試論高校檔案利用障礙及對策分析

張 倩

（赤峰學院 人事處，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案是一種非常重要的資源，它掌握著最為全面的人才信息，對很多企、事業(yè)單位的人才招聘有著非常重要的作用.隨著高等教育的普及，各高校對于檔案的管理更加公開透明，這在很大程度上為社會利用高校檔案資源提供了更加便利的條件.對高校檔案資源的有效利用，可以幫助社會在人才利用等諸多環(huán)節(jié)節(jié)省大量的時間和精力.但是，由于很多不利因素的影響，高校檔案資源的利用情況總是不盡如人意.對此，相關管理部門和工作人員一定要突破這些障礙，實現(xiàn)高效檔案資源的有效利用.

1 高校檔案資源在利用過程中的障礙

信息技術和互聯(lián)網(wǎng)絡的發(fā)展使得全球范圍內信息的共享成為了可能，但是資源的普遍使用也帶來了一些負面作用.尤其是個人信息的泄露很可能會給當事人帶來巨大的經(jīng)濟損失等其它嚴重的問題.因此，對個人信息的保護已經(jīng)成為了社會的普遍共識.高校檔案資源含有大量的個人信息，要確保這些檔案資源被合理有效的利用，亟需解決以下問題.

1.1 檔案資源形式過于單一

雖然隨著高等教育普及程度的不斷提高，高校掌握了更多的檔案資源.但是社會所需利用的資源涵蓋著高校發(fā)展歷程中各個方面的資料，但是由于很多特殊的原因，高?，F(xiàn)有的檔案資源不是十分的全面，無法為利用者提供充分的信息.并且在高校進行檔案管理的過程中，檔案的收集和分類等工作通常都非常的籠統(tǒng)，并不是十分的細致.由于管理者的疏忽，不同類型的檔案經(jīng)常處于一種分類混亂的狀態(tài).當利用者想要尋找某一方面的檔案資源時可能會因為上述原因無法找到自己需要的資源.

1.2 高校對于檔案管理的工作不夠重視

高校的管理工作通常都有著非常明確的分工.但是大部分高校對于檔案管理的工作并不是十分的積極.大多數(shù)高校對于檔案的收集處于一種非常松散的狀態(tài).通常都以可以收集的檔案數(shù)量為主，對于沒有及時上交的檔案和由于其它原因無法上交的檔案并沒有及時的補救措施.這就造成了高校檔案資源的大量流失，以及現(xiàn)有檔案資源數(shù)量不夠，檔案涵蓋的范圍不夠全面等問題.利用者在利用檔案的過程中很可能因為高校檔案,這種不全面的狀況放棄對這種檔案資源的利用.

1.3 高校對于檔案的利用工作不夠重視

雖然大部分高校都非常重視對檔案的保存工作，但是他們往往忽略了對檔案資源的利用問題.這具體表現(xiàn)為檔案管理者十分重視檔案的保管和保密工作，高校通常不會向社會公開他們的檔案資源.當社會想利用這些檔案資源時就會遇到很多的問題和困難.

1.4 高校尚未形成完善的資源利用體系

雖然在信息技術不斷發(fā)展的過程中，很多高校已經(jīng)意識到了檔案利用工作的重要意義，了解到高校檔案資源不僅屬于高校自身，也屬于整個社會.但是由于以往的檔案管理工作遺留下的種種問題，社會與各高校之間在檔案的資源共享方面并沒有形成統(tǒng)一的意見.很多高校由于對檔案管理工作的重視程度不夠，在該項工作中的資金投入和科技投入力度都相對較小.大多數(shù)情況下，他們只對檔案的原件進行保留，這種單一的文本保存無法滿足社會對于檔案資源利用的要求.

2 對高校檔案資源合理利用的相關建議

上述的種種問題是高校檔案資源無法被社會充分利用的根本原因，所以，為了確保該資源的合理利用，必須要解決這些問題，據(jù)此，筆者提出以下建議.

2.1 提升高校檔案利用的意識

樹立和提升檔案資源的利用意識是保障高校檔案資源合理利用的第一個步驟.要讓高校管理者充分了解到檔案資源利用不僅對社會有一定的促進作用也對高校本身的發(fā)展起到一定的推動作用.高校與各個企事業(yè)單位之間可以通過有效的溝通，讓社會承諾這些檔案資源可以被安全的使用，不會出現(xiàn)資源盜用等現(xiàn)象.筆者認為，高校可以建設專門的檔案閱覽部門，在這個部門中，對檔案進行合理明確的分類，該閱覽室要賦予相關部門使用資源的權利，但是也要對進出該部門的人員作出嚴格的控制.

2.2 要加大對檔案管理的投入

高校一定要重視對檔案的管理工作，加大對檔案管理工作的投入力度.首先，要聘用更加專業(yè)的檔案管理人員，對高校檔案進行更加明確的分工，這樣可以保證高校檔案的使用更加快捷迅速.同時，要將計算機技術融入到檔案資源管理工作之中，建立更加完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進行及時的更新.通過這種途徑，社會對高校檔案資源進行使用時就可以快速找到自身所需的資料.并且，高校在注重對檔案原件保存的同時，也要注重保存檔案的副本，這樣可以盡可能地保護高校檔案的完整性.

2.3 為高校檔案資源利用提供一定的制度保障

為了確保高校檔案資源的使用安全，防止不法分子對高校檔案的盜用造成財產(chǎn)損失等問題，國家在不斷更新現(xiàn)行的《檔案法》的同時也要注重跟隨時代的發(fā)展推行新的政策法規(guī).

3 結語

綜上所述，高效檔案資源在具體的利用過程中，面臨著無檔可用，有檔難用等問題，但是只要相關部門能夠針對這些問題提出具體的行之有效的解決辦法，那么高校檔案資源的合理利用就可以成為現(xiàn)實.希望筆者在本文中提出的相關建議，可以對高校檔案資源的利用工作起到一定的指導作用.

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〔2〕李春梅.高校檔案利用調查及對策分析——以北方工業(yè)大學為例[J].山西檔案,2013（04）.

〔3〕朱慶華.高校檔案館社會化服務存在的問題及對策分析[J].山西檔案,2014（05）.

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