芻議人事檔案管理改革的若干問題

段新宇

（赤峰學院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

目前人們還存在著對人事檔案所有權(quán)歸屬問題認識的不足與錯誤，對于這些錯誤與不足，國家應(yīng)采取相應(yīng)的措施，以免造成不良的后果，人事檔案管理制度,在某個意義上來說，已經(jīng)失去了它本身應(yīng)有的基本權(quán)利保障，人事檔案的管理權(quán)也相當?shù)幕靵y，對于這些問題國家應(yīng)采取相應(yīng)的措施[1].

1 所有權(quán)

目前人們對人事檔案所有權(quán)問題的認識,還存在著很多的不足與錯誤.對于這些錯誤與不足，國家應(yīng)采取相應(yīng)的措施，以免造成不良的后果.總的來說，我國的檔案所有權(quán)主要個人、集體或單位及國家所有這三種形式.那么，人事檔案的管理收取任何的管理費或是存檔費是不對的，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，人事檔案管理費用應(yīng)由政府來承擔，提供資金支持.因此，我國的人事檔案管理的方法缺少相關(guān)的法律依據(jù).

很多的人事管理檔案部門針對其個人有用的檔案類型，進行收取相應(yīng)的管理費用，如個人專利檔案、個人信用檔案、訴訟檔案、房產(chǎn)檔案等，都收取了不必要的管理檔案費用.甚至有些地區(qū)對于政府建立的人才流動中心對人也收取了人事檔案管理費用，這種亂收費的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多人都“棄案”，使得人事檔案管理部門成了一個空殼子.傳統(tǒng)的人事檔案管理關(guān)系到組織部門、人事部門、檔案部門等,且檔案的功能對民政、公安、教育等其他有關(guān)部門也有一定的關(guān)聯(lián),尤其是因為人才流動服務(wù)部門以及職業(yè)介紹部門收取人事檔案管理費，為自身的利益帶來很大的好處，導(dǎo)致目前人事檔案管理制度得不到進展.首先，我國的人事檔案管理部門應(yīng)該正確認識它的所有權(quán)問題，并按照相關(guān)法律法規(guī)實施管理，全面維護國家的利益，杜絕亂收取管理費用，將人事檔案管理的管理費加到政府財政的資金上.其次，人才流動服務(wù)中心對人事檔案管理有很大的意義，它不僅是國家檔案信息的重要組成，也是人才資源管理信息的重要資料.因此，政府實行一套有關(guān)于無償人事檔案管理服務(wù)模式是必要的.最后，人事檔案的管理進入市場經(jīng)濟社會后，所有的資金出入都應(yīng)該采用政府部門的納稅人所繳納的費用,因為，政府人事檔案管理就屬于社會公務(wù)活動，沒有收取檔案管理費的權(quán)利.

2 權(quán)利保障

現(xiàn)階段我國的人事檔案管理制度,在某個意義上來說，已經(jīng)失去了它本身應(yīng)有的基本權(quán)利保障.如，很多的人事檔案管理部門明確規(guī)定：當事人不能查看自己的人事檔案資料或是直系親屬的檔案資料，對于這種制度的存在，很多人都望而止步.近幾年來，我國新聞界多次報道有關(guān)于人事檔案管理部門規(guī)定制度，對人信息知情權(quán)的弊端.隨著我國民主制度的逐步完善,若依舊使用傳統(tǒng)的“人事檔案控制人”的管理模式來管理人事檔案，那么人事檔案管理的改革將得不到發(fā)展與進步.所以，改革的傳統(tǒng)人事檔案理念，應(yīng)對當事人的檔案有知情權(quán)，這是發(fā)展人事檔案管理改革的必要條件，人事檔案管理與當事人知情權(quán)的弊端主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

數(shù)據(jù)錯誤.很多的人事檔案管理人員由于失誤或是自身的揣測，造成很多的人事檔案數(shù)據(jù)失真，而且當事人并沒有知情權(quán)，所以沒有辦法進行更正，只能接受.

權(quán)益受損.很多的不符合實際情況的組織結(jié)論、評價等，在客觀上給當事人造成了較長時間的或是終生的精神損害和物質(zhì)損失.

無法管理.由于當事人并不知道自己的最新資料是否已記錄在案，給一些別有用心的人留下了機會.

對于這些問題的出現(xiàn)，國家應(yīng)采取相應(yīng)的改革措施：首先，利用相關(guān)的人事檔案管理制度、規(guī)章進行修改，去掉規(guī)定的不合理的.其次,掌握人事檔案當事人對自身的檔案管理授權(quán)信息的方式，并合理查看當事人的人事檔案信息，包括利用電子化管理的人事檔案管理單位,利用計算機查閱當事人的檔案信息；也可以在人事檔案管理人員的監(jiān)控下，查看當事人的人事檔案信息.接著，應(yīng)允許當事人對人事檔案信息不符內(nèi)容提出質(zhì)疑或是提供合理的證據(jù)進行有效的更改，在有關(guān)部門的嚴格審核下，進行更正錯誤的人事檔案信息，但是要保留相關(guān)的更改證據(jù)或是申請資料.最后，國家應(yīng)允許當事人的直系親屬能夠查看當事人的檔案信息，如果當事人在世，那么必須有相關(guān)的書面授權(quán)或是經(jīng)當事人在人事檔案管理處統(tǒng)一，才可以查看；若人事檔案的當事人已辭世，那么人事檔案管理部門應(yīng)對查看人進行審核，符合相關(guān)規(guī)定才可以進行查看或是復(fù)制人事檔案資料[2].

3 管理權(quán)

我國的人事檔案的管理相當混亂，不適合當前的經(jīng)濟發(fā)展的需要.其一，多人管理現(xiàn)象.在20世紀末，國家制定了一套關(guān)于流動人員人事檔案管理的方案，此方案必須由組織部門、人事部門及人才流動服務(wù)中心等部門負責，剩下的部門不能進行機人事檔案管理的工作.由于很多原因，造成很多企業(yè)不是公開就是私自管理人事檔案資料，不僅人才交流部門外，勞動、失業(yè)管理等一些部門也進行管理人事檔案.其二,無人管.人事檔案在多人管的情況下，又存在著都不管的現(xiàn)象，只是記錄人事管理檔案的收發(fā)手續(xù)，沒有實現(xiàn)管理制度的實質(zhì)性，人事檔案的資料過于歷史性，并不能反映當事人目前的實際狀況.對于這樣的問題，國家應(yīng)采取相應(yīng)的措施：區(qū)別國企與私企單位的人事檔案管理，建立各自的管理制度.即通過改革人事檔案制度，應(yīng)規(guī)定管理人事檔案權(quán)利與責任，不論是國企、民企還是私人單位，都應(yīng)該在法律規(guī)定制度和原則范圍內(nèi)，享有知情人事檔案管理權(quán).目的是為了通過對人事檔案管理的規(guī)定制度，讓更多的組織和單位都擁有人事檔案管理的權(quán)限，提高人事檔案管理的社會化程度，改善人事檔案資料的目前狀況，為深入了解有關(guān)職員的工作能力和水平及誠信的情況提供依據(jù).

改革各部門的人事檔案管理的具體做法可以采用以下建議：一是對國企的人事檔案管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)或是分級集中進行管理制度，它的管理權(quán)是歸屬于國家組織和人事部門.人員流動時，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理權(quán)限的順序進行人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，并告知當事人的人事檔案流動方向.二是對私企人事檔案，可統(tǒng)一指導(dǎo)或是各司其職的管理制度，即按照國家相關(guān)規(guī)定，為從業(yè)人員創(chuàng)建一套能夠反映工作業(yè)績、能力及誠信狀況人事檔案管理的資料；當職員離職或是病故后，原單位必須將其當事人的人事檔案轉(zhuǎn)交給政府部門所建立的人事檔案管理中心進行集中保管，不能擅自銷毀.三是對政府人事檔案管理，其政府應(yīng)建立單獨人事檔案管理的文件資料服務(wù)中心，加強對本地方的人員流動、死亡人員的檔案管理.文件資料中心的主要工作是，管理國企逝世干部的人事檔案，根據(jù)國家的規(guī)定對私企所轉(zhuǎn)交的離職、辭退或出國不歸人員的人事檔案，并按照要求提供信息內(nèi)容.四是對各級檔案管理，其主要任務(wù)是加強各單位的人事檔案建檔指導(dǎo)，并制定相關(guān)的管理制度要求.國家應(yīng)根據(jù)人事檔案資料內(nèi)容，加強建設(shè)國家及地區(qū)的專業(yè)人才資源信息，進行科學管理，維護當事人的人事檔案的合法權(quán)益.

4 管理模式

隨著我國的人才政策改革，很多人提出應(yīng)構(gòu)建“開放式的人事檔案管理模式”.這說明了人們已經(jīng)意識到傳統(tǒng)的認識檔案管理的不足與弊端，并對此進行強烈的訴求，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式對人們有很大的影響，如人才的流動、資料信息的陳舊、輕視當事人的知情權(quán)等，人事檔案管理改革的模式應(yīng)具備以下幾個要求[3]:

第一，改革人事檔案管理的模式要對人才政策的精神有一定的幫助，能夠為人才流動創(chuàng)造有利的條件；第二，改革人事檔案管理的模式要對建立誠信體系有一定的好處，建設(shè)出良好的誠信社會服務(wù)；第三，改革人事檔案管理的模式應(yīng)有利于維護公民的民主權(quán)利，尊重每一個當事人對自身人事檔案信息的知情權(quán)；第四，改革人事檔案管理的模式應(yīng)避免出現(xiàn)以前的“棄檔”現(xiàn)象；第五，改革人事檔案管理的模式應(yīng)對“海歸”人員的工作有很好的發(fā)展與進步；第六，人事檔案管理改革應(yīng)全面表現(xiàn)出公益性的基本要求，不能出現(xiàn)有關(guān)于當事人的經(jīng)濟負擔問題.其人事檔案管理改革的模式應(yīng)具有以下幾個特點:一，公益性.為避免出現(xiàn)不合理收費而造成的“棄檔”現(xiàn)象.二，開放性.人事檔案的當事人或用人單位有查看職員人事檔案信息和修改錯誤信息的權(quán)利，并能夠及時補充新檔案信息.三，服務(wù)性.能夠根據(jù)國家相關(guān)的法律及政策要求，為國家或用人單位提供當事人的人事檔案資料服務(wù).

對于改革我國現(xiàn)階段的人事檔案管理應(yīng)建立以下幾種部門管理模式：一，領(lǐng)導(dǎo)人事檔案管理部門.創(chuàng)建由政府或縣級以上的管理部門兩者結(jié)合，干部人事檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，取代分散、多人管理模式,對國企的人事檔案統(tǒng)一管理.二，流動人員人事檔案管理部門.其部門歸屬于各地區(qū)政府，是通過縣級以上政府進行管理，為當?shù)氐牧鲃尤藛T提供人事檔案管理服務(wù)，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定對各個單位轉(zhuǎn)交的離職等職員的人事檔案進行保管.三：私企人事檔案管理部門.私企應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定對本單位的職員建立人事檔案，記錄和反映其工作能力和誠信情況，實行科學化管理，接受有關(guān)部門對人事檔案的定時或不定時的檢查與指導(dǎo).

5 結(jié)語

針對人事檔案管理部門的收費行為，甚至一些人利用政府建立的人才流動服務(wù)中心,來謀取管理人事檔案管理費，應(yīng)立即制止.改革的傳統(tǒng)人事檔案理念，應(yīng)對當事人的檔案有知情權(quán)，這是發(fā)展人事檔案管理改革的必要條件，俗話說“群眾的利益不是小事”，只有做到黨和國家的親民政策，我國的人事檔案改革才會突破傳統(tǒng)思想的制約，提高人事檔案管理的透明性，讓國家的公民信息知情權(quán)在人事檔案管理工作中得到最大的體現(xiàn).

〔1〕王英瑋,周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學通訊,2009（01）:12-15.

〔2〕郭晶.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（21）:256.

〔3〕婁微微.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].赤子(上中旬),2015（03）:146.