是廣播電視等媒體及其他單位錄制、播放的本單位具有保存價值的新聞報道、專題節(jié)目。六是反映本單位重要的具有保存價值的職能活動。

2.4 強化保護措施，保證安全無損

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。按照《聲像檔案管理辦法》規(guī)定，照片檔案庫溫應(yīng)保持14℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%～67.5%，錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持40%～60%。底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，放置在防磁柜中，盒與盒的間距不小于3mm。同時，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，定期檢查，定期倒帶、復制和轉(zhuǎn)存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每10年復制一次，光盤等數(shù)字存儲載體保存的聲像檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時保留時間不少于4年?！?/p>